Word: Seitenzahlen einfügen und formatieren

Bei Briefbögen, Prospekten oder Büchern kommen Kopf- und Fußzeilen zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um Zeilen, die beim Ausdruck entweder über dem Text plaziert werden, das sind die Kopfzeilen, oder unter ihm stehen, das sind die Fußzeilen. Kopf- und Fußzeilen können neben Textinformationen auch Seitenzahlen oder Grafiken beinhalten. Ihre Aufgabe besteht darin, dem Leser leichten Überblick über Absender, Autor, Thema oder Seite eines Dokuments zu geben. Hierin unterscheiden sie sich deutlich von den Fußnoten, mit denen die Fußzeilen mitunter verwechselt werden. Während Fußnoten eine punktuelle Beziehung zum Text haben, ein Stichwort erläutern oder eine Quellenangabe liefern, sollen Kopf- und Fußzeilen den Leser global durch das Dokument begleiten.

Je kürzer und präziser die Information der Kopf- und Fußzeile ist, desto besser erfüllt sie ihren Zweck. Dennoch ist es nicht so, daß die Informationen der Kopf- und Fußzeilen keinem Wechsel unterworfen sein sollten. So ist es z.B. sinnvoll, den Leser über die Kapitelangabe in der Kopfzeile auf dem Laufenden zu halten. Auch Seitenzahlen erfüllen ihren Zweck ja nur, wenn sie wirklich von Seite zu Seite wechseln.

Seitenzahlen einfügen und formatieren

Mit Seitenzahlen (auch „Paginierung“ genannt) in Kopf- und Fußzeilen halten Sie den Leser im gesamten Dokument darüber auf dem Laufenden, welche Seite er gerade liest. Zwar lassen sich Kopf- und Fußzeilen durch umfangreiche Gestaltungen zu eigenen kleinen Informationszentren machen. Doch wenn eine Kopf- oder Fußzeile nichts anderes als eine Seitenzahl enthalten und schnell erstellt sein soll, können Sie das Erfassen dieser Kopf- oder Fußzeile im Menü Einfügen vereinfachen.

1. Öffnen Sie das Menü Einfügen, und wählen Sie den Befehl Seitenzahlen.

2. Wählen Sie im Listenfeld Position, ob die Seitenzahl am Seitenende (Fusszeile) oder am Seitenanfang (Kopfzeile) plaziert werden soll.

Im Vorschau-Feld zeigt Ihnen ein schwarzes Rechteck, wo Sie die Seitenzahl im Ausdruck erwarten können.

3. Bestimmen Sie die Position der Seitenzahl im Listenfeld Ausrichtung. Hier stehen Ihnen nun fünf verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Links setzt die Seitenzahlen auf die linke Seite,Rechts auf die rechte Seite und Zentriert in die Mitte der Seite. Wenn Sie Aussen wählen, werden die Seitenzahlen bei geraden Seiten links und bei ungeraden Seiten rechts angeordnet; Innen hat die entgegengesetzte Wirkung.

Wenn Sie im Dialogfenster Seite einrichten in der Registerkarte Seitenlayout das Feld Erste Seite anders wieder deaktivieren, stehen die Seitenzahlen auch auf der ersten Seite zur Verfügung.

4. Sollen die Seitenzahlen, die Sie mit dem Befehl Einfügen > Seitenzahlen in ein Dokument setzen, erst ab der zweiten Seite beginnen, deaktivieren das Kontrollkästchen Auf erster Seite.

5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Word erstellt nach diesen Vorgaben automatisch eine Kopf- oder Fußzeile, die kein anderes Element als die Seitenzahl enthält. Für den Fall, daß Sie bereits Kopf- oder Fußzeilen erstellt haben und Ihnen nur die Angabe der Seitenzahl fehlt, stellt das auch kein Problem dar: Bestehende Kopf- und Fußzeilen werden durch das Einfügen einer reinen Seitenzahl nicht betroffen. Links oder rechts eingefügte Seitenzahlen formatieren den Absatz automatisch, so, daß sie nicht mit bestehendem Text ins Gehege geraten. Lediglich bei zentriert eingefügten Seitenzahlen kann es passieren, daß sie bereits zentriert formatierten Text der Kopf- oder Fußzeile überlagern. Sie können den Seitenzahlen-Befehl also auch dazu verwenden, um eine Seitenzahl in eine bestehende Kopf- oder Fußzeile einzufügen. Außerdem lassen sich Kopf- oder Fußzeilen, die Sie schnell einmal für die Aufnahme der Paginierung mit dem Befehl Einfügen > Seitenzahl erstellten, später zu umfangreicheren Kopf- oder Fußzeilen ausbauen.

Um die Seitenzahlen zu formatieren, wählen Sie im Dialogfenster Seitenzahlen die Schaltfläche Format. Hier suchen Sie in der Liste Seitenzahlen-Format aus, wie Sie Ihre Seitenzahlen zu Papier bringen möchten. Neben den üblichen arabischen Ziffern stehen Ihnen in der Liste auch römische Zahlen und alphabetische Folgen zur Verfügung:

Art der Numerierung – Eintrag – Besonderheiten

Arabische Ziffern- 1 2 3 …

Kleine Buchstaben – a b c … – 27 = aa, 28 = bb usw. 100 = vvvv

Große Buchstaben – A B C … – 27 = AA, 28 = BB usw. 100 = VVVV

Kleine römische Ziffern – i ii iii … – 1 = i, 5 = v, 10 = x, 50 = l, 100 = c, 500 = d, 1000 = m

Große römische Ziffern- I II III …  – 1 = I, 5 = V, 10 = X, 50 = L, 100 = C, 500 = D, 1000 = M

Wenn Sie Kapitelnummer einbeziehen aktivieren, können Sie vorgeben, daß außer der Seitenzahl auch die Nummer des aktuellen Kapitels angeführt wird. Zwei Voraussetzungen müssen hierfür allerdings erfüllt sein: Die Überschrift des Kapitels muß mit einer der Formatvorlagen Überschrift formatiert worden sein. Welche Ebene diese Überschrift hat – insgesamt stehen neun Gliederungsebenen zur Verfügung – legen Sie unter Kapitel beginnt mit Formatvorlage fest.

Diese Zuweisung erfolgt bei der Texterfassung oder der Nachbearbeitung über das Feld Formatvorlage der Symbolleiste Format oder über den Menübefehl Format > Formatvorlage. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Überschriften in der Gliederungsansicht zu formatieren.

Außerdem müssen Sie die Überschriften mit dem Befehl Format > Überschriften numerieren numeriert haben, damit neben der Seitenzahl auch auf die Nummer der bezeichneten Gliederungsebenezurückgegriffen werden kann.

Das Trennzeichen zwischen Gliederungsnummer – sie wird in der Form übernommen, in der sie im Dokument vor der Überschrift erscheint – und Seitenzahl legen Sie in der Dropdown-ListeTrennzeichen benutzen fest. Hierbei stehen Ihnen fünf verschiedene Trennzeichen zur Verfügung. Beachten Sie, daß das besondere Seitenzahlenformat, das Sie hier angeben, in allen {Seite}-Feldern Verwendung finden, die sie im Abschnitt einfügen.

Die Kapazität der automatischen Paginierung erschöpft sich bei Word mit der Seitenzahl 32766. Höhere Zahlen nimmt Word daher auch nicht als Vorgabe entgegen. Die niedrigste Startvorgabe ist Null, so daß Sie Abschnitten eine Seite außerhalb der Zählung vorausschicken können.

Im Dialogfenster Seitenzahlen-Format legen Sie überdies im Feld beginnen mit fest, mit welcher Seitenzahl die Paginierung des Abschnittes begonnen werden soll. So können Sie bei umfangreichen Manuskripten die Kapitel in einzelnen Dateien speichern und dennoch eine fortlaufende Seitennumerierung erreichen. Auch bietet sich hiermit die Möglichkeit, einzelne Abschnitte eines Dokuments von der Seitenzählung auszunehmen. Dazu geben Sie in dem Abschnitt vor, dessen Seiten gezählt werden sollen, mit welcher Seitenzahl die Paginierung fortgesetzt werden soll.

Achten Sie bitte darauf, daß die Änderungen, die Sie am Seitenzahlenformat vorgenommen haben, auch dann weiterhin gültig bleiben, wenn Sie im Dialogfenster Seitenzahlen die SchaltflächeSchliessen anwählen oder E betätigen. Allerdings verhindert Schliessen, daß in Kopf- oder Fußzeilen eine Seitenzahl ersetzt wird, was besonders dann nicht in Ihrem Interesse sein dürfte, wenn bereits gestaltete Kopf- und Fußzeilen vorliegen.

Wenn Sie die Numerierung des vorangehenden Abschnitts aufgreifen möchten, markieren Sie das Optionsfeld Fortsetzen vom vorhergehenden Abschnitt. Das Seitenzahlen-Format und die GruppeKapitelnummer einbeziehen können übrigens modifiziert werden, ohne daß dies Auswirkungen auf die Übernahme der Seitenzahlen hätte. Außerdem spielt es für die fortlaufende Numerierung keine Rolle, ob die Numerierung ausgedruckt wird oder nicht. Auf welcher Druckseite des Dokuments Sie sich befinden, können Sie in der Statusleiste hinter „S“ ersehen.

Wenn Sie für die Titelei keine Kopfzeile oder zumindest keine mit einem Seiteneintrag definieren, wird sie beim Ausdruck unpaginiert bleiben.

Wenn Sie z.B. ein Buchmanuskript mit der Druckseite 7 beginnen und diese Nummer unter Beginnen mit vorgeben, wird in der Statusleiste auf dieser Seite „S 7“ angegeben, selbst wenn Sie sich auf der ersten Seite Ihres Dokuments befinden. Andererseits können Sie in einem Dokument Titel, Impressum und Inhaltsverzeichnis erfassen, danach einen Abschnittsumbruch einfügen und den Textteil mit der Seitenzahl 1 beginnen lassen, indem Sie für den neuen Abschnitt diesen als Startzahl unter beginnen mit vorgeben.

In der Statusleiste erfahren Sie aber nicht nur die Druckseitenzahl, sondern auch die tatsächliche Seitenzahl des Dokuments. Unter der tatsächlichen Seitenzahl ist die Anzahl der Blätter zu verstehen, die Word momentan für einen Ausdruck der Datei benötigt.

Diese Seitenzahl ist durch einen Schrägstrich (/) von der Zahl getrennt, die Ihnen Auskunft über Ihren momentanen Stand im Dokument gibt. Die Zahl vor dem Schrägstrich steht also in direkter Relation zur Seitenzahl des Dokuments und hat nichts mit der Seitenzahl zu tun, die Sie für die Paginierung bestimmt haben.

Unter „S“ gibt die Statusleiste stets die subjektive Seitenzahl wieder, auf der Sie sich nach eigener Definition befinden. Die Angabe erfolgt in einer arabischen Ziffer, auch wenn Sie ein anderes Format für die Druckausgabe der Paginierung gewählt haben.

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