Monat: November 2000

  • Word: Nicht druckbare Zeichen

    Die Buchstaben und Zahlen erscheinen direkt auf dem Bildschirm. Außer diesen sichtbaren Zeichen, die sich auch ausdrucken lassen, gibt es spezielle Zeichen, die nicht dem direkten Ausdruck auf dem Papier, sondern Ihrer Orientierung dienen.

    Um die roten und eventuell grünen Schlangenlinien unter einigen Wörtern brauchen Sie sich nicht zu kümmern, diese sind Teil der automatischen Rechtschreib- sowie der Grammatikkontrolle, die einige Seiten später erläutert wird.

    Ein Symbol ist ein Schaltfläche auf dem Bildschirm, die Sie mit der Maus bedienen können. Wenn Sie mit dem Mauszeiger (Pfeil) auf die Schaltfläche zeigen und die linke Maustaste einmal kurz drücken, wird die Schaltfläche „betätigt“. Sie sehen dies direkt an Ihrem soeben erfaßten Text. Jede Stelle, an der die [Return]-Taste gedrückt wurde, ist durch das Zeichen ¶ gekennzeichnet. Außerdem werden die Leerzeichen zwischen den einzelnen Worten durch einen Punkt (•) markiert.

    Diese Zeichen sind allerdings nicht immer sichtbar. Sie lassen sich an- und abschalten, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem Symbol ¶ klicken. Sie finden es in einer der Symbolleisten unter den Menüs. Die gleiche Wirkung wie der Mausklick auf das Symbol hat übrigens der Tastenschlüssel [Strg][Shift][8]: Halten Sie die Steuerungstaste nieder und geben Sie eine öffnende Klammer ein. Das schalten die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen an und aus.

    Sie sehen die nicht druckbaren Zeichen direkt in Ihrem soeben erfaßten Text. Jede Stelle, an der die Ü-Taste gedrückt wurde, ist durch das Zeichen ¶ gekennzeichnet. Außerdem werden die Leerzeichen zwischen den einzelnen Worten durch einen Punkt (•) markiert. Andere nicht druckbare Zeichen, die Sie später kennenlernen werden, stellen Tabulatorsprünge durch einen Pfeil dar oder strukturieren Text und Tabellen durch Linien.

    Der Text besteht vorab nur als Zeichenfolge, die im Speicher des PCs verwaltet wird. Über Ihre Textverarbeitung haben Sie Zugriff auf diesen Speicherinhalt und können Änderungen vornehmen. Solange der Text bislang nur in den Speicher des Computers aufgenommen wurde und nicht auf einem Datenträger gespeichert ist, geht er unweigerlich verloren, wenn Sie das Gerät ausschalten. Der Text ist erst dann gesichert, wenn Sie ihn mit Datei > Speichern oder einer entsprechenden Befehlseingabe gespeichert haben.

    Wenn Sie die nicht druckbaren Zeichen eingeschaltet lassen, macht dies die Arbeitsweise der Texterfassung offensichtlich. Sie sehen, daß jede Eingabe im Dokument als Zeichen festgehalten wird. So ist ein Wortzwischenraum tatsächlich ein Leerzeichen und ein Druck auf die Eingabetaste setzt eine Absatzmarke in den Text. Sie haben somit alle Eingaben beständig vor Augen. Wenn Sie eine Absatzschaltung zuviel eingegeben haben oder einen anderen Fehler entdecken, können Sie dies korrigieren. Anders als bei einer Schreibmaschine ist der Text nicht fest (also zu Papier gebracht) sondern flexibel.

  • Word Anwendungsbeispiel: Einfacher Geschäftsbrief, Text eingeben

    Tagtäglich kommt die Textverarbeitung im Büro zum Einsatz und dient hier dem Schreiben von Briefen. Die Textverarbeitung nimmt hierbei einfach die Stellung der Schreibmaschine ein. Und so startet dieses Buch da, wo auch bei der Schreibmaschine das Schreiben begann: Bei der Tastatur.

    Text eingeben

    Zu Beginn ist die Schreibfläche in der Mitte des Fensters so leer wie das berühmte Blatt Papier. Doch mit dem ersten Tastenanschlag ändern Sie diesen Zustand.

    Die Tastenanordnung des alphanumerischen Felds ist von der Schreibmaschine bekannt.

    Wenn Sie die Tastatur betrachten, sehen Sie, daß die Anordnung der Tasten der von Schreibmaschinentasten entspricht. Lassen Sie zunächst jene Tasten außer acht, die von der Schreibmaschinentastatur abweichen.

    Außer den alphanumerischen Tasten verfügt die Tastatur über einen Nummernblock, wie er auch bei Taschenrechnern Verwendung findet, sowie weitere Steuerungstasten, die zur Bedienung von Word genutzt werden können. Zur Zeit brauchen Sie diese unbekannten Tasten noch nicht. Bei den Aufgaben, bei denen sich die Tasten als nützlich erweisen, werden sie im Text vorgestellt. Im Moment genügt es zu wissen, daß zwischen Cursortasten, die der Bewegung der Einfügemarke dienen und Funktionstasten, die spezielle Aktionen starten, unterschieden wird.

    Obwohl Sie bei der Texteingabe die PC-Tastatur wie eine Schreibmaschinentastatur benutzen können, sollten Sie von Anfang an eine Besonderheit der Textverarbeitung mit dem PC im Auge behalten: Sie nimmt Ihnen Arbeit ab.

    Bei Word werden die Zeilenenden automatisch erkannt. Das heißt, sobald ein Wort nicht mehr vollständig in die Zeile paßt, wird es komplett in die nächste Zeile gesetzt. Die Ü-Taste brauchen und sollen Sie hierzu nicht betätigen. Anderenfalls wird der automatischen Textfluß innerhalb eines Absatzes unterbrochen und somit gestört. Prägen Sie sich daher unbedingt ein, [Return] nur am Absatzende (für einen neuen Absatz) zu benutzen. Die Zeilenenden überlassen Sie einfach dem Programm.

    Geben Sie folgenden Beispieltext ein; die Stellen, an denen die [Return]-Taste gedrückt werden soll, sind durch „[Return]“ gekennzeichnet. Es handelt sich stets um den Abschluß eines Absatzes.

    Nach Eingabe des ersten Absatzes wird der Assistent anbieten Ihnen bei der Erstellung eines Briefes zu helfen. Lehnen Sie die Hilfe zunächst mit Abbrechen ab.

    Wenn die speziellen Zeichen sichtbar machen, zeigen sie beispielsweise, an welcher Stelle im Text ein Absatzende eingegeben – also die [Return]-Taste gedrückt – wurde. Da diese Zeichen nicht gedruckt werden, heißen sie „nicht druckbare Zeichen“.

    Lieber Herr Bit,

    Bezug nehmend auf das Telefonat, das wir soeben führten, bitte ich Sie um die Zusendung einer Probelieferung Ihrer Loseblattsammlung

    TeXeT – Textdesign et cetera

    Bitte senden Sie mir überdies die Abonnement-Unterlagen zu.

    Vielen Dank

    Mit freundlichen Grüßen

  • Einführung in die Textverarbeitung mit Word 2000

    Word 2000 sprengt den Rahmen dessen, was Sie sich zunächst unter Textverarbeitung vorstellen. Lassen Sie sich von der Fülle der Funktionen keinesfalls verunsichern. Benutzen Sie einfach die Funktionen, die Sie brauchen können, und lassen Sie alles andere links liegen. Schritt für Schritt werden Sie in diesem ersten Teil mit den Grundfunktionen vertraut gemacht.

    Seien Sie sich gewiß: Die Grundlagen der Bedienung von Word werden Sie im Nu begreifen und dann steht bald auch den großen Anwendungen nichts mehr im Wege.

    Der folgende Rundgang führt Sie rasch in das Programm ein. Nehmen Sie sich daher für die nächsten Seiten etwas Zeit. Sie erfahren auf diesen nicht nur am Beispiel eines Geschäftsbriefs, wie Sie Text eingeben, Fehler korrigieren und den Brief ausdrucken, sondern Sie lernen gleich noch ein paar nützliche Besonderheiten von Word kennen, wie das einfache Gestalten von Texten, das Arbeiten mit Tabellen und das Einfügen von Grafiken. Die Kenntnisse und der Überblick, die Sie hierbei rasch erwerben, vermeidet später Unsicherheiten.

    Der Start

    Nach der Installation von Word oder des gesamten Office finden Sie im Startmenü von Windows in der Gruppe Programme den Eintrag Microsoft Word zusammen mit dem Word-Symbol. Klicken Sie mit der Maus einfach auf diesen Eintrag, um Word zu starten. Word startet mit einem leeren Dokument – intern als Dokument1 bezeichnet. In dieses Dokument können Sie direkt Text eintippen.

    Maus

    In den Erklärungen geht dieses Buch davon aus, daß Sie mit der Maus arbeiten, dem typischen Bedieninstrument von Windows. Mit der Maus zeigen einfach auf ein Bildschirmelement, ein Symbol oder einen Befehl und betätigen eine Maustaste – schon wird die gewünschte Aktion umgesetzt. Diese Aktion wird „klicken“ oder „anklicken“ genannt. In der Regel benutzen Sie für das Klicken die linke Maustaste. Wenn im Text nicht ausdrücklich auf die rechte Maustaste verwiesen wird, können Sie davon ausgehen, daß mit (An)klicken ein Betätigen der linken Maustaste gemeint ist.

    Tastatur

    Für manche Befehlseingaben sind aber auch Tasten oder Tastenkombinationen nützlich und sinnvoll. In diesen Fällen werden auch in diesem Buch die alternativen Bedienungseingaben genannt. Unabhängig von der Maus können Sie Word auch (fast) ausschließlich über die Tastatur bedienen. Dies macht dieses Programm flexibel.

    Der Start von Word

    Um Word zu starten:

    Sie brauchen nur mit dem Pfeil, der entsprechend der Mausbewegungen auf dem Bildschirm seine Stellung verändert, auf die Symbole und Menüs zu zeigen und sie mit der linken Maustaste anzuklicken.

    • klicken Sie im Windows-Startmenü auf die Gruppe Programme und

    • starten Word mit einem Klick auf das Symbol von Microsoft Word.

    Die Anwendung startet mit einem leeren Dokument mit dem Namen Dokument1, in das Sie direkt Text tippen können.

    Nach dem Start zeigt Word für Windows ein Dialogfeld mit einem Hinweis an. Dieses Fenster können Sie zunächst durch Drücken der Taste Ü ignorieren. Danach wird der Bearbeitungsbildschirm von Word für Windows angezeigt.

    Wie alle Windows-Programme hat auch Word ein eigenes Fenster, in dem Sie mit dem Programm arbeiten. Dieses Fenster hat, wie Sie auf den ersten Blick sehen, verschiedene Bedienelemente, die am Fensterrand angeordnet sind. Die Texteingabe findet in der freien Fläche unter den Bedienelementen statt. Sie können nun direkt den ersten Text eingeben, ohne zunächst die Menüs, Schalter und Eingabefelder am oberen Fensterrand weiter zu beachten.

    Das Ende von Word

    Um Word zu beenden:

    • öffnen Sie das Menü Datei und

    • klicken auf den Befehl Beenden.