Word: Silbentrennung, Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Daß der Text flexibel ist und automatisch von Zeile zu Zeile läuft, können Sie sich zunutze machen, indem Sie Word die Trennungen am Zeilenende überlassen.

1.Öffnen Sie auf das Menü Extras mit einem Mausklick.

2. Klicken Sie im Menü auf den Eintrag Sprache und wählen Sie auf dem Untermenü den Eintrag Silbentrennung.

3. Aktivieren Sie die Silbentrennung im Dialogfeld durch einen Klick auf das Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung. Daß die Funktion der automatischen Silbentrennung aktiv ist, wird durch ein Häkchen im Kontrollkästchen angezeigt

4. Schließen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf OK.

Die Trennstriche, die die automatische Silbentrennung einfügt, sind nicht dauerhaft und werden nicht mit dem Dokument gespeichert. Word berechnet die Trennstellen stets neu, wenn Sie ein Dokument öffnen, ändern oder neu gestalten.

Die automatische Silbentrennung ist nun aktiv. Bei der Texterfassung sucht diese an den Zeilenenden nach möglichen Trennstellen und fügt Trennstriche ein, an deren Stelle die Wörter in die nächste Zeile umbrochen werden.

Um die automatische Silbentrennung wieder auszuschalten, öffnen Sie wieder das Dialogfeld Silbentrennung und klicken auf das Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung, um die Markierung zu entfernen. Sobald Sie die automatische Trennhilfe wieder ausschalten, verschwinden die Trennstellen, die die Funktion im Text gesetzt hat.

Automatische Rechtschreibkontrolle

Bei der Eingabe von Texten machen Sie eventuell Tippfehler, die Word nicht verhindern kann. Aber das Programm erleichtert es Ihnen die Korrektur.

Ähnlich einfach wie die automatische Silbentrennung funktioniert auch die automatische Rechtschreibprüfung, mit der Word während der Eingabe die Wörter auf Tippfehler kontrolliert.

So schalten Sie die automatische Rechtschreibprüfung ein:

1.Öffnen Sie das Menü Extras mit einem Mausklick.

2.Klicken Sie im Menü auf den Eintrag Optionen.

3.Schalten Sie im Dialogfeld Optionen mit einem Mausklick auf das Register Rechtschreibung und Grammatik zur entsprechenden Registerkarte um.

4.Aktivieren Sie durch einen Mausklick auf das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe prüfen die Funktion. Daß die Funktion der automatischen Rechtschreibprüfung aktiv ist, wird durch ein Häkchen im Kontrollkästchen angezeigt.

5.Schließen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf OK.

Die Rechtschreibprüfung von Word überprüft Ihre Eingaben anhand von Wörterbüchern, in denen Wörter gespeichert sind. Außerdem ist sie in der Lage, gängige Wortzusammensetzungen gemäß der grundlegenden Rechtschreibregeln zu berechnen. Trotz ausgefeilter Techniken ist der Sprachschatz der automatischen Korrektur selbstverständlich beschränkt. So entziehen sich viele Fach- und Fremdwörter der echten Kontrolle, da Word-Wörterbücher kein Pendant bereithalten. In diesem Fall markiert Word das Wort als fehlerhaft, was es tatsächlich nicht sein muß. Tatsächlich durchsucht die Rechtschreibprüfung einen Text also nicht auf orthographisch unkorrekte Wörter, sondern auf unbekannte Schreibweisen.

Die automatische Rechtschreibprüfung arbeitet im Hintergrund, während Sie den Text erfassen. Wenn Sie ein Wort eingeben, das im Lexikon der Rechtschreibprüfung nicht vorkommt, macht Sie eine rote Schlangenlinie unter dem Wort auf die möglicherweise falsche Orthographie aufmerksam.

Plazieren Sie den Mauszeiger auf dem rot markierten Wort und klicken es mit der rechten Maustaste an. Nun öffnet sich neben dem Wort ein situationsabhängiges Menü – Kontext-Menü genannt – in dem Sie Vorschläge finden, wie das Wort geschrieben werden könnte. Sofern einer der Vorschläge der korrekten Schreibweise entspricht, klicken Sie ihn an.

Die roten Markierungen werden nicht mit dem Dokument gespeichert, sondern bei jeder Word-Sitzung neu generiert.

Ist das Wort richtig geschrieben und lediglich der Rechtschreibprüfung unbekannt, so klicken Sie auf Alle ignorieren, um die rote Markierung für alle derart geschriebenen Wörter auszuschalten. Diese Eingabe hat nur für die aktuelle Word-Sitzung Bestand. Mit Hinzufügen nehmen Sie das Wort hingegen dauerhaft in ein Benutzerwörterbuch auf.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Übungstext auf TeXeT, so erscheinen lauter Ersetzungsvorschläge rund um den Begriff „Text“. Da es sich in diesem Fall aber um einen Eigennamen – den Namen einer Reihe – handeln soll, klicken Sie im Kontext-Menü auf Ignorieren, um die rote Markierung des Worts abzuschalten.

Mitunter findet die Rechtschreibprüfung für unbekannte Wörter keine Ersetzungsvorschläge. Korrigieren Sie die zu Recht bemängelten Wörter per Hand.

Automatische Grammatikprüfung

Die deutsche Grammatik macht vielen Menschen Probleme. Word hilft hierbei mit der Grammatikprüfung.

Ähnlich einfach wie die automatische Rechtschreibprüfung funktioniert auch die automatische Grammatikprüfung, mit der Word während der Eingabe Sätze auf deren Grammatikalische Korrektheit überprüft.

So schalten Sie die automatische Grammatikprüfung ein:

1.Öffnen Sie das Menü Extras mit einem Mausklick.

2.Klicken Sie im Menü auf den Eintrag Optionen.

3.Schalten Sie im Dialogfeld Optionen mit einem Mausklick auf das Register Rechtschreibung und Grammatik zur entsprechenden Registerkarte um.

4.Aktivieren Sie die Funktion mit einen Mausklick auf das Kontrollkästchen Grammatik während der Eingabe prüfen. Das Häkchen im Kontrollkästchen zeigt an, daß die Funktion eingeschaltet ist.

5.Schließen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf OK.

Grammatikprüfung von Word beansprucht die Systemressourcen sehr stark. Daher kann es zu Verzögerungen der Eingaben kommen, die den Arbeitsfluß behindern. In diesem Fall sollten Sie die Prüfung der Grammatik im Hintergrund in den Optionen deaktivieren. Sie können sich der Grammatikprüfung immer noch bei einer abschließenden Rechtschreibkontrolle mit dem Befehl Extras > Rechtschreibung und Grammatik bedienen.

Die automatische Grammatikprüfung arbeitet im Hintergrund, während Sie den Text erfassen. Wenn Sie einen Satz abschließen, dessen Grammatik Word für fehlerhaft hält, macht Sie eine grüne Schlangenlinie unter dem Wort auf die eventuell fehlerhafte Grammatik aufmerksam.

Plazieren Sie den Mauszeiger im grün markierten Bereich und klicken Sie ein beliebiges– von Word als korrekt erkanntes – Wort mit der rechten Maustaste an. Nun öffnet sich das Grammatik-Kontext-Menü, in dem Sie eine Erklärung finden, die Word dazu veranlaßt diesen Satz zu monieren. Eventuelle Vorschläge werden unterhalb der Erklärung dargestellt. Sofern der Vorschläge zutrifft, klicken Sie ihn an um die Änderung zu übernehmen. Ist der Satz richtig geschrieben aber dennoch von Word als fehlerhaft erkannt, klicken Sie aufSatz ignorieren.

Ändern Sie den Text wie folgt ab, um einen Fehler einzubauen:

Bitte senden Sie mir überdies die Unterlagen über eine Abonnement zu.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das grün unterschlängelte Wort „eine“, so erscheint der Hinweis: „Kongruenz: Überprüfen Sie die Flexionsformen der Ausdrücke Abonnement undeine.“ Unter dieser Grammatikinformation wird ein Ersetzungsvorschlag aufgeführt – „ein“. Klicken Sie auf den Korrekturvorschlag, wird die vorgeschlagene Änderung durchgeführt.

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