In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, wenn sich der Wert aus einer Tabelle wie zum Beispiel eine Gesamtsumme in eine andere Tabelle übertragen ließe. Dabei bietet Word die Möglichkeit dies zu realisieren, wenn Sie vorab die notwendigen Voraussetzungen hierfür schaffen.
Als ersten Schritt ist es erforderlich, der ersten Tabelle einen Textmarkernamen zuzuweisen. Markieren Sie hierzu die gesamte Tabelle, in dem Sie beispielsweise den Cursor in der Tabelle platzieren und anschließend die Tastenkombination [Alt] und [5] drücken. Dabei ist es wichtig, die [5] aus dem Ziffernblock zu verwenden. Wählen Sie anschließend in Word 2007 und 2010 den Befehl „Einfügen | Hyperlinks | Textmarke“ aus. In früheren Versionen von Word lautet der Befehl hierfür „Einfügen | Textmarke“. Geben Sie der Textmarke nun einen passenden Namen wie beispielsweise „Umsatzliste 1“ und klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“.
Nun können Sie in einer anderen Tabelle mit Hilfe von Zieladressen auf die Werte der ersten Tabelle zugreifen. Die Zelladresse ergibt sich aus einem Buchstaben für die Spalte und einer Zahl für die Zeile. Zudem müssen Sie Word mitteilen, aus welcher Tabelle die betreffende Zelle stammt. Möchten Sie als beispielsweise die Zeile D11 in der Tabelle „Gesamtumsätze 1“ angeben, so lautet die Bezeichnung hierfür „Gesamtumsätze 1 D11“. Dieser Bezug muss dann noch in einer Summenformel verpackt werden, damit Sie den Wert aus der entsprechenden Zelle erhalten.
Setzen Sie den Cursor zunächst in die Zelle der, zweiten Tabelle, in welcher der Übertrag erscheinen soll. Gehen Sie anschließend bei Word 2007 und 2010 in das Register „Tabellentools“ in „Layout“ und wählen Sie in der Gruppe „Daten“ den Befehl „Formel“ aus. In vorigen Word-Versionen können Sie einfach den Befehl „Tabelle | Formel“ aufrufen. Löschen Sie nun in dem angezeigten Dialogfeld bis auf Gleichheitszeichen alles raus. Im Drop-down-Menü „Einfügen“ wählen Sie dann bitte den Befehl „Sum“ aus. Daraufhin erscheint der Funktionsname im Feld „Formel“. Zwischen den Klammern der Funktion können Sie nun einfach den Bezug der entsprechenden Zelle eingeben. In diesem Fall würde die Formel dann so aussehen:
SUM(Gesamtumusätze1 D11)
Sie haben zudem noch die Möglichkeit noch ein Zahlenformat beispielsweise für die Währung zuzuweisen. Um den Übertrag einzufügen, bestätigen Sie die Angaben mit einem Klick auf „OK“.
Ändert sich der Eintrag in der ersten Tabelle, müssen Sie zunächst den Eintrag in der zweiten Tabelle mit [F9] aktualisieren, damit dieser dort aktualisiert wird.