Word: Serienbriefdruck

Nachdem Sie das Hauptdokument erfaßt haben und die Kontrolle des korrekten Zugriffs auf die Datenquelle vollzogen wurde, können Sie den Ausdruck des Serientextes einleiten. Für die Einleitung des Drucks stehen Ihnen in der Symbolleiste Seriendruck drei Symbole zur Verfügung.

Mit dem Symbol Ausgabe in Neues Dokument leiten Sie den Ausdruck des gesamten Serientextes in ein neues Dokument um. Wenn Sie sich hierfür entscheiden, wird ein neues Dokumentfenster geöffnet, das je nach Hauptdokument mit Serienbriefe, Adressetiketten, Briefumschläge oder Katalog betitelt ist. In diesem Dokument finden sämtliche Exemplare des Serientextes Platz, wobei die einzelnen Exemplare voneinander durch Abschnittsumbrüche (nächste Seite) getrennt sind. Die Datei können Sie wie jede andere Dokumentdatei bearbeiten und speichern. So haben Sie die Möglichkeit, einzelne Texte nachzubessern oder persönlicher zu gestalten, ohne auf den Serientextkomfort verzichten zu müssen.

Das Symbol Seriendruck an Drucker gibt die Exemplare des Serientextes direkt auf dem eingestellten Drucker aus. In diesem Fall wird das Dialogfeld Drucken geöffnet, in dem Sie den Druck wie gewohnt starten.

Während die beiden Symbole Ausgabe in Neues Dokument und Seriendruck an Drucker keine weiteren Einstellungen für den Seriendruck ermöglichen, öffnet das Symbol Seriendruckein Dialogfeld, in dem Sie die folgende Ausgabe spezifizieren können. Das Dialogfeld Seriendruck läßt sich zudem vom Seriendruck-Manager aus mit dem Befehl Ausführen unter Daten mit dem Dokument verbinden aktivieren.

Im Feld Seriendruck in haben Sie nun nicht nur die Wahl zwischen der Seriendruckausgabe in ein Neues Dokument oder direkt auf den Drucker; auch als E-Mail läßt sich das Dokument verschicken.

Im Dialogfeld Seriendruck wählen Sie, welche Datensätze verbunden werden sollen. Wenn alle Datensätze der Datenquelle mit dem Hauptdokument verbunden werden sollen, wählen SieAlle. Um die Ausgabe auf einen fortlaufenden Datensatzbereich der Datenquelle zu begrenzen, legen Sie unter Von und Bis fest, welche Datensätze zu diesem Bereich gehören sollen. Für diese Angabe werden die Datensätze von oben nach unten gezählt. Der Steuersatz wird in die Zählung nicht einbezogen.

Das markierte Optionsfeld der Gruppe Beim Verbinden der Datensätze entscheidet, was mit Seriendruckfeldern ohne Ergebnis – für die also in der Datenquelle kein Eintrag im Datenfeld vorliegt – während des Ausdrucks geschieht. Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen nicht drucken verhindert unschöne Leerflächen innerhalb Ihres Ausdrucks, jedoch kann es manchmal von Interesse sein, gerade diese leeren Zeilen bestehen zu lassen. In diesem Falle wählen Sie Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen drucken.

Der Befehl Fehlerprüfung öffnet das Dialogfeld Fehlerbehandlung, das auch das Symbol Fehlerprüfung in der Symbolleiste Seriendruck aktiviert. Die Wirkung der verschiedenen Prüfoptionen wurde bereits weiter oben beschrieben.

Voraussetzung für die elektronischen Kommunikationswege ist jeweils, daß auch die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Bei dem Versand über ein Faxmodem ergibt sich neben dem E-Mail-Format, bei dem der Empfänger die elektronische Nachricht samt eingebetteter Anlagen zugestellt bekommt, auch die Möglichkeit, den Adressaten per Fax zu erreichen. In diesem Fall werden eingebettete Dokumente, die als Anlage versandt wurden, auf dem Faxgerät ausgedruckt.

Wenn der Seriendruck als E-Mail, müssen Sie die Empfänger und den Betreff der E-Mail bestimmen. Hierzu öffnen Sie mit Einrichten das Dialogfeld Zusammenführen, in dem Sie auswählen, welches Datenfeld mit Mail/Fax-Adresse den Namen enthält, über das die E-Mail-Anwendung den Empfänger erreichen kann. Im Eingabefeld Betreff-Zeile der Nachricht läßt sich ein Vermerk eingeben. Weiter können Sie wählen, ob Sie das Dokument als Anlage senden möchten – hierbei wird der gesamte Inhalt des Dokument samt aller Formatierungen eingebettet – , oder ob das Dokument je nach Internet-Provider ohne Formatierungen und Grafiken in die elektronische Post bzw. das Fax im reinen Textformat übernommen wird.

Kommentar schreiben

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.