Monat: November 2000

  • Word: Die Rechtschreibung im verfassten Dokument prüfen

    Wenn Sie Ihren Schreibfluß nicht durch die Korrektur einzelner Wörter stören lassen möchten, bietet es sich an, die Rechtschreibkontrolle mit Word nach dem Erfassen des Textes durchzuführen. Für diesen separaten Korrekturlauf bietet Word das Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik.

    Sie starten den Korrekturlauf der Rechtschreibprüfung entweder in der Funktionsleiste mit einem Klick auf das Symbol Rechtschreibung und Grammatik oder im Menü Extras mit dem Befehl Rechtschreibung und Grammatik. Den gleichen Effekt hat auch die Funktionstaste [F7]. In jedem Fall beginnt Word direkt mit der Überprüfung des Textes. Der Ausgangspunkt der Textkontrolle ist die Einfügemarke, von der aus das Dokument abwärts überprüft wird. Im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik können Sie über das Kontrollkästchen Grammatik prüfen festlegen, ob beim Prüflauf auch die Grammatik des Textes kontrolliert werden soll. Falls Sie hierauf keinen Wert legen, da Sie sich grammatikalisch sicher fühlen und Zeit sparen wollen, schalten Sie dieses Kontrollkästchen aus.

    Während der Überprüfung meldet die Statusleiste: „Word überprüft Rechtschreibung und Grammatik im Dokument…“ Solange kein Wort gefunden wird, das die Rechtschreibprüfung bemängelt, wird auch das DialogfensterRechtschreibung nicht geöffnet. Den Prüflauf können Sie jederzeit mit E abbrechen. Die Einfügemarke wird in diesem Fall an der letzten monierten Stelle positioniert; sollte die Rechtschreibprüfung keinen Fehler gefunden habe, befindet sich die Einfügemarke an der Position vor Aufruf der Rechtschreibprüfung.

    Um nur die Orthographie eines bestimmten Teils des Dokuments zu untersuchen, markieren Sie die gewünschte Passage, bevor Sie die Rechtschreibung starten. Die Überprüfung, die Sie nun beginnen, erstreckt sich ausschließlich auf den markierten Bereich. Nach Abschluß des begrenzten Prüflaufs erscheint ein Meldungsfenster, das abfragt, ob die Überprüfung auf den Rest des Dokuments ausgedehnt werden soll.

    Wenn die Rechtschreibprüfung auf ein Wort stößt, für das es in den aktiven Wörterbüchern keine Entsprechung findet, öffnet das Programmfenster der Rechtschreibprüfung. In der Titelzeile des Fensters erfahren Sie nebenRechtschreibung und Grammatik den Namen der Sprache, mit der die Rechtschreibprüfung zur Zeit arbeitet. Die Sprache der Überprüfung ist abhängig von der Sprache, die Word erkannt hat, oder die Sie dem Wort, der Passage oder dem ganzen Text mit Extras > Sprache > Sprache bestimmen zugewiesen haben.

    Im ersten Feld des Fensters Rechtschreibung und Grammatik wird im Feld Nicht im Wörterbuch – das je nach Kontext auch Gross-/Kleinschreibung oder Wortwiederholung heißen kann – das bemängelte Wort rot markiert innerhalb des Kontext angezeigt.

    Nie ändern entspricht dem Befehl Alle Ignorieren im Shortcut-Menü der automatischen Rechtschreibprüfung.

    Falls das Wort sich trotz Anzeige als korrekt geschrieben erweist, können Sie es mit Ignorieren übergehen. Sollte das Wort häufiger im Text vorkommen, wird es an jeder Fundstelle aufs neue als „nicht richtig“ identifiziert. Dies verhindern Sie, wenn Sie anstelle von Ignorieren den Befehl Nie ändern anwählen. Alle Wörter, deren Schreibweise Sie mit Nie Ändern bestätigen, werden in eine temporäre Liste aufgenommen, die für den Verlauf der gesamten Sitzung erhalten bleibt. Die Wörter, das Sie einmal auf diese Weise für richtig befanden, werden in allen Dokumenten ignoriert, bis Word beendet und wieder neu gestartet wurde.

    Hinzufügen

    Handelt es sich bei dem monierten Wort um ein Wort, das Sie häufiger benutzen, oder vielleicht Ihren Namen, so sollten Sie das Wort mit Hinzufügen in das Benutzerwörterbuch aufnehmen. Hiermit verhindern Sie, das das Wort in anderen Dokumenten immer wieder als fehlerhaft moniert wird.

    Optionale Einstellungen der Rechtschreibung

    Über die Optionen der Rechtschreibung besteht nicht nur die Möglichkeit, die Liste der Wörter zu löschen, die Word beim Prüflauf ignoriert, sondern Sie legen hier sämtliche Vorgaben für die Rechtschreibprüfung fest.

    Rufen Sie vom Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik aus mit Optionen die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik des Dialogfensters Optionen auf, und wählen Sie den Befehl Dokument erneut prüfen. Nach der Bestätigung des Befehls im Meldefenster wird die Liste der ignorierten Wörter annulliert, und die bislang übergangenen Wörter werden beim nächsten Prüfen wieder kontrolliert.

    In der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik haben Sie die Möglichkeit die Einträge zu löschen, die Sie mit Nie ändern aus der Rechtschreib- und Grammatikprüfung ausgeschlossen haben. Somit werden beim nächsten Durchlauf der Grammatikprüfung wieder alle Regeln neu angewandt und bei der Rechtschreibprüfung alle Wörter, die nicht in einem Wörterbuch stehen erneut bemängelt und können so in das Benutzerwörterbuch aufgenommen werden.

    Im Fenster Optionen der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik in können Sie Wörter grundsätzlich von der Rechtschreibung ausschließen. Mit Wörter in Großbuchstaben ignorieren übergeht Wörter mit ungewöhnlicher Großschreibung, z.B. Abkürzungen. Voraussetzung ist allerdings, daß sämtliche Buchstaben des Wortes groß geschrieben werden. Bei Wörter mit Zahlen ignorieren gilt, daß bereits eine Zahl innerhalb des Wortes die Überprüfung der Zeichenkette ausschließt. Internet- und Dateiadressen ignorieren schließt als Links erkannte Zeichenketten von der Überprüfung aus.

    Unabhängig vom Ignorieren der Wörter in Großbuchstaben werden Sie bei der Rechtschreibüberprüfung des Textes im darauf aufmerksam gemacht, wenn in einem Wort Groß- und Kleinbuchstaben entgegen jeder Rechtschreibregel gemischt werden. Wörter, die großgeschrieben in einem Wörterbuch verzeichnet sind, werden in der Kleinschreibung bemängelt. Bei Wörtern, die in Kleinbuchstaben gespeichert wurden, akzeptiert Word beide Schreibweisen, da das Wort ja am Satzanfang stehen könnte und somit mit einem Großbuchstaben beginnen müßte.

    Wenn die Kleinschreibung eines Wortes oder die Mischung von großen und kleinen Buchstaben bemängelt wird, wechselt der Name des ersten Anzeigefelds im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik auf die Bezeichnung Gross-/Kleinschreibung.

    Das Kontrollkästchen Immer vorschlagen hat für die automatische Rechtschreibprüfung keine Relevanz. Selbst wenn diese Einstellung ausgeschaltet ist, bringt der rechte Klick auf ein rot bemängeltes Wort im Dokument Vorschläge zur Schreibweise, sofern Word Ersatzwörter in seinen Lexika ausfindig machen kann.

    In der Optionen-Registerkarte Rechtschreibung können Sie weiterhin in der Gruppe Korrekturvorschläge auf die Wortvorschläge der Rechtschreibung verzichten, indem Sie das Kontrollkästchen immer vorschlagen deaktivieren. Auf diese Art läßt sich die Überprüfung beschleunigen, da keine Zeit für die Suche von Vorschlägen gebraucht wird. Dies kommt einem rascheren Programmablauf zugute. Langsamer wird die Rechtschreibprüfung, wenn Sie das Kontrollkästchen Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch ausschalten. In diesem Fall sucht das Programm nach Ersetzungsvorschlägen für die Wortliste auch in den Benutzerwörterbüchern, was je nach Anzahl und Umfang der zusätzlichen Wörterbücher Zeit kostet. Auch diese Vorschlagssuche findet nur statt, wenn das Kontrollkästchen Immer vorschlagen aktiviert ist. Der neuen deutschen Rechtschreibung tut Microsoft mit der Option Neue deutsche Rechtschreibung genüge. Möchten Sie lieber die alte Rechtschreibung verwenden und keine neuen Rechtschreibformen in Ihrem Text zulassen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue deutsche Rechtschreibung.

    Vorschläge als Korrekturen übernehmen

    Solange Immer vorschlagen aktiv ist, zeigt die Rechtschreibprüfung während des Korrekturlaufs im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik automatisch Alternativen zum bemängelten Wort an; vorausgesetzt, es sind Wörter gespeichert, die als Vorschläge in Frage kommen. Aus diesen Wörtern können Sie ein passendes aus der Liste Vorschläge auswählen, indem Sie das Wort einfach markieren und den Befehl Ändern wählen. Doppeltes Anklicken bestätigt das angewählte Wort gleichzeitig als Änderung.

    Sie können im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik über das Feld Nicht im Wörterbuch auch weitere Änderungen der Textstelle vornehmen und mit Ändern ins Dokument übernehmen.

    Falls keines der Wörter Ihren Vorstellungen entspricht, berichtigen Sie die Schreibweise des angezeigten Wortes im Eingabefeld Nicht im Wörterbuch das bemängelte Wörter in roter Schrift im Zusammenhang des Textes anzeigt. Ihre ausgewählte oder eingegebene Korrektur übernehmen Sie mit Ändern in den Text. Falls die falsche Schreibweise, die Sie auf diese Art korrigieren, im Text wiederholt vorkommt, können Sie mit dem Befehl Immer ändern die Anweisung geben, die Korrektur an allen entsprechenden Stellen automatisch vorzunehmen..

    Word macht auch auf Wörter aufmerksam, die verdoppelt vorkommen, da hier die Vermutung naheliegt, daß es sich um eine Fehleingabe handelt. Die Mängelanzeige des ersten Feldes heißt hierbei Wortwiederholung. Sie können diese Verdoppelung Ignorieren, wenn sie sinngemäß oder syntaktisch korrekt ist, oder Löschen, wenn das zweite Wort entfernt werden soll.

    Alternativ können Sie vorgenommene Korrekturen auch über die Funktion Bearbeiten > Rückgängig zurücknehmen.

    Falls Sie beim Korrekturlauf Fehler gemacht haben, die Ihnen erst nach der Bestätigung der Eingabe auffallen, haben Sie durch die Schaltfläche Rückgängig die Möglichkeit, die letzte Korrektur zurückzunehmen. Mehrfache Anwahl des Befehls erlaubt es, weitere Korrekturschritte zurückzugehen.

    Das Programmfenster der Rechtschreibung kann über die Kopfzeile mit der Maus verschoben werden. Machen Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch, und plazieren Sie es an einer Ecke des Bildschirms, so daß Sie möglichst viel vom Zusammenhang Ihres Textes erfassen können. Führen Sie ihn sich also vor Augen, indem Sie das Fenster ein wenig räumen. Zur Orientierung ist das gefragte Wort im Text markiert.

    Wenn Sie die Rechtschreibprüfung über Abbrechen oder mit E abbrechen, wird die Einfügemarke hinter dem zuletzt monierten Wort positioniert. Dieses Festhalten des zuletzt überprüften Wortes ist sehr sinnvoll. Oft erfolgt ja der Abbruch der Orthographieprüfung, da Ihnen plötzlich eine bessere Formulierung, eine andere Satzkonstruktion oder sonst eine weitreichende Änderung einfällt, die Sie gerne direkt in den Text aufnehmen möchten. In diesem Fall brauchen Sie die Rechtschreibprüfung aber nicht zu beenden, sondern können Sie kurzfristig unterbrechen.

  • Word: Rechtschreibung während der Eingabe prüfen

    Die automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig aktiviert und markiert direkt während der Eingabe eventuell falsch geschriebene Wörter.

    Während der Textarbeit kommt leicht einmal ein Tippfehler vor, der durch konzentriertes Gegenlesen aufgefunden werden muß. Word ist in der Lage, Ihnen beim Korrekturlesen zu helfen, und Sie auf Wörter, deren Schreibweise zumindest in Zweifel steht, aufmerksam zu machen. Word verfährt bei seiner Rechtschreibprüfung nach dem Prinzip, daß ein unbekanntes Wort falsch geschrieben sein könnte. Als unbekannt gelten alle Wörter, die Word nicht in einem seiner Wörterbücher findet.

    Mit der automatischen Rechtschreib¬prüfung findet nicht automatisch auch eine Prüfung der Grammatik statt. Um die Grammatikprüfung während der Eingabe zu einzuschalten, aktivieren Sie unter Extras > Optionen in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik das Kontrollkästchen Grammatik zusammen mit Rechtschreibung prüfen. Bei eingeschalteter Grammatikprüfung im Hintergrund kann die Arbeitsgeschwindigkeit von Word je nach Ausstattung Ihres Computer verringert werden. Auch ohne automatische Grammatikprüfung haben Sie im separaten Korrekturlauf nach dem Erfassen des Textes im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik noch immer die Chance neben der Orthographie auch Grammatik und Stil einer eingehenden Prüfung zu unterziehen.

    Bereits während der Texteingabe überprüft die automatische Rechtschreibprüfung den Text auf Fehler und unbekannte Wörter. Ein solches Wort wird mit einer roten Zickzacklinie unterstrichen. Eine grüne Zickzacklinie weist hingegen auf Mängel hin, die die Grammatikprüfung während der Eingabe entdeckt zu haben meint.

    Die Rechtschreibung während der Eingabe prüfen

    Wenn die automatische Rechtschreib- oder Grammatikprüfung aktiv ist, erscheint in der Statusleiste das Wörterbuchsymbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung.

    Das Symbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung zeigt einen Stift, während die Kontrolle läuft und ein Häkchen, wenn die Kontrolle abgeschlossen ist. Da die Überprüfung während der Texterfassung abläuft, wechselt das Symbol ständig sein Aussehen.

    Über das Symbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung können Sie direkt auf die Optionen der aktiven Rechtschreibprüfung und – sofern ebenfalls eingeschaltet – der Grammatikprüfung zugreifen. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf das Symbol öffnen Sie das Shortcut-Menü, in dem Sie die Rechtschreibkennzeichnung ausblenden und wieder einschalten können; das gilt auch für die Markierung von angeblichen Grammatikmängel. Die Einstellung bezieht sich allerdings nur auf die Anzeige der vermeintlichen Fehler, nicht aber auf die Kontrolle im Hintergrund. Um die Überprüfung auszuschalten, öffnen Sie im Shortcut-Menü mit dem Befehl Optionen die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik des Dialogfensters Optionen. Das Dialogfenster Optionen können Sie selbstverständlich auch vom Text aus über das Menü Extras öffnen.

    Um die Rechtschreibkontrolle im Hintergrund auszuschalten, deaktivieren Sie in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik des Dialogfensters Optionen das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe prüfen. Das Kontrollkästchen Rechtschreibkennzeichnung ausblenden läßt sich nur bedienen, wenn die Rechtschreibprüfung aktiv ist. Es hat den gleichen Effekt wie der gleichnamige Befehl des Shortcut-Menüs des Wörterbuchsymbols in der Statusleiste und schaltet nur die roten Fehlerlinien, nicht aber das Prüfprogramm aus. Bestätigen Sie Ihre Eingaben wie gewohnt mit OK.

    Um das nächste Wort anzuspringen, dessen Orthographie rot bemängelt wird, klicken Sie einfach doppelt auf das Wörterbuchsymbol in der Statusleiste; das Shortcut-Menü wird bei jedem markierten Wort automatisch geöffnet. Innerhalb des Text können Sie ein mit einem roten Unterstrich bemängeltes Wort manuell korrigieren oder es mit der rechten Maustaste anklicken, um das zugehörige Shortcut-Menü aufrufen.

    Word zeigt im oberen Teil des Menüs eventuell vorhandene Ersetzungsvorschläge an. Mit einem Klick auf einen Vorschlag korrigieren Sie das Wort. Mit Hinzufügen nehmen Sie ein Wort in das Benutzerwörterbuch auf. Klicken Sie auf Alle Ignorieren, wenn Sie das Wort nicht in das Wörterbuch aufnehmen möchten, jedoch die Zickzack-Linie das Wort nicht als falsch markieren soll. Mit Rechtschreibung rufen Sie die Rechtschreibprüfung in einem eigenen Dialogfenster auf, mit dem Sie die Rechtschreibung im gesamten Dokument sukzessive korrigieren können. Wenn Sie den dargestellten Fehler des öfteren eingeben, so können Sie für den Fehler einen AutoKorrektur-Eintrag erstellen. Klicken Sie zunächst auf den Befehl AutoKorrektur und wählen Sie in dem sich dann öffnenden Menü den Eintrag mit der richtigen Schreibweise. Sobald Sie den Eintrag anklicken, wird der zugehörige AutoKorrektur-Eintrag aufgenommen.

    Um die Rechtschreibprüfung kurzzeitig für eine manuelle Textbearbeitung zu unterbrechen, genügt es, mit der Maus außerhalb des Dialogfelds Rechtschreibung und Grammatik in das Dokument zu klicken und so zwischenPrüffenster und Dokument zu wechseln. Das Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik bleibt hierbei geöffnet. Falls es Ihnen den Blick auf den Text versperrt, können Sie es – solange es aktiv ist – wie ein Programmfenster mit der Maus zur Seite rücken. Ist das Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik erst einmal deaktiviert, können Sie das Dokument auf die gewohnte Weise bearbeiten. Der Fortgang der Rechtschreibprüfung wird entweder über das Symbol Rechtschreibung und Grammatik oder den Menübefehl Extras > Rechtschreibung und Grammatik gestartet. Hierdurch starten Sie an der Stelle des Dokuments, an der die Einfügemarke steht, die Überprüfung des Textes neu.

  • Word Silbentrennung: Trennstellen entfernen

    Manuelle, halbautomatisch generierte Trennungen werden – wie beschrieben – im Gegensatz zu vollautomatisch erstellten Trennstrichen als bedingte Trennstellen mit dem Zeichen „¬“ in den Text aufgenommen. Wenn ein Text Bearbeitungen erfährt, kommt es durch Ergänzungen oder Änderungen der Formatierung sehr leicht dazu, daß die eingegebenen Trennstellen nicht mehr aktuell sind. Obschon die Trennzeichen im Ausdruck nicht stören und auch bei der Bildschirmarbeit abgeschaltet werden können, haben Sie vielleicht dennoch das Interesse, die Trennstellen wieder zu entfernen. Hierfür bieten sich Ihnen zwei Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie die geteilten Wörter unmittelbar nach dem Trenndurchlauf oder erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder zusammenfügen möchten:

    1. Sie entfernen alle vollzogenen Trennungen direkt nach Beendigung des Trennprogramms über das Symbol Rückgängig oder den Befehl Bearbeiten > Rückgängig. Hierbei darf aber nach dem Abschluß des Trennens keine andere Eingabe erfolgt sein.

    2. Sie entfernen alle vollzogenen Trennungen aus dem ganzen Text oder einer markierten Passage mit Bearbeiten > Ersetzen. Hierfür tragen Sie in das Feld Suchen nach die Zeichenkombination „^-“ ein und belassen das FeldErsetzen durch ganz ohne Eingaben. Falls Sie zuvor Eingaben im Suchen- oder Ersetzen-Feld hatten, löschen Sie diese zuvor durch [Entf]. Eventuell vorhandene Formatierungen entfernen Sie über die Schaltfläche Keine Formatierung. Lassen Sie nun die Funktion mit Alle Ersetzen automatisch durchlaufen. Anschließend sind alle bedingten Trennstellen aus Ihrem Text entfernt.

  • Word: Silben trennen (Silbentrennung)

    Wenn ein Text eingegeben, formatiert und eventuell noch mit der Rechtschreibprüfung korrigiert wurde, sollten Sie noch einmal das Layout ins Auge fassen. Meist variieren die Zeilenlängen erheblich, und das auch, wenn Sie mit Blocksatz arbeiten. Unterschiedliche Zeilenlängen sind zwar im sogenannten rechts- oder linksbündigen Flattersatz leichter ersichtlich, doch auch beim Blocksatz stehen im Endeffekt nicht mehr Zeichen in einer Zeile als beim ansonsten gleichen Format im Flattersatz. Der Text wird nur über die Breite der Zeile gezogen, und die hierdurch entstehenden Lücken wirken auf die Dauer störend. Daher empfiehlt es sich, sie auf ein Minimum zu reduzieren. Mit geschickten Trennungen lassen sich Textlöcher stark reduzieren und das Zeilenlayout verbessern.

    In der Bildschirmansicht können Sie die Trennstriche durch das Symbol ¶ „einblenden/ausblenden“ oder mit dem Tastenschlüssel [Strg][Shift][8] darstellen oder abschalten.

    Die Trennzeichen, die Word zur Verfügung stellt, sind Ihnen wahrscheinlich bekannt. Neben dem normalen Trennstrich (-), den Sie von der Schreibmaschine kennen und der stets dort ausgedruckt wird, wo er steht, bietet sich der bedingte Trennstrich (¬) an. Dieser Trennstrich, den Sie mit der Tastenkombination [Strg][-] eingeben, hat den Vorteil, daß er im Ausdruck nur dann erscheint, wenn das Wort an der vorgegebenen Stelle tatsächlich getrennt wird. Wird der Zeilenumbruch an einer anderen Stelle vollzogen, erscheint das Wort gänzlich ohne störende Unterbrechung auf dem Papier.

    Automatische Silbentrennung

    Nun ist es ein mühseliges Geschäft, in alle Wörter an allen Trennstellen, die in Frage kommen, bedingte Trennstriche mit der Hand einzufügen. Daher übernimmt Word die Aufgabe der Silbentrennung für Sie. Das Trennprogramm, das Sie im Untermenü Extras > Sprache über den Befehl Silbentrennung aufrufen, fügt Trennstriche ins Dokument ein. Die Trennhilfe arbeitet hierbei automatisch oder halbautomatisch, ganz wie Sie es wünschen.

    Das aktivierte Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung sorgt dafür, daß die Trennfunktion unbemerkt im Hintergrund arbeitet und die Worte splittet, während Sie schreiben. Sie haben also schon während der Eingabe den optimalen Textfluß vor Augen, brauchen also nicht erst nach Abschluß der Arbeiten die Trennhilfe zu starten und durchlaufen zu lassen, bloß weil ein Satz hinzukam, ein paar Worte im Text gelöscht wurden oder sich einfach die Einstellung der Seitenränder änderte.

    Zwar gilt die automatische Silbentrennung für das gesamte aktive Dokument, doch nicht für alle Dokumente, die geöffnet sind. Ob die automatische Silbentrennung arbeiten soll oder nicht, muß für jedes Dokument separat entschieden werden. Diese Einstellung wird mit dem Dokument zusammen gespeichert und ist beim nächsten Öffnen des Dokuments direkt wieder aktiv.

    Bei der automatischen Silbentrennung werden keine bedingten Trennstriche in den Text aufgenommen, das heißt, wenn Sie die automatische Silbentrennung in einem Dokument später wieder ausschalten, so verschwinden ad hoc sämtliche Trennstellen, die automatisch eingefügt wurden. Das gleiche geschieht, wenn das Dokument mit Datei > Speichern unter in einem fremden Dateiformat gespeichert wird. Die automatischen Trennstellen werden also nicht in der Datei des Dokuments gespeichert, sondern nur während der Sitzung ins geöffnete Dokument eingefügt, verwaltet und beim Ausdruck von Word mit ausgegeben.

    Beim halbautomatischen Trennen werden tatsächlich jene weichen Trennstriche (¬) ins Dokument eingefügt, die die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen am Bildschirm darstellt und die beim Speichern bleibende Aufnahme in Dateien finden.

    Die manuelle Trennung im Nachhinein, bei der Sie die Trennungsstellen des Textes direkt kontrollieren, wird über die Schaltfläche Manuell aufgerufen. Wird dieser Befehl angewählt, startet die interaktive Trennhilfe, mit der Sie Trennstriche nach Abschluß der Texteingabe und aller Formatierungen ins Dokument aufnehmen. Hierbei wird das Wort, in dem Word einen Trennstrich einfügen möchte, angezeigt, die Trennstellen angezeigt und ein Trennvorschlag gemacht. Ob und an welcher Position Sie einen Trennstrich eingeben, bleibt Ihnen überlassen.

    Die Einstellungen für die Trennungsfunktion nehmen Sie vor dem Start der Trennhilfe im Dialogfenster Silbentrennung vor.

    Damit die Trennhilfe schon im vornherein berechnen kann, wann Sie ein Wort trennen möchten, geben Sie im Dialogfenster Silbentrennung das Maß in das Feld Silbentrennzone ein.

    Hiermit stellen Sie den freien Bereich am Ende einer Zeile ein, von dem an die Trennhilfe aktiv werden soll. Wenn der freie Platz zwischen Zeilenende und rechtem Rand dieses Maß überschreitet, versucht das Programm, das erste Wort der nächsten Zeile zu trennen. Bei der Berechnung der Trennstellen geht die Trennhilfe stets von einer linksbündigen Anordnung der Zeilen aus und orientiert sich am rechten Freiraum der Zeile, der bei dieser Anordnung entsteht.

    Diese interne Vorgehensweise gewährleistet, daß die Trennhilfe gleichermaßen funktioniert, auch wenn Sie den Text rechtsbündig, zentriert oder im Blocksatz formatiert haben.

    Die Vorgabe im Eingabefeld Silbentrennzone ist 0,75 Zentimeter; das entspricht bei einer 12-Punkt-Schrift drei Buchstaben. Dies bedeutet: Word trennt erst, wenn mindestens eine Wortlänge von 0,75 Zentimeter – bei Courier (12 Punkt) also drei Buchstaben – in die vorhergehende Zeile übernommen werden könnte. Sollte der verbleibende Platz der Vorzeile dies nicht zulassen, wird das erste Wort der Folgezeile nicht getrennt.

    Je höher Sie die Vorgabe des Trennbereichs setzen, um so weniger Trennungen werden von Word veranlaßt und um so größere Lücken erscheinen im Zeilenlayout. Andererseits werden mit einer kleineren Vorgabe mehr Wörter getrennt, wobei dann auch unschöne Trennungen (z.B. ei-ner) entstehen können. Außerdem häufen sich die Zeilen, die mit einem Trennstrich enden, was als schlechtes Layout gilt und den Lesefluß beeinträchtigt.

    Der zweifache Wert der Schriftgröße ist in der Regel ein guter Wert. Multiplizieren Sie den verwendeten Schriftgrad einfach mit 2.

    Wie hoch bzw. niedrig Sie die Trennzone einstellen, hängt stark von dem Schriftgrad ab, den Sie zum Einsatz bringen. Je kleiner die Schrift, um so kleiner darf die Trennzone gewählt werden. Sie können die Zahl wieder in allen Einheiten eingeben, die Word versteht (cm, „, pt, pi). Es bietet sich hierbei aber an, die Trennzone in Punkt (pt) anzugeben.

    Als Faustregel zur Beurteilung eines getrennten Textes gilt, daß niemals mehr als 3 Zeilen hintereinander auf eine Trennung enden sollten. Ein Wert für diese typographische Regel läßt sich im Dialogfenster Silbentrennungdurch das Kontrollkästchen Aufeinanderfolgende Trennstriche einstellen. Die Einstellung Unbegrenzt stellt es dem Trennprogramm anheim, beliebig viele getrennte Zeilen aufeinander folgen zu lassen.

    Ob Sie in Großbuchstaben eingegebene Wörter trennen möchten, hängt davon ab, ob es sich um Hervorhebungen oder Eigennamen handelt. Bei Eigennamen sollte die Trennung, wenn möglich, vermieden werden. Allerdings darf hieraus kein Gesetz gemacht werden. Ob durch Großbuchstaben hervorgehobene Wörter getrennt werden, hängt davon ab, ob sie hinterher noch den beabsichtigten Aufmerksamkeitswert und Verständnischarakter haben. Die versale Schreibweise beeinträchtigt den Lesefluß von vornherein; somit ist es eine Überlegung wert, ob der Fluß noch ein zweites Mal durch eine Trennung gehemmt werden soll. Wenn Sie Worte in Großbuchstaben trennen möchten, müssen Sie Wörter in Grossbuchstaben trennen aktivieren. Ansonsten ignoriert Word alle versal gesetzten Wörter während des Trennvorgangs.

    Automatische Silbentrennung absatzweise ausschalten

    In bestimmten Textpassagen ist es unerwünscht, Trennstellen am Ende der Zeile zu sehen. Beispielsweise kann dies bei Zitaten verfälschend wirken oder Programmlistings unverständlich machen. Da Word nicht nur jenen Text trennt, den Sie gerade neu erfassen, sondern auch bereits eingegebenen Text in die Trennanalyse einbezieht, werden auch die Absätze getrennt, die Sie lieber unbeschadet sehen möchten. Doch es ist nicht schwer, Word von Trennungen punktuell abzuhalten. Unter Format > Absatz wählen Sie im Dialogfenster Absatz die Registerkarte Textfluss an und markieren das Kontrollfeld Keine Silbentrennung. Diese Kontrolle wirkt sich auf alle markierten Absätze aus. Selbstverständlich ist es auch möglich, diese Kontrollfunktion unter Format > Formatvorlage mit dem Befehl Bearbeiten > Format > Absatz einer Formatvorlage zuzuordnen, so daß alle Absätze, denen Sie die Formatvorlage zuweisen, von der automatischen Trennung verschont bleiben.

    Die manuelle Trennfunktion hilft Ihnen übriges auch weiter, wenn die automatische Silbentrennung ihren Dienst versagt. Falls Ihnen also auffällt, daß ganze Passagen eines Dokuments nicht mit Trennstellen versehen werden, obwohl Raum dafür besteht, sollten Sie die Passagen oder das gesamte Dokument mit der manuellen, halbautomatischen Trennfunktion überprüfen.

    Damit während des Durchlaufs der Trennhilfe die richtigen Trennstellen gefunden werden, schaltet die Silbentrennung automatisch in die Layoutansicht. Diese Ansicht bleibt auch nach Abschluß der Silbentrennung bestehen, so daß Sie den richtigen Überblick über das Dokument erhalten. So haben Sie die tatsächlichen Zeilenenden und – sofern Sie dieses Kontrollkästchen unter Extras > Optionen > Ansicht aktiviert haben – auch dieTextbegrenzungen vor Augen. Solange die Gliederungsansicht aktiv ist, läßt sich die Silbentrennung übrigens nicht aktivieren.

    Das Trennprogramm beginnt seine Arbeit an der Stelle der Einfügemarke, durchläuft den Text abwärts und fährt vom Ende des Dokuments direkt am Anfang fort. Hiernach ist Ihr ganzer Text gemäß Ihren Vorgaben und passend zu der aktuellen Formatierung getrennt. Wenn Sie vor dem Aufruf der Trennhilfe eine Markierung gesetzt haben, bearbeitet das Programm nur die markierte Passage und bietet Ihnen anschließend in einem Meldungsfenster mitJa und Nein die Möglichkeit, den Trennlauf auf das gesamte Dokument auszudehnen.

    Sobald Word auf ein Wort stößt, das es trennen würde, bietet es Ihnen das Wort im Programmfenster Manuelle Silbentrennung an; in der Titelzeile des Dialogfensters ist zudem vermerkt, für welche Sprache Word zur Zeit nach Trennstellen sucht. Das trennbare Wort ist in das Dialogfeld Trennvorschlag eingetragen und kann dort von Ihnen bearbeitet werden. Falls Sie den Kontext der Trennung im Text betrachten möchten, können Sie das Fenster des Trennprogramms mit der Maus verschieben.

    Im Dialogfeld Trennvorschlag sind alle möglichen Trennstellen des Wortes, die Word entdecken konnte, durch Trennstriche markiert. An der Stelle, an der Word das Wort automatisch trennen würde, steht ein blinkender Cursor. Sie können ihn mit den Cursortasten oder der Maus an jede beliebige Stelle des Wortes plazieren und die Trennung an dieser Stelle durch Ja bestätigen. Word wird die Trennung an der ausgewählten Stelle auch dann vollziehen, wenn sie nicht den Programmvorschlägen entspricht.

    Die maximale Anzahl der Zeichen, die in die vorige Zeile übernommen werden können, wird durch einen grauen, senkrechten Strich angezeigt. Wenn Sie das Wort rechts dieses Striches trennen, wird die Trennung zwar in das Dokument übernommen, das getrennte Wort aber in der Folgezeile belassen, solange in der vorhergehenden Zeile nicht genügend Platz für die Übernahme des abgetrennten Teils ist.

    Falls Sie ein Wort nicht trennen möchten, übergehen Sie den Vorschlag von Word mit Nein. Das Trennprogramm sucht daraufhin das nächste zu trennende Wort. Sie brechen die Arbeit des Programms mit der E-Taste oder dem Befehl Abbrechen ab; hierbei bleiben aber sämtliche vollzogenen Trennungen bestehen.

  • Word: Sprachauswahl

    Word überschreitet in vielerlei Hinsicht nicht nur die Grenzen der Textverarbeitung, sondern hilft auch bei der Kommunikation in anderen Sprachen. Diese Funktion ist sicherlich gerade im Hinblick auf ein vereintes Europa ausgesprochen sinnvoll.

    Mit Word können Sie Texte mehrsprachig gestalten, ohne daß die Rechtschreib- und Grammatikprüfung, aber auch der Thesaurus und die Silbentrennung ihre Dienste versagen.

    Im Juli 1996 wurde in Wien die Neuregelung der deutschen Rechtschreibung verabschiedet, deren Einführung am 1. August 1998 beginnt. Schon heute orientieren sich allerdings viele Autoren an den neuen Rechtschreibregeln. Microsoft nimmt hierauf Bezug und bietet eine modifizierte Rechtschreibprüfung für Word, mit der sich die Rechtschreibkontrolle entsprechend der Neuregelung durchführen läßt. Aktivieren Sie hierzu in der RegisterkarteGrammatik und Rechtschreibung im Dialogfenster Extras > Optionen das Kontrollkästchen vor dem Eintrag Neue deutsche Rechtschreibung.

    Voraussetzung für die mehrsprachige Textprüfung ist, daß Sie die Lexika, die Sie für die einzelnen Prüfoptionen brauchen, in der betreffenden Sprache auf der Festplatte installiert haben. Die deutsche Version von Word wird mit deutschen, englischen und französischen Rechtschreiblexikon-Dateien sowie der deutschen und englischen Grammatikprüfung ausgeliefert; Die englische Grammatik wird beim ersten Aufruf automatisch nachinstalliert.

    Sprachauswahl

    Word versucht zunächst selbständig die verwendete Sprache zu erkennen. Diese automatisch Erkennung funktioniert bisweilen jedoch nicht zufriedenstellend. Sie können daher die Sprache auch manuell zuweisen. Möchten Sie die automatische Erkennung gar ausschalten, deaktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Sprache automatisch erkennen im Dialogfenster Sprache.

    Markieren Sie hierzu zunächst die fremdsprachige Passage des Textes und öffnen dann im Menü Extras das Untermenü Sprache, in dem Sie im unter Sprache bestimmen die Sprache des markierten Textteils festlegen. Damit Sie beim häufigen Wechseln der Sprache nicht immer wieder die gesamte Liste der verfügbaren Sprachen durchsuchen müssen, werden die zuletzt zugewiesenen Sprachen am Anfang der Liste aufgeführt. Die Sprachen, die Word überprüfen kann, sind hierbei in der gesamten Liste mit einem Häkchen markiert.

    Bei den Überprüfungen des Textes mittels Silbentrennung, Thesaurus, Rechtschreib- oder Grammatikprüfung wird von nun an automatisch auf die Wörterbücher der Sprache zugegriffen, die Sie der Markierung zugewiesen haben. Wenn das korrekte Wörterbuch nicht gefunden wird, da Sie beispielsweise dem Text die Sprache Englisch (Großbritannien) zugeordnet haben, greift das Programm selbsttätig auf das naheliegende Wörterbuch – in diesem Fall Englisch (USA) – zurück. Wird kein entsprechendes Wörterbuch gefunden, so erhalten Sie die Meldung, daß die Datei nicht gefunden wurde. Die Passage bleibt ungeprüft. Bei der Rechtschreibprüfung und der Silbentrennung wird der Prüflauf am Ende der unbekannten Passage mit der nächsten Sprache fortgesetzt.

    Das Sprachformat der meisten Ihrer Texte wird in der Regel – abgesehen von speziellen Berufsgruppen – deutsch sein. Dennoch ist der Befehl Standard des Dialogfensters Sprache ausgesprochen nützlich. Mit ihm können Sie nämlich die Standardsprache für die aktive Dokumentvorlage bestimmen. Hierfür muß lediglich in einem Dokument der Vorlage der Spracheintrag modifiziert und anschließend mit Standard bestätigt werden. Beim Speichern des Dokuments erfolgt dann die Abfrage, ob auch die Änderungen an der Vorlage gespeichert werden sollen, die Sie bejahen müssen, um die Modifikation dauerhaft zu machen. So lassen sich auf einfache Weise Briefbögen, Memos und andere Formulare erstellen, die direkt auf die Sprache des Empfängers abgestimmt sind. Diese Anpassung betrifft auch die allgemeinen Schalter der Feldfunktionen, die beispielsweise bei der Formatierung in Englisch die Texte von Ordnungszahlen oder Zeitangaben im englischen Usus wiedergeben.

    Die Sprachzuweisung über Extras > Sprache > Sprache bestimmen bietet Ihnen noch eine weitere Möglichkeit, Überprüfungen zu steuern. Möchten Sie auf die Überprüfung der Orthographie und des Syntax verzichten, müssen Sie einfach das Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen aktivieren. Word sieht in diesem Fall von einer Prüfung ab. Bedenken Sie hierbei jedoch, daß auch die automatische Silbentrennung hierbei nicht mehr durchgeführt wird. Diese Art der Formatierung eignet sich daher besonders für Absätze mit Daten, Fachwörtern, Abkürzungen oder Makrolisting.

    Wenn Sie gleichzeitig Schrift- und Tastaturlayout wechseln möchten, schalten Sie über die Systemsteuerung im Ordner Tastatur > Sprache die gewünschte Sprachunterstützung ein. Bei einem Wechsel des Tastaturlayouts über die Task-Leiste wird automatisch die zugehörige Sprache unter Extras > Sprache aktiviert. So können Sie sicher gehen, daß die sprachliche Überprüfung über die richtigen Wörterbücher erfolgt, sofern diese installiert sind.

  • Word: AutoZusammenfassen

    Wenn Sie Ihrem Text vorab einen Ausblick oder eine Zusammenfassung hinzufügen möchten, so geht Ihnen hierbei im Menü Extras die Funktion AutoZusammenfassen zur Hand. Diese AutoZusammenfassung ist allerdings nicht nur für eigene Dokumente, sondern gerade auch für Texte fremder Hand interessant, die zur Infomation auf Ihren Recher flattern. Während beim Papier ein rascher Blick oft genügt, um zu erkennen, worum es in einem Schreiben geht, ist es so einfach bei einer Email oft nicht. Selbst nach dem Öffnen eröffnet sie sich – je nach Länge der Nachricht und Bildschirmanzeige – nur zum Teil und für den Blick aufs Ganze muß der Leser durchs Dokument scrollen. Noch schwieriger wird es bei längeren Dokumenten, die auf elektronischem Weg in die Hand (auf den Rechner) des Empfängers gelangen. Das Auge findet nicht den gewohnten Halt und den raschen Überblick.

    Bei der Analyse eines Textes sucht Word nach Schlüsselwörtern, die eine Passage hervorheben. Auch Wörter wie „Plus“ und „Minus“ führen zur Auf¬nahme in die Zusammenfassung, da hier wahrscheinlich eine Wertung vorliegt.

    Nach dem Aufruf des Befehls AutoZusammenfassen im Menü Extras analysiert die Funktion zunächst Ihren Text auf Textpassagen, die für die Zusammenfassung in Betracht kommen. Je nach Größe des Textes kann dies durchaus mehrere Minuten in Anspruch nehmen.

    Nachdem Word den gesamten Text analysiert hat, wird das Dialogfenster AutoZusammenfassung geöffnet. Im unteren Teil des Fensters können Sie unter Länge der Zusammenfassung im Dropdown-Feld Prozent vom Originalden Umfang der Zusammenfassung einstellen. Zur Wahl stehen hierbei die Prozentwerte 10%, 25%, 50% und 75%. Die Einträge 10 Sätze, 20 Sätze, 100 Wörter oder weniger sowie 500 Wörter oder weniger verwundern auf den ersten Blick, da dies absolute Werte sind. Diese werden jedoch nach Ihrer Auswahl umgehend in einen Prozentwert in Relation zur Größe des Originaldokuments gesetzt. Unterhalb des Auswahlfeldes gibt Word die Wort- und Satzzahl der Zusammenfassung und die Länge des Originals in Wörtern und Sätzen an.

    Vier Arten der Zusammenfassung bietet Word an:

    Schwerpunkte hervorheben eigent sich lediglich zur Ansicht auf dem Bildschirm. Hierbei werden alle in die Zusammenfassung aufzunehmenden Passagen gelb markiert innerhalb des Originaldokuments dargestellt. Mit Hilfe des Schiebereglers Prozent vom Original in der Symbolleiste AutoZusammenfassen können Sie die zuvor gewählte Größe der Zusammenfassung ändern.

    Kurzfassung oder Exposé am Beginn des Dokuments einfügen führt den Text der Zusammenfassung am Dokumentanfang zusammen. Eingeleitet mit der Überschrift „Zusammenfassung“ wird diese in das Originaldokument eingefügt. Im Gegensatz zu der Zusammenfassung Schwerpunkte hervorheben läßt sich der zuvor gewählte Wert für die Größe der Zusammenfassung nicht ändern.

    Neues Dokument erstellen, welches die Zusammenfassung enthält kopiert alle als Zusammenfassung hervorgehobenen Textpassagen in ein neues Dokument. Auch hier ist keine nachträgliche Änderung des Umfangs der Zusammenfassung möglich.

    Nur die Zusammenfassung im aktuellen Dokument einblenden läßt den Originaltext des Dokuments verschwinden und zeigt lediglich den Text der Zusammenfassung an. Diese Funktion steht im direkten Zusammenhang mitSchwerpunkte hervorheben. So ist es auch hier möglich den zuvor gewählten Prozentwert der Zusammenfassung nachträglich zu ändern. Über die erste Schaltfläche der Symbolleiste AutoZusammenfassen wechseln Sie zwischen den beiden Ansichten Zusammenfassung anzeigen – Hervorheben.

    Während die Option Kurzfassung oder Exposé am Beginn des Dokuments einfügen das Original-Dokument ändert, wird mit Neues Dokument erstellen, welches die Zusammenfassung enthält ein neues eigenständiges Dokument für die Zusammenfassung erstellt.

    Die beiden Optionen Schwerpunkte hervorheben und Nur die Zusammenfassung im aktuellen Dokument einblenden blenden in das Originaldokument Hervorhebungsmarkierungen ein und aktivieren die Symbolleiste AutoZusammenfassen. In ihr läßt sich der prozentuale Wert des markierten Textes weiterhin verändern über das Symbol Zusammenfassung anzeigen – Hervorheben zwischen den beiden Darstellungsformen umschalten. Solange die Symbolleiste aktiv ist können Sie den Text samt Markierungen auch ausdrucken. Allerdings sind die Markierungen der AutoZusammenfassung rein temporärer Natur, lassen sich daher nicht speichern und verschwinden wieder wenn Sie über die Schaltfläche Schließen die Anzeige der AutoZusammenfassung beenden. Word stellt hiermit den unmarkierten Zustand vor Aufruf des Befehls AutoZusammenfassen wieder her. Änderungen im Dokument, die Sie während der Ansicht der Hervorhebungen eingeben bleiben hierbei jedoch erhalten.

    Die Zusammenfassung oder zumindest ein Teil der Zusammenfassung kann automatisch in die Dokumenteigenschaften einfließen. Hierbei werden mehr oder weniger Treffsicher die Felder Titel, Thema, Autor, Stichwörter undKommentar aktualisiert. Für die automatische Aufnahme der Informationen in die Dateieigenschaften aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumenteigenschaften aktualisieren.

  • Word: AutoKorrektur

    Über 250 gängige Tippfehler sind bereits in die AutoKorrektur-Liste aufgenommen. Außerdem finden Sie einige Sonderzeichen, die bei der Eingabe bestimmter Zeichenfolgen als automatischer Ersatz dienen.

    Die AutoKorrektur-Funktion überprüft den Text bereits bei der Erfassung. Die Eingaben, die Sie machen, werden sofort mit einer Ersetzungsliste verglichen und gegebenenfalls korrigiert. Allerdings muß die AutoKorrektur aktiv sein, um ihre Arbeit im Hintergrund zu verrichten. Zugriff auf die Korrekturfunktion haben Sie unter Extras > AutoKorrektur im Register AutoKorrektur. Hier aktivieren Sie die automatische Korrekturfunktion über das Feld Während der Eingabe ersetzen. Unter diesem Feld eröffnet sich Ihnen das Spektrum der vorhandenen Korrekturbegriffe in einer tabellarischen Liste, anhand der Word Ihre Eingaben überprüft und gegebenenfalls ersetzt. Diese Liste können Sie manuell modifizieren und erweitern, um die AutoKorrektur auf die eigenen Tippfehler und Buchstabendreher einzurichten.

    Dies zeigt direkt die zweite Funktion der AutoKorrektur: Nicht nur Tippfehler lassen sich also per AutoKorrektur berichtigen, sondern die Funktion kann auch als automatisches Reservoir für AutoText-Einträge genutzt werden. So lassen sich Sonderzeichen, deren Tastenschlüssel stets vergessen werden, per Korrektur einfügen. So sind bereits zahlreiche Emoticons (Smilies)  und Pfeilsymbole  in der Liste erfaßt und werden beim Schreiben einfach mit :-) bzw. <=> in den Text eingegeben. Die Ersetzung durch das Symbol findet automatisch statt. Hierbei schließt Word auch längere Textpassagen, Grafiken oder Feldfunktionen von der automatischen Ersetzung nicht aus. Ein kleines Kennwort wird dann während der Texterfassung direkt vom vorgegebenen Element ersetzt.

    Markieren Sie vor dem Aufruf des Dialogfensters eine Textpassage, so wird diese im Feld Durch aufgeführt.

    Um Ersetzungen zu ergänzen, wird einfach die gewünschte Zeichenkette, das Sonderzeichen, die Grafik oder die Feldfunktion in den Text eingegeben, markiert und anschließend Extras > AutoKorrektur aufgerufen. Die markierte Passage des Textes erscheint im Feld Durch. Unter Ersetzen geben Sie das Kürzel oder den Tippfehler ein, der in Zukunft ausgetauscht werden soll, und ergänzen die neue Eingabe mit Hinzufügen in der Liste.

    Bei Zeichenketten, die Sie aus dem Dokument übernehmen, haben Sie zudem über die beiden Optionsfelder Nur Text und Formatierten Text die Wahl, ob Sie den Ersetzungseintrag unformatiert oder formatiert aufnehmen möchten. Wird Nur Text aktiviert, nehmen die Zeichen beim Ersetzen das Zeichenformat der Einfügestelle an. Beim Formatierten Text wird bei der automatischen Korrektur nicht nur die gespeicherte Zeichenfolge, sondern auch die Formatierung ins Dokument übernommen.

    Einträge, die mit einer Formatierung aufgenommen wurden, lassen sich auch später noch auf das reine Textformat zurücksetzen; umgekehrt ist es aus verständlichen Gründen nicht möglich, da Sie im Dialogfeld AutoKorrekturkeine Formatierungen vornehmen können. Um Einträge zu bearbeiten, die bereits in der Liste gespeichert sind, klicken Sie sie einfach an oder aktivieren das Feld Ersetzen und markieren sie. Den markierten Eintrag können Sie – sofern es sich nicht um eine Grafik handelt – im Feld Durch verändern und mit dem Befehl Ersetzen den neuen Inhalt aufnehmen. Hierbei macht Sie eine Meldung darauf aufmerksam, daß bereits eine Definition vorliegt. Falls Sie die Änderung dennoch vornehmen möchten, bestätigen Sie mit Ja; ansonsten lehnen Sie mit Nein ab.

    Diesen Ablauf beim Löschen können Sie jedoch nutzen, um ein Kürzel umzubenennen: Löschen Sie zunächst den gesamten Eintrag, verändern Sie dann die Zeichenfolge im Feld Ersetzen, und wählen Sie anschließend wiederHinzufügen.

    Solch eine nützliche Sicherheitsabfrage unterbleibt leider, wenn Sie mit Löschen einen markierten Eintrag entfernen. Bei einem Fehlklick werden Sie erfreut feststellen, daß der AutoKorrektur-Eintrag direkt anschließend noch in der Eingabezeile steht. Allerdings kann die Schaltfläche Hinzufügen erst dann wieder angewählt werden, wenn Sie entweder im Feld Ersetzen oder im Feld Durch eine Änderung vornehmen.

    Grundsätzlich finden keine Ersetzungen statt, wenn die Kürzel oder Tippfehler, die in der Liste als Ersetzmerkmal erfaßt wurden, innerhalb einer anderen Buchstabenzeichenfolge und nicht separat vorkommen.

    Erst nachdem Sie die AutoKorrektur-Funktion über das Kontrollfeld Während der Eingabe ersetzen aktiviert haben, beginnt sie ihre Arbeit im Text. Immer, wenn Sie ein Wort so eingeben, wie es in der Ersetzen-Liste vorliegt, ändert Word es nach Abschluß des Wortes durch ein Leerzeichen, ein Satzzeichen, Absatzschaltung, Zeilenschaltung, Seitenwechsel oder Spaltenwechsel automatisch in die richtige Schreibweise. Mit Ausnahme von Buchstaben und Ziffern leitet jedes andere Zeichen die AutoKorrektur ein.

    Sollte zwischen eingegebenem Wort und auslösender Schaltung ein Satzzeichen, eine Zahl oder eine Klammer oder ein anderes Symbol stehen, so irritiert dies die Korrekturfunktion nicht, solange das Kürzel in der Liste nicht selbst mit einem Satzzeichen, Sonderzeichen oder einer Zahl beginnt oder darauf endet. In diesem Fall muß die zu ersetzende Zeichenfolge im Text mit einem Leerzeichen beschlossen werden, um die Ersetzung zu initiieren.

    Achten Sie darauf, daß die Schaltung, die die AutoKorrektur im Dokument auslöst (Leerzeichen, Absatzschaltung usw.) selbst nicht ersetzt wird. Wenn Sie also Leerzeichen oder Absatzschaltungen am Ende eines AutoKorrektur-Eintrags ins Feld Durch aufnehmen, führt dies im Text gegebenenfalls zu einer Doppelung.

    Was die Groß-/Kleinschreibung im Dokumenttext betrifft, ist ebenfalls die Schreibweise des Kürzels entscheidend für die Wirkung. Kürzel, die mit einem oder mehreren Großbuchstaben (auch durchgängig groß) in die Liste aufgenommen wurden, werden nur ersetzt, wenn die Schreibweise im Dokument dem Eintrag genau entspricht. Anders schaut es bei durchgängig in Kleinschreibung erfaßten Kürzeln aus. Sie erfüllen ihre Funktion auch, wenn der Dokumenteintrag mit einem Großbuchstaben beginnt oder durchgängig großgeschrieben wird. Hierbei wird automatisch die Groß-/Kleinschreibung übernommen, die die Eingabe im Dokumenttext vorgibt.

    Neben der AutoKorrektur von Zeichenketten können vier weitere Kontrollmechanismen im Dialogfenster AutoKorrektur aktiviert bzw. deaktiviert werden: Bei Trägheit des Anwenders beim Betätigen der [Shift]-Taste sorgt die Funktion ZWei Grossbuchstaben am WOrtanfang korrigieren dafür, daß Worte, die mit zwei Großbuchstaben beginnen, automatisch umgewandelt werden. Das Kontrollkästchen Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen korrigiert jene Satzanfänge, bei denen Sie den versalen Beginn versäumten. Unbeabsichtigtes verwenden der fESTSTELLTASTE korrigiert einen Fehlgriff zur [Feststell]-Taste anstelle der [Shift]-Taste. Für die Großschreibung von Wochentagskürzeln wie MO, DI, MI, etc. sorgt die Option Wochentage immer groß schreiben.

    Ausnahmen können Sie mit dem Kontrollkästchen Wörter automatisch hinzufügen durch Rücknahme einer AutoKorrektur mit [Alt][Rücktaste] automatisch in die Ausnahmelisten hinzufügen.

    Für die beiden Funktionen ZWei Grossbuchstaben am WOrtanfang korrigieren und Jeden Satz mit einem Grossbuchstaben beginnen gibt es eine Ausnahmeliste. In dieser Liste definieren Sie Ausnahmen, bei denen die AutoKorrektur nicht durchgeführt wird. Im Dialogfenster AutoKorrektur-Ausnahmen finden Sie in der Registerkarte Erster Buchstabe die Ausnahmen, die nicht zu einer Korrektur der Groß-/Kleinschreibung führen – das sind in der Regel Abkürzungen. In der Registerkarte WOrtanfang GRoss sind im Gegensatz zu der anderen Ausnahmeliste keine Einträge vorgegeben.

    Wenn Sie während der Rechtschreibprüfung eines Dokuments auf einen sich ständig wiederholenden Tippfehler stoßen, können Sie diesen sofort in die AutoKorrektur-Liste übernehmen. Markieren Sie hierzu während der Überprüfung im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik in der Liste Vorschläge die korrekte Schreibweise und aktivieren Sie den Schaltfläche AutoKorrektur. Während der automatischen Überprüfung und der Korrektur über den Klick mit der rechten Maustaste wählen Sie im Kontextmenü den Befehl AutoKorrektur und klicken auf die richtige Schreibweise.

  • Word: Der AutoText-Eintrag Sammlung

    Word stellt Ihnen in der AutoText-Liste einen besonderen AutoText-Eintrag zur Verfügung. Dieser Textbaustein trägt den Namen Sammlung. Seine Besonderheit besteht darin, daß sein Inhalt nicht überschrieben wird, wenn Sie eine neue Zeichenfolge in ihm abspeichern. Statt dessen wird die neue Markierung dem bestehenden Inhalt hinzugefügt. So können Sie quer durch verschiedene Dokumente Zitate oder Grafiken aufnehmen und alles zusammen in einem anderen Dokument einfügen.

    Der Eintrag Sammlung wird gefüllt, indem Sie eine markierte Passage mit dem Tastenschlüssel [Strg][F3] direkt in ihm aufnehmen. Die Passage wird hierbei im Text gelöscht. Wenn Sie mehrere Passagen aus einem oder verschiedenen Dokumenten in ihm aufnehmen, werden diese Passagen in der Sammlung hintereinander in der Reihenfolge der Aufnahme gespeichert. Das heißt, die erste Passage kommt zuerst und die letzte Passage zuletzt. Alle Markierungen werden stets bei der Übernahme gelöscht.

    Falls Sie das Löschen von Passagen verhindern möchten, verschieben Sie die Markierung zunächst in die Sammlung ([Strg][F3]) und nehmen Sie das Kommando dann wieder zurück ([Alt][Rücktaste]).

    Um den AutoText-Eintrag Sammlung in ein Dokument einzufügen, steht die Tastenkombination [Strg][Shift][F3] zur Verfügung. Mit diesem Tastenschlüssel rufen Sie den kompletten Inhalt des AutoText-Eintrags ab und fügen die gespeicherten Passagen allesamt an der Position der Einfügemarke in das aktive Dokument ein. Der AutoText-Eintrag wird hierdurch geleert und steht nun wieder zur weiteren Verfügung bereit.

    Da der Eintrag Sammlung verschiedene Einträge hintereinander aufbewahren muß, schließt er jeden Eintrag intern mit einer Absatzschaltung ab. Diese Absatzschaltung hat das Standardformat von Word. Wenn Sie also mehrere Einträge aufgenommen haben und diese in den Text einfügen möchten, befindet sich zwischen jedem aufgenommenen Eintrag eine Absatzschaltung, die Sie gegebenenfalls entfernen müssen.

    Sammlung ist der einzige AutoText-Eintrag, der auch leer sein kann. Dies ist der Fall, nachdem er durch [Strg][Shift][F3] geleert wurde. Alle anderen AutoText-Einträge haben stets einen Inhalt, auch wenn der Inhalt nur aus einem Leerzeichen besteht. Der Inhalt des AutoText-Eintrags Sammlung läßt sich daher nur einmal mit [Strg][Shift][F3] einfügen.

    Den AutoText-Eintrag Sammlung können Sie nicht über das Menü Einfügen > AutoText oder die AutoText-Symbolleiste einfügen – er steht hier nicht zur Verfügung.

    Wenn Sie es vorziehen, den Inhalt des AutoText-Eintrags Sammlung für weitere Zugriffe zu erhalten, fügen Sie ihn nicht mit [Strg][Shift][F3], sondern in der gewohnten Weise ein. Dies hat zur Folge, daß der Inhalt der Sammlung nicht gelöscht wird.

    Wenn Sie sich die AutoText-Liste das erste Mal anschauen, kann es durchaus sein, daß kein Eintrag mit dem Namen Sammlung enthalten ist. Sobald Sie aber einmal Text oder Grafik mit [Strg][F3] gesammelt haben, wird auch der Eintrag vorhanden sein. Er läßt sich dann übrigens auf die übliche Art einfügen, überschreiben oder löschen.

    Wie Sie sich vorstellen können, lassen sich auch Absatzformate als AutoText-Einträge speichern. Hierfür braucht nur das Zeichen am Absatzende (¶) markiert und unter einem Namen aufgenommen zu werden. In diesem Zeichen sind ja die Formatierungen des Absatzes und auch seine Positionierung vermerkt. Word bietet allerdings für Formatvorlagen eine weitaus übersichtlichere und wirksamere Möglichkeit.

  • Word: AutoText-Einträge löschen und überschreiben

    AutoText-Einträge, die Sie nicht mehr brauchen, entfernen Sie im Dialogfeld AutoText, indem Sie den Namen des AutoText-Eintrags in der Liste markieren oder ins Eingabefeld eintragen und den Befehl Löschen aufrufen. Da das Dialogfeld geöffnet bleibt, können Sie mehrere AutoText-Einträge hintereinander löschen. Anschließend Schliessen Sie das Dialogfeld.

    So wie die Erfassung neuer AutoText-Einträge erst durch das Speichern der geänderten Dokumentvorlage gesichert wird, werden gelöschte AutoText-Einträge erst tatsächlich aus der Vorlage entfernt, wenn Sie das Speichern der Vorlage bejahen. Wenn Sie sich die Löschungen noch einmal anders überlegen, verneinen Sie einfach die Abfrage, ob die Dokumentvorlage aktualisiert werden soll. Diese Frage wird Ihnen spätestens beim Abschluß der Arbeit mit Word präsentiert, sofern unter Extrax > Optionen > Speichern die Automatische Abfrage für Speicherung von Normal.dot aktiv ist. Andernfalls fragt Word nur die benutzerdefinierten Vorlagen zwecks Speicherwunsches ab, sichert aber die Änderungen der NORMAL.DOT automatisch. Wenn Sie Word beenden, bleibt bei allen Vorlagen, in denen die Löschungen nicht gespeichert wurden, die zuletzt gesicherte AutoText-Eintragliste bestehen.

    AutoText-Einträge können über Extras > AutoKorrektur > AutoText nicht nur gelöscht, sondern auch mit neuen Inhalten überschrieben werden.

    Gesetzt den Fall, Sie verfügen über einen AutoText-Eintrag mit Namen „Adresse“, der stets Ihre Anschrift auf Briefbögen einträgt, so können Sie bei einem Umzug die alte Adresse sehr einfach in diesen AutoText-Eintrag durch eine neue Anschrift ersetzen. Fügen Sie den AutoText-Eintrag in ein Dokument ein, aktualisieren Sie die Anschrift, und markieren Sie den gesamten AutoText-Eintrag. Öffnen Sie das Dialogfeld AutoText, und wählen Sie den Namen „Adresse“, oder geben Sie ihn ein. Wählen Sie Hinzufügen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage von Word. Der neue Text wird unter dem alten Namen aufgenommen und kann wie bisher eingesetzt werden. Gesichert wird auch er selbstverständlich erst beim Speichern der Dokumentvorlage.

    Sie können während der Arbeit an einem Dokument die aktive Vorlage mit anderen Dokumentvorlagen verbinden und dadurch auch das Reservoir der AutoText-Einträge erweitern. Hierfür wählen Sie den Menübefehl Extras > Vorlagen und Add-Ins > Organisieren.

  • Word: Eingaben automatisch vervollständigen

    Besonders einfach ist die Verwendung von AutoText-Einträgen durch Words neue Funktion AutoText-Funktion, die direkt bei der Eingabe nach vorhandenen Textbausteinnamen sucht. Wenn Sie die ersten vier Buchstaben eines AutoText-Namens eingeben – vorausgesetzt die ersten vier Buchstaben identifizieren einen AutoText-Namen eindeutig – stellt Word den Inhalt des AutoText-Eintrags über der Eingabe als QuickInfo dar. Zur Übernahme müssen Sie lediglich die Eingabe-Taste drücken. Möchten Sie auf die Vervollständigung verzichten und ein anderes Wort eingeben, ignorieren das QuickInfo-Feld und fahren Sie einfach mit der Eingabe fort.

    AutoTexte fürs Datum verwenden

    Neben AutoText-Einträge wird diese Funktion auch bei der Eingabe des Datums aktiv. So führen die ersten vier Zeichen des aktuellen Datums zur der Anzeige des vollständigen Datums. Wochentage und Monatsnamen werden ebenfalls zu Vervollständigung angeboten.

    Namen vervollständigen

    Auch die Eingabe Ihres Names bzw. Ihrer Firma wird automatisch vervollständigt. Word legt für diese beiden Informationen bei der Installation AutoText-Bausteine an, auf die es für Ihren Namen und Ihre Firma zurückgreift. Diese Informationen können Sie selbstverständlich auch in der Registerkarte AutoText des Dialogfensters AutoKorrektur ändern.

    Seitennummerierung automatisieren

    In Kopf- und Fußzeilen erkennt die Funktion AutoVervollständigen auch spezielle Informationen wie eine ausführliche Seitennumerierung nach dem Schema „Seite X von Y“- hierbei steht „X“ für die aktuelle Seite und „Y“ für die Gesamtseitenzahl.

    Damit Ihnen die Funktion AutoVervollständigen zur Verfügung steht, muß im Dialogfenster Extras > AutoKorrektur in der Registerkarte AutoText das Kontrollkästchen Rest des Wortes oder Datums während der Eingabe als Tipp vorschlagen aktiviert sein.