Word Serienbriefe: Datenquelle erstellen

Im Fenster Datenquelle erstellen können die Felder definiert werden, die später im Seriendruckdokument benutzt werden:

1. Die Liste Feldnamen im Steuersatz beinhaltet die am häufigsten benutzen Felder. Mit der vertikalen Bildlaufleiste können Sie das Ende der Liste einblenden. Überflüssige Felder markieren Sie in der Liste und entfernen sie mit Feldnamen löschen. Fehlen Ihnen spezielle Felder, geben Sie diese unter Feldname ein und wählen Feldnamen hinzufügen. Innerhalb der Liste Feldnamen im Steuersatz verändern Sie die Stellung eines markierten Feldnamens mit den Umstellen-Pfeilen.

Haben Sie in der Registerkarte Speichern unter Extras > Optionen das Kontrollkästchen Automatische Anfrage für Dateieigenschaften aktiviert, so öffnet sich das Dialogfeld Datei > Eigenschaften.

2. Wenn Sie die Einstellungen mit OK annehmen, muß die Datenquelle noch als Datei abgespeichert werden. Word legt für die Datenquelle automatisch ein Dokument mit einer Tabelle an, deren erste Zeile den Steuersatz beinhaltet und mit den F|eldnamen in der festgelegten Reihenfolge beschriftet wird. Dies geschieht im Hintergrund, ohne daß Sie damit konfrontiert würden. Sie müssen lediglich den gewünschten Dateinamen eingeben und den Zielordner auswählen.

3. Als nächstes müssen Sie die Daten in die Datenquelle eingeben. Hierauf macht Word Sie mit einem Meldungsfenster aufmerksam, in dem Sie die Datenquelle bearbeiten anwählen sollten. Wenn Sie eine andere Arbeitsabfolge wünschen, da eventuell die Daten noch nicht vorliegen, der Serientext aber schon erfaßt werden soll, können Sie hier auchHauptdokument bearbeiten anwählen. Prinzipiell gestaltet sich aber die weitere Vorgehensweise komfortabler und sicherer, wenn zunächst die Daten erfaßt werden. Der BefehlDatenquelle bearbeiten öffnet das Dialogfeld Datenmaske.

Im Dialogfeld Datenmaske geben Sie die Daten der Felder ein, die mit den zuvor definierten Feldnamen benannt sind. Mit Ü oder T wechseln Sie hierbei ins nächste Feld. Um ein Feld zurückzuwechseln betätigen Sie H+T. Selbstverständlich können Sie auch mit der Maus zwischen den Eingabefeldern wechseln. Am Ende eines Datensatzes aktiviert in der letzten Eingabezeile Ü den nächsten Datensatz, so daß Sie Ihre Daten fortlaufend erfassen können.

Um zwischen den bereits erfaßten Datensätzen zu wechseln, bedienen Sie sich der Pfeile des Feldes Datensatz oder geben die Nummer des Datensatzes in das Eingabefeld ein. Während die beiden äußeren Pfeile direkt zum ersten oder letzten Datensatz wechseln, arbeiten die beiden mittleren Pfeile schrittweise. Um unabhängig von der momentanen Position ans Ende der Datenquelle einen neuen Datensatz anzuhängen, wählen Sie Neuer Datensatz. Den aktiven Datensatz können Sie jederzeit Löschen. Die Daten sind unwiderruflich gelöscht, sobald Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigen. Mit Wiederherstellen können Sie nur gelöschte Felder im aktiven Datensatz wiederherstellen.

Wenn Sie in einer Datenquelle einen bestimmten Datensatz suchen, hilft der Befehl Suchen weiter. Er öffnet das Dialogfeld In Feld suchen. Geben Sie ins Eingabefeld Suchen nachden Suchbegriff oder einen Teil von ihm ein, und wählen Sie in der Dropdown-Liste In Feld, unter welchem Feldnamen der Eintrag eingegeben wurde. Mit Beginnen starten Sie die Suche und führen sie mit Weitersuchen fort, bis der Datensatz gefunden ist, in dessen spezifiziertem Feld die vorgegebene Zeichenkette vorkommt. Dabei ist lediglich erforderlich, daß die Suchzeichen mit einem Teil des Feldeintrags übereinstimmen. Der angezeigte Datensatz kann bearbeitet werden, wenn Sie das Dialogfeld Schliessen.

Um die Datenquelle nicht über das Dialogfeld, sondern als Dokument zu bearbeiten, öffnen Sie sie mit dem Befehl Datenquelle. Sie können die Tabelle nun manuell modifizieren und erweitern. Beachten Sie, daß die erste Zeile den Steuersatz enthält, über dessen Feldnamen Word beim Seriendruck auf die Inhalte der einzelnen Datenfelder zugreift.

4. Nach der Eingabe der Daten verlassen Sie das Dialogfeld Datenmaske mit OK. Das Hauptdokument ist nun aktiv, und Sie können mit der Erfassung des Serientext anfangen.

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