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Word: Etiketten erstellen

Wenn Sie anstelle der Briefumschlägen lieber Etiketten bedrucken wollen, wählen Sie unter Extras > Umschläge und Etiketten die Registerkarte Etiketten. Auch hier ist es möglich, die Adresse aus dem Dokument durch eine Markierung zu übernehmen. Sie können sie aber auch im Feld Adresse eingeben. Wenn Sie nur ein einzelnes Etikett ausdrucken wollen, wählen Sie Ein Etikett.Jetzt können Sie mit Zeile und Spalte die Position des Etiketts wählen, damit Sie nicht einen Bogen für ein einzelnes Etikett verschwenden müssen. Voreingestellt ist Eine Seite des selben Etiketts drucken.

Ein Klick auf den Ausschnitt Kategorie oder auf die Schaltfläche Optionen bringt Sie in das Fenster Etiketten einrichten.

In diesem Fenster wählen Sie aus, welche Etiketten Sie bedrucken möchten. In der Liste Etikettenmarke wählen Sie die Herstellerfirma aus, und in der Liste Bestellnummer spezifizieren Sie das Etikettenformat, das Sie benutzen. Die Druckerinformationen Nadeldrucker bzw. Laser und Ink Jet werden von Word in der Regel selbständig erkannt. Sollte es jedoch mit Ihrem Drucker Probleme geben, können Sie an dieser Stelle auswählen, was für einen Druckertyp Sie verwenden. Abhängig vom Druckertyp werden Ihnen dann die passenden Etiketten und deren Bestellnummern angegeben. Sofern Sie einen Laserdrucker besitzen, können Sie unter Schacht auswählen, welcher Druckerschacht die Etiketten einziehen soll. Im Ausschnitt Etiketteninformation wird der Typ, die Höhe, die Breite des Etiketts und das Seitenformat des Etikettenbogens angegeben.

Ein Klick auf den Ausschnitt Etiketteninformation oder den Befehl Details öffnet das Fenster zur Detaileinstellung des gewählten Etiketts, das in einem Vorschau-Feld übersichtlich die Wirkung weiterer Einstellungen ins Bild setzt. Oberer Rand und Seitenrand geben den Abstand der Etiketten zum Rand des Blattes an. Vertikalabstand und Horizontalabstand messen den Wert vom Anfang eines Etiketts zum Beginn des nächsten. Die Etikettenhöhe und Etikettenbreite geben Sie ebenfalls in die entsprechenden Eingabefelder ein. Schließlich müssen Sie Word noch mitteilen, wieviele Etiketten sich in einer Zeile und wieviele Etiketten sich in einer Spalte befinden.

Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, wird der unter Etikettenbezeichnung angegebene Name gelöscht. Geben Sie hier einen Namen für das neu definierte Etikettenformat ein und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK. Sollten Ihre Einstellungen zu groß für Ihren Drucker sein, werden Sie mit einem Fenster darauf aufmerksam gemacht und können das veränderte Etikettenformat nicht speichern. Die Sicherung der eigenen Einstellungen findet unter dem in Etikettenbezeichnung angegebene Namen Aufnahme in die Liste der Bestellnummer. Manuell erstellte Etikettenformate können Sie im Dialogfenster Etiketten einrichten mit Löschen entfernen.

Nachdem Sie all diese Einstellungen vorgenommen haben, können Sie im Dialogfeld Umschläge und Etiketten in der Registerkarte Etikette mit Drucken die Etiketten ausdrucken oder die Informationen in ein Dokument schreiben. Wählen Sie Neues Dokument, um die Etiketten in ein neues Dokument zu übernehmen. Der formatierte Bogen steht für Modifikationen und einen späteren Ausdruck zur Verfügung, ohne daß Sie die Daten erneut erfassen müssen.

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Word: Briefumschlag gestalten

Um den Briefumschlag zu erstellen, rufen Sie unter Extras > Umschläge und Etiketten die Registerkarte Umschläge auf. Wenn Sie eine Markierung gesetzt haben, werden die markierten Zeilen im Feld Empfänger(adresse) angezeigt und können dort – falls nötig – verändert werden. Wurde keine Markierung gesetzt, ist das Feld leer, und Sie tragen die Anschrift manuell ein.

Kein Absatz der markierten Adresse darf mehr als 118 Zeichen haben, da er ansonsten nicht mehr automatisch übernommen wird. Hierbei ist zu beachten, daß Absätze auch dann als zu groß gelten, wenn die über 118 Zeichen durch eine Zeilenschaltung getrennt werden. In diesem Fall bleibt Ihnen nur der Einsatz von Absatzschaltungen statt der Zeilenschaltungen oder die Kopie über die Zwischenablage, denn deren Inhalt können Sie mit S+v ins Feld Empfänger(adresse) übernehmen.

Im Feld Absender(adresse) finden Sie den Adresse-Eintrag aus Extras > Optionen > Benutzer-Info wieder. Er wird automatisch aus dieser Vorgabe bezogen. Sie können den Absender allerdings im Feld beliebig ändern. In diesem Fall werden Sie sogar beim Abschluß der Umschlagerstellung gefragt, ob die Adresse als Standard-Absenderadresse gespeichert werden soll, so daß sie für künftige Schreiben in der gleichen Form zur Verfügung steht.

Falls Sie das Schreiben lieber ohne Absenderangabe aufgeben möchten, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Weglassen.

Mit Optionen stehen in der Registerkarte Umschlagoptionen in der Liste Umschlagformat die häifigsten benutzten Standardumschlaggrößen und Umschlagformate zur Auswahl. Wählen Sie Benutzerdefiniertes Format,können Sie auch nicht aufgeführte Umschläge benutzen. Geben Sie in diesem Fall im Dialogfeld Umschlagformat die gewünschte Größe ein.

Sie können die Schriftart der Empfängeradresse und die Schriftart der Absenderadresse modifizieren. Das sich öffnende Dialogfeld Empfängeradresse bzw. Absenderadresse entsprechen dem Dialogfeld Format > Zeichen, lediglich die Registerkarte Animation ist ausgeblendet.

Im Dialogfeld Umschläge brauchen Sie mit der Maus nur auf das Feld Vorschau zu klicken, um im Dialogfeld Optionen für Umschläge die Registerkarte Umschlagoptionen zu öffnen.

Die Position der Empfänger- und Absenderadresse wird im Dialogfeld Optionen für Umschläge in der Registerkarte Umschlagoptionen in den jeweiligen Feldern Von links und Von Oben verändert. Das Vorschau-Feld hält Sie über Änderungen auf dem Laufenden. Der Eintrag Auto, der für die Position der Adressen voreingestellt ist, übernimmt die Formatierungen, die in den automatischen Formatvorlagen Umschlagadresse und Absenderadresse gespeichert sind. Diese Formatierungen lassen sich – wie üblich – im Dokument über das Dialogfeld Formatvorlage ändern.

Im Dialogfeld Umschläge öffnet ein Klick auf das Feld Einzug direkt die Registerkarte Druckoptionen des Dialogfelds Optionen für Umschläge.

In der Registerkarte Druckoptionen stellen Sie weitere Optionen für den Druck von Umschlägen ein. So stehen sechs grafische Felder für den Umschlageinzug zur Verfügung, und Sie können festlegen, ob Sie den Umschlag von Oben bedrucken oder von Unten bedrucken möchten. Ebenso ist es möglich, die Umschläge mit Drehen im Uhrzeigersinn anders einzulegen bzw. zu bedrucken.

Im Listenfeld Einzugsschacht haben Sie die Möglichkeit, den Einzugsschacht zu wählen. Es werden alle mit Ihrem Drucker möglichen Optionen angezeigt.

Wenn Sie die Grundeinstellungen für Ihren Drucker wieder zurückstellen wollen, wählen Sie einfach Zurücksetzen, um wieder die Word-Standardeinstellungen vorzugeben.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, entscheiden Sie im Dialogfeld Umschläge und Etiketten in der Registerkarte Umschläge, ob Sie den Briefumschlag direkt Drucken oder den Briefumschlag Dem Dokument hinzufügen wollen. Wenn Sie sich für das letztere entscheiden, wird der Briefumschlag mit allen Einstellungen in einem separaten Abschnitt Ihrem Dokument vorangestellt. Um den Briefumschlag vom restlichen Dokument zu trennen, wird der Teil, der den Briefumschlag enthält, als Seite 0 definiert und mit einem Abschnittswechsel vom folgenden Dokument getrennt. Somit wird die Seitennumerierung des Dokuments nicht geändert.

Beim Hinzufügen eines Umschlags ist die Abschnittsnumerierung des folgenden Dokuments direkt betroffen. Da der Umschlag als erster Abschnitt gilt, erhöhen sich die Nummern der Folgeabschnitte alle um den Wert „1“.

Sollten Sie dem Dokument bereits einen formatierten Umschlag vorangestellt haben, wechselt im Dialogfeld Umschläge und Etiketten in der Registerkarte Umschläge die Beschriftung des BefehlsDem Dokument hinzufügen in Dokument ändern. Sie haben so die Möglichkeit, bereits kreierte Umschläge mittels des Dialogfelds zu modifizieren. Selbstverständlich lassen sich die Änderungen auch im Dokument selbst im Abschnitt 0 am Umschlagformat vornehmen, wobei Ihnen die volle Funktionalität von Word zur Verfügung steht.

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Word: Briefumschlag und Etikett

Der Briefverkehr wäre einfacher, wenn es die leidigen Umschläge nicht gäbe. Damit die Beschriftung von Briefumschlägen leichter von der Hand geht, ist hierfür in Word eine spezielle Funktion implementiert. Mit dieser Funktion können Sie Briefumschläge automatisch zum Brief ausdrucken lassen und die Umschläge sogar zusammen mit dem Brief speichern. Auf diese Weise haben Sie stets den passenden Umschlag zu jedem Schreiben.

Besteht die Empfängeradresse aus maximal sieben zusammenhängenden Absätzen, die nicht durch eine Leerzeile getrennt sind, so müssen Sie die Adresse nicht markieren, das Positionieren der Einfügemarke innerhalb der Adresse reicht aus.

Voraussetzung für die vollautomatische Erstellung eines Briefumschlags ist lediglich, daß Sie die Adresse des Empfängers, die ja gewöhnlich zu Beginn des Briefes genannt wird, markieren. Sollte keine Empfängeradresse im Schreiben vorkommen, so macht dies nichts, denn Sie können die Funktion noch immer halbautomatisch nutzen – in diesem Fall sollten Sie allerdings keine Markierung setzen.

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Word Seriendruck: Felder in Serienbriefen

Mitunter sollen Serienbriefe nicht einfach ablaufen, sondern müssen gewissen Vorgaben entsprechen. Eine Vorgabe ist beispielsweise, daß mehrere Datensätze auf einer Druckseite umgesetzt werden, ohne daß ein Seitenumbruch stattfindet. Dies wird durch die Bedingung Nächster Datensatz bewirkt. Nächster Datensatz wenn greift beispielsweise auf den nächsten Datensatz zu und Datensatz überspringen bricht die Bearbeitung eines Datensatzes ab, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Andere Bedingungsfelder bieten die Möglichkeit, in den Ablauf des Seriendrucks einzugreifen. Grundsätzlich werden alle Felder, die Seriendruckbedingungen enthalten, während des Seriendrucks aktualisiert, gleichgültig, ob die Ausgabe in ein neues Dokument oder auf dem Drucker erfolgt.

Die Felder, die sich für den Einsatz in Serientexten eignen, werden nach einem Klick auf die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen aufgelistet. Sie können nun zwischen folgenden Bedingungsfeldern wählen:

Frage

Wirkung beim Seriendruck:

Stellt eine Frage und ermöglicht so die nachträgliche Eingabe von Informationen, die nicht in der Datenquelle vorhanden sind.

Erstellung per Dialogfeld:

Im Feld Textmarke geben Sie den Namen der Textmarke an, die die Eingabe des Benutzers aufnehmen soll. Die Frage geben Sie im Feld Aufforderungstext ein. Im Feld Standardtext für Textmarke können Sie eine Standardantwort auf die Frage eingeben, die dem Benutzer angezeigt wird, wenn das Fragefeld später aufgerufen wird. Dieser Text kann dann mit OK übernommen werden. Wenn es sich bei der Frage um eine globale Frage handelt, deren Eingabe für den ganzen Text gelten soll, aktivieren Sie Einmal fragen. Nun wird die Fragebox nur einmal zu Beginn des Seriendrucks angezeigt. Wenn dieser Schalter nicht aktiviert wurde, wird die Fragebox beim Seriendruck vor jedem Verbinden mit einem Datensatz angezeigt.

Das Bedingungsfeld Frage entspricht der Feldfunktion {Frage}. Wenn Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß der Fragetext in Anführungszeichen gesetzt ist.

Eingeben

Wirkung beim Seriendruck:

Fordert mittels einer Dialogbox am Bildschirm zu einer Texteingabe auf.

Erstellung per Dialogfeld:

Im Feld Eingabeaufforderung geben Sie den Text ein, den Word dem Benutzer anzeigen soll. Der Standardeingabetext kann beim Seriendruck vom Benutzer mit OK übernommen werden.

Aktivieren Sie Einmal fragen, wird die Dialogbox nur einmal zu Beginn des Seriendrucks angezeigt. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert wurde, wird die Dialogbox beim Seriendruck vor jedem Verbinden mit einem Datensatz angezeigt.

Das Bedingungsfeld Eingeben entspricht der Feldfunktion {Eingeben}. Wenn Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß der Fragetext in Anführungszeichen gesetzt ist.

Wenn…Dann…Sonst…

Wirkung beim Seriendruck:

Diese Feldfunktion überprüft eine Bedingung. Wenn die Bedingung erfüllt, also wahr ist, gibt sie den ersten Text aus. Ist die Bedingung aber nicht erfüllt und somit das Ergebnis falsch, wird der zweite Text eingesetzt. Wenn kein zweiter Text eingegeben wurde, wird beim falschen Ergebnis kein Text ausgegeben.

Erstellung per Dialogfeld:

Wählen Sie aus der Liste Feldname das Feld aus, das die Daten enthält, die Sie überprüfen wollen. Unter Vergleich können Sie den Vergleichsoperator wählen, der die logische Verknüpfung zu dem in Vergleichen mit angegebenen Wert herstellt. Mögliche Operatoren sind: Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich, Grösser oder gleich, ist leer und ist nicht leer. Geben Sie in Dann diesen Text einfügen den Text ein, der in das Dokument eingefügt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist, und in Sonst diesen Text einfügenden Text ein, der eingefügt werden soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.

Bei Operationen mit „Gleich“ und „Ungleich“ können ? und * als Platzhalter verwendet werden. Das Fragezeichen repräsentiert hierbei stets ein Zeichen, während das Sternchen für eine Zeichenfolge vertritt. Wenn das Sternchen im zweiten Ausdruck eingesetzt wird, werden allerdings insgesamt nur ersten 118 Zeichen im ersten Ausdruck in den Vergleich einbezogen.

Das Bedingungsfeld Wenn..Dann…Sonst entspricht der Feldfunktion {Wenn}. Sollten Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß zwischen dem Operator und dem Vergleichswert Leerzeichen gesetzt werden müssen. Die Texte, die entsprechend der Bedingung in das Dokument eingefügt werden, müssen in Anführungszeichen gesetzt werden.

Datensatz verbinden

Wirkung beim Seriendruck:

Wenn Sie Datensatz Verbinden wählen, fügt Word an dieser Stelle die Nummer des Datensatzes an.

Erstellung per Dialogfeld:

Dieses Bedingungsfeld wird ohne weitere Modifikation direkt ins Dokument eingefügt.

Das Bedingungsfeld Datensatz verbinden entspricht der Feldfunktion {Datensatz}.

Sequenz verbinden

Wirkung beim Seriendruck:

Fügt die relative Datensatznummer ein.

Erstellung per Dialogfeld:

Dieses Bedingungsfeld wird ohne weitere Modifikation direkt ins Dokument eingefügt.

Während Datensatz verbinden die feststehende Nummer des Datensatzes angibt, gibt das Bedingungsfeld Sequenz verbinden die Nummer des Datensatzes auf der Basis der aktuellen Sortierung oder Auswahl von Datensätzen in einem Seriendruck-Dokument an. Wenn Sie beispielsweise nur die Datensätze 20 bis 40 mit dem Hauptdokument verbinden, erscheinen die Datensatznummern 20 bis 40, während die Seriensequenz von 1 bis 20 zählt.

Das Bedingungsfeld Sequenz verbinden entspricht der Feldfunktion {SeriendruckSeq}.

Nächster Datensatz

Wirkung beim Seriendruck:

Fügt den nächsten Datensatz ohne Abschnittswechsel ein. Normalerweise wird nach jedem Datensatz ein Abschnittswechsel und mit ihm ein Seitenwechsel eingefügt. Um diesen Abschnitts-/Seitenwechsel zu unterdrücken, fügen Sie das Bedingungsfeld Nächster Datensatz ein.

Erstellung per Dialogfeld:

Dieses Bedingungsfeld wird ohne weitere Modifikation direkt ins Dokument eingefügt.

Das Bedingungsfeld Nächster Datensatz entspricht der Feldfunktion {Nächster}.

Wenn Sie Nächster Datensatz vor dem ersten Datensatz einfügen, wird dieser übersprungen. Eine weitere Eigenart dieses Bedingungsfeldes ist, daß angefangene Seiten – wenn möglich – aufgefüllt werden. Wenn Sie auf einer Seite 12 Datensätze darstellen wollen und die Datensätze 1 bis 20 einer umfangreichen Datenquelle mit dem Hauptdokument verbinden, werden dennoch die Datensätze 1 bis 20 verbunden, also auch die zweite Druckseite gefüllt.

Nächster Datensatz Wenn…

Wirkung beim Seriendruck:

Wenn die Bedingung erfüllt ist, wird der nächste Datensatz übergeben. Ansonsten wird der vorherige Datensatz wiederholt.

Erstellung per Dialogfeld:

Wählen Sie unter Feldname das Feld aus, das die Bedingung erfüllen soll. Unter Vergleich können Sie folgende Vergleichsoperatoren auswählen: Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich, Grösser oder gleich, Ist leer und Ist nicht leer. Im Feld Vergleichen mit geben Sie schließlich den Vergleichswert ein.

Das Bedingungsfeld Nächster Datensatz Wenn… entspricht der Feldfunktion {NWenn}. Sollten Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß zwischen dem Operator und dem Vergleichswert Leerzeichen gesetzt werden müssen.

Textmarke bestimmen

Wirkung beim Seriendruck:

Bestimmt eine Textmarke, auf die mittels Feldfunktionen zurückgegriffen werden kann.

Erstellung per Dialogfeld:

Geben Sie im Feld Textmarke den Texmarkennamen ein, deren Wert Sie bestimmen möchten. Sie können auch bestehende Textmarken neu definieren.

Damit der Inhalt einer Textmarke im Hauptdokument eingefügt wird, müssen Sie die Textmarke später als Feld {Textmarkenname} ins Dokument einfügen. Im Dialogfeld Bestimmen legen Sie lediglich den Inhalt der Textmarke fest.

Das Bedingungsfeld Textmarke bestimmen entspricht der Feldfunktion {Bestimmen}. Sollten Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß der Textmarkenname keine Leerzeichen enthalten darf und der Inhalt der Textmarke in Anführungsstriche gesetzt wird.

Datensatz überspringen

Wirkung beim Seriendruck:

Überspringt einen Datensatz, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Wenn Sie Datensätze nur unter einer bestimmten Bedingung in den Ausdruck einbeziehen möchten, formulieren Sie diese Bedingung als logische Operation. Bei den Operatoren „Gleich“ und „Ungleich“ können die Variablen „?“ und „*“ eingesetzt werden.

Erstellung per Dialogfeld:

Wählen Sie aus der Liste Feldname das Feld aus, das die Daten enthält, die Sie überprüfen wollen. Unter Vergleich können Sie den Vergleichsoperator wählen, der die logische Verknüpfung zu dem in Vergleichen mit angegebenen Wert herstellt. Mögliche Operatoren sind: Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich, Grösser oder gleich, ist leer und ist nicht leer.

Wenn Sie Datensätze nur unter einer bestimmten Bedingung in den Ausdruck einbeziehen möchten, formulieren Sie diese Bedingung als logische Operation. Bei den Operatoren „Gleich“ und „Ungleich“ können die Variablen „?“ und „*“ eingesetzt werden.

Das Bedingungsfeld Datensatz überspringen… entspricht der Feldfunktion {Überspringen}. Sollten Sie das Feld manuell bearbeiten, achten Sie darauf, daß zwischen dem Operator und dem Vergleichswert Leerzeichen gesetzt werden müssen.

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Word Seriendruck: Optionen für die Abfrage der Datenquelle

Im Dialogfeld Seriendruck oder direkt im Seriendruck-Manager läßt sich über Abfrageoptionen das Dialogfeld Abfrageoptionen öffnen. In diesem Dialogfeld können Sie festlegen, welche Datensätze ausgedruckt werden sollen und ihre Datensätze sortieren.

In der Registerkarte Datensätze filtern stehen bis zu sechs Kriterien für die Auswahl von Datensätzen zur Verfügung, welche untereinander mit den logischen Operatoren und bzw. oderverbunden werden können. Wählen Sie unter Feld den Feldnamen aus, dessen Datenfelder auf die Bedingung überprüft werden. Ob die Datenfelder Zahlen, Buchstaben oder eine Mischung der Zeichen enthalten, ist prinzipiell unerheblich, da sich die Operatoren sowohl auf numerische als auch auf alphanumerische Einträge der Datenquelle beziehen.

In der Dropdown-Liste Vergleich wählen Sie den Operator, der die Auswahl bestimmt. Zur Verfügung stehen die Operatoren Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich,Grösser oder gleich und ist leer bzw. ist nicht leer.

Im Feld Vergleichen mit geben Sie den Vergleichswert ein, auf den das Datenfeld mittels des Operators überprüft wird. Zur Ausgabe gelangen nur jene Datensätze, bei denen

* alle Filterkriterie n erfüllt sind, wenn die Verbindung der verschiedenen Filter durchgängig mit Und erfolgte.

* einige Filterkriterien erfüllt sind, wenn die Verbindung der verschiedenen Filter mit Und und Oder erfolgte.

* ein Filterkriterium erfüllt ist, wenn die Verbindung der verschiedenen Filter durchgängig mit Oder erfolgte bzw. lediglich ein Filterkriterium eingegeben wurde.

So läßt sich beispielsweise formulieren, daß ein Brief nur an jene Adressaten geschickt werden soll, die ein Auftragsvolumen von DM 100.000 überschritten haben, nicht im Ausland sitzen oder eine Vertretung im Inland haben:

Volumen Größer als DM 100.000

Und

Land Gleich D

Oder

Vertretung Ist nicht leer

Um alle Auswahlkriterien wieder für eine Neueingabe zu löschen, oder um alle Datensätze der Datenquelle wieder in den Seriendruck einzubeziehen, wählen Sie Alle löschen.

In der Registerkarte Datensätze sortieren legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Datensätze mit dem Hauptdokument verbunden werden sollen. Hierzu können Sie bis zu dreiSortierschlüssel definieren, deren Dropdown-Liste Sie nacheinander mit der Maus öffnen. Wählen Sie in diesen Feldern die Namen der Datensatzfelder aus, nach denen sortiert werden soll. Als Sortierfolge stehen Aufsteigend und Absteigend zur Verfügung.

Die Datensätze werden zunächst nur für die Ausgabe sortiert und bleiben in der Datei der Datenquelle solange in der gespeicherten Reihenfolge erhalten, bis dort die Änderungen gespeichert werden.

Es bietet sich an, Datensätze zu sortieren, wenn Sie den Seriendruck mittels Von und Bis über die Satznummern eingrenzen. Da für die Von-Bis-Angabe im Dialogfeld Seriendruck die geeigneten Datensätze in der Datenquelle aufeinander folgen müssen, eignet sich die Sortierung besonders dafür, diese Reihenfolge herzustellen.

Wenn Sie die Eingaben mit OK oder [Return] bestätigen, kehren Sie in das Dialogfeld Seriendruck zurück, von dem aus Sie den Seriendruck mit Zusammenführen starten.

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Word: Serienbriefdruck

Nachdem Sie das Hauptdokument erfaßt haben und die Kontrolle des korrekten Zugriffs auf die Datenquelle vollzogen wurde, können Sie den Ausdruck des Serientextes einleiten. Für die Einleitung des Drucks stehen Ihnen in der Symbolleiste Seriendruck drei Symbole zur Verfügung.

Mit dem Symbol Ausgabe in Neues Dokument leiten Sie den Ausdruck des gesamten Serientextes in ein neues Dokument um. Wenn Sie sich hierfür entscheiden, wird ein neues Dokumentfenster geöffnet, das je nach Hauptdokument mit Serienbriefe, Adressetiketten, Briefumschläge oder Katalog betitelt ist. In diesem Dokument finden sämtliche Exemplare des Serientextes Platz, wobei die einzelnen Exemplare voneinander durch Abschnittsumbrüche (nächste Seite) getrennt sind. Die Datei können Sie wie jede andere Dokumentdatei bearbeiten und speichern. So haben Sie die Möglichkeit, einzelne Texte nachzubessern oder persönlicher zu gestalten, ohne auf den Serientextkomfort verzichten zu müssen.

Das Symbol Seriendruck an Drucker gibt die Exemplare des Serientextes direkt auf dem eingestellten Drucker aus. In diesem Fall wird das Dialogfeld Drucken geöffnet, in dem Sie den Druck wie gewohnt starten.

Während die beiden Symbole Ausgabe in Neues Dokument und Seriendruck an Drucker keine weiteren Einstellungen für den Seriendruck ermöglichen, öffnet das Symbol Seriendruckein Dialogfeld, in dem Sie die folgende Ausgabe spezifizieren können. Das Dialogfeld Seriendruck läßt sich zudem vom Seriendruck-Manager aus mit dem Befehl Ausführen unter Daten mit dem Dokument verbinden aktivieren.

Im Feld Seriendruck in haben Sie nun nicht nur die Wahl zwischen der Seriendruckausgabe in ein Neues Dokument oder direkt auf den Drucker; auch als E-Mail läßt sich das Dokument verschicken.

Im Dialogfeld Seriendruck wählen Sie, welche Datensätze verbunden werden sollen. Wenn alle Datensätze der Datenquelle mit dem Hauptdokument verbunden werden sollen, wählen SieAlle. Um die Ausgabe auf einen fortlaufenden Datensatzbereich der Datenquelle zu begrenzen, legen Sie unter Von und Bis fest, welche Datensätze zu diesem Bereich gehören sollen. Für diese Angabe werden die Datensätze von oben nach unten gezählt. Der Steuersatz wird in die Zählung nicht einbezogen.

Das markierte Optionsfeld der Gruppe Beim Verbinden der Datensätze entscheidet, was mit Seriendruckfeldern ohne Ergebnis – für die also in der Datenquelle kein Eintrag im Datenfeld vorliegt – während des Ausdrucks geschieht. Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen nicht drucken verhindert unschöne Leerflächen innerhalb Ihres Ausdrucks, jedoch kann es manchmal von Interesse sein, gerade diese leeren Zeilen bestehen zu lassen. In diesem Falle wählen Sie Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen drucken.

Der Befehl Fehlerprüfung öffnet das Dialogfeld Fehlerbehandlung, das auch das Symbol Fehlerprüfung in der Symbolleiste Seriendruck aktiviert. Die Wirkung der verschiedenen Prüfoptionen wurde bereits weiter oben beschrieben.

Voraussetzung für die elektronischen Kommunikationswege ist jeweils, daß auch die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Bei dem Versand über ein Faxmodem ergibt sich neben dem E-Mail-Format, bei dem der Empfänger die elektronische Nachricht samt eingebetteter Anlagen zugestellt bekommt, auch die Möglichkeit, den Adressaten per Fax zu erreichen. In diesem Fall werden eingebettete Dokumente, die als Anlage versandt wurden, auf dem Faxgerät ausgedruckt.

Wenn der Seriendruck als E-Mail, müssen Sie die Empfänger und den Betreff der E-Mail bestimmen. Hierzu öffnen Sie mit Einrichten das Dialogfeld Zusammenführen, in dem Sie auswählen, welches Datenfeld mit Mail/Fax-Adresse den Namen enthält, über das die E-Mail-Anwendung den Empfänger erreichen kann. Im Eingabefeld Betreff-Zeile der Nachricht läßt sich ein Vermerk eingeben. Weiter können Sie wählen, ob Sie das Dokument als Anlage senden möchten – hierbei wird der gesamte Inhalt des Dokument samt aller Formatierungen eingebettet – , oder ob das Dokument je nach Internet-Provider ohne Formatierungen und Grafiken in die elektronische Post bzw. das Fax im reinen Textformat übernommen wird.

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Word Seriendruck: Umschläge

Um Briefumschläge zu generieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager unter Hauptdokument erstellen den Eintrag Umschläge.

2. Nachdem Sie die Datenquelle importiert haben, können Sie mit dem Befehl Hauptdokument einrichten direkt in die Registerkarte Umschlagoptionen des Dialogfelds Optionen für Umschläge wechseln.

3. Aus der Liste Umschlagformat wählen Sie die gewünschte Umschlaggröße. Sollte die von Ihnen verwendete Umschlaggröße nicht aufgelistet werden, so können Sie mit Andere Grösse die Höhe und Breite des Umschlags definieren.

4. In den Bereichen Empfängeradresse und Absenderadresse bestimmen Sie die Schriftart und Position der entsprechenden Adresse.

5. Nachdem Sie die Umschlagoptionen bestimmt haben, können Sie in der Registerkarte Druckoptionen weitere Einstellungen vornehmen. Wählen Sie unter Umschlageinzug, wie Ihr Drucker die Umschläge einzieht.

Im Listenfeld Einzugsschacht werden druckerabhängig die möglichen Einzugsschächte aufgelistet. Wählen Sie den Druckerschacht, den Sie für Briefumschläge benutzen.

Wenn Sie alle Einstellung im Dialogfeld Optionen für Umschläge eingegeben haben, bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

5. Geben Sie im Dialogfeld Umschlagadresse im Feld Musteradresse den gewünschten Text und Seriendruckfelder der zu druckenden Umschläge ein. Die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen öffnet eine Liste mit den in der Datenquelle verfügbaren Feldern und fügt das ausgewählte Seriendruckfeld ein.

Im Gegensatz zur Erstellung von Serienetiketten lassen sich Serienumschläge auch nachträglich editieren. So bleibt Ihnen die weitere Gestaltung frei, um beispielsweise Grafiken oder weitere Textelemente in den Umschlag einzufügen.

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Word: Seriendruck von Adreßetiketten

Die Erstellung von Adreßetiketten und Briefumschlägen mit der Seriendruckfunktion unterscheidet sich von einem Serienbrief oder Katalog geringfügig in der Bearbeitung des Hauptdokuments.

Um Adreßetiketten zu generieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

In der Regel empfiehlt sich für Adreßetiketten oder Briefumschläge das Erstellen eines neuen Hauptdokuments.

1. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager unter Hauptdokument erstellen den Eintrag Adressetiketten. Sollte bereits ein Hauptdokument geöffnet sein, das auf den Seriendruck ausgerichtet wurde, haben Sie im folgenden Dialogfeld die Wahl zwischen Neues Hauptdokument und Dokumentart ändern. Liegt noch kein Seriendruck-Hauptdokument vor, heißt dieser Befehl statt dessen Aktives Fenster.

2. Nachdem – wie oben beschrieben – der Import der Datenquelle vollzogen wurde, läßt sich im nachfolgenden Meldungsfenster mit dem Befehl Hauptdokument einrichten direkt ins Dialogfeld wechseln, indem Sie die Etiketten einrichten.

3. Die Druckerinformationen Nadeldrucker bzw. Laser und Ink Jet werden von Word in der Regel selbständig erkannt. Sollte es jedoch mit Ihrem Drucker Probleme geben, können Sie an dieser Stelle auswählen, was für einen Druckertyp Sie verwenden. Abhängig vom Druckertyp werden Ihnen dann die passenden Etiketten und deren Bestellnummern angegeben. Sofern Sie einen Laserdrucker besitzen, können Sie unter Schacht auswählen, welcher Druckerschacht die Etiketten einziehen soll.

4. In der Liste Etikettenmarke aktivieren Sie die Herstellerfirma der zu druckenden Etiketten. Bezogen auf die Herstellerfirma werden in der Liste Bestellnummer die gewünschten Etiketten aufgelistet.

Ein Klick auf den Ausschnitt Etiketteninformation oder den Befehl Details öffnet das Fenster zur Detaileinstellung des gewählten Etiketts, das in einem Vorschau-Feld übersichtlich die Wirkung weiterer Einstellungen ins Bild setzt. Oberer Rand und Seitenrand geben den Abstand der Etiketten zum Rand des Blattes an. Vertikalabstand und Horizontalabstandmessen den Wert vom Anfang eines Etiketts zum Beginn des nächsten. Die Etikettenhöhe und Etikettenbreite geben Sie ebenfalls in die entsprechenden Eingabefelder ein. Schließlich müssen Sie Word noch mitteilen, wieviele Etiketten sich in einer Zeile und wieviele Etiketten sich in einer Spalte befinden.

Sicherheitshalber sollten Sie vor dem Ausdruck auf Etikettenbögen einen Probeausdruck auf ein normales Blatt Papier machen, da es vor allem bei Laserdruckern zu Problemen mit den Randeinstellungen kommen kann. Die meisten Laserdrucker können nicht exakt bis zum äußersten Rand des Blattes drucken. Deshalb sollten Sie, wenn Sie Etikettenbögen ohne Führungsrand verwenden, die Seitenränder entsprechend vergrößern.

Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, bestätigen Sie diese mit OK. Sollten Ihre Einstellungen zu groß für Ihren Drucker sein, werden Sie mit einem Fenster darauf aufmerksam gemacht und können das veränderte Etikettenformat nicht speichern. Sind Ihre Einstellungen korrekt, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen der Detailinformationen des Etiketts speichern wollen. Die Sicherung der eigenen Einstellungen findet unter dem Eintrag (benutzerdefiniert) Aufnahme in die Liste der Bestellnummer.

Nachdem die Formateinstellungen für die Adreßetiketten oder Briefumschläge vollzogen sind, wird automatisch das nächste Dialogfeld Etiketten erstellen bzw. Umschlagadresseaktiv.

Die Eingaben im Feld Musteretikett werden nicht auf ihre Länge bzw. Breite hin überprüft. Überstehender Text wird abgeschnitten.

5. Im Dialogfeld Etiketten erstellen findet sich im Feld Musteretikett der Raum für Texteingaben per Tastatur und Seriendruckfelder. Die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen öffnet die Liste mit den in der Datenquelle verfügbaren Feldern und fügt das ausgewählte Seriendruckfeld in das Musteretikett ein.

Wenn das Musteretikett einmal erstellt wurde, wird die Eingabe in eine Tabelle mit den entsprechenden Formatierungen umgewandelt. Nachträglich läßt sich somit nicht auf das Musteretikett zurückgreifen. Dies stört jedoch nicht weiter, da der Aufwand für eine Neuerstellung der Etiketten minimal ist. Wenn Sie nun unter Hauptdokument Einrichten nach dem Einrichten der Etiketten das Musteretikett bearbeiten, wird nach dem Bestätigen der Änderungen durch OK noch die Warnung ausgegeben, daß das Hauptdokument nicht leer ist und der vorhandene Text gelöscht und durch die neuen Eingaben ersetzt wird.

Die Option Beim Verbinden der Datensätze Aus Leerzeichen resultierende Leerzeilen nicht drucken, die Sie im Ausführungs-Dialogfeld Seriendruck finden, sollten Sie nicht aktivieren, wenn Sie eventuell später noch fehlende Angaben der Datenquelle manuell auf dem Etikett ergänzen möchten. Hierfür brauchen Sie die Lücken der Seriendruckfelder, die den Druckvorgang ohne Ergebnis durchliefen.