Word: Schnellspeicherung und Sicherungskopie

Die Änderungen, die Sie im Dokument vornehmen, werden bei der Schnellspeicherung in der Datei hinten an das bestehende Dokument angehängt. Dies geht selbstverständlich schneller, als die gesamte Datei neu zu speichern. Das Erstellen einer Sicherheitskopie ist hierbei ausgeschlossen. Dies birgt gleichzeitig einen gewissen Unsicherheitsfaktor: Ein Datenverlust durch Absturz des Systems, z.B. durch Stromausfall, kann niemals ausgeschlossen werden; wenn solch ein Ausfall mitten im Speichervorgang passiert, kann die aktuelle Version der Datei in ungünstigen Fällen unbrauchbar sein. Dann gibt eine Sicherheitskopie, die automatisch erstellt wurde, die Hoffnung, daß Sie wenigstens zum vorletzten Stand Ihrer Arbeit zurückkehren können. Ohne Sicherheitskopie sehen die Chancen der Wiederherstellung Ihres gespeicherten Dokuments schlechter aus. Erschwert wird die Rekonstruktion einer Datei – hierfür gibt es Hilfsprogramme, die als Tools oder Utilities bezeichnet werden – im Zweifelsfalle durch eine Speicherstruktur , die den Inhalt der Datei nicht stringent darstellt. Stringenz in der Abfolge ist aber bei einem Dokument, das in seiner Gesamtheit gespeichert wird, viel eher gegeben als bei einer Datei, in der die Änderungen hinten angehängt sind. Sie sind also in der Reihenfolge der Speichervorgänge am Ende der Datei abgelegt und nicht an den Stellen des Textes, wohin die Ergänzungen und Änderungen sinngemäß gehören. Sie sehen, daß auch bei der Textverarbeitung die Geschwindigkeit mitunter Risiken mit sich bringt.

Wenn Sie sicher gehen möchten, daß keine Sicherheitskopie ihrer Datei angelegt wurde, können Sie dies im Register Speichern des Dialogfelds Extras > Optionen überprüfen. Das erste Kontrollkästchen Sicherungskopie immer erstellen steht alternativ zu Schnellspeicherung zulassen. Es kann immer nur eines der beiden Kontrollkästchen aktiv sein. Daß beide deaktiviert werden, ist hierdurch nicht ausgeschlossen. Während die Sicherheitskopie dafür sorgt, daß stets die vorletzte gespeicherte Version des Dokuments für Sie verfügbar bleibt, beschleunigt die Schnellspeicherung den Speichervorgang, was sich gerade bei großen Dateien deutlich bemerkbar macht. Sicherheitskopien erkennen Sie an dem Präfix ”Sicherungskopie von” vor dem von Ihnen gewählten Dateinamen und der Endung .WBK.

Im Normalfall ist es also durchweg empfehlenswert, daß Sie eine Sicherheitskopie immer erstellen. Diese Funktion haben Sie im übrigen auch zur Verfügung, wenn Sie in fremden Dateiformaten abspeichern. Die Schnellspeicherung ist dann von vornherein nicht verfügbar.

In den Optionen für das Speichern können Sie außerdem angeben, ob Sie die Automatische Anfrage für Dateieigenschaften wünschen, die dafür sorgt, daß bei jedem neuen Dokument von Word Ihnen das Dialogfeld für die Angaben zur Dateiinformation vorgelegt wird. Falls Sie hierauf lieber verzichten, brauchen Sie dieses Feld nur zu deaktivieren. Die Dateiinformation gibt es selbstverständlich auch danach weiter, und Sie können das Info-Dialogfeld mit Datei > Eigenschaften vom Dokument aus aktivieren.

Speicherung im Hintergrund

Während ein Dokument gespeichert wird, können Sie kurzzeitig nicht mit Word arbeiten. Diese kurze Unterbrechung kann bei großen Dokumenten mitunter recht hinderlich sein. Aktivieren Sie die Option Speicherung im Hintergrund zulassen. Während des Speichervorgangs symbolisiert eine pulsierende Diskette in der Statuszeile den Dateizugriff.

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