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Outlook und die nullte Woche

In zahlreichen Branchen spielen die aktuellen Wochennummer eine ganz besondere Rolle; sie bestimmen in der Regel wichtige Lieferfristen oder präzise Abgabetermine. Wenn Sie in Outlook mit Wochennummer arbeiten möchten, sollten Sie die Wochenangabe allerdings nicht immer ganz so ernst nehmen. Denn der Outlook-Kalender geht in Sachen Wochennummer mitunter um eine Woche nach.

Wochennummer inklusive

Ob Ihr Outlook-Kalender eine Woche Verspätung hat, können Sie selbst überprüfen: Blenden Sie zunächst im Monatskalender die aktuellen Wochennummer ein. Hierzu rufen Sie zunächst den Menübefehl Extras -> Optionen auf. Wechseln Sie anschließend in das Register Kalender. Aktivieren Sie im unteren Teil des Dialogfensters das Kontrollkästchen Wochennummern anzeigen, und schließen Sie das Fenster mit Ok. Wenn Sie jetzt in die Tages-/Wochen-/Monatsansicht des Kalenders wechseln, erscheinen in den Monatsblättern die Wochennummern – in einigen Fällen allerdings die falschen. Der Outlook-Kalender geht mitunter um eine Woche nach. Denn während das Weihnachtsfest eigentlich in der 52. Woche stattfindet, behauptet Outlook steif und fest, der 24. Dezember liege in der 51. Woche.

Outlook geht eine Woche nach

Der Fehler setzt sich auch im nächsten Jahr fort: Die Outlook’sche erste Woche beginnt am 5. Januar; obwohl das eigentlich schon die zweite Woche ist. Wenn Sie auf die Wochennummer für den 01.Januar 1998 schauen, wird schnell klar, wo der Hase im Pfeffer liegt. Outlook beginnt mit der Wochenzählung bei Null; der erste Januar beginnt in der nullten Woche. Im gregorianischen Kalender gibt es jedoch keine nullte Woche; das Jahr beginnt stets mit der Woche Nummer 1.

Sie können das Problem jedoch ganz schnell lösen: Rufen Sie den Menübefehl Extras -> Optionen auf, und wechseln Sie im nachfolgenden Dialogfenster in das Register Kalender. Wählen Sie aus der Liste Erste Woche des Jahres den Eintrag Erste 4-Tage-Woche, und schließen Sie das Fenster mit Ok – voilà, ab sofort „tickt“ Outlook in Sachen Wochennummern wieder richtig. 

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Outlook: Kontakte im Adreßbuch

Damit die E-Mail-Adressen aus dem Kontaktregister automatisch im Adreßbuch erscheinen, muß die richtige Option eingeschaltet sein. Im Zeitalter der Internet-Kommunikation nimmt das Kontaktregister von Outlook nicht nur Name und Adresse, sondern auch die E-Mail-Adresse auf. Schließlich ist eine E-Mail-Adresse mittlerweile fast so wichtig wie eine Telefonnummer. Damit Outlook die eingetragene E-Mail-Adresse aber später auch automatisch im Adreßbuch auflistet, müssen Sie eine kleine, aber äußerst wichtige Einstellung im Eigenschaftsfenster des Kontaktregisters vornehmen.

Diesen Ordner als Adreßbuch anzeigen

Um Outlook mitzuteilen, daß alle E-Mail-Adressen aus dem Kontaktregister automatisch auch im E-Mail-Adreßbuch erscheinen sollen, klicken Sie zunächst in der Outlook-Leiste mit der rechten(!) Maustaste auf das Symbol Kontakte. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften, und wechseln Sie im nachfolgenden Dialogfenster in das Register Outlook-Adreßbuch. Aktivieren Sie anschließend per Mausklick die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adreßbuch anzeigen. Nur dann können Sie die E-Mail-Adressen des Kontaktregisters direkt zum Versenden von elektronischen Nachrichten einsetzen. Unter welchem Namen das Kontaktregister später im E-Mail-Adreßbuch auftauchen soll, bestimmen Sie im Feld Name des Adreßbuchs. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

E-Mail-Adressen im Adreßbuch

Ab sofort stehen Ihnen alle E-Mail-Adressen, die Sie in Ihrer Kontaktdatenbank eingefügt haben, auch beim Versenden von elektronischen Nachrichten zur Verfügung. Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und per Mausklick auf die Schaltfläche An das Adreßbuch öffnen, können Sie aus dem Listenfeld Namen anzeigen aus den Eintrag Kontakte auswählen. Outlook blendet daraufhin in der Liste des Dialogfensters alle Adressaten ein, für die Sie eine E-Mail-Adresse und/oder eine Faxnummer eingetragen haben. Einziger Wermutstropfen: Leider sind die Namen nur nach dem Vornamen sortiert, so daß sich das Auffinden eines bestimmten Adressaten mitunter als recht mühsam erweist. 

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Mehr Platz für Outlook

Gerade auf kleinen Bildschirmen kann es im Outlook-Fenster recht eng werden. Mit einigen wenigen Handgriffen schaffen Sie ruckzuck mehr Platz fürs Wesentliche. Wer große 17- oder 21-Zoll-Monitore sein eigen nennt, hat auf dem Bildschirm genügend Platz, sämtliche Bildschirmelemente einzublenden. Kritisch wird es jedoch auf kleinen 14-Zoll-Monitoren oder Laptop-Bildschirmen. Bei Grafikauflösungen von 800×600 oder gar minimalen 640×480 Bildpunkten wird es auf dem Schirm schnell sehr eng. In einem solchen Fall empfiehlt es sich, mit dem Bildschirmelementen von Outlook sparsam umgehen, denn jedes Pixel zählt.

Weniger ist mehr

Um wertvollen Platz zu sparen, sollten Sie – ganz nach dem Motto „Weniger ist mehr“ – auf alle überflüssigen Bildschirmelemente verzichten. Hierzu gehören zum Beispiel Status- und Symbolleiste, aber auch die Outlook-Leiste. Um die Statusleiste verschwinden zu lassen, rufen Sie den Menübefehl Ansicht -> Statusleiste auf; mit dem Befehl Ansicht -> Outlook-Leiste macht auch die Outlook-Leiste am linken Bildschirmrand Platz. Sollte noch immer die Ordnerleiste eingeblendet sein, können Sie sie mit dem Menübefehl Ansicht -> Ordnerleiste vom Bildschirm verbannen.

Wenn Ihnen der Platzgewinn noch nicht reicht, können Sie auch noch die Symbolleiste von Outlook ausblenden, indem Sie den Menübefehl Ansicht -> Symbolleisten -> Standard aufrufen. Alternativ hierzu können Sie auch mit der rechten(!) Maustaste auf die Symbolleiste klicken und aus dem nachfolgend erscheinenden Kontextmenü den Befehl Standard auswählen.

Outlook nackt

Outlook erscheint ohne Symbol-, Status-, Outlook- und Ordnerleiste zwar recht „nackt“, bietet dafür aber für die eigentlichen Daten wesentlich mehr Platz. Auf den Bedienungskomfort brauchen Sie trotz fehlender Symbol- oder Outlook-Leiste dennoch nicht zu verzichten. Um beispielsweise in ein anderes Register zu wechseln, klicken Sie einfach oben links auf den Namen des aktuell angezeigten Registers, etwa auf Kalender. Outlook blendet daraufhin kurz die Ordnerleiste ein, aus der Sie das gewünschte Register auswählen. Nachdem Sie beispielsweise auf Aufgaben geklickt haben, blendet Outlook die Ordnerleiste auch schon wieder aus.

Noch mehr Platzgewinn

Um das Platzsparen auf die Spitze zu treiben, können Sie auch noch die Menüleiste verschieben. Klicken Sie auf einen freien Bereich der Menüleiste, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Leiste anschließend – mit gedrückter Maustaste – an eine andere Bildschirmposition. Sie können die Menüleiste etwa nach unten rechts verschieben, wo sie nicht so viel Platz benötigt. 

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Outlook

Outlook Safety first: Sie Sicherheitskopien Ihrer Outlook-Daten anlegen

Sicherheit ist Trumpf, oder sollte es zumindest sein. Denn Termine, Adressen und E-Mail-Nachrichten gehören zu den wichtigsten Daten eines Computers. Sollte es zu einem GAU kommen, ist das manuelle Restaurieren der Daten in den meisten Fällen ein mühsames Unterfangen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, empfiehlt sich das regelmäßige Anlegen von Sicherheitskopien.

Alles oder nichts?

Die einfachste Möglichkeit, die Outlook-Daten für den Fall der Fälle in Sicherheit zu bringen, ist das Kopieren der Postfachdatei auf einen externen Datenträger. In der Postfachdatei speichert Outlook sämtliche Daten; Sie finden die Datei namens OUTLOOK.PST bzw. POSTFACH.PST zumeist im EXCHANGE oder WINDOWS-Ordner. Wo genau sich die Datei befindet, erfahren Sie im Dialogfenster Extras -> Dienste. Wenn Sie den Eintrag Persönlicher Ordner markieren und auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken, verrät Ihnen Outlook im Feld Pfad, wo Sie die PST-Datei finden. Jetzt brauchen Sie sie nur noch im Windows-Explorer oder mit einem Backup-Programm auf einen anderen Datenträger zu kopieren.

Weniger ist mehr

Nicht immer ist es notwendig, gleich den gesamten Datenbestand zu sichern. Wer beispielsweise lediglich seine Adressen oder Termine extern speichern möchte, kann auf die Exportfunktion von Outlook zurückgreifen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster des Assistenten den Eintrag Export in einen persönlichen Ordner (PST-Datei), und klicken Sie auf Weiter.

Im nächsten Fenster können Sie den Ordner bestimmen, dessen Daten Sie exportieren möchten. Soll Outlook alle untergeordneten Ordner einbeziehen, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Untergeordnete Ordner einbeziehen. Geben Sie im nächsten Fenster den gewünschten Dateinamen an, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. Outlook kopiert anschließend den Inhalt des gewünschten Ordner in eine andere PST-Datei. Im Falle eines Falles können Sie die exportierten Daten dann wieder über den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren in Outlook importieren.

Nicht nur für Sicherheitskopien

Die Exportfunktion eignet sich nicht nur zum Anlegen von Sicherheitskopien einzelner Ordner. Sie können auf diese Weise auch Daten austauschen und beispielsweise einem Freund oder Mitarbeiter Ihren Adreßbestand zukommen lassen. 

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Hardware & Software

Outlook die Sporen geben: Mit einigen Tricks und Kniffen können Sie die Geschwindigkeit von Outlook erheblich steigern

Zugegeben, Outlook zählt nicht gerade zu der Gruppe der ranken und schlanken Anwendungen, die nur wenig Systemressourcen verbrauchen. Besonders auf langsamen Rechnern mit geringer Leistungskapazität kann es schon mal zu unangenehmen Wartezeiten kommen. Doch bevor Sie Outlook wieder von der Festplatte verbannen, sollten Sie Hand anlegen und an einigen „Rädchen“ drehen. Outlook arbeitet dann erheblich flotter.

Weniger ist mehr

In den meisten Fällen verschlingen besonders die Zusatzfunktionen Outlooks die begehrten und knappen Systemressourcen des Computers. Eine erhebliche Geschwindigkeitssteigerung erfahren Sie zum Beispiel, wenn Sie auf Microsoft Word als E-Mail-Editor verzichten und statt dessen den Outlook-eigenen Editor verwenden. Überprüfen Sie im Register E-Mail des Dialogfensters Eigenschaften, ob die Option Microsoft Word als E-Mail-Editor ausgeschaltet ist. Der Einsatz von Word als E-Mail-Editor empfiehlt sich nur, wenn Sie über mehr als 32 MB Arbeitsspeicher verfügen. Bei weniger Arbeitsspeicher sollten Sie auf den zusätzlichen Komfort verzichten.

Das Prinzip „Weniger ist mehr“ gilt auch beim Einsatz der Journalfunktion. Das automatische Überprüfen und Protokollieren von E-Mail-Nachrichten, Kontakten oder Office-Dateien ist zwar recht praktisch, verlangt aber nach entsprechender Rechnerkapazität. Wenn Sie Outlook auf einem relativ langsamen Rechner – zum Beispiel auf einem Laptop – betreiben, sollten Sie auf die Journalfunktion verzichten. Hierzu wechseln Sie im Dialogfenster Eigenschaften in das Register Journal und schalten dort sämtliche Kontrollkästchen aus.

Service Release & Co.

Als weitere Tuning-Maßnahme empfiehlt sich die Installation des Service Release 1 für Office 97. Hier hat Microsoft ganze Arbeit geleistet und einigen wichtigen Bestandteilen von Outlook eine Frischzellenkur verpaßt. Es beinhaltet beispielsweise den Internet Mail Enhancement Patch, der den Nachrichtenversand via Internet vereinfacht und beschleunigt. Auch die Arbeit mit Formularen geht mit dem Service Release wesentlich schneller über die Bühne. 

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Outlook

Dateien aufs Fax legen: Mit Microsoft Fax nicht nur Facsimile, sondern auch komplette Dateien verschicken

Mit einem E-Mail-Account geht das Versenden von Dateien schnell von der Hand. Doch was ist, wenn man noch nicht stolzer Besitzer einer eigenen E-Mail-Adresse ist? Die Antwort: Verwenden Sie zum Verschicken von Dateien doch einfach das Fax-Modul von Outlook. Was auf den ersten Blick unmöglich erscheint, ist tatsächlich realisierbar. Mit Microsoft Fax können Sie komplette Dateien verschicken – ganz ohne Qualitätsverlust.

Nur mit Class1

Um die ungewöhnliche Lösung nutzen zu können, müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein. Die beiden Kommunikationspartner müssen nicht nur mit Microsoft Fax arbeiten, sondern zudem auch über ein Class-1-fähiges Faxmodem verfügen. Nur dann läßt sich das Modem auch zum Dateiversand animieren.

Fit für den Dateiversand per Fax?

Das editierbare Format können Sie nur verwenden, wenn beide Kommunikationspartner über ein Class-1-fähiges Faxmodem verfügen. Ob Ihr Modem dazu in der Lage ist, erfahren Sie, indem Sie in der Systemsteuerungskomponente Modem in das Register Diagnose wechseln, das Faxmodem markieren und auf Details klicken. Achten Sie auf die Zeile AT+FCLASS=. Nur wenn als Antwort u.a. die Zahl 1 auftaucht, ist Ihr Modem Class-1-fähig.

Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind und Microsoft Fax in Outlook als Informationsdienst installiert wurde, kann der Dateiversand beginnen. Um einer Kontaktperson, die bereits mit Faxnummer im Kontaktregister von Outlook eingetragen ist, ein Fax zukommen zu lassen, markieren Sie den Kontakt und rufen den Menübefehl Kontakte -> Neue Faxnachricht auf. Outlook startet daraufhin den Fax-Assistenten von Windows 95, der Sie Schritt für Schritt durch die nachfolgenden Dialogfenster führt.

Der Fax-Assistent

Der Assistent möchte von Ihnen beispielsweise Ihren derzeitigen Standort oder die gewünschte Sendezeit wissen. Ganz wichtig: Klicken Sie bei der Frage nach dem Deckblatt auf die Option Nein und anschließend auf die Schaltfläche Optionen. Im Feld Nachrichtenformat bestimmen Sie die Form der Faxübermittlung. Der Clou: Wenn der Empfänger Faxe ebenfalls über Windows 95 und Microsoft Outlook oder Microsoft Exchange empfängt, können Sie die Option Editierbar, falls möglich oder Nur Editierbar aktivieren. In diesem Fall kann der Empfänger das Fax in Outlook oder Exchange als editierbare Datei (und nicht als Faxgrafik) entgegennehmen. Somit können Sie also auch ganze Dateien, zum Beispiel Word-Dokumente oder Excel-Tabellen, auf die Reise schicken, so daß der Empfänger die Dateien in Word bzw. Excel direkt weiterbearbeiten kann.

Nachdem Sie die nachfolgenden Dialogfensters des Assistenten ausgefüllt haben, wählen Sie im letzten Dialogfenster über die Schaltfläche Datei hinzufügen die gewünschte Datei aus. Abschließend meldet Windows, daß die Faxnachricht fertiggestellt wurde und zum Senden bereitliegt. Je nachdem, für welche Sendezeit Sie sich entschieden haben, erscheint das Fenster Microsoft Faxstatus, das den aktuellen Status des Faxmodems anzeigt. Hier können Sie genau verfolgen, womit das Faxmodem derzeit beschäftigt ist. Sollte der Faxempfang scheitern, erhalten Sie im Posteingang eine Nachricht vom Systemadministrator mit dem Betreff Unzustellbar. Hier erfahren Sie auch, welche Nachricht aus welchem Grunde nicht übermittelt werden konnte. 

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Outlook Rechtschreibprüfung: E-Mails (fast) ohne Rechtschreibfehler auf die Reise schicken

Neben der richtigen Wortwahl ist für eine E-Mail stets die richtige Orthographie entscheidend. Während der Texterfassung kommt leicht einmal ein Tippfehler unter, der durch konzentriertes Gegenlesen aufgefunden werden muß. Outlook ist jedoch in der Lage, Ihnen beim Korrekturlesen zu helfen und Sie auf Wörter, deren Schreibweise zumindest im Zweifel steht, aufmerksam zu machen. Outlook verfährt dabei nach dem Prinzip, daß ein ihm unbekanntes Wort falsch geschrieben sein könnte.

Auf die Plätze, Fertig, Rechtschreibung

Um die Rechtschreibüberprüfung von Outlook zu starten, rufen Sie im E-Mail-Fenster den Menübefehl Extras -> Rechtschreibung auf. Wenn die Rechtschreibprüfung auf ein Wort stößt, für das es im Wörterbuch keine Entsprechung findet, öffnet Outlook das Programmfenster der Rechtschreibprüfung. Im Feld Nicht im Wörterbuch erscheint das bemängelte Wort. Falls das Wort sich trotz Anzeige als korrekt geschrieben erweist, können Sie es mit Ignorieren einfach übergehen. Sollte das Wort häufiger im Text vorkommen, wird es an jeder Fundstelle aufs neue als „nicht richtig“ identifiziert. Dies verhindern Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Nie Ändern klicken. Damit Outlook richtig geschriebene Wörter in Zukunft nicht mehr bemängelt, sollten Sie sie mit einem Mausklick auf Hinzufügen((ENDE FET)) in das Wörterbuch von Outlook aufnehmen.

Sofern die Option Immer Ersatz für unbekannte Wort vorschlagen aktiv ist, zeigt Outlook automatisch Alternativen zum bemängelten Wort an. Aus diesem Wörtern können Sie ein passendes aus der Liste Vorschläge auswählen und ersetzen, indem Sie es doppelt anklicken oder auf die Schaltfläche Ändern klicken. Falls die falsche Schreibweise, die Sie auf diese Art korrigieren, im Text wiederholt vorkommt, können Sie mit dem Befehl Immer ändern die Anweisung geben, die Korrektur an allen entsprechenden Stellen automatisch vorzunehmen.

Die ganz persönliche Rechtschreibprüfung

Um die Rechtschreibprüfung von Outlook an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen, rufen Sie den Menübefehl Extras -> Optionen auf und wechseln in das Register Rechtschreibung.

Soll Outlook zu falsch geschriebenen Wörtern automatisch einen passenden Korrekturvorschlag anbieten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Immer Korrekturvorschläge für falsch buchstabierte Wörter machen. Auf Wunsch überprüft Outlook vor dem Verschicken der Nachricht automatisch die Rechtschreibung. Aktivieren Sie hierzu die Option Rechtschreibung vor dem Senden prüfen. Der Vorteil: Sobald Sie das Objekt mit dem Befehl Datei -> Senden auf die Reise schicken, startet Outlook die Rechtschreibprüfung und geht den Text noch einmal Wort für Wort durch.

Auf Wunsch können Sie bei der Rechtschreibprüfung bestimmte Wörter oder Textpassagen übergehen, beispielsweise die Texte, die Sie beim Weiterleiten oder Beantworten einer Nachricht von der Originalnachricht in die Antwort übernommen haben. Aktivieren Sie hierzu die Optionen Wörter in Grossbuchstaben ignorieren, Wörter mit Zahlen ignorieren bzw. Ursprüngliche Nachricht beim Antworten und Weiterleiten ignorieren. 

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Outlook

Outlook Verteiler: Wie Sie mehrere E-Mail-Empfänger in einer Verteilerliste zusammenfassen

Die Adreßbücher von Outlook sind eine feine Sache. Beim Verschicken einer elektronischen Nachricht brauchen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht manuell einzutragen, sondern wählen sie bequem per Mausklick aus der Adressenliste aus. Soll die elektronische Botschaft gleich mehrere Empfänger erreichen, kann die manuelle Auswahl der Adressaten jedoch schnell zur Sisyphusarbeit ausarten. Insbesondere, wenn Sie die Nachricht regelmäßig – zum Beispiel jede Woche – an die gleichen Empfänger verschicken.

Für derartige Aufgaben stellt Outlook die sogenannten Verteilerlisten zur Verfügung. In der Verteilerliste können Sie mehrere Empfänger zu einer Gruppe zusammenfassen. Der Vorteil: Beim Versenden einer Nachricht brauchen Sie dann nur noch die jeweilige Gruppe auszuwählen.

Verteiler einrichten

Um mehrere Mail-Empfänger in einer Verteilerliste zusammenzufassen, rufen Sie zunächst den Menübefehl Extras -> Adreßbuch auf. Klicken Sie anschließend auf die erste Schaltfläche der Symbolleiste, oder rufen Sie den Menübefehl Datei -> Neuer Eintrag auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Eintrag Persönliche Verteilerliste, und klicken Sie auf Ok.

Geben Sie in das Feld Name eine Bezeichnung für die Verteilerliste ein, zum Beispiel Buchhaltung oder Projektmanager, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder hinzufügen/entfernen.

Wer ist mit dabei?

Im nachfolgenden Fenster bestimmen Sie, welche E-Mail-Empfänger der Verteilerliste angehören sollen. Fügen Sie die gewünschten Mitglieder in die Liste Persönliche Verteilerliste ein, indem Sie sie markieren und auf die Schaltfläche Mitglieder klicken. Ganz wichtig: Über das Listenfeld Namen anzeigen aus können Sie auf sämtliche Outlook-Adreßbücher zurückgreifen. Somit ist es möglich, Empfänger aus verschiedenen Adreßbüchern in die Verteilerliste aufzunehmen, etwa aus dem persönlichen Adreßbuch, dem Kontakt-Register von Outlook, dem CompuServe-Adreßbuch oder dem Microsoft-Network-Adreßbuch. Sobald Sie alle Mitglieder der Verteilerliste bestimmt haben, schließen Sie die Dialogfenster per Mausklick auf die Schaltfläche Ok.

Outlook speichert die Verteilerlisten im persönlichen Adreßbuch. Um die Verteiler anzuzeigen, wählen Sie aus der Liste Namen anzeigen aus den Eintrag Persönliches Adreßbuch. Im Adreßbuch erkennen Sie die Verteilerlisten sofort anhand eines speziellen Symbols sowie anhand des fett formatierten Namens.

Mail an alle

Eine E-Mail an alle Mitglieder einer Verteilerliste zu schicken, ist eine Sache von wenigen Mausklicks. Klicken Sie im Nachrichtenfenster zunächst auf die Schaltfläche An, um das Dialogfenster Namen auswählen einzublenden. Öffnen Sie die Liste Namen anzeigen aus, und wählen Sie den Listeneintrag Persönliches Adreßbuch. Anschließend können Sie die gewünschte Verteilerliste auswählen, auf die Schaltfläche An klicken und das Dialogfenster wieder schließen. Im Adreßfeld der E-Mail erscheint anschließend lediglich der Name der Verteilerliste, die E-Mail erreicht jedoch jedes einzelne Mitglieder der Liste.