Word Serienbriefe: Daten importieren

Wenn Sie bereits eine Datenquelle erstellt und gespeichert haben, können Sie auf diese Datei für den Seriendruck zugreifen. Dabei hilft Ihnen im Dialogfeld Seriendruck-Manager unterDaten importieren der Eintrag Datenquelle öffnen. Das Dialogfeld Datenquelle öffnen, in dem Sie Laufwerk, Ordner und schließlich Dateiname der Datenquelle wählen, bietet unterDateityp neben dem eigenen Dokument- und allgemeinen Textformaten auch Zugriff auf die gängigen Datenbanken MS Access, MS FoxPro, dBase und Paradox. Außerdem wird das Einlesen von Tabellen – beispielsweise von Excel – und Dokumenten all jener Formate unterstützt, deren Konvertierungsfilter installiert wurden.

Wählen Sie die Datei aus, die Sie als Datenquelle öffnen möchten. Wenn Sie Wert darauf legen, die Arbeit von Word zu kontrollieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Importweise auswählen, bevor Sie die gewählte Datenquelle mit OK öffnen. Hierdurch wird das Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf jeden Fall aktiviert, in dessen Liste Datenquelle öffnen Word die Konvertierungsprogramme oder Schnittstellen anzeigt, die für die Umwandlung als zuständig erkannt wurden. Einen Überblick über sämtliche installierten Konvertiermodule und Schnittstellen erhalten Sie, wenn Sie das Kontrollkästchen Alle Anzeigen markieren. Wenn Sie Konvertierungen bestätigen nicht markieren, aktiviert Word das Dialogfeld Datenquelle bestätigen nur, wenn das Format der Datenquelle nicht eindeutig identifiziert werden kann, oder wenn verschiedene Alternativen des Einlesens bestehen.

Text-Datenquellen, DDE-Datenquellen

Für Dateien DDE-tauglicher Programme – beispielsweise Excel – wird die Server-Anwendung gestartet, mit der die Dateien installiert wurden. Die Anwendung läuft bei der weiteren Seriendruckerstellung im Hintergrund und versorgt Sie mit den gewünschten Felddaten, auf die Sie so vom Hauptdokument aus direkt zugreifen können. Hierbei handelt es sich um den sogenannten dynamischen Datenaustausch oder eben englisch „Dynamic Data Exchange“, kurz „DDE“.

Wenn Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager den Befehl Datenquelle > Bearbeiten anwählen, der nach Zustandekommen der DDE-Verbindung eingeblendet wird, oder im Hauptdokument das Symbol Datenquelle bearbeiten in der Symbolleiste Seriendruck anklicken, wechseln Sie hiermit automatisch in die Server-Anwendung.

ODBC-Datenquellen

Bei Datenbanken kann der Zugriff über DDE oder über die ODBC-Treiber erfolgen, die mit Word zusammen ausgeliefert und installiert wurden. Nachdem Sie die Datenbank im Dialogfeld Datenquelle öffnen ausgewählt und gegebenenfalls im Dialogfeld Datenquelle bestätigen den Konvertiertreiber bestätigt haben, erscheint das Dialogfeld Tabelle wählen, in dem Sie sich je nach Struktur der Datenquelle für eine Tabelle der Datenquelle entscheiden können. Sie wählen die einzufügende Tabelle aus der Liste Tabelle aus. Unter Optionen können Sie zudem festlegen, welche Datenbankelemente Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Diese sind abhängig von der Datenbank. Beachten Sie, daß nicht alle Tabellen über die ODBC-Schnittstelle ausgetauscht werden können.

Wenn Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager den Befehl Datenquelle > Bearbeiten anwählen, der nach Zustandekommen der ODBC-Verknüpfung eingeblendet wird, oder im Hauptdokument das Symbol Datenquelle bearbeiten in der Symbolleiste Seriendruck anklicken, bietet Ihnen Word die Möglichkeit MS Query zur Bearbeitung der Datenbank einzusetzen, sofern dieses Programm auf Ihrem System installiert ist.

Wenn Sie sich dagegen entscheiden macht Word Sie darauf aufmerksam, daß eine Bearbeitung die Verknüpfung zur Datenbank aufhebt. Wenn Sie diese Aktion nicht Abbrechen, sondern mit Verknüpfung aufheben fortführen, liest Word die Datensätze der Datenbanktabelle ein und öffnet anschließend das Dialogfeld Speichern unter, über das Sie die Datenquelle als eigenes Dokument speichern können. Anschließend können Sie die Datenquelle in einem eigenen Dokumentfenster bearbeiten, das über die oben beschriebene SymbolleisteDatenbank verfügt.

Die Datenquelle, die nun nicht mehr über die ODBC-Schnittstelle verknüpft ist, kann wie gewohnt bearbeitet werden, jedoch werden die Änderungen an der Originaldatenbank nicht mehr von der Datenquelle an das Hauptdokument weitergegeben. Dieser große Vorteil, den eine direkte Verbindung mittels ODBC-Treiber bietet, sollten Sie nicht durch eine Aufhebung der Verknüpfung aufgeben. Setzen Sie wenn möglich besser das Programm MS Query zum direkten Zugriff auf die Datenbank ein.

Text-Datenquellen

Wenn Sie als Datenquelle eine Datei wählen, die in einem Textformat vorliegt, muß der Inhalt dieser Datei durch Trennzeichen strukturiert sein. Kann die Feldstruktur eine Dokuments nicht eindeutig identifiziert werden, so haben Sie die Möglichkeit, im Dialogfeld Trennzeichen im Steuersatz die Feld-Trennzeichen und Datensatz-Trennzeichen zu definieren. Als Erinnerungsstütze wird das Dokument im Vorschau-Fenster angezeigt. Die Palette der zulässigen Trennzeichen, die in den beiden Dropdown-Liste für Feld- und Datensatz-Trennzeichen aufgereiht sind, ist groß. Zur Verfügung stehen:

[Return] [Tab] , . ! %# $ % ( ) * + – / : ; < = > ? @ [ ] ^ _ `{ } | ~

Sollten Sie die Datei trotz der Anpassung der Trennzeichen nicht als Datenquelle nutzen können, werden Sie darauf hingewiesen und der Seriendruck-Manager öffnet sich wieder.

Wenn Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager den Befehl Datenquelle > Bearbeiten anwählen, der nach Zustandekommen des Zugriffs auf die Datenquelle eingeblendet wird, oder im Hauptdokument das Symbol Datenquelle bearbeiten in der Symbolleiste Seriendruck anklicken, aktivieren Sie das Dialogfeld Datenmaske. In diesem – oben bereits beschriebenen – Dialogfeld können Sie die Datenfelder ändern und den Umfang der Text-Datenquelle ändern. Mit dem Befehl Datenquelle aktivieren Sie das Quelldokument in einem eigenen Dokumentfenster, in dem Sie mit der oben beschriebenen Symbolleiste Datenbank arbeiten können.

Wählen Sie Adressbuch verwenden, so haben Sie je nach Installation die Wahl zwischen dem „Persönlichem Adreßbuch“ – das verschiedene Adreßbücher beinhalten kann – und Adreßbüchern wie dem Outlook-Adreßbuch oder den Schedule+ Kontakten, das bei der Installation von Schedule+ erstellt wird. Adreßbücher werden importiert und verlieren Ihre Bindung zur Adreßbuchdatei.

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