Word: Serienbriefe

Bekannt geworden ist der Seriendruck unter dem Namen Serienbrief. Hierbei werden mittels zweier Dateien, in denen zum einen Adressen und zum anderen der feste Brieftext gespeichert sind, automatisch Briefe erstellt. In der einfachsten Form handelt es sich hierbei um den immer gleichen Text und jeweils einen neuen Adressaten. Mit Word sind auch anspruchsvollere Lösungen möglich. Beispielsweise ist es möglich, bestimmte Empfänger durch die Vorgabe von Kriterien auszuwählen oder den Brieftext während des Ablaufs der Funktion zu modifizieren. Da sich diese Funktion nicht auf das Erstellen von Briefen beschränken muß, sondern beispielsweise auch für den Druck von Gutschriften eingesetzt werden kann, heißt sie in Word „Seriendruck“.

Damit Ihnen der Seriendruck leicht und fehlerfrei von der Hand geht, bietet sich beim Seriendruck besondere Hilfe. Die Seriendruck-Funktion arbeitet fast durchgängig im Dialog mit dem Anwender. Hierdurch lassen sich Fehlerquellen von vornherein auf ein Minimum reduzieren und jene Schreiben schnell und einfach erstellen, die mit weitgehend gleichem Text für die Hände verschiedener Personen bestimmt sind.

Der Seriendruck-Manager

Der Seriendruck-Manager ist der Dreh-und-Angelpunkt des Serienbriefs. Sie aktivieren den Seriendruck-Manager im Menü Extras mit dem Befehl Seriendruck. Um einen Seriendruckdokument zu erstellen, sind folgende Schritte nötig:

1. Zunächst erstellen Sie das Hauptdokument. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen Serienbrief, Adressetiketten, Umschläge und Katalog. Das Hauptdokument kann auf einem bestehenden Dokument basieren oder aber neu erstellt werden.

2. Im zweiten Schritt müssen Sie die variablen Daten importieren, die in den festen Text eingebunden werden. Bestehen diese Daten bereits, wählen Sie Datenquelle öffnen. Ebenso können Sie ein bestehendes Adressbuch verwenden, das Sie beispielsweise mit Exchange oder Outlook verwalten. Sind keine Datenbestände vorhanden, so können Sie eine neueDatenquelle erstellen. Mit der Funktion Steuersatz-Option ändern Sie beispielsweise eine bestehende Datentabelle zu einer Datenquelle ab.

3. Im letzten Schritt verbinden Sie das Hauptdokument mit der Datenquelle. Hier stehen Ihnen über das Feld Abfrage-Optionen mehrere Wege offen, in welcher Art Sie die beiden Seriendruck-Elemente miteinander verknüpfen.

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