Die Tabellenfunktion von Word eignet sich nicht nur zur übersichtlichen Erfassung von tabellarischem Material, sondern arbeitet gleichzeitig mit dem normalen Textmodus zusammen. Zu solch einer Zusammenarbeit gehört die Möglichkeit, Texte oder Tabellen zu übernehmen, die auf einer anderen Basis erstellt wurden. Word stellt Ihnen diese Funktion mit Tabelle > Umwandeln > Text in Tabelle zur Verfügung.
Doch auch dem umgekehrten Weg, Tabellen in Texte zu verwandeln, zeigt Word sich nicht verschlossen. Sobald eine oder mehrerer Tabellenzeilen markiert sind, findet sich im Menü Tabelle der Befehl Umwandeln > Tabelle in Text, der die Tabellenstruktur per Tabulatoren, Absatzmarken, Semikola oder auf andere Weise im Text umsetzt.
So wie Word flexibel zwischen Text und Tabellendarstellung zu wechseln bereit ist, so hält sich schließlich auch bei der Berechnung von numerischen Inhalten und Sortierung von Tabellenzellen und Absätzen in beiden Arbeitsweisen ein umfangreiches Instrumentarium bereit.
Text in Tabellen umwandeln
Um bereits erfaßten und mit Trennzeichen eindeutig strukturierten Text in eine Tabelle zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie den Text, den Sie in eine Tabelle umwandeln möchten.
2. Öffnen Sie das Dialogfeld Tabelle > Umwandeln > Text in Tabelle umwandeln.
3. Wählen Sie das Listentrennzeichen, das die einzelnen Zellen voneinander trennt.
4. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
Während bei der Übernahme von Absätzen in Spalten kein Kriterium besteht, an dem Word die Tiefe der Tabelle berechnen könnte, gibt es sowohl bei Tabstoppps, Semikola als auch bei anderen Listenzeichen eindeutige Anzeichen dafür, wie viele Spalten eingerichtet werden müssen. Da sämtliche Trennzeichen immer zwischen zwei Einträgen stehen, geht Word davon aus, daß eine Zelle mehr erstellt werden muß als Trennzeichen vorhanden sind. Dennoch können Sie die Anzahl der Spalten auch beim Einsatz von Absatzmarken als Trennzeichen beeinflussen. Wählen Sie unter Spaltenanzahl den gewünschten Wert. Word füllt die Spalten nun von links nach rechts mit den einzelnen Absätzen aus. Im Idealfall – also der gleichmäßigen Aufteilung der Textabsätze auf Tabellenzellen – ergibt die Spaltenanzahl multipliziert mit der Zeilenanzahl stets die Zahl der markierten Absätze. Liegt das Ergebnis dieser Multiplikation über der Anzahl der markierten Absätze, so bleiben die letzten Zellen der letzten Tabellenzeile nach der Umwandlung leer. Die Zeilenanzahl wird automatisch angepaßt und kann nicht manuell verändert werden.
Etwas anders schaut es aus, wenn Sie bei der Verwendung von Listentrennzeichen – Tabstopps, Semikola oder Andere – im Feld Spaltenanzahl am Wert drehen. Schrauben Sie ihn hoch, so werden nach jeder Absatzmarke die Felder frei bleiben, für die die aktuelle Zeile keine Einträge mehr bietet. Auf den nächsten Absatz des Textes wird erst in der folgenden Tabellenzeile zurückgegriffen. Verringern Sie die Anzahl der Spalten, so werden die Einträge, die nicht mehr in einer Zeile passen, in eine neue Zeile übernommen, die mit leeren Zellen aufgefüllt wird. Indem Sie die Anzahl der Spalten auf „1“ einstellen, bewirken Sie, daß jeder Eintrag der Tabelle in einer eigenen Zeile steht. So lassen sich beispielsweise Tabulatorlisten untereinander aufreihen.
Sind keine eigenen Tabstoppps gesetzt, wird die Tabelle ohne Änderungen der Einstellung der Breite mit gleichmäßiger Spaltenbreite über den Satzspiegel erstellt. Entscheidend für den Satzspiegel sind die Seitenränder bzw. bei mehrspaltig gesetztem Text die Textspaltenbreite.
Bei der Verwendung von Tabulatoren übernimmt das Programm die Spaltenanzahl automatisch. Aus den einzelnen Absätzen werden Tabellenzeilen. Die Zellenzahl der einzelnen Tabellenzeilen wird durch die maximale Anzahl der Tabulatoren bestimmt, die in einem Absatz vorkommen. Sind in anderen Absätzen der Markierung weniger Tabulatoren gesetzt, werden in diesen Zeilen Leerzellen angefügt. Die Breite der Tabellenzellen richtet sich nach den Tabstoppps, die in der Markierung gelten.
Falls Sie den Text nach einem anderen Kriterium als Tabulatoren, Semikola oder Absatzmarken umwandeln möchten, teilen Sie im Dialogfeld Text in Tabelle umwandeln mit, durch welche Andere Zeichen der Text strukturiert ist.
Im Dialogfeld Text in Tabelle umwandeln bietet sich Ihnen zudem wieder die Möglichkeit, eine allgemeine Spaltenbreite für die zu erstellende Tabelle vorzugeben. Bei der Umwandlung von Tabulatorlisten werden automatisch die Tabstoppps für die Strukturierung genutzt, die durchgängig in den markierten Absätzen gelten. Wenn Ihnen diese Aufteilung nicht gefällt, Sie andere Trennzeichen verwenden und nicht wünschen, daß die Tabelle den ganzen Satzspiegel nutzt, so geben Sie im FeldBevorzugte Spaltenbreite eine eigene Spaltenbreite vor. Sie können Sie Spaltenbreite auch von Word verwalten lassen. Hierzu stehen Ihnen die beiden Optionen Optimale Breite: Inhalt und Optimale Breite: Fenster zur Verfügung, bei denen die Spaltenbreite basierend auf dem Inhalt der Spalten oder an der Fensterbreite berechnet wird.
Auch die direkte Verwendung der Funktion AutoFormat steht Ihnen im Dialogfeld Text in Tabelle umwandeln offen, die Sie bereits weiter oben in diesem Kapitel beschrieben finden. Welches Format Sie im Dialogfeld Tabelle AutoFormat gewählt haben, erfahren Sie unter Tabellenformat. Der Zugriff auf den Assistenten bleibt allerdings verwehrt.