Word Serienbriefe: Hauptdokument bearbeiten

Den Serientext, der in jedem Schriftstück gleichbleibt, geben Sie in das Hauptdokument ein, für das Sie die Datenquelle geöffnet haben. Die Texteingabe erfolgt hierbei wie üblich. An den Stellen, an denen wechselnde Texte stehen sollen, wählen Sie in der Symbolleiste Seriendruck das Symbol Seriendruckfeld einf. an. Hierdurch öffnet sich eine Liste bzw. ein Dialogfeld, in dem in der Liste der Seriendruckfelder sämtliche Feldnamen der Datenquelle gelistet sind. Wählen Sie den Feldnamen, auf dessen Datenfeldinhalte sie zugreifen möchten, aus, und fügen Sie ihn durch Anklicken oder [Return] in den Serientext ein. Er wird in doppelten Winkeln eingeklammert angezeigt.

Wenn Sie auf die Ansicht der Feldfunktionen umschalten, sehen Sie, daß es sich bei dem eingefügten Feldnamen um das Feld {Seriendruckfeld} handelt, das den Feldnamen nennt. Bei ausgeschalteter Anzeige der Feldfunktionen erscheinen die Namen der Seriendruckfelder in doppelten spitzen Anführungszeichen (Chevrons), die von Word automatisch generiert werden und von Ihnen nicht verändert werden können.

Im Ausdruck erscheinen an Stelle der in Chevrons gesetzten Feldnamen die Daten der Datenquelle. Einen Eindruck des endgültigen Erscheinungsbildes bekommen Sie, wenn Sie das Symbol Seriendruck-Vorschau der Symbolleiste Seriendruck aktivieren. Mittels der Symbole Erster Datensatz, Vorheriger Datensatz, Nächster Datensatz und Letzter Datensatz können Sie die Anzeige des Ergebnisses an verschiedenen oder auch allen Datensätzen der Datenquelle überprüfen.

Wenn Sie nach dem Einfügen von Seriendruckfeldern die Datenquelle wechseln, und somit Datenfelder in der neuen Quelle fehlen, macht Sie Word darauf aufmerksam, wenn Sie die Seriendruck-Vorschau aktivieren. In diesem Fall können Sie Seriendruckfelder, die noch auf die alte Datenquell basieren an die neue Datenquelle anpassen. Unstimmigkeiten zwischen den Datenquellen untersucht Word lediglich anhand abweichender Feldnamen – wenn sich Inhalte geändert haben, müssen Sie als Bearbeiter dies erkennen.

Wählen Sie im mittleren Bereich des Dialogfenster Ungültiges Seriendruckfeld im DropDownfeld einen Ersatz aus der neuen Datenquelle für das verwaiste Feld. Sind in der neuen Datenquelle Daten in diesem Feld enthalten, wird der Inhalt im Bereich Beispieldaten dargestellt. Bestätigen Sie eine neue Zuweisung abschließend mit OK. Läßt sich keine Übereinstimmung in der neuen Datenquelle finden, können Sie das ungültige Seriendruckfeld Löschen.

Innerhalb des Serientextes können Sie jeden Feldnamen so oft verwenden, wie es Ihnen beliebt. Auch die Reihenfolge der Verwendung ist gleichgültig und keinesfalls abhängig von der Reihenfolge der Datenfeldnamen in der Datenquelle.

Den Text des Hauptdokuments formatieren Sie wie jedes normale Dokument. Die Formatierung ist entscheidend für das Layout des Seriendrucks. Sie können die eingefügten Seriendruckfelder auch positionieren oder in Tabellen einfügen. Das Zeichenformat der Seriendruckfelder bestimmen Sie im Hauptdokument, indem Sie einem ganzen Seriendruckfeld die gleiche Formatierung zuweisen. Formatierungen, die lediglich Teilen eines Seriendruckfelds zugewiesen wurden, gehen beim Seriendruck verloren.

Für spezielle Eingaben, Bearbeitungen und Zugriffe im Hauptdokument sorgt die Symbolleiste Seriendruck:

Bedingungsfeld einfügen öffnet eine Liste mit Bedingungsfeldern für den Seriendruck, die in das Dokument als Feldfunktionen übernommen werden. Die Anwahl einer Bedingung, die durch drei Folgepunkte (…) gekennzeichnet ist, aktiviert das Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: „Feldart“, das je nach Art des angewählten Feldes seinen Namen und seine Gestaltung ändert. Mittels dieser Dialogfeld ist die Erstellung von Anweisungen für Hauptdokumente sehr einfach. Folgende Felder stehen in der Liste zur Verfügung:

Feldart – Funktion

Frage… – Fügt mittels Dialogfeld ein {Frage}-Feld ein.

Eingeben.. – Fügt mittels Dialogfeld ein {Eingeben}-Feld ein.

Wenn… Dann… Sonst… – Fügt mittels Dialogfeld ein {Wenn}-Feld ein.

Datensatz verbinden – Fügt ein {Datensatz}-Feld ein.

Sequenz verbinden – Fügt ein {SeriendruckSeq}-Feld ein.

Nächster Datensatz – Fügt ein {Nächster}-Feld ein.

Nächster Datensatz Wenn… – Fügt mittels Dialogfeld ein {NWenn}-Feld ein.

Textmarke bestimmen… – Fügt mittels Dialogfeld ein {Bestimmen}-Feld ein.

Datensatz überspringen… – Fügt mittels Dialogfeld ein {Überspringen}-Feld ein.

Seriendruck-Vorschau Wechselt den Ansichtsmodus zwischen Seriendruckfeldnamen und Vorschau auf das Ergebnis. Wenn die Vorschau eingeschaltet ist, können Sie mit Hilfe der nebenstehenden Pfeilschaltflächen die Inhalte der einzelnen Datenfelder der Datenquelle anzeigen lassen.

Erster Datensatz und Letzter Datensatz springen zum jeweiligen Datensatz, während Vorheriger Datensatz und Nächster Datensatz schrittweise durch die Datensätze der Datenquelle wechselt und den aktuell angewählten Datensatz im Hauptdokument zur Anzeige bringt, sofern das Symbol Seriendruck-Vorschau aktiviert ist. Die Nummer des aktuell angewählten Datensatzes in der Datenquelle entspricht der Nummer, die im mittleren Symbolfeld Gehe zu Datensatz angezeigt wird. Die Eingabe einer Nummer in dieses Feld und die Bestätigung mit [Return] wechselt zu dem entsprechenden Datensatz der Datenquelle.

Ein Klick auf das Symbol Seriendruck-Manager öffnet das Dialogfeld Seriendruck-Manager, über das der gesamte Ablauf des Seriendrucks gesteuert und auf alle beteiligten Dateien zugegriffen werden kann.

Wählen Sie Fehlerprüfung, können Sie zwischen mehreren Optionen der Fehlerüberprüfung des Seriendrucks wählen:

Verbindung simulieren und Fehler im neuen Dokument aufzeichnen

Führt Datenquelle und Hauptdokument probeweise zusammen und dokumentiert die Fehler, die bei dieser Verbindung entstehen, in einem neuen Dokument namensSeriendruck-Fehler. Solange der Durchlauf ohne Fehler vollzogen werden kann, wird kein neues Dokument angelegt.

Verbindung herstellen, bei jedem Fehler unterbrechen und Fehler anzeigen

Führt Datenquelle und Hauptdokument probeweise zusammen und dokumentiert die Fehler, die bei dieser Verbindung entstehen, direkt bei der Ausführung in Meldungsfenstern, die einzeln mit OK bestätigt werden müssen. Für das Ergebnis der probeweisen Verbindung wird auf jeden Fall ein neues Dokument angelegt, das je nach Aufgabenstellung Serienbriefe, Adressetiketten, Briefumschläge oder Katalog heißt.

Verbindung ohne Unterbrechung durchführen, Fehler im neuen Dokument aufzeichnen

Führt Datenquelle und Hauptdokument probeweise zusammen und dokumentiert die Fehler, die bei dieser Verbindung entstehen, in einem neuen Dokument namens Seriendruck-Fehler. Für das Ergebnis der probeweisen Verbindung wird auf jeden Fall ein neues Dokument angelegt, das je nach Aufgabenstellung Serienbriefe, Adressetiketten, Briefumschläge oderKatalog heißt.

Ausgabe in neues Dokument leitet den Seriendruck in ein neues Dokument um, das je nach Aufgabenstellung Serienbriefe, Adressetiketten, Briefumschläge oder Katalog heißt. Nach jedem Datensatz wird im neuen Dokument ein Abschnittswechsel auf die nächste Seite eingefügt.

Seriendruck an Drucker gibt den Seriendruck auf dem Drucker aus. Wenn Sie unter Extras > Optionen in der Registerkarte Drucken das Kontrollkästchen Drucken im Hintergrundaktiviert haben, wird diese Einstellung für den Seriendruck ignoriert.

Das Symbol Seriendruck öffnet das gleichnamige Dialogfenster, über das die Druckausgabe, die Fehlerprüfung und die Abfrage-Optionen des Seriendrucks gesteuert werden. Dieselbe Verbindungszentrale des Seriendrucks öffnet sich auch, wenn Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager den Befehl Ausführen anwählen. Die Möglichkeiten, die sich Ihnen im DialogfeldSeriendruck bieten, werden weiter unten erläutert.

Datensatz suchen öffnet das Dialogfeld In Feld suchen, mit dem Sie eine Zeichenkette in der Datenquelle Suchen, wobei unter In Feld der Name des Datenfelds angegeben sein muß. Das erfolgreiche Ergebnis der Suche wird Ihnen allerdings vor Augen geführt, wobei der Vorschaumodus (Seriendruck-Vorschau) aktiviert wird.

Datenquelle bearbeiten ändert seine Wirkung je nach Art der Datenquelle und der zugrunde liegenden Kommunikation:

Datenquellenformat – Aktion

Datenquelle im Textformat – Aktiviert bei Datenquellen im Textformat das Dialogfeld Datenmaske, in dem der Inhalt der Datenquelle direkt bearbeitet oder mit dem Befehl Datenquelle in einem eigenen Dokumentfenster zur Bearbeitung geöffnet werden kann.

ODBC-Verknüpfung – Meldet, daß die Bearbeitung die ODBC-Verknüpfung zur Datenbank aufgehoben wird, sofern Sie nicht MS Query verwenden. Wird der Einsatz von MS Query abgelehnt und im folgenden Dialogfenster mit Verknüpfung aufheben fortgefahren, werden die Datensätze der Quelle in ein Word-Dokument konvertiert und in einem Dokumentfenster zur Bearbeitung geöffnet.

DDE-Verbindung – Wechselt automatisch in die DDE-Server-Anwendung, in der Sie die Daten mit den anwendungseigenen Funktionen bearbeiten.

Adreßbuch – Aktiviert das Dialogfeld Datenmaske, in dem Sie die in eine Textdatei umgewandelte Datenquelle bearbeiten können.

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