Daß auch umfangreiche Projekte, etwa Bücher, in Word gut bearbeitet werden können, ist bekannt. Die Zentraldokumentfunktion bietet hierfür eine besondere Verwaltungsmöglichkeit. Hierbei lassen sich in der Gliederungsansicht externe Dokumentdateien – die sogenannten Filialdokumente – in ein zentrales Dokument aufnehmen. Da die Filialdokumente nicht tatsächlich im Zentraldokument gespeichert, sondern lediglich darüber verwaltet werden, können Zentraldokumente theoretisch beliebig groß werden.
Um unerwarteten Textverlusten vorzubeugen, sollte als prinzi¬pielle Vorsichtsmaßnahme die Textverar-beitung in Einzeldo¬kumenten statt¬finden, die erst nach Abschluß der eigentlichen Textarbeit in einem Zentraldo¬kument zusammengeführt werden. Hier lassen sich dann die umfassenden Fähigkeiten des Zen-traldokumentmodus nutzen.
Doch die Zentraldokumentfunktionen bieten noch mehr Komfort: Sie erlauben die Aufteilung eines großen Dokuments in mehrere kleine Dokumente per Mausklick. Sämtliche eingebundene Filialdokumente können Sie direkt im Zentraldokument bearbeiten oder die Filialdokumente öffnen und im eigenen Dokumentfenster modifizieren.
Die Idee der Zentraldokumente wird am Beispiel eines Buches deutlich: Statt das Werk in einer einzigen „riesigen“ Datei zu speichern, unterteilen Sie es kapitelweise in mehrere Dokumente. Die Dateien der einzelnen Kapitel fassen Sie als Filialdokumente im Zentraldokument zu einem kompletten Gesamtwerk zusammen. Jedes Kapitel eines Buches stellt hierdurch ein Filialdokument im Zentraldokument „Buch“ dar. Innerhalb von Filialdokumenten können übrigens weitere Filialdokumente angelegt werden, so daß auch einer tieferen Staffelung von Filialdokumenten und dem Einbinden von bestehenden Zentraldokumenten in neue Zentraldokumente nichts im Wege steht. Das Zentraldokument dient hauptsächlich zur Verwaltung und Organisation der Filialdokumente, kann aber auch Text und alle Elemente eines normalen Dokuments enthalten, die dann direkt in ihm gespeichert werden.
Ein Zentraldokument kann Ihnen Verwaltungsaufgaben abnehmen, da Sie sich nicht mehr merken müssen, welche Dokumentdateien eigentlich zum Gesamtwerk gehören und in welchen Verzeichnissen die einzelnen Dateien gespeichert sind. Zwar sind auch die Filialdokumente weiterhin in separaten Dateien abgelegt, doch der Verweis auf diese Dateien wird intern im Zentraldokument verwaltet.
Das Filialdokument wird im Gliederungsmodus durch einen grauen Rahmen und das Filialdokument-Symbol gekennzeichnet, das vor der ersten Überschrift des Filialdokuments steht
Außerhalb der Gliederungsansicht sind Filialdokumente nicht direkt zu erkennen, sondern treten wie normale Inhalte des Dokuments in Erscheinung. Mittels des internen Verweises lädt Word in allen Textansichten des Zentraldokuments die integrierten Filialdokumente. So läßt sich jedes Unterkapitel eines Buches als eigenes Dokument bearbeiten, ohne den Bezug zum gesamten Buch zu verlieren.
Dies ist vor allem bei der Erstellung von Inhalts- und Stichwortverzeichnissen und Querverweisen wichtig. Da im Zentraldokument sämtliche Unterkapitel verwaltet werden, ist das Inhaltsverzeichnis des gesamten Buches im Handumdrehen erstellt. Auch der Index berücksichtigt automatisch sämtliche Indexeinträge der Filialdokumente. Querverweise zwischen den Filialdokument sind ebenso möglich wie das Ausdrucken des gesamten Dokuments, ohne die einzelnen Teildokumente öffnen zu müssen.
Arbeiten gar mehrere Autoren an einem Werk, bilden die Beiträge eines jeden Autors Filialdokumente, die zudem gegen Veränderungen anderer Autoren geschützt werden können. Dies wird im Symbol des Filialdokuments durch die Ergänzung eines Sicherheitsschlosses angezeigt.