Word: Zeichen und Absätze gestalten und kontrollieren

Nachdem die Markierung gesetzt ist, können Sie die gekennzeichneten, also invers dargestellten Zeichen gestalten. Ein Bildschirmelement von Word unterstützt Sie hierbei: die Symbolleiste. Diese befindet sich unter der Menüleiste. Strenggenommen besteht die Symbolleiste aus zwei einzeiligen Symbolleisten, die übereinander angeordnet sind. Die obere Symbolleiste ist die Standard-Symbolleiste, die den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen von Word ermöglicht. In der unteren Symbolleiste – der Formatierung-Symbolleiste – finden Sie dagegen Schaltflächen oder Symbole und Listen, mit denen Sie den Text direkt formatieren können.

Für die Zeichenformatierung sind zunächst drei Schaltflächen relevant:

Klicken Sie einfach die Schaltfläche der gewünschten Formatierung an. Das Anklicken einer dieser drei Format-Schaltflächen gestaltet stets den markierten Text mit dem gewünschten Schriftschnitt.

Die Formatierungen lassen sich problemlos miteinander kombinieren:

Markieren Sie das Wort TeXeT, indem Sie es doppelt anklicken, und klicken Sie erst auf das Symbol Fett und dann auf Kursiv.

Die Abkürzung WYSIWYG setzt sich aus den Anfangsbuchstaben von What You See Is What You Get zusammen und bildet gleichsam ein neues Wort. WYSIWYG bedeutet: Sie sehen schon jetzt, was Ihr Drucker zu Papier bringt.

Zwar erwecken die Zeichen schon jetzt den Eindruck, als seien sie zu Papier gebracht. Dieser Eindruck ist aber eine Illusion. Die Fähigkeit, Geschriebenes am Bildschirm so darzustellen, als sei es bereits gedruckt, wird WYSIWYG genannt. Tatsächlich ist der Modus, in dem Sie im Moment arbeiten, nur eine Vorstufe des echten WYSIWYG, das Word ebenfalls beherrscht.

Während in der Normal-Ansicht lediglich die Zeichenformatierung dargestellt wird, bietet die Seitenlayout-Ansicht echte WYSIWYG-Darstellung. Dies geht jedoch auf Kosten der Geschwindigkeit. So muß die Seite vor dem Aufbau exakt berechnet werden, was in längeren Dokumenten oder in Dokumenten mit vielen Grafiken abhängig von der Ausstattung Ihres Computers durchaus eine spürbare Verzögerung mit sich bringt. Dennoch sollten Sie diese Verzögerung in Kauf nehmen, da Sie nur in der Seitenlayout-Ansicht die exakte Positionierung von Text und anderen Elementen innerhalb der Seite erkennen können.

Um die Vorschau auf den Druck zu erhalten, müssen Sie im Menü Ansicht die Option Seitenlayout aktivieren. Hierdurch schaltet Word in einen Bearbeitungsmodus um, der nicht nur die Zeichen wie gedruckt aussehen läßt, sondern überdies auch die Seitenränder beachtet und die Absätze so anzeigt, wie sie beim Ausdruck auf der Seite stehen.

Den aktiven Ansichtsmodus erkennen Sie im Menü Ansicht an dem vorangestellten aktivierten Symbol.

Aktivieren Sie die Seitenlayout-Ansicht, indem Sie im Menü Ansicht den Eintrag Seitenlayout wählen. Ein andere Möglichkeit zum Wechsel der Ansicht stellen die vier Schaltflächen dar, die Sie links neben der unteren Bildlaufleiste finden. Durch einen Klick auf die zweite Schaltflächen von rechts können Sie ebenfalls in die Seitenlayout-Ansicht wechseln.

Mittels der Bildlaufleiste , die am rechten Fensterrand angezeigt wird, können Sie sich davon überzeugen, daß Word tatsächlich ein Blatt simuliert. Wenn Sie mit der linken Maustaste mehrfach auf den kleinen Pfeil am oberen Ende der Bildlaufleiste klicken, rücken Sie das „Blatt“ auf dem Bildschirm nach unten und erreichen schließlich den oberen Blattrand. Im Bereich außerhalb der Begrenzungslinien sind keine Texteingaben möglich. Überzeugen Sie sich davon, indem Sie versuchen, mit dem Mauszeiger (I) die Einfügemarke oberhalb der Begrenzungslinie zu positionieren.

Um die Seitenlayout-Ansicht über die Tastatur zu aktivieren, betätigen Sie die [Alt]-Taste, die sich meistens links neben der Leertaste befindet. Mit ihr aktivieren Sie die Menüzeile am oberen Fensterrand. Nun öffnen Sie ein Menü, indem Sie das unterstrichene Zeichen des Menünamens eintasten.

Die Methode der Menübedienung mit [Alt]-Taste und unterstrichenen Buchstaben wird Buchstabenkurzwahl genannt. Sie funktioniert bei allen Menüs und Menüoptionen von Word. Beachten Sie hierbei, daß es sich bei diesem Zeichen nicht immer um den Anfangsbuchstaben des Menünamens handeln muß.

Für das Menü Ansicht tippen Sie A+a. Nachdem Sie das Menü auf diese Weise geöffnet haben, geben Sie den unterstrichen Buchstaben der gewünschten Option ein, also o fürSeitenlayout. Daraufhin wird das Menü ausgeblendet und der Text in der Layout-Ansicht dargestellt. Schneller geht es übrigens mit dem Tastenschlüssel [Alt][Strg][L]. So hält Word übrigens viele Tastenkürzel bereit, die nicht immer leicht zu merken sind, auf die Dauer bei der Arbeit aber beschleunigend wirken.

Wenn Sie nun noch einmal das Menü Ansicht aktivieren, werden Sie sehen, daß das Symbol vor dem Eintrag Seiten-Layout in das Menü eingedrückt erscheint. Bei allen Funktionen, die über ein Menü an- und abgeschaltet werden, finden Sie in Word einen Vermerk, wenn die Option aktiv ist.

Wählen Sie die Option Normal aus, wird der Text wieder in der Normalansicht dargestellt. In diesem Modus werden die Zeichen entsprechend der Druckzeichen angezeigt. Seiten- und Absatzgestaltungen werden aber nur teilweise auf dem Bildschirm umgesetzt.

Alternativ können Sie auch die zweite Schaltfläche von rechts links neben der horizontalen Bildlaufleiste anklicken oder mit [Alt][Strg][N] in die Normalansicht zurückschalten.

Wenn Ihnen die Darstellung auf dem Bildschirm zu klein erscheint, so können Sie die Ansicht vergrößern . Über das Dropdown-Feld Zoom einstellen können Sie die prozentual den Darstellungsfaktor verändern.

1.Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil des Symbols Zoom einstellen.

2.Wählen Sie aus der vorgegebenen Liste einen Zoomwert, der die Darstellung auf die von Ihnen gewünschte Größe bringt.

In der Seitenlayout-Ansicht finden sich neben den Prozentwerten und den Einträgen Seitenbreite und Textbreite die Einträge Ganze Seite und Zwei Seiten . Bei diesen vier Zoomfaktoren handelt es sich nicht um absolute Werte. Je nach eingestellter Seitenbreite, Blattgröße und Bildschirmauflösung werden die zugehörigen Prozentwerte berechnet. So kann es durchaus vorkommen, daß die Seitenbreite in einen Dokument 87% und in einem anderen Dokument 104% beträgt.

Neben der Wahl eines Listeneintrags können Sie einen nicht aufgelisteten Prozentwert auch von Hand eingeben:

1.Klicken Sie mit der linken Maustaste im Symbol Zoom in das Feld mit der Prozentangabe.

Der aktuelle Prozentwert ist nun markiert.

2.Geben Sie den gewünschten Wert über die Tastatur ein.

Markierungen werden innerhalb von Word automatisch ersetzt. Somit sparen Sie den Löschen-Arbeitsgang. Sobald Sie die erste Taste drücken, verschwindet die Markierung und die neue Eingabe erscheint.

Nun sind die Voraussetzungen geschaffen, um die Textgestaltung direkt am Bildschirm zu verfolgen. Zunächst sollen die Absätze mit einem Erstzeileneinzug versehen werden. Es geht im folgenden also um die Formatierung von Absätzen. Für die Gestaltung von Seitenrändern und Absätzen führt der schnellste Weg über das Lineal, das sich direkt über der Schreibfläche befindet.

Ist das Lineal eingeschaltet, wird dies im Menü Ansicht durch ein vorangestelltes Häkchen symbolisiert.

Diese Leiste wird als Lineal bezeichnet und kann im Menü Ansicht über den Menüpunkt Lineal an- und abgeschaltet werden.

Die Position der Einfügemarke ist für die Absatzgestaltungen irrelevant. Wichtig ist nur, daß sich die Einfügemarke in dem Absatz befindet, auf den sich die Formatierung beziehen soll.

Um einen Erstzeileneinzug von 0,25 Zentimetern zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1.Setzen Sie die Einfügemarke in den Absatz, der mit ich nehme Bezug beginnt.

2.Positionieren Sie den Mauszeiger (Pfeil) auf dem oberen Dreieck, das an der Position Null im Lineal steht.

3.Betätigen Sie die linke Maustaste, halten Sie sie gedrückt, und ziehen Sie das obere Dreieck auf die Position 0,25 des Lineals. Das untere Dreieck behält die Position Null bei.

4.Lösen Sie die linke Maustaste wieder. Das Dreieck wird nun an seiner neuen Position arretiert. Gleichzeitig wird die erste Zeile des Absatzes gemäß des oberen Dreiecks links eingezogen.

Wenn Sie das untere Dreieck bewegen, bezieht sich die Änderung auf alle Zeilen des Absatzes abgesehen der ersten Zeile.

Diese Mausaktion – die Bewegung eines Elements mit gedrückter Maustaste – wird Ziehen genannt. In diesem Fall haben Sie also die Erstzeilenbegrenzung nach rechts gezogen. Die Möglichkeit, etwas auf dem Bildschirm mit gedrückter Maustaste zu ziehen, ist in vielen Situationen sehr nützlich. Prägen Sie sich diese Verfahren daher ein.

Um den kompletten Rand für alle Zeilen zu verändern, bewegen Sie nacheinander sowohl das untere als auch das obere Dreieck auf die gewünschte Position. Diese beiden Schritte können Sie jedoch auch in einem Durchgang erledigen, indem Sie das kleine Rechteck unter dem nach oben zeigenden Dreieck verschieben.

Nachdem Sie nun den ersten Textabsatz mit einem Erstzeileneinzug versehen haben, sollten Sie diese Formatierung mit den folgenden Absätzen wiederholen.

Sie können die Aktion entweder auf die gleiche Art noch einmal ausführen, also die Einfügemarke in den Absatz setzen und anschließend die Begrenzung mit der Maus ziehen, oder Sie wiederholen den Befehl einfach.

Ein Befehl wird mit [Strg][Y] (oder [F4]) wiederholt

Um einen Befehl, der zuvor gegeben wurde, direkt noch einmal auszuführen, bedienen Sie sich der Tastenkombination [Strg][Y] oder verwenden die Taste [F4]. Zuvor müssen Sie die Einfügemarke an die Stelle setzen, an der der Befehl wiederholt werden soll – in diesem Fall also in den nächsten Absatz.

1.Klicken Sie den Absatz Bitte senden Sie mir überdies mit der linken Maustaste an einer beliebigen Stelle an.

2.Drücken Sie S+y oder $.

Der Befehl Formatierung wird nun für diesen Absatz wiederholt. Das heißt, die Begrenzungsmarke wird eingerückt und der Erstzeileneinzug im Absatz formatiert. Voraussetzung ist allerdings, daß Sie inzwischen keine andere Eingabe vollzogen haben, da sich die Befehlswiederholung stets auf die letzte Aktion bezieht. Diese können Sie allerdings mit [Strg][Y] (bzw.[F4]) so oft wiederholen, wie Sie wünschen.

Im Menü Bearbeiten ist hinter Wiederholen eingetragen, auf welchen Befehl sich die Wiederholung bezieht. Im Fall des Erstzeileneinzugs steht hier Formatierung. Auf diese Weise haben Sie bei einer Befehlswiederholung stets die Übersicht über die direkt folgende Aktion.

Sie können die Wiederholung auch mit der Maus initiieren. Klicken Sie hierfür das Menü Bearbeiten an und im Menü den Befehl Wiederholen. Vorab muß hierbei selbstverständlich wieder die Einfügemarke positioniert werden.

Neben der manuellen Formatierung des Einzugs bietet sich auch die automatische Formatierung an. Word kennt eine automatische Formatierfunktionen, die bereits bei der Texteingabe einsetzt:

1.Bewegen Sie die Einfügemarke an den Anfang des Absatzes, den Sie mit einem Erstzeileneinzug formatieren möchten.

Mit der [Tab]-Taste fügen Sie normalerweise einen Tabulator in den Text ein. Lediglich am Absatzanfang wirkt sich ein Druck auf die [Tab]-Taste auf die Absatzformatierung aus.

2.Drücken Sie einmal auf die [Tab]-Taste.

Es wird nun ein Erstzeileneinzug von 1,25 Zentimetern eingefügt. Der Wert 1,25 Zentimeter ist keineswegs willkürlich gewählt: Die Einzüge via T sind an den Abstand der Standard-Tabstopps gebunden.

Drücken Sie die [Tab]-Taste ein weiteres Mal, so wird der gesamte Absatz um weitere 1,25 Zentimeter nach rechts verschoben.

Sie können einen eingefügt Erstzeileneinzug dank der besonderen Interpretation der Tasten [Tab] und [Backspace] auch schnell wieder zurücknehmen:

1. Bewegen Sie die Einfügemarke an den Anfang des Absatzes, dessen Erstzeileneinzug Sie zurücknehmen möchten.

2.Drücken Sie einmal die [Backspace]-Taste.

Die R-Taste wirkt sich auch auf Absatzeinzüge aus, die Sie manuell eingefügt haben.

Stört Sie die Sonderrolle der Tasten [Tab] und [Backspace], so können Sie diese Formatierung ausschalten:

1.Öffnen Sie im Menü Extras das Dialogfeld Optionen.

2.Wechseln Sie in das Register Bearbeiten.

3. Deaktivieren Sie die Option Mit Tab- und Rücktaste linken Einzug festlegen.

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