Word: Worte in Index aufnehmen

Im Dialogfeld Index und Verzeichnisse bietet die Registerkarte Index nicht nur die Möglichkeit, Indizes auf der Basis vorhandener Einträge erstellen zu lassen, sondern Sie können hier auch direkt die Aufnahme von Indexeinträgen bewirken. Diese Funktion aktivieren Sie über den Befehl Eintrag festlegen.

Mit diesem Befehl öffnen Sie das Dialogfeld Indexeintrag festlegen, über das Zeichenfolgen direkt als Indexeinträge ins Dokument aufgenommen werden können. Die Aufnahme des Indexeintrags im Dokument erfolgt mittels des Befehls Festlegen, der an der Position der Einfügemarke oder – sofern eine Markierung besteht – direkt hinter dem letzten markierten Zeichen ein {XE}-Feld einfügt. Das {XE}-Feld beinhaltet die Zeichenketten, die unter Haupteintrag und Untereintrag eingegeben wurden. Die {XE}-Felder sind verborgen formatiert, kommen Ihnen also nur zu Gesicht, wenn Sie die Anzeige aller nicht druckbaren Zeichen oder die Anzeige des verborgenen Textes aktiviert haben.

Damit Sie nicht für jeden Indexeintrag das Dialogfeld Indexeintrag festlegen neu aufrufen müssen, erlaubt auch dieses Dialogfeld – wie einige andere auch – den Wechsel zwischen Dokumenttext und Fenster per Mausklick. Dies hat den großen Vorteil, daß Sie einfach das Dokument auf der Suche nach möglichen Indexeinträgen durchstreifen, diese Einträge im Text markieren und dann ins Dialogfeld wechseln.

Wenn beim Wechsel ins Dialogfelds eine Markierung im Text besteht, wird die markierte Zeichenkette direkt ins Feld Haupteintrag aufgenommen. Sie können den Eintrag im Eingabefeld Haupteintrag modifizierenund ergänzen. Wenn Sie das Dialogfeld aktivieren, ohne vorab Text zu markieren, tragen Sie das Stichwort ins Feld Haupteintrag manuell ein. Unter dem Stichwort, das unter Haupteintrag steht, wird der Eintrag später im Verzeichnis erscheinen und mit der automatischen Formatvorlage Index 1 formatiert werden.

Um einen normalen Doppelpunkt in den Index innerhalb eines Eintrags aufzunehmen, verwenden Sie einen Backslash (), um ihn mit dem vorstehenden Text zu verbinden.

Bei der Eingabe und Änderung im Feld Haupteintrag müssen Sie die besondere Bedeutung des Doppelpunktes beachten. Durch einen Doppelpunkt wird ein Untereinzug im Indexverzeichnis bewirkt. Das heißt, der Text nach dem Doppelpunkt wird im Indexverzeichnis eine Ebene abgestuft, findet sich also unter dem Haupteintrag und bekommt die Formatvorlage Index 2 zugeordnet. Dies gilt auch für die Eingabe, die Sie im Feld Untereintrag vornehmen. Es ist also gleich, ob Sie den Indexeintrag im Haupteintrag-Feld durch Doppelpunkte strukturieren oder im Feld Untereintrag die Abstufung vornehmen. Wenn Sie beides vornehmen, werden Untereinträge in größerer Tiefe erstellt, wobei stets die Zeichenketten des Feldes Untereintrag denen des Feldes Haupteintrag nachgeordnet werden. Word kennt bei Indizes neun Ebenen, denen neun automatische Formatvorlagen mit der Bezeichnung Index n entsprechen („n“ ist die Nummer der Indexebene).

Der Unterschied zwischen dem Doppelpunkt zur Differenzierung des Index und dem Doppelpunkt innerhalb eines Indexeintrags wird deutlich beim Betrachten des Index. Hier wird der Eintrag

Indianerzelt: Wigwam

als

Indianerzelt: Wigwam, 9

ausgegeben. Lautet der Eintrag aber

Indianerzelt: Wigwam

so erscheint im Index

Indianerzelt

Wigwam, 9

Sie können also bereits bei der Aufnahme von Einträgen in den Index Oberbegriffe festlegen, unter denen der aufgenommene Begriff im Verzeichnis erscheinen soll.

Neben Fett und Kursiv können Sie Einträge auch direkt über Tastenschlüssel formatieren.

Im Dialogfeld Indexeintrag festlegen können Sie direkt angeben, welches Format die Seitenzahl des Indexverweises haben soll. Zur Verfügung stehen Fett und Kursiv. Wenn Sie kein Zeichenformat angeben, findet das Zeichenformat der jeweiligen Index-Formatvorlage Verwendung.

Im Index wird der Eintrag standardmäßig mit der Seite angeführt, auf dem Word bei der Erstellung des Index den Eintrag findet. Relevant ist hierbei die aktuelle Paginierung des Dokuments, so daß die Seitenverweise mit der Seitennnumerierung übereinstimmen. Wenn Sie den Haupteintrag per Markierung ins Dialogfeld übernommen haben und der Haupteintrag im ganzen Dokument indiziert werden soll, brauchen Sie lediglich Alle festlegen anzuwählen. Word indiziert in diesem Fall alle Zeichenketten des Dokuments in der vorgegebenen Weise, deren Schreibweise der Eingabe im FeldHaupteintrag entspricht.

Alle festlegen kann nicht angewählt werden, wenn Sie statt der Seitenzahl einen Querverweis in den Index aufnehmen möchten. Wie dieser Eintrag aussehen soll, geben Sie im Eingabefeld hinter dem OptionsfeldQuerverweis an. Der Querverweis wird nur aufgenommen, wenn dieses Optionsfeld markiert ist. Die Texteingabe ist auch unabhängig hiervon möglich.

Auch hierbei ist eine globale Aufnahme aller entsprechenden Zeichenketten mit Alle festlegen nicht möglich.

Die dritte Möglichkeit, einen Indexeintrag für den Index zu gestalten, besteht darin, auf mehrere Seiten zu verweisen. Falls Sie diesen weiträumigeren Verweis wünschen, markieren Sie das OptionsfeldSeitenbereich. Auf welche Seiten sich der Indexeintrag bezieht, definieren Sie mittels einer Textmarke. Den Namen der Textmarke können Sie am Optionsfeld Seitenbereich in der Liste Textmarke auswählen. Im Verzeichnis wird dann auf Seitenzahlen der markierten Seiten verwiesen werden.

Wenn Sie auf einen Seitenbereich verweisen möchten, der noch nicht definiert ist, so können Sie in den Text wechseln, die Passage markieren und ihr eine Textmarke zuordnen, auf die Sie dann direkt im Dialogfeld Indexeintrag festlegen in der Liste Seitenbereich > Textmarke zugreifen können. Vergessen Sie jedoch nicht, die Textmarke später neu zu definieren!

Aufgenommen wird der Indexeintrag in den Text durch Bestätigung der Eingaben mit [Return] oder mit Festlegen. Der Indexeintrag wird hierbei an der Position der Einfügemarke als Feldfunktion in den Text aufgenommen. Wenn Sie lediglich einfache Indexeinträge erstellen möchten, markieren Sie die Worte im Text und klicken im Dialogfeld direkt auf Festlegen, wodurch die Aufnahme auch schon abgeschlossen ist. Anschließend können Sie im Text direkt das nächste zu indizierende Wort mit einem Doppelklick markieren.

Nachdem Sie die Erfassung der Indexeinträge abgeschlossen haben, Schliessen Sie das Dialogfeld durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche oder – sofern das Dialogfeld aktiv ist – mit [Esc].

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