Word Tabellen: Sortieren

Mit der Sortierfunktion sortieren Sie Tabellen, aber auch Absätze und Listen mit Tabulatoren oder anderen Trennzeichen numerisch, alphanumerisch oder nach Datumswerten. Wenn keine Markierung gesetzt ist, erstreckt sich die Sortierfunktion auf die gesamte Tabelle, in der die Einfügemarke steht, oder auf alle Absätze des Dokuments, wobei hierbei in Tabellen die Sortierfunktion keine Wirkung zeigt.

Aufgerufen wird die Sortierfunktion im Menü Tabelle mit dem Befehl Sortieren. Mittels einer Markierung können Sie die Sortierfunktion auf bestimmte Teilbereiche einschränken. In Tabellen haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Zeilen, Spalten oder Zellenbereiche sortieren zu lassen. Im Text besteht die Chance, die Sortierfunktion per Markierung auf die Bearbeitung von Absatzfolgen einzuschränken. Darüber hinaus kann auch im normalen Text eine spaltenorienierte Sortierung vorgenommen werden, wenn eine Blockmarkierung mit der Kombination A und linke Maustaste aufgezogen wurde.

Die Art der gesetzten Markierung ist also mitentscheidend für die Sortierung, die im folgenden über das Dialogfeld Sortieren gesteuert wird. In diesem Dialogfeld bestehen drei Schlüsselgruppen, über die Sie die Sortierung steuern können. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die Sortiertiefe zu bestimmen und beispielsweise eine Adreßtabelle nach Nachnamen, Vornamen und Postleitzahlen zu ordnen. Der zweite Schlüssel greift in diesem Fall stets dann, wenn mehrere Personen den gleichen Nachnamen tragen, und der dritte Schlüssel, wenn die Personen mit gleichem Nachnamen zudem den gleichen Vornamen haben. Da die Sortiergruppen hierarchisch aufeinander aufbauen, läßt sich der dritte Sortierschlüssel nur angeben, wenn bereits ein zweiter Schlüssel definiert wurde. Ob Sie mit einem, zwei oder drei Schlüsseln sortieren, bleibt Ihnen überlassen.

Wurde vor dem Aufruf des Dialogfelds Sortieren für die Tabelle mit dem Befehl Tabelle > Überschriftenzeilen wiederholen die erste(n) Zeile(n) als Überschrift formatiert, so erscheinen die Überschriftsnamen statt der BezeichnungSpalte.

Die Sortierkriterien legen Sie für den 1. Sortierschlüssel, den 2. Sortierschlüssel und den 3. Sortierschlüssel in gleicher Weise fest. In Tabellen werden in den Sortierschlüssel-Dropdown-Feldern die verfügbaren Spalten durchnumeriert angezeigt, auf die Sie die Sortierfolge vorgeben können. Solange keine Markierung in der Tabelle gesetzt ist, werden sämtliche Spalten der Tabelle genannt. Eine Markierung begrenzt die verfügbaren Spalten auf den markierten Bereich, bezieht aber die Spaltennumerierung auf die gesamte Tabelle. Die erste markierte Spalte (links) ist stets die erste Spalte, an der die Sortierung ausgerichtet werden kann. Die Neusortierung erstreckt sich auf die ganze Tabelle. Erst wenn Sie unter Sortieroptionen im Dialogfeld Optionen für Sortieren das Feld Nur Spalte sortieren aktivieren, wird in der Tabelle nur die Reihenfolge der markierten Spalten geändert. Dieses Feld wiederum läßt sich nur aktivieren, wenn tatsächlich eine Spaltenmarkierung vorliegt.

Wenn Sie in der Tabelle nur einzelne Zeilen markieren, wird die Sortierung nicht automatisch auf alle Tabellenzeilen ausgedehnt, sondern auf die gekennzeichneten Tabellenzeilen beschränkt. Sie haben also die Möglichkeit, die Sortieraktion auf markierte Teilbereiche der Tabelle sowohl spaltenweise als auch zeilenweise einzuschränken.

Sollte die Tabelle zwar über keine formatierte Überschrift, wohl aber über eine Kopfzeile verfügen, die Sie aus der Sortierung ausschließen möchten, so markieren Sie unter Liste enthält die Option Überschrift. Auch hierbei werden Spaltenüberschriften, soweit vorhanden, zur direkten Anwahl im Schlüssel-Feld der einzelnen Gruppen angezeigt.

Voraussetzung für die spaltenweise Sortierung von Text ist, daß der Text durch Tabulatoren, Semikola oder ein anderes Listentrennzeichen in einzelne Spalten unterteilt ist.

Wenn Sie Text statt Tabellen sortieren, sortiert Word absatzweise; die Absätze werden daraufhin gemäß des Absatzanfangs sortiert, wobei jeder Absatz ein Feld darstellt, solange er nicht durch Listentrennzeichen in mehrere Felder aufgeteilt wird. In diesem Fall haben Sie im Dialogfeld Text sortieren in den drei Sortierschlüssel-Feldern ebenfalls die Möglichkeit, spaltenweise zu definieren, worauf sich der folgende Sortiervorgang beziehen soll. Eine bestimmte Spalte der Liste können Sie allerdings nur als Sortierspalte festlegen, wenn Word die Strukturierung der Liste erkennt.

Sie können in Absätzen, die durch Listenzeichen, Tabulatoren oder als Tabelle strukturiert sind, vorgeben, welche Spalte der Sortierung zugrunde liegen soll. Die Nummer der Spalte geben Sie unter Feld-Nr. ein. Die Sortierung wird dann auf der Grundlage der spezifizierten Spalte erstellt. Achten Sie darauf, daß die Angabe im Feld Sortierart den Daten der Spalte entspricht, die als Sortierschlüssel festgelegt wird.

Um ein eigenes Trennzeichen festzulegen, wählen Sie im Dialogfeld den Befehl Optionen. Im Dialogfeld Sortieroptionen können Sie unter Feldtrennzeichen im Feld Andere das Trennzeichen angeben, mit dem die Liste gegliedert ist. Außerdem stehen als Feldtrennzeichen Tabstoppps und Semikola zur Verfügung; letzteres Feld wechselt wieder seine Bezeichnung je nach Systemeinstellung von Windows in Kommata oder Trennzeichen. Wenn ein Feldtrennzeichen Verwendung findet, das in jedem der markierten Absätze vorkommt, erkennt Word beim Aufruf von Text sortieren selbsttätig die Aufteilung der Liste und läßt Ihnen unter Schlüssel die Wahl, ob Sie nach Absätzen oder Feldern sortieren möchten. In diesem Fall haben Sie wieder die Wahl, bis zu drei Sortierschlüssel zu definieren. Wenn Sie zudem das Optionsfeld Überschrift markiert haben, können Sie den Sortierschlüssel-Feldern sogar die Namen der Felder des ersten Absatzes entnehmen.

In der Liste typ legen Sie fest, woran sich die Sortierfolge orientieren soll. Zur Auswahl stehen hier die alphanumerische und die numerische Folge; außerdem können Sie nach Datumswerten sortieren.

Listeneintrag Auswirkung

Alphanumerisch Bezieht alle Zeichen in die Sortierung ein. Hierbei wird die besondere Bedeutung des Datumswerts nicht berücksichtigt, sondern als normale Zahl gewertet. Zahlenfolgen werden nicht als Einheiten gesehen, sondern die Sortierung berücksichtigt den Wert jeder einzelnen Zahl (1024 wird vor 64 angeordnet).

Numerisch Sortiert auf der Basis von Zahlenwerten. Hierbei werden alle anderen Zeichen ohne erkennbaren Zahlenwert außer acht gelassen. Ununterbrochene Zahlenfolgen werden als eine Einheit gewertet und sortiert (64 wird vor 1024 angeordnet).

Datum Sortiert auf der Basis von Datumswerten. Hierbei werden alle anderen Zeichen ohne erkennbaren Datumswert außer acht gelassen.

Für die alphanumerische Sortierung ist es interessant, daß im Dialogfeld Optionen für sortieren mit Gross-/Kleinschreibung beachten die Großbuchstaben jeweils vor den entsprechenden Kleinbuchstaben angeordnet werden können. Wenn Sie die alphanumerische Sortierung ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung wünschen, aktivieren Sie dieses Feld nicht. Dann werden in der Sortierfolge Groß- und Kleinbuchstaben gleich behandelt. Soll die Sortierung entsprechend den speziellen Sortierregel einer Sprache erfolgen, können Sie die Sprache im Dialogfenster Optionen für Sortieren im Dropdown-Feld Sortiersprache festlegen.

Im Dialogfenster Sortieren geben Sie schließlich für jeden einzelnen Sortierschlüssel noch an, ob die Sortierreihenfolge Aufsteigend oder Absteigend sein soll. Bei der steigenden Sortierreihenfolge wird mit den niedrigsten Werten begonnen, während die absteigende Sortierfolge die höchsten Werte an den Anfang setzt.

Achtung: Wenn die sortierte Liste Zeilen aufweist, die nicht durch eine Zeilenschaltung enden, sondern sich auf mehrere Textzeilen erstrecken, ergibt die Ausführung dieses Sortierbefehls ein Durcheinander, das nicht im Sinne des Autors ist!

Zwar funktioniert die reine Textsortierung grundsätzlich nur absatzweise, das heißt, jede Sortiereinheit muß mit einer Absatzendemarke (Ü) schließen. Doch es gibt eine Möglichkeit, diese Begrenzung zu umgehen, da sich eine Spalte nicht nur in Tabellen, sondern auch in normalen Absätzen markieren läßt. Ziehen Sie hierfür die Markierung bei gedrückter A-Taste. Die so markierte Spalte können Sie sortieren, ohne den umliegenden Text in Mitleidenschaft zu ziehen. In diesem Fall aktivieren Sie im Dialogfeld Optionen für sortieren als Sortieroption das Kontrollkästchen Nur Spalte sortieren. Alle anderen Einstellungen geben Sie wie gewünscht ein. Wenn Sie nun die Sortierung durchführen, arbeitet Word streng zeilenorientiert. Dies ist vor allem dann interessant, wenn Sie eine Liste oder eine Folge von Zeilen sortieren möchten, die durch Zeilenendeschaltungen (H+Ü) voneinander abgegrenzt werden.

Diese Funktion bietet sich auch an, wenn Sie z.B. Einträge manuell numeriert haben und später die Reihenfolge der Absätze gewechselt wurde. Markieren Sie die Spalte mit den Nummern, die in der falschen Reihenfolge sind, und sortieren Sie nur diese Spalte numerisch neu. Hierbei werden nur die Zahlen sortiert, Einträge anderen Formats werden übergangen.

Die Fähigkeit von Word, in Tabellen, aber auch in tabellarischen Aufstellungen, die mit Tabulatoren oder Listentrennzeichen erstellt wurden, zu sortieren, erleichtert das Umstellen von Übersichten nach bestimmten Fragestellungen. So läßt sich ein Adressenverzeichnis nach Namen, Postleitzahlen oder anderen Schlüsseln sortieren. Bei Terminplanungen kann neben der Sortierfolge, die sich am Datum orientiert, eine vorgegebene Priorität der einzelnen Einträge ein aufschlußreiches Sortierkriterium sein. Für große Messen bietet sich z.B. eine Termin-Sortierung an, die die Standorte der verschiedenen Gesprächspartner auf dem Messegelände berücksichtigt. Produkte lassen sich schließlich neben der alphabetischen Sortierung nach Produktnamen auch nach Warennummern, Preisen oder Lieferterminen ordnen.

3 Comments

  1. Thomsen 28. August 2017
  2. A.Metzger 5. April 2016
  3. Holm 16. Januar 2014

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