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Word: In Datei drucken

Wenn die Person, die das Word-Dokument ausdrucken soll, kein Word besitzt, können Sie anstelle der Dokumentdatei auch eine Druckdatei weitergeben. Installieren Sie hierzu den Druckertreiber des Druckers, auf dem Sie das Dokument später ausdrucken möchten, und halten Sie eine leere Diskette bereit.

Unter Windows läßt sich der Drucker schnell im Dialogfenster „Start -> Einstellungen -> Drucker“ installieren. Klicken Sie auf das Symbol „Neuer Drucker“. Wählen Sie im Druckerassistenten den gewünschten Zieldrucker und wählen Sie als Anschluß für den Drucker den Eintrag „File:“.

In Word sollten Sie den Drucker, den Sie so eingerichtet haben, für das entsprechende Dokument direkt – und nicht erst zum abschließenden Ausdruck – unter „Datei -> Drucken“ auswählen. Mit dem Befehl „Schließen“ aktivieren Sie den Drucker für die Sitzung ohne das Dokument direkt zu drucken. Die Formatierung des Dokuments, der Zeilen- und Seitenumbruch werden nun entsprechend des gewählten Druckers dargestellt.

Wenn Sie die Erstellung des Dokuments abgeschlossen haben, öffnen Sie das Dialogfenster „Datei -> Drucken“ und wählen den Befehl „Drucken“. Im sich nun öffnenden Dialogfenster „In Datei drucken“ geben Sie Dateinamen ein, unter dem das Druckergebnis gespeichert werden soll, beispielsweise „datei.prn“.

Kopieren Sie die Druckdatei auf eine Diskette und legen Sie diese in dem PC ein, an dem der Drucker angeschlossen ist. Die Druckdatei können ausdrucken, indem Sie in Windows 95 unter „Start -> Ausführen“ einen MS-DOS-Befehl eingeben:

copy A:datei.prn prn 

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Outlook

Outlok Fax: Per Faxmodem faxen

Auf Wunsch können Sie nicht nur von dem PC aus Faxe verschicken, an den das Faxmodem direkt angeschlossen ist, sondern auch von jedem PC der Netzwerk-Arbeitsgruppe aus. Der Trick: Sie teilen das lokal angeschlossene Fax praktisch mit den übrigen Netzteilnehmern. Damit andere Netzwerkteilnehmer auf Ihr Faxmodem zugreifen können, müssen Sie es allerdings erst für den Netzwerkbetrieb freigeben.

Ein Modem für alle

Um das Fax-Modem dem gesamten Netzwerk zur Verfügung zu stellen, öffnen Sie die Systemsteuerung des Computer, an dem das Faxmodem angeschlossen ist. Aktivieren Sie anschließend die Komponente „Mail“ bzw. „Mail und Fax“. Markieren Sie den Informationsdienst „Microsoft Fax“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Wechseln Sie in das Register „Modem“, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Andere Benutzer im Netzwerk dürfen das Modem verwenden“. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „Eigenschaften“ können Sie die Einzelheiten der Freigabe verändern, beispielsweise den Freigabenamen oder den Kommentar. Der Zugriffstyp „Lese-/Schreibzugriff“ sollte jedoch unverändert bleiben.

Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Laufwerk aus, das zur Verwaltung der Faxaufträge dient, und bestätigen Sie mit „Ok“. Windows richtet in dem angegebenen Laufwerk den Ordner „NetFax“ ein und gibt ihn für das Netzwerk frei. Schließen Sie alle nachfolgenden Dialogfenster mit „Ok“.

Eine Verbindung zum Netzwerk-Modem herstellen

Existiert in der Netzwerk-Arbeitsgruppe ein freigegebenes Faxmoden, können alle Mitglieder der Arbeitsgruppe damit faxen. Hierzu müssen die Arbeits-gruppenmitglieder lediglich eine Verbindung zum freigegebenen Faxmodem herstellen. Starten Sie Outlook, und rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. Markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Dienst „Microsoft Fax“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Wechseln Sie in das Register „Modem“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Wählen Sie aus der nachfolgenden Liste den Eintrag „Netzwerk-Faxserver“, und bestätigen Sie mit „Ok“.

Geben Sie in das nachfolgende Dialogfenster den Netzwerkpfad des freigegebenen Faxordners ein oder wählen Sie ihn aus der Liste aus. Wenn beispielsweise der Computer mit dem Namen „Faxserver“ als Faxserver dient, lautet der Netzwerkpfad „\FAXSERVERFAX“. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit „Ok“. In der Liste „Verfügbare Faxgeräte“ erscheint daraufhin der Name des Faxservers. Um immer über das Netzwerk zu faxen, markieren Sie den Servernamen und klicken auf die Schaltfläche „Als aktives Faxgerät festlegen“. Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Mausklick auf „Ok“. Ab sofort können Sie Faxe über das freigegebene Netzwerkmodem verschicken. 

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Outlook

Outlook: Von MS Mail und Exchange zu Outlook

„Aus zwei mach eins“ – Nach diesem Motto ersetzt Microsoft Outlook die bisherigen Nachrichtenzentralen Microsoft Mail und Microsoft Exchange sowie den Terminplaner Schedule+ und vereint die Funktionalitäten beider Anwendungen unter einer einheitlichen Oberfläche. Doch keine Sorge, Outlook macht den Umstieg von MS Mail, Exchange und Schedule+ besonders leicht.

Kinderleicht: Von Exchange zu Outlook

Wenn Sie bereits zuvor mit dem Exchange-Client von Windows oder Schedule+ 95 von Office gearbeitet haben, können Sie praktisch nahtlos mit dem neuen Infor¬ma-tionsmanager Outlook weiterarbeiten. Da Outlook und Exchange die gleichen MAPI-Profile, Informationsdienste und Persönlichen Ordner verwenden, arbeiten Sie beim Umstieg auf Outlook sofort mit Ihren bisherigen Mail-Einstellungen und Adre߬büchern weiter. Lediglich in Sachen Termin- und Adreßverwaltung müssen Sie unter Umständen selbst Hand anlegen. Bereits bei der Installation von Outlook haben Sie beispielsweise die Wahl, weiterhin mit dem bisherigen Schedule+-Kalender oder direkt mit dem neuen Outlook-Kalender weiterzuarbeiten. Die zuvor in Schedule+ erfaßten Kontakte übernimmt Outlook leider nicht automatisch in Outlook übernommen. Das Importieren der Kontaktinformationen geht dank des Import-Assistenten jedoch leicht von der Hand.

Handarbeit: Von MS Mail zu Outlook

Auch für Anwender von Microsoft Mail 3.x und Schedule+ 1.0 lohnt sich der Umstieg auf Microsoft Outlook. Allerdings müssen Sie hier mit ein wenig mehr Handarbeit rechnen, da Outlook die MS Mail-Daten nicht automatisch übernimmt. Hier gilt es zunächst, die MMF-Nachrichtendatei zu importieren, in der MS Mail sämtliche Nachrichten, Anlagen und das Persönliche Adreßbuch speichert. Der Import erfolgt dank des Import-Assistenten weitestgehend automatisch; das Kennwort für die MMF-Datei genügt, und schon wandern Nachrichten und Adreßbucheinträge in den Outlook-Datenbestand. Im Gegensatz zu Schedule+ 95 läßt sich der Schedule+ 1.0-Kalender leider nicht in Outlook integrieren. Hier müssen Sie sowohl den kompletten Kalender als auch die Adreßbestände manuell in das Outlook-Format konvertieren. Der Import-Assistent von Outlook steht Ihnen dabei wieder hilfreich zur Seite.