Word: Versionsverwaltung

Bei umfangreicheren Projekten ist manchmal sinnvoll auf vorherige Versionen des Dokuments zurückzugreifen. Die automatische Versionsverwaltung von Word speichert jedesmal wenn Sie das Dokument schließen die Änderungen als neue Version. Aktivieren Sie hierzu im Dialog Datei > Version das Kontrollkästchen Version automatisch speichern.

Wenn Sie während der Bearbeitung eine Version des Dokuments speichern möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Menü Datei und wählen Sie den Befehl Version.

2. Wählen Sie im Dialogfenster Versionen in (Dokumentname) den Befehl jetzt speichern.

3. Geben Sie im Fenster Version speichern einen Kommentar zu der Version ein, damit Sie später wissen, was diese Version des Dokuments von den anderen Versionen unterscheidet. Insgesamt stehen Ihnen für den Kommentar 231 Zeichen zur Verfügung. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK um die aktuelle Version samt des eingegebenen Kommentars zu speichern.

Die Anzahl der maximal erstellten Versionen ist theoretisch unbegrenzt und wird im täglichen Einsatz lediglich durch die Festplattenkapazität Ihres Computers begrenzt.

Wenn Sie auf eine vorherige Version eines Dokuments zurückgreifen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Dokument.

2. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Version.

Im Dialogfenster Versionen in (Dokumentname) werden alle enthaltenen Dokumentversionen samt Speicherdatum und -uhrzeit, Name des Bearbeiters und Kommentar angezeigt. Längere Kommentare können in der Liste nicht komplett dargestellt werden. Um den gesamten Kommentar einer Dokumentversion zu sichten, markieren Sie die gewünschte Version und klicken auf die Schaltfläche Kommentare.

Haben Sie die Version des Dokuments ausfindig gemacht, die Sie öffnen möchten, markieren Sie diese und wählen Sie den Befehl Öffnen.

Die einzelnen Versionen werden nun geöffnet und in eigenen Fenstern dargestellt. Zur Unterscheidung einer vorherigen Version vom aktuellen Dokument werden dem Dateinamen Datum und der Uhrzeit der Version nachgestellt. Trotz der weitgehenden Übereinstimmung des Dokumentnamen handelt es sich bei der dargestellten Dokument-Version um ein eigenständiges Dokument, das in keiner Beziehung zur aktuellen Version steht. Haben Sie Änderungen an der Version vorgenomme und möchten das Dokument schließen, so hat dies den Status eines ungesicherten Dokuments. Wenn Sie die Version mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichernsichern möchten, öffnet sich das Dialogfenster Speichern unter, wobei der Dokumentname automatisch in das Eingabefeld Dateiname übernommen wird. Dieses auf den ersten Blick etwas umständlich Procedere hat durchaus Sinn. Damit es zu keinen Verwechlungen kommt, wird das Versions-Dokument grundsätzlich als unabhängiges, eigenständiges Dokument verwaltet. Änderungen die Sie an einer Version vornehmen können nicht in die Versionsverwaltung übernommen werden.

Wenn Sie einzelne Versionen innerhalb des Dokuments nicht mehr benötigen, können Sie diese Löschen, um den Umfang der Datei zu verringern. Markieren Sie die nicht mehr benötigten Versionen in der Liste der vorhandenen Versionen und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

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