Word: Verknüpfungen verwalten

Auch für die Verwaltung der Verknüpfungen ist gesorgt. Falls Sie Änderungen an Verknüpfungen – nicht am Dateninhalt, sondern an der Funktion – vornehmen müssen, wählen Sie Bearbeiten > Verknüpfungen. In dem Dialogfeld werden sämtliche Verknüpfungen des Dokuments gelistet. Solange in einem Dokument keine Verknüpfungen bestehen, kann das Dialogfeld Verknüpfungen nicht aufgerufen werden.

Die Position der Einfügemarke spielt beim Aufruf keine Rolle, solange sie sich nicht in einer Kopf- oder Fußzeile befindet. Diese werden nämlich, wie auch bei den Funktionen Suchen und Ersetzen,vom Programm separat verwaltet. Das heißt, Sie bekommen an dieser Stelle nicht die Verknüpfungen des Textes angezeigt und im Text wiederum nicht die Verknüpfungen, die in Kopf- oder Fußzeilen bestehen.

In der Liste Verknüpfungen wird zunächst für jede Verknüpfung der Pfad und Dateiname der Quelldatei, die Bezeichnung der Verknüpfung und die Anwendung angegeben, der sie entstammt.

Zuletzt ist in jeder Zeile vermerkt, auf welche Weise die Verknüpfung aktualisiert wird. Während Automatisch (Auto) die automatische Aktualisierung gemäß des oben beschriebenen Verfahrens bewirkt, wird bei Manuell (Man) eine Aktualisierung der Verknüpfung nur vorgenommen, wenn Sie diese im Dialogfeld durch den Befehl Jetzt aktualisieren oder im Text mit [F9] initiieren.

Auch im Text besteht die Möglichkeit, eine gesperrte Verknüpfung wieder freizugeben. Setzen Sie hierfür die Einfügemarke vor oder in das Feld {Verknüpfung} bzw. sein Ergebnis, und betätigen Sie den Tastenschlüssel [Strg][Shift][F11]. Um Felder zu sperren, verfahren Sie auf gleiche Weise, verwenden allerdings [Strg][F11]. Es bietet sich hier auch die Möglichkeit, Verknüpfungen aufzuheben. Hierbei wird das Feld durch die zuletzt angezeigte Version ersetzt. Eine Aktualisierung findet hierbei nicht statt. Falls Sie dies beabsichtigen, betätigen Sie [Strg][Shift][F9].

Die Art der Aktualisierung ändern Sie für die markierte Verknüpfung über die Optionsfelder Automatisch und Manuell. Mittels des Kontrollfelds Geschützt sperren Sie Verknüpfungsfelder gegen automatische und manuelle Aktualisierungen. Diese Sperre können Sie im Dialogfeld wieder aufheben.

Während die Aufhebung eines Felds im Text ohne Rückfrage geschieht, kann sie im Dialogfeld Verknüpfungen über den Befehl Verknüpfung lösen mit einem höheren Sicherheitsfaktor vollzogen werden. Hier erfolgt noch einmal eine Abfrage, ob die ausgewählten Verknüpfungen wirklich aufgelöst werden sollen.

Im Dialogfeld können Sie Aktionen auf mehrere Verknüpfungen ausdehnen, indem Sie die Einträge durch Ziehen mit gedrückter Maustaste markieren. Verschiedene einzelne Einträge markieren Sie, indem Sie die S-Taste niederhalten und die Zeilen anklicken. Um mehrere benachbarte Einträge mit den Cursortasten zu markieren, betätigen Sie gleichzeitig die [Shift]-Taste.

Sehr hilfreich erweist sich das Feld Dateiname, wenn die Quelldatei in einen anderen Ordner kopiert wurde und Sie die Verknüpfung wieder herstellen möchten.

Die Aktion Quelle Öffnen, die dem Bearbeiten-Menübefehl Verknüpftes „Anwendung“-Objekt entspricht, also die Quelldatei im Ursprungsprogramm lädt, kann nur initiiert werden, solange eine einzelne Verknüpfung markiert ist. Diese Einschränkung betrifft auch den Befehl Quelle wechseln. Mittels dieses Befehls können Sie gleichnamigen Dialogfeld eine neue Quelldatei auswählen.. Diese Möglichkeit erlaubt Ihnen, auf unproblematische Weise die Bezugsdatei zu wechseln. Beachten Sie, daß Sie in diesem Fall wahrscheinlich auch die Koordinatenangabe oder die Textmarke ändern müssen, die unter Element eingetragen ist.

In der Liste Verknüpfungen werden neben den Feldern {Verknüpfung} auch die Verknüpfungen gelistet, die mit den Feldern {EinfügenText} und {EinfügenGrafik} vorgenommen wurden. Da die eigentliche Feldfunktion nicht im Dialogfeld zu ersehen ist, können Sie die Einträge dadurch zuordnen, daß bei importierten Grafiken der Name der Anwendung fehlt, und bei eingefügten Texten Textangeführt wird. Auch diese Felder lassen sich sperren. Eine automatische Aktualisierung dieser Felder ist allerdings nicht einstellbar.

Bei Objekten, die eine Grafik ins Dokument einfügen, kann über das Kontrollkästchen Grafik in Dokument speichern angegeben werden, ob die Bitmap der Grafik Aufnahme ins Word-Dokument findet, was die Datei spürbar wachsen läßt, oder per Verknüpfung neu eingelesen wird, sobald sie zur Anzeige kommt; letzterer Fall hemmt die Verarbeitungsgeschwindigkeit von Dokumenten.

OLE_LINK

Bei Texten, die innerhalb von Word zwischen zwei Dokumentstellen mittels des Dialogfelds Inhalte einfügen als formatierter Text verknüpft wurden, findet sich die TextmarkeOLE_LINK, ergänzt durch eine Nummer. Hierbei handelt es sich um Textmarken, die die kopierten Stellen im Quelldokument bezeichnen und die vom Programm bei Erstellung interner Einfügefelder automatisch erstellt werden.

Verknüpfungen mit der Maus bieten sich vor allem bei eng zusammenliegenden Textstellen an.

Neben der Verknüpfung über das Dialogfeld Inhalte einfügen ist es auch möglich, Verknüpfungen mit der Maus zu erstellen:

1. Markieren Sie den Bereich, den Sie an einer anderen Position als Verknüpfung einfügen möchten.

2. Klicken Sie mit der linken Maustaste in den markierten Bereich, und halten Sie die Maustaste gedrückt – der Mauszeiger nimmt die Darstellung der Verschieben-Funktion an. Drücken Sie nun die Tasten [Strg][Shift], um die Verknüpfungsfunktion zu aktivieren, woraufhin der Mauszeiger die Verknüpfungsdarstellung einnimmt.

3. Navigieren Sie die Einfügemarke an die gewünschte Position, und lösen Sie die Maustaste wieder.

Die so eingefügt Verknüpfung entspricht einer Verknüpfung über Bearbeiten > Inhalte einfügen als Formatierten Text (RTF).

Eine weitere Möglichkeit besteht in der Erstellung von Datenauszügen. Hierbei handelt es sich um Dokumente, die Sie via Drag and Drop aus Word heraus auf dem Windows-Desktop oder in einem Ordner erstellen können. Markieren Sie hierzu den Teil des Dokuments, der in einem Datenauszug gespeichert werden soll, und verschieben Sie ihn mit gedrückter rechter Maustaste auf den Zielordner oder Desktop. Wenn Sie die Maustaste lösen, öffnet sich ein Kontext-Menü, in dem Sie nun wählen, ob der markierte Teil als Datenauszug an die Zielposition kopieren Datenauszug hier erstellen oder verschieben Datenauszug hierher verschieben möchten. Im letzteren Fall wird die Markierung im Dokument gelöscht.

Wählen Sie Verknüpfung mit Dokument hier erstellen, so wird ein Shortcut mit dem Dokument erstellt. Ein Doppelklick auf einen Shortcut öffnet das verknüpfte Dokument und markiert den entsprechenden Teil des Dokuments.

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