Word-Texte um eine Seite verkleinern: Dokumente exakt auf eine oder mehrere Seiten reduzieren

Beim Schreiben von Briefen und Rechnungen ärgert es immer wieder, wenn die letzte Zeile nicht mehr auf die Seite passt und nur wegen einer Zeile ein ganzes Blatt Papier verschwendet wird. Da man nicht sinnlos Papier verschwenden möchte, musste man bislang mühsam am Text feilen, so dass doch alles auf eine Seite passt. Hier ein Wort streichen, da einen Zeilenabstand anpassen, dort die Schriftgröße verkleinern – ganz schön viel Arbeit. Dabei geht es auch viel einfacher. In Word gibt es eine versteckte Funktionen, die Dokumente exakt auf eine bestimmte Seitenzahl verkleinert.

Alles auf eine Seite? Kein Problem

Per Knopfdruck schrumpft Word den gesamten Text, so dass alles exakt auf eine bestimmte Anzahl von Seiten passt, zum Beispiel auf eine Seite. Leider hat Microsoft den Befehl gut versteckt. Um ihn zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bei Word 2000 bis 2003 rufen Sie den Befehl „Extras | Anpassen“ auf und aktivieren das Register „Befehle“. Bei Word 2007 öffnen Sie das Office-Menü, klicken auf „Word-Optionen“ und dann auf „Anpassen“. Bei Word 2010/2013 rufen Sie den Befehl „Datei | Optionen“ auf und klicken auf „Symbolleiste für den Schnellzugriff“.

2. Im nächsten Fenster markieren Sie in der linken Liste den Eintrag „Extras“ (Word 2000 bis 2003) bzw. wählen bei Word 2007/2010/2013 aus der Liste „Befehle auswählen“ den Eintrag „Alle Befehle“.

3. Bei Word 2000 bis 2003 klicken Sie anschließend auf „Um eine Seite verkleinern“ und ziehen den Befehl mit gedrückter Maustaste an eine beliebige Stelle der Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste erst dort los. In der Symbolleiste gibt es jetzt ein neues Symbol für den Geheimbefehl zum Schrumpfen von Seiten.

Bei Word 2007/2010/2013 markieren Sie den Eintrag „Um eine Seite verkleinern“ und klicken auf „Hinzufügen“ sowie „Ok“. Das Symbol für den neuen Befehl finden Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, oben links neben der Office-Schaltfläche.

Um das gesamte Dokument um eine Seite zu verkleinern, genügt ab sofort ein Klick auf die neue Schaltfläche. Word verkleinert dabei alle Schriftgrößen, bis es auf die gewünschte Seiten passt. Sie können den Befehl auch mehrfach hintereinander aufrufen, um die Seitenzahl weiter zu verringern – bis nur noch eine Seite übrig bleibt.

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