Word: Texte bebildern

Grafiken werden entweder direkt in das Dokument eingefügt oder aus einer externen Grafikdatei in die Dokumentdatei importiert, wobei der Zusammenhang zur externen Grafik im Dokument über eine Feldfunktion erhalten bleibt. Die Feldfunktion nennt die Art und Weise, wie auf die externe Grafik zugegriffen werden soll – entweder über das Feld {EinfügenGrafik} oder über {Verknüpfung} – und dokumentiert, auf welche Grafikdatei an dieser Stelle Bezug genommen wird; das Feld bildet also eine Verbindung nach „draußen“. Die Grafik, die auf diese Weise eingebunden ist, kann als Abbildung, als leerer Rahmen oder eben als Feldfunktion angezeigt werden, je nach den Einstellungen, die unter Extras > Optionen in der Registerkarte Ansicht aktiv sind.

Der Verweis auf eine externe Grafikdatei innerhalb einer Feldfunktion kann während der weiteren Arbeit mit Word verändert werden, so daß es sehr leicht ist, eine andere Grafik an der vorgegebenen Stelle einzubinden. Hierfür muß nur Name der Grafikdatei in der Feldfunktion geändert werden. Andererseits können Sie die Feldfunktion unverändert lassen und einfach die Datei ändern, die unter diesem Namen gespeichert ist. Word greift dann auf die geänderte Datei zu und übernimmt die aktualisierte Form in den Text.

Programme, die die Fähigkeit des dynamischen Datenaustauschs aufweisen, können in Kontakt mit Word treten. Das hat für den Anwender den großen Vorteil, daß er eine Verbindung nur einmal vorgeben muß und in Zukunft die Aktualisierung der Daten – also hier der Grafik – keine Schwierigkeit mehr aufweist. Word übernimmt die Aktualisierung selbsttätig oder auf Ihren Befehl hin, ganz wie Sie es wünschen.

OLE ist die Abkürzung für Object Linking and Embedding und benennt die Möglichkeit, Daten anderer Programme mit einem Dokument zu verbinden oder sie alternativ im Dokument einzubetten. Diese Daten, deren eigenes Format nicht dem von Word entspricht, werden dennoch in das Dokument aufgenommen, ohne daß die Möglichkeit der Nachbearbeitung verloren geht.

Anders verhält es sich mit den Grafiken, die als OLE-Objekt, als Bitmap oder als Word-Grafik direkt ins Dokument aufgenommen und dort gespeichert werden. Die Informationen dieser Grafiken sind somit Teil der Datei und nicht mehr ausgelagert. Die Übernahme von Bitmaps (Pixelformat), Grafiken (Vektorformat) und Objekten (Anwendungsformat) wird über die Zwischenablage vollzogen; Grafiken im Vektorformat lassen sich zudem mit Word-Grafik direkt im Dokument erstellen. Außerdem bietet der Befehl Einfügen > Objekt die Möglichkeit, Grafiken in Applikationsprogrammen zu erstellen und von OLE-Anwendungen zu direkt zu übernehmen.

Bevor Sie eine Grafik in ein Dokument einfügen, sollten Sie die folgenden zwei Schritte befolgen:

1. Plazieren Sie die Einfügemarke an der Position, an der die Grafik in den Text eingebunden werden soll.

2. Betätigen Sie an der gewünschten Stelle einmal die Ü-Taste, so daß ein freier Absatz für die Grafik geschaffen wird. Ansonsten würde die Grafik innerhalb des Absatzes eingefügt werden und wie ein – je nach Höhe der Grafik – sehr hohes Zeichen behandelt werden. Setzen Sie größere Grafiken stets in eigene Absätze, da dies die weitere Bearbeitung erleichtert. Eine Ausnahme von dieser Regel bilden Grafiken, die Sie als optische Elemente, z.B. Symbole in Texten, Marginalspalten oder Kopf- und Fußzeilen, einbinden.

Da Word ein so eingefügt Grafik als ein einziges Zeichen verwaltet, sollte für die Zeilenhöhe des Absatzes, in dem die Grafik steht, im Dialogfeld Absatz als Zeilenabstand > Einfach angewählt werden. Hierdurch paßt Word die Höhe der Zeile automatisch der Höhe der Grafik an.

Wenn Sie jedoch nur eine bestimmte Abbildungshöhe zur Verfügung haben, können Sie diesen Wert unter Mass eingeben und den Zeilenabstand auf Genau stellen. Nachdem Sie den Absatz, der die Grafik aufnehmen soll, vorbereitet haben, können Sie eine Grafik importieren.

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