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Outlook Datenabgleich und Synchronisation mit dem Palm Pilot

Der Datenabgleich zwischen Microsoft Outlook und dem tragbaren Organizer PalmPilot von US Robotics ist ganz einfach – vorausgesetzt, Sie haben die richtige Software.

Adressen, Termine, Aufgaben und Notizen auch unterwegs parat zu haben, das ist der Wunsch zahlreicher mobiler Anwender. Die Hardware-Industrie bietet hierzu passende Lösungen, beispielsweise den portablen Organizer PalmPilot von US Robotics. Besitzer des kleinen Helfers stehen nach dem Kauf allerdings vor einem Problem: Der Datenaustausch mit dem PC ist zwar problemlos möglich, allerdings nur mit der US-Robotics-eigenen PC-Software – Outlook-Daten bleiben außen vor.

Pfiffige Programmierer haben hier eine Marktlücke entdeckt und Tools entwickelt, die auch den Adressen, Terminen, Aufgaben und Notizen von Outlook das Laufen beibringen.

PilotMirror

Eines der Produkte ist PilotMirror von der US-amerikanischen Softwareschmiede Chapura (http://www.chapura.com). Wie der Name des Programms bereits verrät, hat PilotMirror es sich zum Ziel gesetzt, die bestehenden Outlook-Daten praktisch Eins-zu-Eins auf den tragbaren PalmPilot zu übertragen.

Die Aufgabe erledigt das knapp 40 US-Dollar teure Programm – mit einigen wenigen Einschränkungen – auch tadellos. Nach der Installation der Software können Sie selbst bestimmen, welche Outlook-Daten (Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen) synchronisiert werden sollen. Dabei haben Sie die Wahl, die Daten einfach von Outlook auf den PalmPilot bzw. umgekehrt zu kopieren und bestehende Datenbestände zu überschreiben oder einen Datenabgleich vorzunehmen.

Auf die Plätze, Fertig, HotSync

Nachdem Sie die Grundeinstellungen festgelegt haben, geht alles ganz schnell: Sie stecken den PalmPilot in die Docking-Station und drücken die HotSync-Taste. Den Rest erledigt das Programm alleine – in der Regel innerhalb von ein bis zwei Minuten. Es vergleicht die beiden Datenbestände und übernimmt automatisch die jeweils vorgenommen Änderungen. Und obwohl es sich um eine englischsprachige Software handelt (eine deutsche Version ist derzeit nicht geplant) geht der Datenabgleich auch mit der deutschen Outlook-Version problemlos über die Bühne; Umlaute und andere Sonderzeichen werden einwandfrei übernommen.

Auch Konflikte bringen PilotMirror nicht aus der Ruhe. Wurden nach der letzten Synchronisation beispielsweise sowohl am PalmPilot als auch in Outlook die gleichen Datensätze geändert, legt PilotMirror einfach eine Kopie des jeweiligen Datensatzes an. So können Sie dann später in aller Ruhe entscheiden, welche Änderungen übernommen werden sollen.

Einschränkungen inklusive

Einziger Wermutstropfen: Da Outlook und PalmPilot die Daten in unterschiedlichen Formaten speichern, gibt es bei der Zusammenarbeit einige Einschränkungen. So darf eine benutzerdefinierte Kategorie nicht mehr als 15 Zeichen umfassen. Auch einige Terminserien bringen den PalmPilot aus dem Gleichgewicht: So können Terminserien mit ungewöhnlichen Serienmustern à la „Jeden 3. Mittwoch im Monat“ nicht ohne weiteres übernommen werden. Sollte es zu derartigen Ungereimtheiten kommen, unterbreitet PilotMirror allerdings sofort geeignete Lösungsvorschläge.

Ein neues Symbol in der Symbolleiste

Nach der Installation von PilotMirror ist die Symbolleiste von Outlook um eine Schaltfläche reicher. Über das Symbol PilotMirror Settings können Sie direkt die Eigenschaften für den Datenabgleich einsehen bzw. modifizieren. 

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Outlook: Vorlagen und Formulare auf der Office-CD-ROM

Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge.

Beispielvorlagen und -formulare installieren

Um die neuen Vorlagen zu installieren, starten Sie den Windows-Explorer und wechseln auf der Office-CD in den Ordner „CdzugabeVorlagenOutlook“. Klicken Sie dort doppelt auf die Datei „Outlfrms.exe“; Windows NT-Anwender starten die Datei „Outlfmsnt.exe“. Nachdem Sie den Ordner bestimmt haben, in den Sie die Beispielformulare und -vorlagen installieren möchten, können Sie direkt einen Blick in die Beispiele werfen.

Vorlagen begutachten

Starten Sie Outlook, und rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Ordner mit Sonderfunktion öffnen -> Persönlicher Ordner“ auf. Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die Datei „Formular.pst“ installiert haben; das ist in der Regel der Ordner „ProgrammeMicrosoft OfficeOffice „. Markieren Sie die Datei „Formular.pst“, und bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“.

Ab sofort finden Sie in der Ordnerliste, die Sie mit dem Menübefehl“Ansicht -> Ordnerliste“ einblenden, einen neuen Ordner namens „Beispielformulare“. Hier können Sie einen Blick in die Microsoft-Beispiele werfen und anhand der Beschreibungen entscheiden, welches der Formulare Sie dauerhaft installieren möchten.

Vorlagen einbinden

Wenn Sie eines der Beispiele einsetzen möchten, müssen Sie es zunächst in Ihre persönliche Formularbibliothek einbinden. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Optionen“ auf und wechseln in das Register „Formulare verwalten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formulare“ und anschließend links oben auf „Einrichten“. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster im Ordner „Beispielformulare“ den gewünschten Unterordner aus, und bestätigen Sie mit OK.

Anschließend können Sie die gewünschten Formulare markieren und mit „Kopieren“ in Ihre persönliche Formularbibliothek aufnehmen. Sobald Sie alle gewünschten Formulare eingebunden haben, klicken Sie auf „Schließen“ – voilá, die neuen Formulare sind nun Einsatzbereit. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Datei -> Neu -> Formular auswählen“ auf, und wählen Sie das gewünschte Formular aus.

Weg mit den Beispielformularen

Wenn Sie den Ordner „Beispielformulare“ wieder aus der Ordnerliste entfernen möchten, rufen Sie zunächst den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. Markieren Sie anschließend den Eintrag „Beispielformulare“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.

Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge. 

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Outlook-Daten ausdrucken

Zugegeben, das Verwalten der Kontakte, Termine und E-Mails im Computer bietet zahlreiche Vorteile. Man denke nur an die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten. Doch nicht immer ist die Darstellung der Daten auf dem Bildschirm optimal. Beispielsweise dann nicht, wenn Sie ohne Computer auf Reisen sind. In diesem Fall empfiehlt es sich, einzelne Daten oder gesamte Datenbestände, – etwa die gesamte Kontaktdatenbank – auszudrucken und in Papierform mitzunehmen. Outlook stellt hierzu zahlreiche Seitenformate zur Verfügung, so daß Sie die Ausdrucke direkt in einen klassischen Organizer einheften können.

Druckvorgang starten

Egal, ob Sie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journale oder Notizen drucken möchten: Die Vorgehensweise ist bei allen Outlook-Objekten stets gleich. Wechseln Sie – falls nicht bereits geschehen – mit dem Befehl „Wechseln Zu“ in das Register von Outlook, das die zu druckenden Daten enthält, beispielsweise in das Kontaktregister. Wählen Sie aus dem Untermenü „Ansicht -> Aktuelle Ansicht“ zunächst die gewünschte Darstellung der Daten. Das ist wichtig, da die gewählte Ansicht bereits im Vorfeld bestimmt, welche Optionen später im Dialogfenster zur Verfügung stehen.

Rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Drucken“ auf, oder klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf die Drucker-Schaltfläche. Im Feld „Druckformat“ bestimmen Sie, in welcher Form die Daten auf dem Drucker ausgegeben werden sollen. Welche Formate hier zur Verfügung stehen, hängt von zwei Faktoren ab. Wichtig ist, welche Art von Daten (E-Mails, Termine, Kontakte usw.) Sie drucken möchten und in welcher Ansicht die Daten derzeit dargestellt werden. Besonders praktisch: Über die Schaltfläche „Seite einrichten“ stehen zahlreiche Optionen zur Änderung des Seitenlayouts zur Verfügung.

Bestimmen Sie im Feld „Druckbereich“, welche Daten der Ausdruck umfassen soll. Die zur Verfügung stehenden Optionen hängen auch hier vom gewählten Druckformat ab. Beim Karten-/Heft-/Telefonbuch-/Tabellenformat entscheiden Sie zum Beispiel, ob Sie alle Elemente oder nur die jeweils markierten Elemente drucken möchten.

Druck-Auslese

Wenn Sie nur einige Daten drucken möchten, z. B. nur ausgewählte Adressen, Termine oder Aufgaben, markieren Sie zunächst die gewünschten Daten. Rufen Sie erst dann den Drucken-Befehl auf.

Im Feld „Exemplare“ legen Sie fest, welche Seiten sowie wieviele Kopien gedruckt werden sollen. Standardmäßig druckt Outlook alle angegebenen Seiten auf einmal. Möchten Sie jedoch den Druckvorgang zunächst auf die geraden bzw. die ungeraden Seiten beschränken, wählen Sie den Eintrag „Gerade“ bzw. „Ungerade“.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Bevor Sie den Ausdruck starten, können Sie sich auf Wunsch von dem Bild überzeugen, das Ihr Dokument auf dem Papier abgeben wird. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Seitenansicht“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um wieder zum Dialogfenster „Drucken“ zurückzukehren. Starten Sie den Druckvorgang per Mausklick auf „OK“.

Das Journal von Outlook können Sie übrigens nicht komplett drucken. Hier müssen Sie zunächst in der jeweiligen Ansicht die gewünschten Journaleinträge bzw. Gruppierungen markieren. Erst dann steht der Befehl „Datei > Drucken“ zur Verfügung.

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Outlook: Der Regel-Assistent für Outlook sorgt automatisch für Ordnung im Posteingang

Darauf haben viele Outlook-Anwender lange gewartet: Der neue Regel-Assistent für Outlook ist fertig und liegt auf den Microsoft-Seiten zum Download bereit. Der Regel-Assistent ist ein komfortables Zusatz-Tool, das die Bearbeitung von umfangreichen Nachrichtenmengen vereinfacht. Mit dem Regel-Assistenten können Sie Nachrichten automatisch bearbeiten, weiterleiten, verschieben oder beantworten. Der Trick: Sie sagen Outlook klipp und klar, welche E-Mail wie behandelt werden soll – den Rest erledigt Outlook für Sie. So können Sie Werbebotschaften direkt löschen, Nachrichten automatisch in die richtigen Ordner verschieben oder zu Anfragen gleich die passenden Antworten verschicken.

Ein neuer Befehl im Extras-Menü

Nachdem Sie den Regel-Assistenten heruntergeladen und installiert haben, finden Sie im „Extras“-Menü den neuen Menübefehl „Regel-Assistent“. Um eine neue Regel zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Die elf gängigsten Regeln hat der Assistent bereits vordefiniert. So können Sie beispielsweise vordefinierte Regeln für das automatische Verschieben oder Löschen von Nachrichten auswählen. Das Feld „Regelbeschreibung“ enthält die genauen Kriterien, die eingehende oder ausgehende Nachrichten erfüllen müssen, damit die Regel greift. Die Kriterien lassen sich per Mausklick auf die blau unterstrichenen Verknüpfungen beliebig anpassen.

Regel-Assistent contra Posteingangs-Assistent

„Wozu den Regel-Assistenten, es gibt doch den Posteingangs-Assistenten?“ werden Sie vielleicht fragen. Die Antwort ist einfach: Der Posteingangs-Assistent ist nur verfügbar, wenn Sie mit einem Exchange-Server verbunden sind. Der Regel-Assistent läuft hingegen auch ohne Exchange-Server.

Wenn Sie mit „Weiter“ zum nächsten Fenster des Assistenten wechseln, können Sie die Kriterien weiter modifizieren oder neue Bedingungen hinzufügen. Im nächsten Schritt teilen Sie Outlook mit, was mit den Nachrichten passieren sollen, die alle angegebenen Kriterien erfüllen. Sie können die Nachricht beispielsweise direkt löschen, jemanden benachrichtigen oder eine Audio-Datei abspielen lassen.

Besonders praktisch: Im letzten Fenster haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Ausnahmen zu definieren. Die Regel tritt dann zum Beispiel nicht in Kraft, wenn im Text bestimmte Wörter auftauchen oder falls eine Nachricht als Vertraulich gekennzeichnet ist. Nachdem Sie der Regel einen Namen gegeben und den Assistenten mit „Fertigstellen“ beendet haben, wirft Outlook ein besonderes Auge auf den Posteingang: Sobald eine Nachricht alle Bedingungen erfüllt, tritt der Assistent in Erscheinung und verfährt – wie von Geisterhand – gemäß Ihren Anweisungen. Sie können übrigens beliebig viele Regeln definieren und diese im Dialogfenster an- und ausschalten oder die Reihenfolge verändern. Glauben Sie mir: Wenn Sie den Regel-Assistenten einmal in Aktion gesehen haben, möchten Sie den kleinen Helfer nicht mehr missen.