Word: Versionsverwaltung

Gerade bei größeren Projekten ist manchmal sinnvoll auf vorherige Versionen des Dokuments zurückzugreifen. Eine Möglichkeit vorherige Versionen eines Textes zu sichten besteht darin, Dokumente stets unter einem neuen Dateinamen zu speichern. Effektiver ist die automatische Versionsverwaltung. Hierbei wird jedesmal, wenn Sie das Dokument schließen und vorher Änderungen vorgenommen haben die aktuelle Version in die Liste der vorhandenen Versionen aufgenommen.

Damit Word automatisch bei jedem Speichern nicht nur die aktuelle Version des Dokuments sichert, sondern auch alle vorherigen Versionen in der Dokumentdatei festhält, öffnen Sie mit dem Befehl Datei > Version das Dialogfenster Versionen in (Dateiname) auf und aktivieren in ihm das Kontrollkästchen Version automatisch speichern. Schließen Sie nun das Dialogfenster wieder.

Das Dialogfenster Version speichern können Sie auch im Dialogfenster Speichern unter öffnen, klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Extras und wählen Sie im sich öffnenden Menü den Befehl Version.

Wenn Sie nicht bei jedem Speichern des Dokuments eine Dokumentversion sichern möchten, sondern von dieser Funktion nur nach wichtigen Bearbeitungsgängen oder zu bestimmten Zeitpunkten Gebrauch machen möchten, lassen Sie im Dialogfenster Versionen in (Dateiname) das Kontrollkästchen Version automatisch speichern ausgeschaltet und wählen statt dessen von Fall zu Fall im DialogfensterVersionen in (Dateiname) den Befehl Jetzt speichern. Mit dem Befehl Jetzt speichern öffnen Sie das Dialogfenster Version speichern.

In diesem Dialogfenster sind bereits Datum und Uhrzeit und der Name des aktuellen Bearbeiters eingetragen. Den Namen bezieht Word aus der Benutzerinformation, die Sie mit Extras – Optionen in der Registerkarte Benutzer-Info ändern können. Diese Standardinformationen der Version speichert Word auch, wenn Sie keinen Kommentar eingeben. Die Eingabe eines zusätzlichen Kommentars empfiehlt sich allerdings, um die Übersicht über die verschiedenen Versionen zu behalten. Im Feld Kommentar zu dieser Version können Sie eine bis zu 231 Zeichen lange Anmerkung eingeben. Mit OK speichern Sie die Datei unter aktuellen Dateinamen und mit den automatischen Informationen zum Zeitpunkt und Bearbeiter sowie dem eigenen Kommentar. Das Dialogfenster wird hierbei automatisch geschlossen.

Achtung: Wenn Sie im Dialogfenster Versionen in (Dokument) den Befehl Abbrechen wählen, schließt Word das Dialogfenster, ohne die Eingaben zu sichern. In diesem Fall ist die aktuelle Version noch immer ungesichert und der Kommentar wird nicht gespeichert. Sie können deshalb später nicht auf die momentane Version zurückgreifen.

Daß Word in der aktuellen Datei verschiedene Dokumentversionen speichert, zeigt sich am Bildschirm in Form des Symbols Dateiversionen im rechten Feld der Statuszeile, gleich neben dem Wörterbuchsymbol. Dieses Symbol ist erst aktiv, wenn in einem Word-Dokument die Versionsverwaltung durch manuelles Sichern oder über die automatische Speicherfunktion eingeschaltet wurde. Über das Symbol Dateiversionen können Sie während der Bearbeitung des Dokuments das Dialogfenster Versionen in (Dateiname) öffnen, um mit dem Befehl Jetzt speichern eine neue Version zu sichern oder um auf gesicherte Versionen zuzugreifen. Beide Möglichkeiten bietet auch der Menübefehl Dati > Version.

Um auf gespeicherte Versionen einer Datei zurückzugreifen, öffnen Sie das Dialogfenster Versionen in (Dateiname). Neben Datum, Uhrzeit und Bearbeiter erscheint auch der Beginn des Kommentartextes im der Liste des Dialogfensters. Längere Kommentare können Sie vom Dialogfenster Versionen in (Dateiname) mit einem Klick auf die Schaltfläche Kommentar anzeigen einsehen.

Versionen, die mit der Funktion Version automatisch speichern erfaßt wurden, werden einfach als Automatische Version gelistet. Im Gegensatz zur einer mit Jetzt Speichern erstellten Version können Sie automatisch erstellte Versionen nicht mit einem eigenen Kommentar versehen.

Ist die Option Dokumentversion aktiviert, so werden sämtliche Versionen in einer Datei gespeichert. Mitunter wird die Datei hierbei sehr groß. Wenn Sie einzelne Versionen innerhalb des Dokuments nicht benötigen, können Sie diese Löschen. Markieren Sie die nicht mehr benötigten Versionen in der Liste der vorhandenen Versionen und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen . Von der Löschfunktion sollten Sie auch Gebrauch machen, wenn Sie ein Dokument weitergeben und verhindern möchten, daß der Leser alle Ihre Anläufe zum fertigen Dokument nachvollzieht.

Bevor Sie Versionen aus der Dokumentdatei löschen müssen Sie diese Aktion zuvor bestätigen.

Möchten Sie auf eine vorhandene Version zurückgreifen, markieren Sie die gewünschte Version und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen . Die einzelnen Versionen werden in eigenen Dokumentfenstern dargestellt, das in seiner Kopfzeile neben dem Dateinamen das Datum und die Uhrzeit der Version benennt.

Sinnvoll ist es, stets nur die neuste Version zu bearbeiten und alte Versionen nur zum Vergleich oder als Gedächtnisstütze heranzuziehen. Wenn Sie in einer alten Version eine Textpassage wiederentdecken, die Sie längst verschollen glaubten, ist es allerdings wichtig zu wissen, daß Sie die Zwischenablage benutzen können, um die alte Passagen wieder in die neusten Variante aufzunehmen.

Sie können diese Version zwar wie jedes Dokument bearbeiten, sollten hiervon aber nur behutsam Gebrauch machen, da ansonsten recht schnell Verwirrung entsteht.

Nur in Dokumenten seines eigenen Formats kann Word verschiedene Versionen speichern. Achten Sie darauf, daß die gespeicherten Versionen verloren gehen, wenn Sie im Dialogfenster Speichern unter denDateityp wechseln. Diese Empfindlichkeit hat allerdings auch den Vorteil, daß Sie rasch alte Versionen quitt werden können, indem Sie ein Dokument einfach im Rich Text Format (*.rtf) speichern oder im Dateiformat einer alten Word-Version speichern. Beachten Sie hierbei aber, daß diese Aktion eventuell zum Verlust von Formatierungen führen kann, wenn die Textgestaltung typische Word-Elemente enthält.

Wenn Sie Änderungen im Text vornehmen und die Version danach schließen, so hat sie den Status eines ungesicherten Dokuments. Sie haben dann wie gewohnt in einem Dialogfenster die Wahl, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Gespeichert werden modifizierte Versionen allerdings in einer eigenen Datei und nicht als Version des Quelldokuments.

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