Monat: November 2000

  • Word Serienbriefe: Steuersatzdatei

    Eine separate Steuersatzdatei erstellen Sie nur, wenn Sie auf strukturierte Daten ohne Steuersatz zugreifen möchten. Beim Arbeiten mit Datenquellen, die Sie mit Word erstellen, oder bei externen Datenbanken, auf die Sie direkt zugreifen können, erübrigt sich in der Regel das Erstellen einer Steuersatzdatei.

    Wenn Sie eine separate Steuersatzdatei brauchen, wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager unter Datenquelle importieren den Eintrag Steuersatz-Optionen. Im DialogfeldSteuersatz-Optionen können Sie eine bestehende Steuersatzdatei Öffnen, wobei die Vorgehensweise im Dialogfeld Steuersatzquelle öffnen dem Zugriff auf bestehende Datenquellen entspricht.

    Wenn Sie mit Erstellen eine neue Steuersatzdatei kreieren, entspricht die Vorgehensweise der Erstellung einer Datenquelle, wobei im Anschluß keine Erfassung von Daten stattfindet.

    Neben einer Steuersatzdatei müssen Sie für den Seriendruck auch eine Datenquelle aktivieren, da die Steuersatzdatei selbst keine Datenfelder enthält und lediglich den Zugriff auf die Datenfelder einer Datenquelle steuert. Im Dialogfeld Seriendruck-Manager haben Sie dann unter Datenquelle > Bearbeiten Zugriff auf die beiden Dateien.

    Nachdem Sie Ihre Datenquelle erstellt oder die Verbindung zu ihr hergestellt haben, bearbeiten Sie das Hauptdokument und fügen die Seriendruckfelder und den Standardtext ein.

  • Word Serienbriefe: Daten importieren

    Wenn Sie bereits eine Datenquelle erstellt und gespeichert haben, können Sie auf diese Datei für den Seriendruck zugreifen. Dabei hilft Ihnen im Dialogfeld Seriendruck-Manager unterDaten importieren der Eintrag Datenquelle öffnen. Das Dialogfeld Datenquelle öffnen, in dem Sie Laufwerk, Ordner und schließlich Dateiname der Datenquelle wählen, bietet unterDateityp neben dem eigenen Dokument- und allgemeinen Textformaten auch Zugriff auf die gängigen Datenbanken MS Access, MS FoxPro, dBase und Paradox. Außerdem wird das Einlesen von Tabellen – beispielsweise von Excel – und Dokumenten all jener Formate unterstützt, deren Konvertierungsfilter installiert wurden.

    Wählen Sie die Datei aus, die Sie als Datenquelle öffnen möchten. Wenn Sie Wert darauf legen, die Arbeit von Word zu kontrollieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Importweise auswählen, bevor Sie die gewählte Datenquelle mit OK öffnen. Hierdurch wird das Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf jeden Fall aktiviert, in dessen Liste Datenquelle öffnen Word die Konvertierungsprogramme oder Schnittstellen anzeigt, die für die Umwandlung als zuständig erkannt wurden. Einen Überblick über sämtliche installierten Konvertiermodule und Schnittstellen erhalten Sie, wenn Sie das Kontrollkästchen Alle Anzeigen markieren. Wenn Sie Konvertierungen bestätigen nicht markieren, aktiviert Word das Dialogfeld Datenquelle bestätigen nur, wenn das Format der Datenquelle nicht eindeutig identifiziert werden kann, oder wenn verschiedene Alternativen des Einlesens bestehen.

    Text-Datenquellen, DDE-Datenquellen

    Für Dateien DDE-tauglicher Programme – beispielsweise Excel – wird die Server-Anwendung gestartet, mit der die Dateien installiert wurden. Die Anwendung läuft bei der weiteren Seriendruckerstellung im Hintergrund und versorgt Sie mit den gewünschten Felddaten, auf die Sie so vom Hauptdokument aus direkt zugreifen können. Hierbei handelt es sich um den sogenannten dynamischen Datenaustausch oder eben englisch „Dynamic Data Exchange“, kurz „DDE“.

    Wenn Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager den Befehl Datenquelle > Bearbeiten anwählen, der nach Zustandekommen der DDE-Verbindung eingeblendet wird, oder im Hauptdokument das Symbol Datenquelle bearbeiten in der Symbolleiste Seriendruck anklicken, wechseln Sie hiermit automatisch in die Server-Anwendung.

    ODBC-Datenquellen

    Bei Datenbanken kann der Zugriff über DDE oder über die ODBC-Treiber erfolgen, die mit Word zusammen ausgeliefert und installiert wurden. Nachdem Sie die Datenbank im Dialogfeld Datenquelle öffnen ausgewählt und gegebenenfalls im Dialogfeld Datenquelle bestätigen den Konvertiertreiber bestätigt haben, erscheint das Dialogfeld Tabelle wählen, in dem Sie sich je nach Struktur der Datenquelle für eine Tabelle der Datenquelle entscheiden können. Sie wählen die einzufügende Tabelle aus der Liste Tabelle aus. Unter Optionen können Sie zudem festlegen, welche Datenbankelemente Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Diese sind abhängig von der Datenbank. Beachten Sie, daß nicht alle Tabellen über die ODBC-Schnittstelle ausgetauscht werden können.

    Wenn Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager den Befehl Datenquelle > Bearbeiten anwählen, der nach Zustandekommen der ODBC-Verknüpfung eingeblendet wird, oder im Hauptdokument das Symbol Datenquelle bearbeiten in der Symbolleiste Seriendruck anklicken, bietet Ihnen Word die Möglichkeit MS Query zur Bearbeitung der Datenbank einzusetzen, sofern dieses Programm auf Ihrem System installiert ist.

    Wenn Sie sich dagegen entscheiden macht Word Sie darauf aufmerksam, daß eine Bearbeitung die Verknüpfung zur Datenbank aufhebt. Wenn Sie diese Aktion nicht Abbrechen, sondern mit Verknüpfung aufheben fortführen, liest Word die Datensätze der Datenbanktabelle ein und öffnet anschließend das Dialogfeld Speichern unter, über das Sie die Datenquelle als eigenes Dokument speichern können. Anschließend können Sie die Datenquelle in einem eigenen Dokumentfenster bearbeiten, das über die oben beschriebene SymbolleisteDatenbank verfügt.

    Die Datenquelle, die nun nicht mehr über die ODBC-Schnittstelle verknüpft ist, kann wie gewohnt bearbeitet werden, jedoch werden die Änderungen an der Originaldatenbank nicht mehr von der Datenquelle an das Hauptdokument weitergegeben. Dieser große Vorteil, den eine direkte Verbindung mittels ODBC-Treiber bietet, sollten Sie nicht durch eine Aufhebung der Verknüpfung aufgeben. Setzen Sie wenn möglich besser das Programm MS Query zum direkten Zugriff auf die Datenbank ein.

    Text-Datenquellen

    Wenn Sie als Datenquelle eine Datei wählen, die in einem Textformat vorliegt, muß der Inhalt dieser Datei durch Trennzeichen strukturiert sein. Kann die Feldstruktur eine Dokuments nicht eindeutig identifiziert werden, so haben Sie die Möglichkeit, im Dialogfeld Trennzeichen im Steuersatz die Feld-Trennzeichen und Datensatz-Trennzeichen zu definieren. Als Erinnerungsstütze wird das Dokument im Vorschau-Fenster angezeigt. Die Palette der zulässigen Trennzeichen, die in den beiden Dropdown-Liste für Feld- und Datensatz-Trennzeichen aufgereiht sind, ist groß. Zur Verfügung stehen:

    [Return] [Tab] , . ! %# $ % ( ) * + – / : ; < = > ? @ [ ] ^ _ `{ } | ~

    Sollten Sie die Datei trotz der Anpassung der Trennzeichen nicht als Datenquelle nutzen können, werden Sie darauf hingewiesen und der Seriendruck-Manager öffnet sich wieder.

    Wenn Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager den Befehl Datenquelle > Bearbeiten anwählen, der nach Zustandekommen des Zugriffs auf die Datenquelle eingeblendet wird, oder im Hauptdokument das Symbol Datenquelle bearbeiten in der Symbolleiste Seriendruck anklicken, aktivieren Sie das Dialogfeld Datenmaske. In diesem – oben bereits beschriebenen – Dialogfeld können Sie die Datenfelder ändern und den Umfang der Text-Datenquelle ändern. Mit dem Befehl Datenquelle aktivieren Sie das Quelldokument in einem eigenen Dokumentfenster, in dem Sie mit der oben beschriebenen Symbolleiste Datenbank arbeiten können.

    Wählen Sie Adressbuch verwenden, so haben Sie je nach Installation die Wahl zwischen dem „Persönlichem Adreßbuch“ – das verschiedene Adreßbücher beinhalten kann – und Adreßbüchern wie dem Outlook-Adreßbuch oder den Schedule+ Kontakten, das bei der Installation von Schedule+ erstellt wird. Adreßbücher werden importiert und verlieren Ihre Bindung zur Adreßbuchdatei.

  • Word Serienbriefe: Ein Hauptdokument erstellen

    Als erstes wählen Sie Hauptdokument > erstellen. Zur Auswahl stehen direkt verschiedene Aufgabengebiete des Seriendrucks; Serienbriefe, Adressetiketten, Umschläge und Katalog. Später läßt sich übrigens über eben diese Liste aus einem Seriendruck-Dokument ein Standard-Word-Dokument wiederherstellen. Nachdem Sie entschieden haben, wofür Sie den Seriendruck nutzen, arbeiten Sie entweder mit dem bestehenden Aktiven Fenster oder erstellen ein Neues Hauptdokument. Diese Abfrage erfolgt in einem separaten Meldungsfenster, über das Sie – sofern bereits ein Seriendruckdokument geöffnet ist – auch die Dokumentart ändern können.

    Sie können nun mit Bearbeiten direkt ins Hauptdokument wechseln. Da allerdings noch keine Daten einer Datenquelle importiert wurden, stehen noch keine Seriendruckfelder zur Verfügung und so beschränkt sich die Arbeit im Hauptdokument auf die Eingabe des feststehenden Standardtextes. Da dies nicht besonders effektiv ist, sollte als nächstes die Datenquelle für den Seriendruck bestimmt werden.

  • Word: Serienbriefe

    Bekannt geworden ist der Seriendruck unter dem Namen Serienbrief. Hierbei werden mittels zweier Dateien, in denen zum einen Adressen und zum anderen der feste Brieftext gespeichert sind, automatisch Briefe erstellt. In der einfachsten Form handelt es sich hierbei um den immer gleichen Text und jeweils einen neuen Adressaten. Mit Word sind auch anspruchsvollere Lösungen möglich. Beispielsweise ist es möglich, bestimmte Empfänger durch die Vorgabe von Kriterien auszuwählen oder den Brieftext während des Ablaufs der Funktion zu modifizieren. Da sich diese Funktion nicht auf das Erstellen von Briefen beschränken muß, sondern beispielsweise auch für den Druck von Gutschriften eingesetzt werden kann, heißt sie in Word „Seriendruck“.

    Damit Ihnen der Seriendruck leicht und fehlerfrei von der Hand geht, bietet sich beim Seriendruck besondere Hilfe. Die Seriendruck-Funktion arbeitet fast durchgängig im Dialog mit dem Anwender. Hierdurch lassen sich Fehlerquellen von vornherein auf ein Minimum reduzieren und jene Schreiben schnell und einfach erstellen, die mit weitgehend gleichem Text für die Hände verschiedener Personen bestimmt sind.

    Der Seriendruck-Manager

    Der Seriendruck-Manager ist der Dreh-und-Angelpunkt des Serienbriefs. Sie aktivieren den Seriendruck-Manager im Menü Extras mit dem Befehl Seriendruck. Um einen Seriendruckdokument zu erstellen, sind folgende Schritte nötig:

    1. Zunächst erstellen Sie das Hauptdokument. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen Serienbrief, Adressetiketten, Umschläge und Katalog. Das Hauptdokument kann auf einem bestehenden Dokument basieren oder aber neu erstellt werden.

    2. Im zweiten Schritt müssen Sie die variablen Daten importieren, die in den festen Text eingebunden werden. Bestehen diese Daten bereits, wählen Sie Datenquelle öffnen. Ebenso können Sie ein bestehendes Adressbuch verwenden, das Sie beispielsweise mit Exchange oder Outlook verwalten. Sind keine Datenbestände vorhanden, so können Sie eine neueDatenquelle erstellen. Mit der Funktion Steuersatz-Option ändern Sie beispielsweise eine bestehende Datentabelle zu einer Datenquelle ab.

    3. Im letzten Schritt verbinden Sie das Hauptdokument mit der Datenquelle. Hier stehen Ihnen über das Feld Abfrage-Optionen mehrere Wege offen, in welcher Art Sie die beiden Seriendruck-Elemente miteinander verknüpfen.

  • Word: Die Lesbarkeitsstatistik

    Wenn Sie die in den Optionen der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik die Ausgabe der Lesbarkeitsstatistik eingestellt haben und die Rechtschreib- und Grammatikprüfung den gesamten Text durchlaufen hat, ermittelt das Grammatikprogramm eine Statistik, in der Aussagen über die Lesbarkeit und den Verständlichkeitslevel des geprüften Textes gemacht werden. Das Ergebnis dieser Analyse erscheint im Dialogfenster Lesbarkeitsstatistik.

    Neben der Angabe der gezählten Zeichen, Silben, Wörter, Sätze und Absätze findet sich die Analyse, wie viele kurze und einfache Sätze und wie viele lange Sätze und Wörter ihr Text enthält. An die nüchternen Zahlen schließt sich der Bereich der Berechnung an, in dem Sie erfahren, wie viele Silben in Ihrem Text ein durchschnittliches Wort hat, wie viele Wörter Sie im Schnitt pro Satz verwenden und wie viele Sätze je Absatz.

    Unter Lesbarkeit werden Angaben zum Verständnislevel des Textes gemacht:

    Der Flesch Lesbarkeitsgrad spiegelt die Lesbarkeit eines Textes aufgrund des Durchschnitts von Silben pro Wort sowie Wörter pro Satz. Dieses Bewertungsmuster geht davon aus, daß ein Text um so einfacher zu verstehen ist, desto weniger Silben pro Wort bzw. Wörter pro Satz er enthält. Durchschnittliche Texte haben einen Flesch-Lesbarkeits-Grad zwischen 60 und 70. Je höher der Grad, desto verständlicher ist der Text. Hilfe zeigt Ihnen, nach welcher Formel sich die Flesch-Quote berechnet.

    Die Struktur der Werte des Flesh-Lesbarkeitsgrads (Flesch Reading Ease) sind in folgender Tabelle erklärt:

    Grad – Niveau – Entspricht einer Spracherfahrung …

    über 90 – sehr niedrig – …von 4 Jahren

    unter 90 – niedrig – …von 5 Jahren

    unter 80 – relativ niedrig – …von 6 Jahren

    unter 70 – mittel – …von mehr als 7 Jahren

    unter 60 – relativ hoch -…von mehr als 8 Jahren

    unter 50 – hoch- …von mehr als 9 Jahren

    unter 40 – sehr hoch -…von mehr als 11 Jahren

    unter 30 -extrem hoch – …auf Hochschulniveau

    Passive gibt in Prozent an, wie viele passive Verbformen im Dokument vorkommen. Passive Sätze erschweren das Verständnis eines Textes. Das gilt ebenso für die Satzkomplexität, deren Indexzahl für allgemeinverständliche Texte möglichst niedrig gehalten werden soll. Und auch der Faktor der Wortschatzkomplexität entscheidet über die Verständlichkeit und sollte zielgruppengerecht gewählt werden.

    Nachdem Sie sich ein Bild von der Verständnisstruktur und Lesbarkeit Ihres Textes gemacht haben, schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

    Bei der Überprüfung rein englischer Texte erscheint die Lesbarkeitsstatistik im englischen Dialogfenster Redability Statistics, das neben den statistischen Informationen über die Anzahl von Wörtern, Zeichen, Absätzen und Sätzen und den Durchschnittswerten zu Sätzen je Absatz, Wörtern je Satz und Zeichen je Wort auch die passiven Sätze und den Flesch-Lesbarkeitsgrad – Flesch Reading Ease – ermittelt. Darüber hinaus gibt es hier noch denFlesch-Kincaid Grade Level.

    Der Flesch-Kincaid Grade Level gibt auf der selben Basis wie der Flesch Reading Ease das Niveau eines Textes aus, jedoch wird das Ergebnis nicht als Index, sondern in Schuljahren ausgegeben.

  • Word: Grammatik mit Rechtschreibung prüfen

    Die Einstellungen, die Sie für die deutsche und amerikanische Grammatik vornehmen, kommen automatisch bei der Grammatikprüfung an den Passagen zum Einsatz, denen die entsprechende Sprache zugeordnet wurde. Diese Sprachzuordnung gilt bei der Grammatikprüfung während der Eingabe ebenso wie bei der Grammatikprüfung, die parallel zur Rechtschreibprüfung nach Abschluß der Texterfassung gestartet wird.

    Um die Grammatik zusammen mit der Rechtschreibung zu kontrollieren, starten Sie das Prüfprogramm mit Extras > Rechtschreibung und Grammatik, der Funktionstaste / oder über das Symbol Rechtschreibung und Grammatik in der Symbolleiste Standard.

    Ob die Grammatik zusammen mit der Rechtschreibung kontrolliert wird, entscheiden Sie im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik über das Kontrollkästchen Grammatik prüfen. Ist es markiert, prüft Word bei jedem Satz im Anschluß an die Rechtschreibung auch die Grammatik. Modifikationen der bemängelten Stelle nehmen Sie entweder direkt im Eingabefeld Grammatikfehler vor oder markieren einen der Einträge im Feld Vorschläge.Mit Ändern übertragen Sie die Eingabe ins Dokument.

    Wenn Sie während der Grammatikprüfung auf Passagen stoßen, die Sie direkt im Text ändern möchten, so können Sie durch einen Klick ins Dokument zwischen dem Fenster Rechtschreibung und Grammatik und dem Dokumenttext wechseln. Sie erhalten hierdurch die Möglichkeit, auch während des Prüflaufs die Sprachzuweisung von Textpassagen zu ändern, wenn Sie beispielsweise entdecken, daß einem deutschen Textteil fälschlicherweise die englische Sprache zugeordnet wurde. Nach dem Rücksprung in das Fenster Rechtschreibung und Grammatik per Mausklick oder mit ST führen Sie die Überprüfung fort mit Weiter.

    Das Dialogfenster gleicht im Grammatikmodus dem weiter oben beschriebenen Dialogfenster Grammatik. Der Office-Assistent bietet wieder Erklärungen zu den einzelnen Regeln. Im Gegensatz zu dem satzbezogenen Aufruf des Dialogfensters Grammatik können Sie bei der abschließenden Kontrolle zusammen mit der Rechtschreibprüfung Gebrauch von der Schaltfläche Nächster Satz machen, der die Grammatikkontrolle für den aktuellen Satz beendet und mit der Rechtschreibprüfung des nächsten Satzes fortfährt. Findet Word in ihm einen Rechtschreibfehler, schaltet das Dialogfenster wieder in den Rechtschreibmodus um.

    Vom Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik aus haben Sie direkten Zugriff auf die Optionen, in deren Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik Sie ebenfalls einstellen können, ob Word die Grammatik zusammen mit Rechtschreibung prüfen soll. Dieses Kontrollkästchen korrespondiert direkt mit der Einstellung Grammatik prüfen im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik. Sofern es aktiv ist, können Sie mit Lesbarkeitsstatistik anzeigen eine Auswertung des Textes anfordern, die Word nach Abschluß der Rechtschreib- und Grammatikprüfung erstellt. Wenn die Grammatikprüfung allerdings nur während der Eingabe und nicht abschließend mit dem Rechtschreibprogramm erfolgt, entfällt die Ausgabe der Lesbarkeitsstatistik

  • Word: Die Optionen der Grammatikprüfung

    Wie intensiv das Grammatikprogramm Ihren Text prüft, stellen Sie in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik im Dropdown-Feld Schreibstil ein.

    Befindet sich die Einfügemarke in einer deutschen Textpassage, lassen sich sieben verschiedene Schreibstile wählen. Je nach der unter Schreibstil gewählten Einstellung wird der Text äußerst penibel auf die Grammatikalische Korrektheit überprüft. Folgende Einstellungen stehen zu Verfügung:

    Schreibstil Erläuterung

    Rechtschreibprüfung Plus Es wird lediglich eine erweiterte Rechtschreibprüfung ausgeführt, bei der zusätzlich zur reinen Rechtschreibprüfung lediglich typographische Fehler wie Anführungszeichen, Klammern, doppelte Wörter und ähnliches untersucht werden. Eine Grammatikprüfung und stilistische Kontrolle des Textes findet nicht statt.

    Schnellprüfung Neben typographischen Fehlern werden Verstöße gegen die Grundregeln der Grammatik und der Interpunktion moniert. Der Stil des Textes wird hierbei ignoriert.

    Tiefenprüfung Die Grammatikprüfung untersucht den Text auf alle voreingestellten grammatikalischen und stilistischen Problemfelder, die das Grammatikprogramm beherrscht.

    Privat/Informell Die Kapazität der Grammatikprüfung wird unter Auslassung stilistischer Korrekturen beinahe vollständig genutzt.

    Gebrauchstext Damit der Text eingängig ist, bemängelt die Grammatikprüfung neben grammatikalischen Fehlern auch verschachtelte lange Satzgefüge und stilistische Extravaganzen, die den Lesefluß hemmen bemängelt.

    Geschäftlich/Offiziell Die Grammatik wird für Geschäftskorrespondenz überprüft; daher gehen Nominalstil und Amtsdeutsch durch, während Umgangssprache und Dialektausdrücke beanstandet werden.

    Technisch/Wissenschaftlich Mit Ausnahme von Passivkonstruktionen werden alle Fehlerklassen erkannt. Eine gehobene Stilebene wird nicht bemängelt.

    Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Schreibstilen finden Sie in der Hilfedatei der Grammatik. Die Datei WTGE61GE.HLP finden Sie im Verzeichnis PROGRAMMEGEMEINSAME DATEIENMICROSOFT SHAREDPROOF, oder – wenn Ihre Ordnerstruktur von der Standardinstallation abweicht – in dem Verzeichnis, in dem auch die Wörterbuchdateien gespeichert sind. Klicken Sie die Datei WTGE61GE.HLP doppelt an, um sie mit dem Hilfeprogramm von Windows 98 zu öffnen. Um die verschiedenen Schreibstile abzufragen, klicken Sie auf Hilfethemen und geben in der Registerkarte Index im ersten Feld Prüfstile ein. Klicken Sie nun aufAnzeigen, um die entsprechende Seite im Hilfeprogramm zu öffnen. Durch einen Mausklick auf die Schaltflächen neben den Namen der Stile lassen sich weitere Informationen zu ihnen abrufen.

    Wie schon aus der Benennung der Schreibstile ersichtlich wird, richten sich die letzen vier Einstellungen an Autorinnen und Autoren, die Text mit einer bestimmten Zielsetzung verfassen, beispielsweise den täglichen Briefverkehr im Büro (Geschäftlich/Offiziell) oder Arbeiten an Hochschulen und Forschungseinrichtungen (Technisch/Wiss.). Welcher der Stile Ihnen am ehesten gerecht wird, entscheiden Sie allerdings am besten durch den Einsatz in der täglichen Praxis und weniger durch die Beschreibung.

    Um einen eigenen Schreibstil einzustellen, wählen Sie den Stil, der dem Text des Dokuments nahekommt und öffnen im Dialogfenster Extras > Optionen in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik mit Einstellungendas Dialogfenster Einstellungen anpassen. Auf welchen Schreibstil sich die Änderungen beziehen, vermerkt Word in der Titelleiste des Dialogfensters.

    Markieren Sie die Kriterien, nach denen Word den Text auf seine korrekte Grammatik überprüfen soll, in der Liste der Einstellungen. Nähere Informationen zum grammatikalischen Hintergrund der einzelnen Kontrollen erhalten Sie mittels des Hilfeprogramms, wenn Sie einen Eintrag markieren und auf Erklären klicken.

    In der Sektion Schwellenwerte können Sie eingeben, ab welcher Häufung bestimmter Formulierungen oder Satzlängen die Grammatik Sie auf einen Fehler aufmerksam macht. Hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten der individuellen Anpassung der Grammatikprüfung:

    Schwellenwert – Voraussetzung – Bedeutung

    Einbettungstiefe – Das Feld Satzbau muß aktiv sein. – Dieser Wert legt die maximale Anzahl von Verschachtellungen im Satzgefüge fest.

    Konstituentenhäufung – Das Feld Satzbau muß aktiv sein. – Dieser Wert legt die maximale Anzahl von Präpositionalkonstruktionen und Genetivattributen im Satzgefüge fest.

    Vage Ausdrücke – Das Feld Vage Ausdrücke muß aktiv sein. – Dieser Wert legt die maximale Anzahl von Partikeln (unbestimmte Ausdrücke und Füllwörter) innerhalb von zehn aufeinanderfolgenden Sätzen fest.

    Maximale Satzlänge – Das Feld Satzlänge muß aktiv sein. – Dieser Wert legt die maximale Anzahl von Wörtern im Satzgefüge fest.

    Passivsätze – Das Feld Passiv muß aktiv sein. – Dieser Wert legt die maximale Anzahl von Passivformen innerhalb von zehn aufeinanderfolgenden Sätzen fest.

    Sie können mit der Einstellung der Kontrollkästchen und den Angaben der Schwellenwerte getrost experimentieren, da Sie mit dem Befehl Wiederherstellen im Dialogfenster Einstellungen anpassen jederzeit die Grundkonfiguration des Schreibstils reaktivieren. Um die beim Aufruf des Dialogfensters aktiven Einstellungen unverändert zu belassen, wählen Sie Abbrechen, während OK die neuen Werte unter dem Namen des aktiven Schreibstils speichert.

    Die englische Grammatikprüfung

    Wenn die Einfügemarke in einem Bereich steht, dem die englische Sprache zugewiesen wurde, können Sie in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik der Optionen für die englische Grammatikprüfung folgende Schreibstile anwenden:

    Schreibstil Erläuterung

    Casual Ähnlich des deutschen Schreibstils Rechtschreibung Plus werden lediglich typographische Fehler und darüber hinaus Phrasen und oft verwechselte Wörter markiert. Eine Grammatikprüfung und stilistische Kontrolle des Textes findet nicht statt.

    Standard Ähnlich des deutschen Schreibstils Schnellprüfung werden hier auch Verstöße gegen die Grundregeln der Grammatik und der Interpunktion bemängelt, jedoch keine stilistische Kontrolle durchgeführt.

    Formal Ähnlich des deutschen Schreibstils Geschäftlich/Offiziell werden beinahe alle Grammatik- und Stilfehler moniert.

    Technical Ähnlich des deutschen Schreibstils Technisch/Wissenschaftlich werden mit Ausnahme einiger wissenschaftlicher Schreibarten (passivisch usw.) alle Fehlerklassen erkannt. Wissenschaftlicher Jargon wird nicht kritisiert.

    Custom Dieser Schreibstil dient der eigenen Einstellung. In der Grundeinstellung sind alle grammatischen und stilistischen Fehlerklassen aktiviert.

    Über die Schaltfläche Einstellungen haben Sie nun Zugriff auf die verschiedenen Grammatik- und Stilregeln der englischen Grammatik. Im Dialogfenster Grammatik-Einstellungen können Sie die Grammatik und Vorlagenoptionen wie gewohnt über Kontrollkästchen ein- oder ausschalten. Im Gegensatz zum deutschsprachigen Pendant des Dialogfensters Grammatik-Einstellungen ist im Feld Schreibstil zudem der direkte Wechsel zwischen den verschiedenen Prüfstilen möglich. Die Stilnamen entsprechen den fünf Vorgaben, die bereits in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik gelistet wurden.

    In der Sektion Require legen Sie fest, wie Word angloamerikanische Zeichensetzung prüft:

    1. Comma before last list item legt fest, ob ein Komma vor dem letzten Eintrag in Aufzählungen („red, white, and blue“ oder „red, white and blue“) gesetzt werden soll.

    2. Punctuation required with quotes legt fest, ob Satzzeichen innerhalb oder außerhalb von Anführungszeichen stehen sollen.

    3. Spaces required between sentences legt fest, ob zwischen zwei Sätzen ein oder zwei Leerzeichen gesetzt werden sollen.

    Diese Kontrollen sind außer Kraft, wenn der Eintrag don’t check aktiv ist. Mit Vorgabe stellen Sie die Standardeinstellungen des aktiven Schreibstils wieder her.

  • Word Grammatikprüfung: Die Grammatik während der Eingabe prüfen

    Die Überprüfung der Einhaltung grammatischer Regeln und stilistischer Feinheiten läuft in Word parallel zur Rechtschreibkontrolle. Das gilt in gleicher Weise für die Grammatikprüfung während der Eingabe wie für die Grammatikprüfung zusammen mit der Rechtschreibkontrolle.

    Die Grammatikprüfung bietet Word für die deutsche und englische Sprache an. Wenn Sie eine Sprache wählen, für die keine Grammatikprüfung vorhanden ist, wird die Überprüfung der Grammatik automatisch deaktiviert.

    Die Grammatik während der Eingabe prüfen

    Die Grammatikprüfung können Sie während der Erfassung des Textes ebenso im Hintergrund überprüfen lassen, wie die Rechtschreibprüfung. Öffnen Sie hierzu das Dialogfenster Extras > Optionen und aktivieren Sie in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik das Kontrollkästchen Grammatik während der Eingabe überprüfen.

    Im Gegensatz zu den roten Zickzacklinien der Rechtschreibkontrolle macht das Grammatikprogramm auf die erste möglicherweise fehlerhafte Formulierung eines Satzes durch eine grüne Zickzack-Linie aufmerksam.

    Wenn sich die Grammatik einer bemängelten Stelle auf den ersten Blick als fehlerhaft erweist, können Sie die direkt im Dokument ändern. Um zu erfahren, warum die Grammatikprüfung eine Formulierung bemängelt, klicken Sie die mit dem grünen Unterstrich markierte Stelle mit der rechten Maustaste an. Word öffnet nun wie gewohnt ein Shortcut-Menü, in dem es an erster Stelle eine Kurzinformation zu der grammatikalischen Konstruktion gibt, die die Grammatikkontrolle für problematisch hält. Sie haben nun die Möglichkeit, einen Ersatzvorschlag, den das Grammatikprogramm im Shortcut-Menü gibt, mit der Maus in den Text zu übernehmen oder mit der Maus wieder in den Text zu klicken – wodurch das Shortcut-Menü geschlossen wird – und die Stelle mit einer eigenen Formulierung direkt im Dokument manuell zu korrigieren. Ihre manuelle Korrektur wird wieder von der Grammatikprüfung auf Regelhaltigkeit überprüft.

    Wenn Sie im Shortcut-Menü den Befehl Satz ignorieren wählen, ist der gesamte Satz von der Grammatikprüfung befreit. Diese Befreiung betrifft alle weiteren Korrekturen, die das Grammatikprogramm für den aktuellen Satz noch vorschlagen würde, endet aber mit der nächsten Änderung, die Sie im Satz vornehmen und die Grammatikprüfung für den Satz wieder aktiviert.

    Wenn Sie weitere Informationen zur bemängelten Stelle haben möchten, klicken Sie im Shortcut-Menü auf den Eintrag Grammatik, der das Dialogfenster Grammatik öffnet. Im Eingabefeld Grammatikfehler des Dialogfensters können Sie den Satz bearbeiten und die Eingabe mit Ändern ins Dokument übernehmen. Der Eintrag des Felds Vorschläge entspricht der Erklärung und dem Ersetzungsvorschlag des Shortcut-Menüs und läßt sich statt einer eigenhändigen Änderung markieren und mit Ändern in den Text einfügen.

    Sollte der Office-Assistent nicht eingeschaltet sein, so aktivieren Sie ihn im Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Fragezeichen, über die Sie ihn auch wieder ausschalten können

    Grammatikalische Hilfestellung gibt der Office-Assistent, wenn Sie in seiner Sprechblase auf Erklären klicken. Im Hilfefenster bietet Ihnen die Grammatik einen Text, der die entsprechenden Grammatikregeln erläutert, Beispiele und Hintergründe zum Thema gibt und Literatur dazu nennt. Das Programmfenster der Hilfe läßt sich durch Ziehen der Titelleiste und seines Rahmens verschieben und in der Größe ändern. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch einen Klick auf das X in der Titelleiste oder mit Â$ schließen.

    In der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik des Dialogfensters Optionen löschen Sie die Liste der Wörter und Formulierungen, die nie geändert werden sollen, mit dem Befehl Dokument erneut prüfen.

    Um einen angeblichen Grammatikfehler zu übergehen, klicken Sie im Dialogfenster Grammatik auf Ignorieren. Soll die Konstruktion oder Formulierung nicht wieder bemängelt werden, können Sie sie mit Nie ändern von der weiteren Korrektur ausschließen. Formulierungen, die Sie mit Nie Ändern von der Suche ausschließen – das ist empfehlenswert, wenn die Stelle korrekt, aber die Regel von der Grammatikprüfung nicht erkannt wird – , werden in die temporäre Liste aufgenommen, die während der gesamten Sitzung die Ausnahmen von den Korrekturen speichert. Die Formulierungen, die hier als korrekt gespeichert sind, gehen in allen Dokumenten unbeachtet durch, bis Word beendet wird. Um die temporäre Liste der ignorierten Formulierungen zu löschen, greifen Sie mit dem Befehl Optionen auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik zu, in der Sie auch die anderen optionalen Einstellungen der Grammatikprüfung einstellen können.

    Mit den Befehlen Ändern, Ignorieren und Nie ändern bearbeiten Sie den aktuellen Satz, wobei das Grammatikprogramm nach dem Befehl automatisch den nächsten Fehler des Satzes an springt. Mit Rückgängig können Sie bereits vollzogenen Eingaben widerrufen. Nach der Bearbeitung des gesamten Satzes schließt das Dialogfenster automatisch und mit Abbrechen können Sie es vorzeitig schließen, um im Dokument weiterzuarbeiten

    In der Statusleiste des Word-Fensters dokumentiert das Wörterbuchsymbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung die Aktivitäten beider Prüfprogramme dokumentiert durch zwei verschiedene Anzeigen. Ein Stift über dem Wörterbuchsymbol zeigt, daß soeben eine Prüfung vollzogen wird, während das Häkchen belegt, daß die aktive Prüfung in Wartestellung ist.

    In beiden Fällen kann mit einem Klick auf das Symbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung mit der rechten Maustaste ein Shortcut-Menü geöffnet werden, in dem Sie einerseits die Markierungen ein- und ausblenden, andererseits direkt auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik in den Optionen zugreifen, die Sie auch über den Menübefehl Extras > Optionen öffnen können, um sich von den aktuellen Einstellungen überzeugen und diese modifizieren. Zugriff auf die Registerkarte zur Grammatikkonfiguration haben Sie allerdings nur, wenn die Einfügemarke in einem Teil des Dokuments steht oder eine Markierung gesetzt ist, die in einem Textteil beginnt, für das eine Grammatikprüfung installiert ist.

    In der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik betreffen die ersten beiden Kontrollkästchen der Sektion Grammatik nur die Grammatikprüfung im Hintergrund. Mit dem ersten Kontrollkästchen können Sie ein- und ausschalten, ob Word die Grammatik während der Eingabe überprüfen soll. Außerdem läßt sich – wie schon im Shortcut-Menü – die Grammatikkennzeichnung ausblenden. Hierdurch wird die Grammatikprüfung nicht deaktiviert, es werden lediglich die Fehlermarkierungen nicht dargestellt.

  • Word Thesaurus: Die Suche nach sinn- und sachverwandten Wörtern

    Während der Erstellung von Texten ist mitunter nicht der richtige Ausdruck parat. Da hilft oft kein angestrengtes Überlegen, sondern nur der Griff zum Wörterbuch. Für diesen Zweck gibt es auf dem Buchmarkt verschiedene Werke, die im Fachjargon „Synonymwörterbücher“ genannt werden. Genannt seien hier der Duden-Band „Die sinn- und sachverwandten Wörter“ (Bd. 8) und das verbreitete „Sag es treffender“ von A. M. Textor. In diesen Synonymwörterbüchern finden Sie sinnverwandte Wörter nach Begriffen gegliedert. In solch einem Thesaurus, so werden diese Nachschlagewerke auch bezeichnet, können Sie das Wort nachschlagen, das Ihnen in den Kopf kommt, aber den Zusammenhang nicht haargenau trifft. Sie finden unter dem nachgeschlagenen Wort weitere Wörter ähnlicher Bedeutung verzeichnet. Mit ein wenig Glück läßt sich hierbei genau der Begriff entdecken, der das trifft, was Sie sagen möchten. Word bietet die Möglichkeit der Wortschatzerweiterung allerdings nicht auf Papier, sondern als Bestandteil des Programms. Sie haben somit die Gelegenheit, während der Arbeit am Text schnell mal ein Wort nachzuschlagen.

    Das Synonymwörterbuch von Word wird im Menü Extras > Sprache mit Thesaurus „aufgeschlagen“. Im geöffneten Thesaurus-Fenster gibt die Titelzeile des Dialogfelds an, für welche Sprache der Thesaurus Synonyme sucht. Der Rückgriff auf die installierten Wörterbücher ist abhängig von der Sprache, die dem markierten Wort zugewiesen ist; die Zuweisung erfolgt bei der Texterfassung oder im Nachhinein mit dem Menübefehl Extras > Sprache > Sprache bestimmen. Sofern der Thesaurus das Lexikon für die angegebene Sprache nicht finden kann, erscheint eine entsprechende Meldung.

    Im Listenfeld Synonyme für ist das Wort eingetragen, auf dem die aktuelle Begriffssuche basiert; unter ihm werden die Bedeutungen gelistet. Sollte es sich um ein Wort handeln, das kein Bestandteil des Thesaurus ist, wechselt der Name des Listenfelds in Nicht gefunden. In diesem Fall wird unter ihm eine Alphabetische Liste der Begriffe angezeigt, die der Schreibweise des Suchbegriffs ähneln.

    Beim Aufruf bezieht der Thesaurus sich stets auf das Wort, das der Einfügemarke am nächsten steht. Dieses Wort wird ins Feld Synonyme für bzw. Nicht gefunden übernommen.

    Sie können nicht nur Synonyme für einzelne Worte suchen, sondern sich auch Alternativen für stehende Redewendungen anbieten lassen. Voraussetzung hierfür ist, daß sämtliche Wörter des Ausdrucks markiert sind.

    Word erkennt selbstverständlich nicht automatisch, wie sinnvoll eine Zeichenkette ist. Da auch einzelne Buchstaben als Basis einer Wortsuche akzeptiert werden, nimmt das Programm die nächste zusammenhängende Zeichenfolge auf. Hierbei wird nicht berücksichtigt, ob es sich um ein Zeichen handelt, das Anlaß zum Nachschlagen bietet, denn die Suche nach Synonymen findet ja erst im Anschluß an die Aufnahme statt. Im Zweifelsfall wird das Zeichen rechts der Einfügemarke übernommen. Falls sich kein Buchstabe in der Zeile befindet, in der die Einfügemarke steht, bleibt das Feld Synonyme für frei. In diesem Fall wechselt das Feld Ersetzen durch seinen Namen zu Einfügen. In diesem Feld kann nun eine Texteingabe vorgenommen werden, die mit Nachschlagen zur Basis der Suche gemacht wird.

    Die sicherste Methode, um ein Wort des Textes direkt mit Hilfe des Thesaurus zu bearbeiten, ist, das Wort ganz oder teilweise zu markieren und dann mit [Shift][F7] den Thesaurus zu laden. Das markierte Wort wird so zur Basis der Synonymsuche, deren Ergebnisse direkt in den beiden Listen angezeigt werden.

    In der Liste Bedeutungen werden verschiedene Wortbedeutungen aufgeführt. Um welche Wortarten es sich bei den gelisteten Bedeutungen handelt, wird jeweils in Klammern gekennzeichnet. Die einzelnen Abkürzungen besagen folgendes:

    Abkürzung – Hinweis

    Nomen. – Substantive

    Verb – Verben

    Adj. – Adjektive

    Antonym – Antonym (Gegenwort)

    sonst. – Sonstige (Partikel oder ausdrücke)

    Die Angaben in Klammern geben bei der weiteren Wortwahl eine wichtige Hilfestellung. Wenn Sie im Text ein Verb, z.B. „rasen“, ersetzen möchten, hilft Ihnen ein Substantiv nicht weiter. Sie müssen sich dann also bei den mit „(Verb)“ gekennzeichneten Worten umschauen.

    Wenn Sie ein Wort aus der Bedeutungsliste mit den Cursortasten oder der Maus markieren, werden in der Liste Ersetzen durch Synonym die zur Bedeutung passenden Synonyme angezeigt. Wenn Sie z.B. „rasen“ als emotionalen Ausbruch verstanden wissen möchten, markieren Sie das Wort „toben (Verb)“ und erhalten hierzu in der Parallelliste sinnverwandte Wörter.

    Wenn unter Bedeutungen der Eintrag Ähnliche Begriffe oder Ähnliche Ausrücke markiert wird, ändert die rechte Liste ihren Namen in Ersetzen durch ähnlichen Begriff bzw. Ähnliche Ausdrücke was Sie aber in keiner Weise an einer weiteren Recherche mit Nachschlagen zu hindern braucht. Gelistet werden in der Regel Grundformen des markierten Worts.

    Bei der Synonymliste handelt es sich um ein sogenanntes Combo- oder Kombinationsfeld, in dem einerseits Listeneinträge markiert und andererseits im ersten Feld der Liste Eingaben vorgenommen werden können.

    Sobald Wörter angezeigt werden, haben Sie die Möglichkeit, einen der Begriffe – gleich welcher Liste – zu markieren. Der markierte Begriff wird im ersten Feld des Kombinationsfelds Ersetzen durch Synonym angezeigt. MitErsetzen tauschen Sie ihn im Text gegen das markierte Wort aus. Falls keines der Wörter Ihren Vorstellungen entspricht, brechen Sie die Suche entweder ab, oder Sie setzen sie mit einem neuen Wort fort.

    In das erste Feld der Kombinationsliste Ersetzen durch Synonym können Sie ein eigenes Wort eingeben und sich mit dem Befehl Nachschlagen wieder ein Spektrum von möglichen Ersetzungen anzeigen lassen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, eines der gelisteten Wörter der weiteren Suche zugrunde zu legen. Hierfür reicht es, das gewünschte Wort doppelt anzuklicken oder zu markieren und wieder Nachschlagen zu wählen.

    Über die Verweise Ähnliche Begriffe und Ähnliche Ausdrücke lassen sich in der Synonym-Liste Wörter ausgeben, die mit dem Quellwort assoziiert werden können. Auch aus der alphabetischen Liste, die zeigt, daß ein Wort nicht zugeordnet werden kann, läßt sich für folgende Nachforschungen wählen. Direkt werden zu den alphabetisch gelisteten Wörtern keine Synonyme ausgegeben.

    Wenn Sie nach mehreren Recherchen innerhalb des Thesaurus ein Wort reaktivieren möchten, das der Bedeutungssuche zugrunde lag, öffnen Sie das Dropdown-Feld Synonyme für. Hierin sind die Quellwörter der aktuellen Synonymsuche gespeichert; ihre Ergebnisse werden angezeigt, sobald ein Wort der Liste ausgewählt wird.

  • Word Rechtschreibprüfung: Wörter ins Wörterbuch aufnehmen

    Bei der Korrekturarbeit haben Sie folgende Möglichkeiten:

    1. Das Wort ist falsch geschrieben:

    • Sie arbeiten mit automatischen Korrekturvorschlägen, und das richtige Wort ist in der Vorschlagsliste.

    Wählen Sie das richtige Wort aus der Liste Vorschläge und bestätigen Sie es durch doppeltes Anklicken oder mit Ändern bzw. Immer ändern.

    • Sie arbeiten mit automatischen Korrekturvorschlägen, aber das richtige Wort ist nicht in der Vorschlagsliste.

    Geben Sie das Wort in der richtigen Schreibweise im Feld Nicht im Wörterbuch ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Ändern oder Immer ändern.

    • Sie arbeiten ohne automatische Korrekturvorschläge.

    Geben Sie das Wort in der richtigen Schreibweise im Feld Nicht im Wörterbuch ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Ändern oder Immer ändern.

    • Sie arbeiten ohne automatische Korrekturvorschläge, möchten die richtige Schreibweise des Wortes aber nachschlagen.

    Aktivieren Sie mit Optionen das Dialogfenster Register Rechtschreibung und Grammatik und aktivieren Sie mit der Option Immer vorschlagen die Liste der Vorschläge. Wählen Sie das richtige Wort aus der ListeVorschläge und bestätigen Sie es durch doppeltes Anklicken oder mit Ändern bzw. Immer ändern.

    2. Das Wort ist richtig geschrieben:

    • Das Wort kommt nur einmal in diesem Text vor.

    Wählen Sie Ignorieren.

    • Das Wort kommt mehrmals in diesem Text vor.

    Wählen Sie Nie ändern.

    • Das Wort kommt immer wieder in Ihren Texten vor.

    Nehmen Sie das Wort mit Hinzufügen in ein Benutzerwörterbuch auf.

    Solange Sie keine eigenen Wörterbücher erstellt haben, arbeiten Sie nur mit zwei Wörterbüchern, dem Programmwörterbuch der aktiven Sprache und einem Benutzerwörterbuch. Alle Zufügungen zum Wörterbuch werden in diesem Modus in die Datei BENUTZER.DIC aufgenommen. Die Vorgehensweise, alle Wörter in ein Wörterbuch aufzunehmen, empfiehlt sich aber nur, solange die Wörter, die in sehr vielen Texten wiederkehren, in einem Sinnzusammenhang stehen. Wörter, die nur von Fall zu Fall vorkommen und an eine spezielle Textart gebunden sind, nehmen Sie besser in ein separates Wörterbuch auf.

    Neue Wörterbücher legen Sie in den Optionen in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik an. Dieses Dialogfeld aktivieren Sie direkt vom Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik über den Befehl Optionen.

    Bei der Rechtschreibprüfung lassen sich die Wörter aus zehn verschiedenen Benutzerwörterbüchern parallel heranziehen. Außerdem verfügt die Rechtschreibprüfung für jede installierte Sprache über ein Standardwörterbuch, das zum Umfang des Rechtschreibprogramms gehört und auf welches stets zugegriffen wird; der Inhalt dieser Programmwörterbücher liegt fest und kann nicht geändert werden. Der Inhalt der benutzerdefinierten Wörterbücher liegt in Ihrer Hand. Diese Wörterbücher ergänzen Sie, im Gegensatz zu dem Standardwörterbuch, durch eigene Einträge. Sie nehmen darin unbekannte Wörter auf, die während des Prüflaufs trotz richtiger Schreibweise bemängelt werden. Die Benutzerwörterbücher können beliebige Dateinamen tragen.

    Wenn das Programm die Schreibweise eines Wortes mit Hilfe der Wörterbücher verifizieren kann, schließt es hieraus auf die richtige Schreibweise des Wortes und überprüft das nächste Wort. Bei Unstimmigkeiten legt es Ihnen das Wort zur Begutachtung vor, und Sie entscheiden, ob das Wort richtig oder falsch geschrieben ist.

    In der Liste Benutzerwörterbücher sind alle aktivierten Wörterbücher aufgelistet. Benützerwörterbücher werden standardmäßig im Ordner WindowsAnwendungsdatenMicrosoftProof gespeichert und mit der Erweiterung .DIC gekennzeichnet. Diese Erweiterung kennzeichnet die alle Benutzerwörterbücher der Windows-Programme von Microsoft. Sie können also mit Word auch auf Benutzerwörterbücher anderer Programme – z.B. Works für Windows – zugreifen, selbst wenn sie in anderen Verzeichnissen gespeichert sind. Allerdings empfiehlt es sich, Wörterbücher im Verzeichnis Proof abzuspeichern, da der Sinn eines zentralen Verzeichnisses in der Verfügbarkeit für alle Benutzerwörterbücher liegt. Außer den zentralen Wörterbüchern im Verzeichnis Proof (WindowsAnwendungsdatenMicrosoftProof) werden auch die Benutzerwörterbücher automatisch gelistet, die im Stammverzeichnis vonOffice gespeichert sind.

    Neben den Wörterbüchern der Liste kann auch auf andere Wörterbücher zugegriffen werden, die den Spezifikationen der Windows-Benutzerwörterbücher von Microsoft entsprechen müssen. Das heißt, ihr Inhalt muß im reinen ANSI-Zeichensatz gespeichert sein.

    Falls Sie auf Wörterbücher zugreifen möchten, die eine andere Dateierweiterung als .DIC haben oder in einem anderen Ordner liegen, auf das kein automatischer Zugriff von Word erfolgt, öffnen Sie mit Hinzufügen das DialogfeldWörterbuch hinzufügen, das dem Dialogfenster Datei Öffnen entspricht. Wechseln Sie auf die übliche Weise in den Ordner, in dem das gesuchte Wörterbuch liegt. Falls es eine andere Dateiendung als .DIC hat, tragen Sie im Feld Dateiname den ganzen Dateinamen des Wörterbuchs ein, das Sie für die Rechtschreibprüfung öffnen möchten, oder nennen lediglich die spezifische Erweiterung und wählen die Wörterbuchdatei aus der Dateiliste. Abschließend bestätigen Sie mit OK oder [Return].

    Sie können nach und nach verschiedene Wörterbücher für verschiedene Benutzer, fachspezifische Texte oder Sprachen anlegen. Geben Sie den Wörterbüchern typische Namen, so daß sie sich leicht Textarten oder Benutzern zuordnen lassen. Mehrere kleine Wörterbücher haben den Vorteil, daß Word bei der Überprüfung den Inhalt der Wörterbücher schneller mit dem Text vergleichen kann und nicht auch noch Wörter zum Vergleich heranziehen muß, die für den aktuellen Text auf keinen Fall in Frage kommen. Aus diesem Grunde sollten Sie Ihre Wörterbücher nicht zu komplex gestalten.

    Um ein neues Wörterbuch zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Wählen Sie in der Registerkarte Rechtschreibung der Optionen in der Gruppe Benutzerwörterbücher den Befehl Neu.

    2. Im Dialogfeld Benutzerwörterbuch erstellen wählen Sie den Ordner, in dem das Wörterbuch gespeichert werden soll, sofern Sie es nicht im voreingestellten Ordner Proof ablegen möchten. Den Dateinamen tragen Sie im Feld Dateiname ein. Die spezifische Wöterbuch-Dateierweiterung .DIC wird automatisch angehängt. Durch die Bestätigung der Eingabe mit OK wird das Wörterbuch automatisch erstellt.

    3. Wählen Sie den Befehl Hinzufügen, markieren Sie das Wörterbuch in der Dateiliste, und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Das Benutzerwörterbuch wird der Wörterbuchliste angefügt.

    Es empfiehlt sich, die Benutzerwörterbücher von Zeit zu Zeit auf unnötige Einträge zu durchforsten.

    Die Benutzerwörterbücher können Sie im Dropdown-Feld Sprache auf die Verwendung bei einer bestimmten Sprache eingrenzen. Solange im Feld Sprache der Eintrag (keine) aktiv ist, wird das aktivierte Benutzerwörterbuch unabhängig von Sprachformatierungen im gesamten Text in die Überprüfung der Orthographie einbezogen.

    Um ein Wörterbuch während der Textüberprüfung zu benutzen, markieren Sie seinen Namen in der Liste Benutzerwörterbuch, die Sie im Dialogfeld Optionen in der Registerkarte Rechtschreibung finden. Insgesamt können bis zu zehn Wörterbücher der Liste gleichzeitig markiert sein. Wenn diese Zahl überschritten wird, zeigt Ihnen Word dies mit einer Meldung an. Auf die gleiche Weise, wie Sie Wörterbücher aktivieren, können Sie sie auch wieder deaktivieren. Möchten Sie ein Benutzerwörterbuch nicht nur deaktivieren, können Sie es Entfernen. Markieren Sie das entsprechende Wörterbuch und klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche. Beachten Sie hierbei, daß die zugehörige Datei nicht ebenfalls gelöscht wird. Es wird lediglich die Verknüpfung zu Word entfernt.

    Das Standardwörterbuch, das zuoberst in der Liste steht – in der Regel heißt es BENUTZER.DIC – sollten Sie stets aktiviert lassen, da dieses Wörterbuch von verschiedenen Microsoft-Anwendungen gemeinsam genutzt werden kann. Wenn Sie es deaktivieren, kann es passieren, daß auch andere Anwendungen den Zugriff auf das erste Benutzerwörterbuch verlieren.

    Es gilt die Regel: Je mehr Wörterbücher bei der Überprüfung des Testes geöffnet sind, um so langsamer geht der Prüflauf vonstatten. Daher lohnt es sich, die Verteilung der Wörter auf die einzelnen Wörterbücher gut zu strukturieren und jene Wörterbücher zu deaktivieren, die Sie momentan nicht benötigen. So halten Sie die Kapazität des Systems für andere Aufgaben frei. Die Rechtschreibung-Vorgaben in den Optionen bleiben aktiv, bis Sie sie ändern. Sie brauchen also nicht zu Beginn jeder Arbeitssitzung vorgeben, welches Benutzerwörterbuch für Ihren aktuellen Text zuständig ist.

    Während der Rechtschreibprüfung können Sie Wörterbücher um unbekannte Wörter ergänzen. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik das gewünschte Wörterbuch aus der Dropdown-Liste Benutzerwörterbuch. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen den Wörterbüchern, das Sie in der Wörterbuchliste aktiviert haben. Die anderen Wörterbücher sind während der eigentlichen Überprüfung nicht erreichbar, können aber durch den Optionen-Zugriff ad hoc ergänzt werden. Wenn Sie die Überprüfung abschließen, werden die Ergänzungen in den Wörterbüchern automatisch gespeichert.

    Um ein Benutzerwörterbuch zu öffnen, markieren Sie es in der Liste und wählen die Schaltfläche Bearbeiten. Das Benutzerwörterbuch wird dann als Dokument dargestellt, und Sie können nicht benötigte oder gar falsch eingetragene Wörter editieren.