Word Seriendruck: Felder in Serienbriefen

Mitunter sollen Serienbriefe nicht einfach ablaufen, sondern müssen gewissen Vorgaben entsprechen. Eine Vorgabe ist beispielsweise, daß mehrere Datensätze auf einer Druckseite umgesetzt werden, ohne daß ein Seitenumbruch stattfindet. Dies wird durch die Bedingung Nächster Datensatz bewirkt. Nächster Datensatz wenn greift beispielsweise auf den nächsten Datensatz zu und Datensatz überspringen bricht die Bearbeitung eines Datensatzes ab, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Andere Bedingungsfelder bieten die Möglichkeit, in den Ablauf des Seriendrucks einzugreifen. Grundsätzlich werden alle Felder, die Seriendruckbedingungen enthalten, während des Seriendrucks aktualisiert, gleichgültig, ob die Ausgabe in ein neues Dokument oder auf dem Drucker erfolgt.

Die Felder, die sich für den Einsatz in Serientexten eignen, werden nach einem Klick auf die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen aufgelistet. Sie können nun zwischen folgenden Bedingungsfeldern wählen:

Frage

Wirkung beim Seriendruck:

Stellt eine Frage und ermöglicht so die nachträgliche Eingabe von Informationen, die nicht in der Datenquelle vorhanden sind.

Erstellung per Dialogfeld:

Im Feld Textmarke geben Sie den Namen der Textmarke an, die die Eingabe des Benutzers aufnehmen soll. Die Frage geben Sie im Feld Aufforderungstext ein. Im Feld Standardtext für Textmarke können Sie eine Standardantwort auf die Frage eingeben, die dem Benutzer angezeigt wird, wenn das Fragefeld später aufgerufen wird. Dieser Text kann dann mit OK übernommen werden. Wenn es sich bei der Frage um eine globale Frage handelt, deren Eingabe für den ganzen Text gelten soll, aktivieren Sie Einmal fragen. Nun wird die Fragebox nur einmal zu Beginn des Seriendrucks angezeigt. Wenn dieser Schalter nicht aktiviert wurde, wird die Fragebox beim Seriendruck vor jedem Verbinden mit einem Datensatz angezeigt.

Das Bedingungsfeld Frage entspricht der Feldfunktion {Frage}. Wenn Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß der Fragetext in Anführungszeichen gesetzt ist.

Eingeben

Wirkung beim Seriendruck:

Fordert mittels einer Dialogbox am Bildschirm zu einer Texteingabe auf.

Erstellung per Dialogfeld:

Im Feld Eingabeaufforderung geben Sie den Text ein, den Word dem Benutzer anzeigen soll. Der Standardeingabetext kann beim Seriendruck vom Benutzer mit OK übernommen werden.

Aktivieren Sie Einmal fragen, wird die Dialogbox nur einmal zu Beginn des Seriendrucks angezeigt. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert wurde, wird die Dialogbox beim Seriendruck vor jedem Verbinden mit einem Datensatz angezeigt.

Das Bedingungsfeld Eingeben entspricht der Feldfunktion {Eingeben}. Wenn Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß der Fragetext in Anführungszeichen gesetzt ist.

Wenn…Dann…Sonst…

Wirkung beim Seriendruck:

Diese Feldfunktion überprüft eine Bedingung. Wenn die Bedingung erfüllt, also wahr ist, gibt sie den ersten Text aus. Ist die Bedingung aber nicht erfüllt und somit das Ergebnis falsch, wird der zweite Text eingesetzt. Wenn kein zweiter Text eingegeben wurde, wird beim falschen Ergebnis kein Text ausgegeben.

Erstellung per Dialogfeld:

Wählen Sie aus der Liste Feldname das Feld aus, das die Daten enthält, die Sie überprüfen wollen. Unter Vergleich können Sie den Vergleichsoperator wählen, der die logische Verknüpfung zu dem in Vergleichen mit angegebenen Wert herstellt. Mögliche Operatoren sind: Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich, Grösser oder gleich, ist leer und ist nicht leer. Geben Sie in Dann diesen Text einfügen den Text ein, der in das Dokument eingefügt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist, und in Sonst diesen Text einfügenden Text ein, der eingefügt werden soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.

Bei Operationen mit „Gleich“ und „Ungleich“ können ? und * als Platzhalter verwendet werden. Das Fragezeichen repräsentiert hierbei stets ein Zeichen, während das Sternchen für eine Zeichenfolge vertritt. Wenn das Sternchen im zweiten Ausdruck eingesetzt wird, werden allerdings insgesamt nur ersten 118 Zeichen im ersten Ausdruck in den Vergleich einbezogen.

Das Bedingungsfeld Wenn..Dann…Sonst entspricht der Feldfunktion {Wenn}. Sollten Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß zwischen dem Operator und dem Vergleichswert Leerzeichen gesetzt werden müssen. Die Texte, die entsprechend der Bedingung in das Dokument eingefügt werden, müssen in Anführungszeichen gesetzt werden.

Datensatz verbinden

Wirkung beim Seriendruck:

Wenn Sie Datensatz Verbinden wählen, fügt Word an dieser Stelle die Nummer des Datensatzes an.

Erstellung per Dialogfeld:

Dieses Bedingungsfeld wird ohne weitere Modifikation direkt ins Dokument eingefügt.

Das Bedingungsfeld Datensatz verbinden entspricht der Feldfunktion {Datensatz}.

Sequenz verbinden

Wirkung beim Seriendruck:

Fügt die relative Datensatznummer ein.

Erstellung per Dialogfeld:

Dieses Bedingungsfeld wird ohne weitere Modifikation direkt ins Dokument eingefügt.

Während Datensatz verbinden die feststehende Nummer des Datensatzes angibt, gibt das Bedingungsfeld Sequenz verbinden die Nummer des Datensatzes auf der Basis der aktuellen Sortierung oder Auswahl von Datensätzen in einem Seriendruck-Dokument an. Wenn Sie beispielsweise nur die Datensätze 20 bis 40 mit dem Hauptdokument verbinden, erscheinen die Datensatznummern 20 bis 40, während die Seriensequenz von 1 bis 20 zählt.

Das Bedingungsfeld Sequenz verbinden entspricht der Feldfunktion {SeriendruckSeq}.

Nächster Datensatz

Wirkung beim Seriendruck:

Fügt den nächsten Datensatz ohne Abschnittswechsel ein. Normalerweise wird nach jedem Datensatz ein Abschnittswechsel und mit ihm ein Seitenwechsel eingefügt. Um diesen Abschnitts-/Seitenwechsel zu unterdrücken, fügen Sie das Bedingungsfeld Nächster Datensatz ein.

Erstellung per Dialogfeld:

Dieses Bedingungsfeld wird ohne weitere Modifikation direkt ins Dokument eingefügt.

Das Bedingungsfeld Nächster Datensatz entspricht der Feldfunktion {Nächster}.

Wenn Sie Nächster Datensatz vor dem ersten Datensatz einfügen, wird dieser übersprungen. Eine weitere Eigenart dieses Bedingungsfeldes ist, daß angefangene Seiten – wenn möglich – aufgefüllt werden. Wenn Sie auf einer Seite 12 Datensätze darstellen wollen und die Datensätze 1 bis 20 einer umfangreichen Datenquelle mit dem Hauptdokument verbinden, werden dennoch die Datensätze 1 bis 20 verbunden, also auch die zweite Druckseite gefüllt.

Nächster Datensatz Wenn…

Wirkung beim Seriendruck:

Wenn die Bedingung erfüllt ist, wird der nächste Datensatz übergeben. Ansonsten wird der vorherige Datensatz wiederholt.

Erstellung per Dialogfeld:

Wählen Sie unter Feldname das Feld aus, das die Bedingung erfüllen soll. Unter Vergleich können Sie folgende Vergleichsoperatoren auswählen: Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich, Grösser oder gleich, Ist leer und Ist nicht leer. Im Feld Vergleichen mit geben Sie schließlich den Vergleichswert ein.

Das Bedingungsfeld Nächster Datensatz Wenn… entspricht der Feldfunktion {NWenn}. Sollten Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß zwischen dem Operator und dem Vergleichswert Leerzeichen gesetzt werden müssen.

Textmarke bestimmen

Wirkung beim Seriendruck:

Bestimmt eine Textmarke, auf die mittels Feldfunktionen zurückgegriffen werden kann.

Erstellung per Dialogfeld:

Geben Sie im Feld Textmarke den Texmarkennamen ein, deren Wert Sie bestimmen möchten. Sie können auch bestehende Textmarken neu definieren.

Damit der Inhalt einer Textmarke im Hauptdokument eingefügt wird, müssen Sie die Textmarke später als Feld {Textmarkenname} ins Dokument einfügen. Im Dialogfeld Bestimmen legen Sie lediglich den Inhalt der Textmarke fest.

Das Bedingungsfeld Textmarke bestimmen entspricht der Feldfunktion {Bestimmen}. Sollten Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß der Textmarkenname keine Leerzeichen enthalten darf und der Inhalt der Textmarke in Anführungsstriche gesetzt wird.

Datensatz überspringen

Wirkung beim Seriendruck:

Überspringt einen Datensatz, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Wenn Sie Datensätze nur unter einer bestimmten Bedingung in den Ausdruck einbeziehen möchten, formulieren Sie diese Bedingung als logische Operation. Bei den Operatoren „Gleich“ und „Ungleich“ können die Variablen „?“ und „*“ eingesetzt werden.

Erstellung per Dialogfeld:

Wählen Sie aus der Liste Feldname das Feld aus, das die Daten enthält, die Sie überprüfen wollen. Unter Vergleich können Sie den Vergleichsoperator wählen, der die logische Verknüpfung zu dem in Vergleichen mit angegebenen Wert herstellt. Mögliche Operatoren sind: Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich, Grösser oder gleich, ist leer und ist nicht leer.

Wenn Sie Datensätze nur unter einer bestimmten Bedingung in den Ausdruck einbeziehen möchten, formulieren Sie diese Bedingung als logische Operation. Bei den Operatoren „Gleich“ und „Ungleich“ können die Variablen „?“ und „*“ eingesetzt werden.

Das Bedingungsfeld Datensatz überspringen… entspricht der Feldfunktion {Überspringen}. Sollten Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß zwischen dem Operator und dem Vergleichswert Leerzeichen gesetzt werden müssen.

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