Word: Textgestaltungen in Vorlagen speichern

Wer viel mit der Textverarbeitung schreibt und dabei oft Dokumente gleicher Art verfaßt, der wird bald sehen, daß sich die wichtigen Formatierungen stets wiederholen. Damit Sie nun nicht immer wieder über die Formatbefehle Fettschrift und Absatzeinzug, Unterstreichung und Zeilenabstand erneut einstellen müssen, verfügt Word über die sogenannten „Formatvorlagen“, ein Reservoir von verschiedenen Zeichen- und Absatzformatierungen, das unter einem Namen zusammengefaßt und stets wieder verwendbar ist.

So lassen sich dann in wissenschaftlichen Arbeiten per Mausklick Zitate deutlich gestalten, in Briefen Adressen als Anschriften schreiben und in Geschäftsberichten schwarze Zahlen als Erfolge kennzeichnen. Formatvorlagen gibt es für reine Zeichengestaltungen und für Absatzformatierungen, wobei auch hier sich das Erscheinungsbild der Zeichen festgelegen läßt.

Und da Rechnungen, Dissertationen und Präsentationen nicht nur in Zeichen und Zeile, sondern auch im Layout des Blattes oft einen festen Aufbau befolgen, lassen sich die Formatvorlagen zusammen mit den Einstellungen der Seiten und Abschnitte speichern und immer wieder verwenden. Hierbei können Sie die wiederkehrenden Elemente der Schreiben speichern, ob es nun Texte, Kopf- und Fußzeilen oder Felder wechselnden Inhalts – wie beispielsweise das Datum – sind.

Dokumentvorlagen beinhalten aber noch wesentlich mehr: AutoText-Einträge, Makros, Tastenschlüssel, Symbolleisten und Menübelegungen erlauben Ihnen, Dokumentvorlagen direkt auf bestimmte Schreiben auszurichten. Von der Stärke der Funktion können Sie sich schon beim Öffnen eines neuen Dokuments überzeugen, denn im Dialogfeld Neu zeigt Word in den verschiedenen Registerkarten, welche Palette an Vorlagen es von Haus aus für Ihre Arbeit bereithält. An dieser Stelle treten dann später auch Ihre eigenen Vorlagen in Erscheinung, um Ihnen die Texterfassung auf Dauer zu erleichtern.

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