Monat: Dezember 2000

  • Word: Worte in Index aufnehmen

    Im Dialogfeld Index und Verzeichnisse bietet die Registerkarte Index nicht nur die Möglichkeit, Indizes auf der Basis vorhandener Einträge erstellen zu lassen, sondern Sie können hier auch direkt die Aufnahme von Indexeinträgen bewirken. Diese Funktion aktivieren Sie über den Befehl Eintrag festlegen.

    Mit diesem Befehl öffnen Sie das Dialogfeld Indexeintrag festlegen, über das Zeichenfolgen direkt als Indexeinträge ins Dokument aufgenommen werden können. Die Aufnahme des Indexeintrags im Dokument erfolgt mittels des Befehls Festlegen, der an der Position der Einfügemarke oder – sofern eine Markierung besteht – direkt hinter dem letzten markierten Zeichen ein {XE}-Feld einfügt. Das {XE}-Feld beinhaltet die Zeichenketten, die unter Haupteintrag und Untereintrag eingegeben wurden. Die {XE}-Felder sind verborgen formatiert, kommen Ihnen also nur zu Gesicht, wenn Sie die Anzeige aller nicht druckbaren Zeichen oder die Anzeige des verborgenen Textes aktiviert haben.

    Damit Sie nicht für jeden Indexeintrag das Dialogfeld Indexeintrag festlegen neu aufrufen müssen, erlaubt auch dieses Dialogfeld – wie einige andere auch – den Wechsel zwischen Dokumenttext und Fenster per Mausklick. Dies hat den großen Vorteil, daß Sie einfach das Dokument auf der Suche nach möglichen Indexeinträgen durchstreifen, diese Einträge im Text markieren und dann ins Dialogfeld wechseln.

    Wenn beim Wechsel ins Dialogfelds eine Markierung im Text besteht, wird die markierte Zeichenkette direkt ins Feld Haupteintrag aufgenommen. Sie können den Eintrag im Eingabefeld Haupteintrag modifizierenund ergänzen. Wenn Sie das Dialogfeld aktivieren, ohne vorab Text zu markieren, tragen Sie das Stichwort ins Feld Haupteintrag manuell ein. Unter dem Stichwort, das unter Haupteintrag steht, wird der Eintrag später im Verzeichnis erscheinen und mit der automatischen Formatvorlage Index 1 formatiert werden.

    Um einen normalen Doppelpunkt in den Index innerhalb eines Eintrags aufzunehmen, verwenden Sie einen Backslash (), um ihn mit dem vorstehenden Text zu verbinden.

    Bei der Eingabe und Änderung im Feld Haupteintrag müssen Sie die besondere Bedeutung des Doppelpunktes beachten. Durch einen Doppelpunkt wird ein Untereinzug im Indexverzeichnis bewirkt. Das heißt, der Text nach dem Doppelpunkt wird im Indexverzeichnis eine Ebene abgestuft, findet sich also unter dem Haupteintrag und bekommt die Formatvorlage Index 2 zugeordnet. Dies gilt auch für die Eingabe, die Sie im Feld Untereintrag vornehmen. Es ist also gleich, ob Sie den Indexeintrag im Haupteintrag-Feld durch Doppelpunkte strukturieren oder im Feld Untereintrag die Abstufung vornehmen. Wenn Sie beides vornehmen, werden Untereinträge in größerer Tiefe erstellt, wobei stets die Zeichenketten des Feldes Untereintrag denen des Feldes Haupteintrag nachgeordnet werden. Word kennt bei Indizes neun Ebenen, denen neun automatische Formatvorlagen mit der Bezeichnung Index n entsprechen („n“ ist die Nummer der Indexebene).

    Der Unterschied zwischen dem Doppelpunkt zur Differenzierung des Index und dem Doppelpunkt innerhalb eines Indexeintrags wird deutlich beim Betrachten des Index. Hier wird der Eintrag

    Indianerzelt: Wigwam

    als

    Indianerzelt: Wigwam, 9

    ausgegeben. Lautet der Eintrag aber

    Indianerzelt: Wigwam

    so erscheint im Index

    Indianerzelt

    Wigwam, 9

    Sie können also bereits bei der Aufnahme von Einträgen in den Index Oberbegriffe festlegen, unter denen der aufgenommene Begriff im Verzeichnis erscheinen soll.

    Neben Fett und Kursiv können Sie Einträge auch direkt über Tastenschlüssel formatieren.

    Im Dialogfeld Indexeintrag festlegen können Sie direkt angeben, welches Format die Seitenzahl des Indexverweises haben soll. Zur Verfügung stehen Fett und Kursiv. Wenn Sie kein Zeichenformat angeben, findet das Zeichenformat der jeweiligen Index-Formatvorlage Verwendung.

    Im Index wird der Eintrag standardmäßig mit der Seite angeführt, auf dem Word bei der Erstellung des Index den Eintrag findet. Relevant ist hierbei die aktuelle Paginierung des Dokuments, so daß die Seitenverweise mit der Seitennnumerierung übereinstimmen. Wenn Sie den Haupteintrag per Markierung ins Dialogfeld übernommen haben und der Haupteintrag im ganzen Dokument indiziert werden soll, brauchen Sie lediglich Alle festlegen anzuwählen. Word indiziert in diesem Fall alle Zeichenketten des Dokuments in der vorgegebenen Weise, deren Schreibweise der Eingabe im FeldHaupteintrag entspricht.

    Alle festlegen kann nicht angewählt werden, wenn Sie statt der Seitenzahl einen Querverweis in den Index aufnehmen möchten. Wie dieser Eintrag aussehen soll, geben Sie im Eingabefeld hinter dem OptionsfeldQuerverweis an. Der Querverweis wird nur aufgenommen, wenn dieses Optionsfeld markiert ist. Die Texteingabe ist auch unabhängig hiervon möglich.

    Auch hierbei ist eine globale Aufnahme aller entsprechenden Zeichenketten mit Alle festlegen nicht möglich.

    Die dritte Möglichkeit, einen Indexeintrag für den Index zu gestalten, besteht darin, auf mehrere Seiten zu verweisen. Falls Sie diesen weiträumigeren Verweis wünschen, markieren Sie das OptionsfeldSeitenbereich. Auf welche Seiten sich der Indexeintrag bezieht, definieren Sie mittels einer Textmarke. Den Namen der Textmarke können Sie am Optionsfeld Seitenbereich in der Liste Textmarke auswählen. Im Verzeichnis wird dann auf Seitenzahlen der markierten Seiten verwiesen werden.

    Wenn Sie auf einen Seitenbereich verweisen möchten, der noch nicht definiert ist, so können Sie in den Text wechseln, die Passage markieren und ihr eine Textmarke zuordnen, auf die Sie dann direkt im Dialogfeld Indexeintrag festlegen in der Liste Seitenbereich > Textmarke zugreifen können. Vergessen Sie jedoch nicht, die Textmarke später neu zu definieren!

    Aufgenommen wird der Indexeintrag in den Text durch Bestätigung der Eingaben mit [Return] oder mit Festlegen. Der Indexeintrag wird hierbei an der Position der Einfügemarke als Feldfunktion in den Text aufgenommen. Wenn Sie lediglich einfache Indexeinträge erstellen möchten, markieren Sie die Worte im Text und klicken im Dialogfeld direkt auf Festlegen, wodurch die Aufnahme auch schon abgeschlossen ist. Anschließend können Sie im Text direkt das nächste zu indizierende Wort mit einem Doppelklick markieren.

    Nachdem Sie die Erfassung der Indexeinträge abgeschlossen haben, Schliessen Sie das Dialogfeld durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche oder – sofern das Dialogfeld aktiv ist – mit [Esc].

  • Word: Indizes und Verzeichnisse

    Während die Gliederungsfunktion vor allem der Orientierung während der Arbeit dient, wird dem Leser beim Ausdruck meist eine Orientierungshilfe in Form eines Inhaltsverzeichnisses und eines Index an die Hand gegeben. Indizes geben die Übersicht über Stich- und Sachwörter. Sowohl bei der Erfassung als auch bei der Erstellung der Liste aller erfaßten Begriffe geht Word Ihnen helfend zur Hand. Hinzu kommen die Verzeichnisse, die sich mit Word auf der Grundlage von Überschriften, Formatvorlagen und Verzeichniseintragfeldern erstellen lassen. Andere Verzeichnisse nehmen Abbildungslisten, Autorennamen oder fremdsprachliche Begriffe auf. Auch solche Verzeichnisse lassen sich mit Word automatisch vornehmen.

    Prinzipiell ist die Erstellung von Indizes und Verzeichnissen trotz der vielfältigen Möglichkeiten sehr einfach. Dafür sorgt ein spezielles Dialogfeld, das Sie mit Einfügen > Index und Verzeichnisseaufrufen. Im Dialogfeld Index und Verzeichnisse bieten Ihnen die drei Registerkarten Index, Inhaltsverzeichnis und Abbildungsverzeichnis die Möglichkeit, Indizes und Verzeichnisse direkt zu erstellen, ohne sich weiter um Feldfunktionen und Schalter kümmern zu müssen.

    Die Index- und Verzeichnisfunktionen von Word basieren auf Feldfunktionen. Sie gewährleisten, daß nicht nur die Einträge und Seitenzahlen übernommen werden, sondern Verzeichnisse auch später leicht auf den neuesten Stand gebracht werden können. Einige relevante Einstellungen und Funktionen werden daher nachfolgend berücksichtigt.

  • Word: Arbeiten mit Zentraldokumenten

    Da durch das Öffnen der Datei vom Zentraldokument aus eine Verbindung zum Zentraldokument besteht, werden auch die Änderungen des Dateinamens und des Verzeichnisses mitvollzogen.

    Möchten Sie ein Filialdokument modifizieren, können Sie die Änderungen direkt im Zentraldokument oder in einem eigenen Dokumentfenster vornehmen. Wenn Sie sich für die zweite Möglichkeit entscheiden, können Sie das Filialdokument vom Zentraldokument aus öffnen, indem Sie doppelt auf das Filialdokumentsymbol des gewünschten Dokuments klicken. Word öffnet ein neues Fenster, das nur noch das Filialdokument zeigt. In der Titelzeile erkennen Sie, welchen Dateinamen Word bei der Speicherung des Zentraldokuments vergeben hat. Hier können Sie das Dokument bearbeiten, modifizieren und sogar in einem anderen Verzeichnis oder unter einem anderen Namen speichern.

    Anders sieht es aus, wenn Sie ein Filialdokument nicht vom aktiven Zentraldokument aus öffnen, sondern wie gewohnt über das Dialogfeld Öffnen: Änderungen am Dateinamen, dem Ordner oder dem Laufwerk des Filialdokuments werden in diesem Fall vom Zentraldokument nicht registriert und haben den Verlust der Verbindung zur Folge. Auf die fehlende oder nicht auffindbare Datei eines Filialdokuments macht Sie eine Meldung beim nächsten Öffnen des Zentraldokuments aufmerksam.

    Sie können Sie Struktur eines Zentraldokuments jederzeit ändern. Es ist auch möglich, mehrere Filialdokumente zu einem Filialdokument zusammenzufügen. Hierbei müssen Sie jedoch beachten, daß Sie nur zwei oder mehr Filialdokumente zusammenfügen können, die direkt aufeinander folgen.

    Ebenso ist es möglich, ein Filialdokument in zwei Filialdokumente aufzuteilen. Bewegen Sie hierzu die Einfügemarke an den Anfang eines Absatzes. Das neue Filialdokument wird beim nächsten Speichern unter einem neuen Namen gespeichert, der sich wie der Name aller Filialdokumente aus dem ersten Satz des ersten Absatzes ergibt.

    Das Entfernen von markierten Filialdokumenten löscht nicht etwa ihren Inhalt aus dem Zentraldokument, sondern wandelt ihn in normalen Dokumentinhalt um. Das Zentraldokument bleibt also vom Inhalt her unverändert. Lediglich die Verbindung zum externen Filialdokument wird gekappt. Die externe Dokumentdatei wird hierbei nicht gelöscht, sondern bleibt – sofern sie gespeichert wurde – unter ihrem Dateinamen erhalten und kann weiterhin manuell geöffnet und bearbeitet werden. Auswirkung auf das Zentraldokument haben solche Bearbeitungen allerdings nicht mehr.

    Zentraldokumente bieten den immensen Vorteil, daß Sie trotz der Verteilung des Textes auf mehrere Einzeldateien auf das Gesamtwerk zugreifen können. Dies ist besonders bei Formatierungen und Befehlen nützlich, die sich auf alle Einzelteile eines komplexen Schriftstücks beziehen sollen. So können Sie beispielsweise problemlos das gesamte Zentraldokument mitsamt den Filialdokumenten ausdrucken. Hierzu wechseln Sie in die Normal- oder Layoutansicht und aktivieren im Datei-Menü den Befehl Drucken.

    Solange Sie ein Zentraldokument in der Gliederungsansicht drucken, erfolgt der Ausdruck der Gliederungsebenen ebenso wie bei ganz normalen Dokumenten in der Gliederungsansicht. Noch einmal sei hier darauf hingewiesen, daß sämtliche Bearbeitungsmodi der Gliederungsansicht uneingeschränkt auch für Zentraldokumente zur Verfügung stehen. So läßt sich beispielsweise die Reihenfolge von Filialdokumenten verändern, indem Sie mit der Maus das Filialdokumentsymbol nach oben oder unten ziehen. Die momentane Position des Filialdokuments wird hierbei durch eine graue Linie gekennzeichnet, an deren Stelle das Filialdokument beim Freigeben der linken Maustaste verschoben wird. Hierbei läßt sich das Filialdokument auch in ein anderes Filialdokument hinein verschieben. Allerdings darf dieses Filialdokument nicht gesperrt sein, um die Einfügung aufzunehmen.

    In Zentraldokumenten beziehen sich Formatierungen wie Kopf-/Fußzeilen, Seitenränder, Seitengröße, Papierformat und Seitenzahlen auf das gesamte Zentraldokument oder nur auf einzelne Filialdokumente, die ja durch Abschnittsumbrüche voneinander getrennt sind. Es kommt also bei abschnittsbezogenen Formatierungen stets darauf an, welchen Bezug sie in den Dialogfeldern Seite einrichten und Spalten im FeldAnwenden auf setzen.

    Auch wenn die Filialdokumente als separate Dateien existieren, erlaubt es die Zentraldokument-Ansicht, Querverweise zwischen den einzelnen Dateien zu realisieren. Wenn Sie den Menübefehl Einfügen >Querverweis aufrufen, stehen Ihnen die Überschriften, Textmarken, Fußnoten und Beschriftungen sämtlicher Filialdokumente als Verweis zur Verfügung. Sie können auf diese Weise leicht dokumentübergreifende Querverweise einfach per Dialogfeld eingeben; ein Komfort, der außerhalb eines Zentraldokuments nicht geboten wird. Daß zudem die fortlaufende Numerierung von Seiten, Fuß- und Endnoten, Anmerkungen und eigenen Folgen, die per {Seq}-Feld eingefügt wurden, automatisch über die Filialdokumente hinweg aufgegriffen wird, ist ein ganz wesentlicher Vorteil. {Seq}-Felder müssen allerdings manuell mit ) aktualisiert werden, um die korrekte Nummer im übergreifenden Zusammenhang anzuzeigen.

    Der dokumentübergreifende Komfort betrifft auch Inhaltsverzeichnisse und Indizes. Beim Befehl Einfügen > Index und Verzeichnisse werden die Überschriften und Indexeinträge des gesamten Zentraldokuments berücksichtigt. Im Idealfall kann ein Zentraldokument nur aus dem Inhaltsverzeichnis, den einzelnen Filialdokumenten sowie den Verzeichnissen und Indizes des Gesamtwerks bestehen.

  • Word: Dokumente zentral zusammenführen

    Um ein Zentraldokument zu erstellen, wechseln Sie zunächst mit Ansicht > Gliederung in die Ansicht Gliederung. Word fügt nun der Anzeige die Symbolleiste Gliederung hinzu, mit deren Hilfe Sie die Unterteilung in Filialdokumente vornehmen können. Aktivieren Sie Darsellung gegebenenfalls mit einem Klick auf die Schaltfläche Zentraldokumentansicht.

    Die für die Arbeit mit Zentraldokumenten nötigen Symbole finden Sie im hinteren Teil des Symbolleiste.

    Um ein Zentraldokument zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Erstellen Sie zunächst mit Hilfe der Gliederungsfunktion von Word die gewünschte Gliederung für das Zentraldokument, beispielsweise Vorwort, Einleitung, Teil 1, Teil 2 usw., Anhang und Nachwort.

    2. Nachdem die Gliederung feststeht, können Sie mit der Unterteilung in Teildokumente beginnen. Markieren Sie die Überschrift sowie – sofern bereits eingegeben – den Text, den Sie als einzelnes Filialdokument speichern möchten.

    3. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument erstellen der Zentraldokument-Symbolleiste, um die Markierung in ein Filialdokument umzuwandeln.

    4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 mit allen Teilüberschriften, die in Filialdokumente umgewandelt werden sollen.

    Sie sollten für ein Zentraldokument einen eigenen Ordner erstellen, um die Übersicht über die verwendeten Filialdokumente nicht zu verlieren.

    Speichern Sie das Filialdokument. Beim Speichern vergibt Word den ersten Satz des ersten Absatzes als Dateinamen für ein Filialdokument. Befinden sich in diesem Absatz Zeichen, die in Dateinamen nicht verwendet werden dürfen, wird nur die Zeichenkette bis zu einem solchen Zeichen übernommen. Ist das erste Zeichen ein unzulässiges Dateinamenzeichen, wird dieses ignoriert.

    Ein Zentraldokuments kann bis zu 9 Filialdokumentebenen enthalten.

    Durch die Möglichkeit, Filialdokumente in andere Filialdokumente einzufügen, steht der Aufnahme von einzelnen Kapiteln in die bestehenden Filialteile nichts im Wege. Bestehende Dokumente fügen Sie wie folgt ein:

    1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der Sie das Dokument als Filialdokument einfügen möchten.

    2. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument einfügen.

    Im Dialogfeld Filialdokument einfügen, wählen Sie die gewünschte Datei aus und fügen diese mit Öffnen in das Zentraldokument ein.

    Beachten Sie beim Einfügen von Dokumenten, daß diese nicht unbedingt in den gleichen Ordner gespeichert werden wie das Zentraldokument. Lediglich wenn es sich um einen Text handelt, der nicht im Dateiformat „Word-Dokument“ vorlag, wird das Filialdokument in den gleichen Ordner wie das Zentraldokument gespeichert. Eingefügte Filialdokumente im Word-Format werden im ursprünglichen Ordner gespeichert. Sie stehen jedoch nach wie vor im Zentraldokument zur Verfügung.

    Mitunter wird der Dateiname der einzelnen Filialdokumente benötigt. Hierzu erlaubt Word das Umschalten zwischen dem Inhalt des Filialdokuments und den Filialdokumentdateinamen. Den Wechsel vollziehen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Filialdokumente reduzuieren. Zurück in die Textdarstellung wechselt Word per Mausklick auf die nun modifizierte Schaltfläche mit dem Namen Filialdokumente erweitern.

    Abb. 19.2:In der reduzuzierten Darstellung der Filialdokumente können Sie sofort die Dateinamen der einzelnen Filialdokumente erkennen. Mit einem Mausklick auf einen Dateinamen wird das entsprechende Dokument in einem neuen Fenster geöffnet.

    Mit einem kleinen Trick können Sie ein gesperrten Filialdokument dennoch editieren: Schließen Sie das Zentraldokument, und öffnen Sie das gewünschte Dokument auf herkömmlichem Wege.

    Der Schreibschutz wird automatisch aktiv bei Filialdokumenten, die in der Registerkarte Datei-Info der Dateieigenschaften im Feld Autor einen anderen Benutzer nennen als den, der beim Öffnen des Zentraldokuments im Dialogfeld Optionen in der Registerkarte Benutzer-Info unter Name eintragen ist. Wird das Filialdokument per Doppelklick auf das „abgeschlossene“ Filialdokumentsymbol geöffnet, so kann es bearbeitet, aber nur unter einem neuen Namen gespeichert werden, da es als schreibgeschützt gilt. Beim Schließen des frisch gespeicherten Dokuments ersetzt es das alte Filialdokument, da das aktive Zentraldokument die Änderung des Dateinamens mitvollzieht – der Dokumentschutz bleibt jedoch weiterhin erhalten.

    Die Möglichkeit, ein Dokument zu entsperren, besteht nicht, wenn das Dokument mit einem Schutz versehen wurde, der mit dem des Zentraldokuments nicht übereinstimmt. Dies ist der Fall, wenn unter Extras > Dokument schützen nur Überarbeitungen, Anmerkungen oder die Formulareingabe im Filialdokument für zulässig erklärt wurden, das Zentraldokument aber nicht oder für eine andere Eingabeart geschützt ist. Prinzipiell sollte der Schutz von Dokumenten für spezielle Eingabeformen vom Zentraldokument aus erfolgen. Der Schutz für Formulareingaben kann für Zentraldokumente allerdings nicht angewählt werden.

    Sofern kein Kennwortschutz vorliegt, können Sie die Sperre dieser Filialdokumente über das Symbol Dokument sperren aufheben.

  • Word: Zentraldokumente und Filialdokumente

    Daß auch umfangreiche Projekte, etwa Bücher, in Word gut bearbeitet werden können, ist bekannt. Die Zentraldokumentfunktion bietet hierfür eine besondere Verwaltungsmöglichkeit. Hierbei lassen sich in der Gliederungsansicht externe Dokumentdateien – die sogenannten Filialdokumente – in ein zentrales Dokument aufnehmen. Da die Filialdokumente nicht tatsächlich im Zentraldokument gespeichert, sondern lediglich darüber verwaltet werden, können Zentraldokumente theoretisch beliebig groß werden.

    Um unerwarteten Textverlusten vorzubeugen, sollte als prinzi¬pielle Vorsichtsmaßnahme die Textverar-beitung in Einzeldo¬kumenten statt¬finden, die erst nach Abschluß der eigentlichen Textarbeit in einem Zentraldo¬kument zusammengeführt werden. Hier lassen sich dann die umfassenden Fähigkeiten des Zen-traldokumentmodus nutzen.

    Doch die Zentraldokumentfunktionen bieten noch mehr Komfort: Sie erlauben die Aufteilung eines großen Dokuments in mehrere kleine Dokumente per Mausklick. Sämtliche eingebundene Filialdokumente können Sie direkt im Zentraldokument bearbeiten oder die Filialdokumente öffnen und im eigenen Dokumentfenster modifizieren.

    Die Idee der Zentraldokumente wird am Beispiel eines Buches deutlich: Statt das Werk in einer einzigen „riesigen“ Datei zu speichern, unterteilen Sie es kapitelweise in mehrere Dokumente. Die Dateien der einzelnen Kapitel fassen Sie als Filialdokumente im Zentraldokument zu einem kompletten Gesamtwerk zusammen. Jedes Kapitel eines Buches stellt hierdurch ein Filialdokument im Zentraldokument „Buch“ dar. Innerhalb von Filialdokumenten können übrigens weitere Filialdokumente angelegt werden, so daß auch einer tieferen Staffelung von Filialdokumenten und dem Einbinden von bestehenden Zentraldokumenten in neue Zentraldokumente nichts im Wege steht. Das Zentraldokument dient hauptsächlich zur Verwaltung und Organisation der Filialdokumente, kann aber auch Text und alle Elemente eines normalen Dokuments enthalten, die dann direkt in ihm gespeichert werden.

    Ein Zentraldokument kann Ihnen Verwaltungsaufgaben abnehmen, da Sie sich nicht mehr merken müssen, welche Dokumentdateien eigentlich zum Gesamtwerk gehören und in welchen Verzeichnissen die einzelnen Dateien gespeichert sind. Zwar sind auch die Filialdokumente weiterhin in separaten Dateien abgelegt, doch der Verweis auf diese Dateien wird intern im Zentraldokument verwaltet.

    Das Filialdokument wird im Gliederungsmodus durch einen grauen Rahmen und das Filialdokument-Symbol gekennzeichnet, das vor der ersten Überschrift des Filialdokuments steht

    Außerhalb der Gliederungsansicht sind Filialdokumente nicht direkt zu erkennen, sondern treten wie normale Inhalte des Dokuments in Erscheinung. Mittels des internen Verweises lädt Word in allen Textansichten des Zentraldokuments die integrierten Filialdokumente. So läßt sich jedes Unterkapitel eines Buches als eigenes Dokument bearbeiten, ohne den Bezug zum gesamten Buch zu verlieren.

    Dies ist vor allem bei der Erstellung von Inhalts- und Stichwortverzeichnissen und Querverweisen wichtig. Da im Zentraldokument sämtliche Unterkapitel verwaltet werden, ist das Inhaltsverzeichnis des gesamten Buches im Handumdrehen erstellt. Auch der Index berücksichtigt automatisch sämtliche Indexeinträge der Filialdokumente. Querverweise zwischen den Filialdokument sind ebenso möglich wie das Ausdrucken des gesamten Dokuments, ohne die einzelnen Teildokumente öffnen zu müssen.

    Arbeiten gar mehrere Autoren an einem Werk, bilden die Beiträge eines jeden Autors Filialdokumente, die zudem gegen Veränderungen anderer Autoren geschützt werden können. Dies wird im Symbol des Filialdokuments durch die Ergänzung eines Sicherheitsschlosses angezeigt.

  • Word: Dokumentstruktur

    Während für das Erfassen und Bearbeiten von Gliederungen die Gliederungsansicht ein hervorragendes Instrument darstellt, zeigt sie sich beim reinen Lesen oder beim Nachbearbeiten von Textpassagen in ihrer speziellen Anzeige etwas spröde. Andererseits erweist sich gerade bei langen Dokumenten die Möglichkeit, per Mausklick ins gewünschte Kapitel zu wechseln als ausgesprochen zeitsparend und komfortabel.

    Dies Funktion ergänzt abseits der Gliederungsansicht die Anzeige der Dokumentstruktur, die bei umfangreichen Dokumenten Komfort für das gezielte Lesen am Bildschirm bietet und zudem alle Möglichkeiten des Nachbearbeitens offen hält. Die Anzeige der Dokumentstruktur läßt sich in jedem Ansichtsmodus mit einem Klick auf das Symbol Dokumentstruktur in der Symbolleiste Standard oder mit dem Menübefehl Ansicht > Dokumentstruktur einschalten.

    Word merkt sich, für welche Ansicht Sie die Dokumentstruktur ein- oder ausgeschaltet haben. So können Sie beispielsweise in der Normalansicht mit Dokumentstruktur und in der Layoutansicht ohne sie arbeiten.

    Ist die Dokumentstruktur aktiv, erscheint neben dem Dokumentfenster von Word ein separater Ausschnitt, der die Gliederungsebenen des Dokuments strukturiert widerspiegelt. Anders als die Gliederungsansicht handelt es sich daher bei der Dokumentstruktur nicht um einen eigenen Bearbeitungsmodus, sondern um eine Ergänzung der aktuellen Dokumentansicht. Die Möglichkeiten, die die einzelnen Ansichten bieten bleiben im Dokumentfenster unverändert. Sie können also wie gewohnt auf der rechten Seite Text erfassen, ändern und das Dokument entsprechend des Anzeigemodus formatieren.

    Um den Ausschnitt der Dokumentstruktur wieder auszuschalten, genügt es, noch einmal das Symbol Dokumentstruktur anzuklicken oder den gleichnamigen Befehl im Menü Ansicht aufzurufen. Wenn Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen Dokumentstruktur und Dokumenttext setzen, können Sie mit der linken Maustaste die Breite des Ausschnitts verschieben. Ein Doppelklick auf die Trennlinie schließt die Dokumentstruktur ebenfalls.

    Im Ausschnitt der Dokumentstruktur bewegen Sie sich schnell durch das Dokument, indem Sie einfach die Überschrift der Passage anklicken, die sie interessiert. Der dazugehörende Text erscheint im nebenstehenden Dokumentfenster, in dem er sich bearbeiten läßt.

    Die Dokumentstruktur dient im Gegensatz zur Gliederungsansicht vornehmlich der Orientierung und der Navigation im Text. Hierfür bedient sich die Anzeige genau wie die Gliederungsansicht der Struktur der Überschriften, deren Absätzen ja eine der Überschrift-Formatvorlagen zugewiesen ist. Die Überschriften werden – je nach Ebene mehr oder weniger weit eingerückt im Ausschnitt links neben dem Dokument dargestellt.

    Wie auch in der Gliederungsansicht stellt der Ausschnitt der Dokumentstruktur bis zu neun Gliederungsebenen dar, verzichtet aber auf die Einblendung von Text. Der erscheint rechts daneben im Dokumentfenster, wobei die angezeigte Passage sich stets nach der Überschrift richtet, die in der Dokumentstruktur markiert ist.

    Ist die Dokumentstruktur gemeinsam mit der Gliederungsansicht aktiv, korrespondieren diese beiden Darstellungsmodi: Zusammen mit den Ebenen in der Dokumentstruktur werden auch die Überschriftsebenen der Gliederungsansicht ein- und ausgeblendet. Andererseits können Sie hier über die Symbole der Symbolleiste Gliederung auch Ebenen der Dokumentstruktur öffnen und schließen und sogar auf- und abstufen.

    Text und Überschriften lassen sich nur im Dokumentfenster bearbeiten, nicht aber im Ausschnitt der Dokumentstruktur. Das unterscheidet sie grundlegend von der Gliederungsansicht, die sich ja vornehmlich darauf ausrichtet, Absätze anzuzeigen, die mit einer Überschrift-Formatvorlage formatiert sind, und auch in der Lage ist, Absätze als Überschriften höher- und tieferzustufen.

    Textabsätze, denen Sie im Dialogfenster Absatz eine Gliederungsebene zugewiesen haben, werden auch in der Gliederungsansicht gemäß der formatierten Ebene angezeigt und ausgeblendet. Beim Generieren eines Inhaltsverzeichnisses (siehe Kapitel 20) werden diese Absätze allerdings ignoriert, tauchen also nicht bei den Überschriften des Verzeichnisses auf.

    Wer einen Textabschnitt zur Anzeige in der Dokumentstruktur bringen will, kann dies, ohne ihm eine Formatvorlage Überschrift zuzuweisen. Im Dialogfenster Absatz bietet sich die Möglichkeit, jedem beliebigen Textabsatz eine Gliederungsebene einer Ebene zwischen 1 und 9 zuzuweisen.

    Um einem beliebigen Absatz eine Gliederungsebene zuzuweisen, positionieren Sie die Einfügemarke innerhalb des Absatzes, und öffnen Sie das Dialogfenster Format > Absatz.

    Wechseln Sie – falls nötig – in die Registerkarte Einzüge und Abstände. Wählen Sie im Dropdown-Feld Gliederungsebene eine der neun Gliederungsebenen, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

    Ist die Dokumentstruktur aktiviert, wird der Absatz nun als Gliederungsabsatz im Dokumentstruktur-Ausschnitt dargestellt.

    Absätzen, die schon mit einer Überschrift-Formatvorlage formatiert sind, können keine anderen Gliederungsebenen erhalten. Das Dropdown-Feld Gliederungsebene ist ausgeblendet.

    Diese Formatierung ändert nicht das Erscheinungsbild des Absatzes, zeigt ihn aber in der gewählten Ebene in der Dokumentstruktur an. Um den Textabsatz aus der Dokumentenstruktur wieder auszublenden, weisen Sie ihm im Dialogfenster Absatz im Feld Gliederungsebene den Eintrag Textkörper zu.

    Abb. 218.2:Mit eingeschalteter Dokumentstruktur können Sie durch das Dokument navigieren und gleichzeitig das Dokument in einer anderen Textansicht einsehen.

    Haben Sie mehrere Gliederungsebenen definiert, können Sie die Darstellung innerhalb des Dokumentstruktur-Ausschnitts auf die gewünschten Gliederungsebenen reduzieren. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste an einer beliebigen Stelle in den Dokumentstruktur-Ausschnitt. Wählen Sie nun im Kontextmenü Dokumentstruktur, bis zu welcher Ebene die Darstellung reichen soll. Über die Befehle Überschrift 1 einblenden bis Überschrift 9 einblenden können Sie mit einem Mausklick die Anzahl der darzustellenden Ebenen bestimmen. Schrittweise können Sie Gliederungsebenen mit den Befehlen Gliederung erweitern undGliederung reduzieren ein- und ausblenden. Mit dem Befehl Dokumentstruktur schalten Sie die Strukturansicht aus.

    Auch ohne das Kontextmenü lassen sich Unterebenen einer Überschrift ausblenden, indem Sie in der Dokumentstruktur einfach auf das Minuszeichen klicken, das einem übergeordneten Gliederungseintrag vorangestellt ist. Es wechselt seine Anzeige zum Pluszeichen und dokumentiert so, daß unter ihm weitere Ebenen zusammengezogen wurden. Ein Klick auf das Plus öffnet diese Ebenen wieder. So lassen sich selbst große Dokumente, stark untergliederte rasch und übersichtlich anzeigen und zielstrebig lesen und bearbeiten.

  • Word: Dokumentstrukturen ändern

    Über die Symbole Nach oben und Nach unten können Sie einzelne oder mehrere Absätze, einzelne Überschriften und Überschriften samt Unterebenen direkt umorganisieren. Der Befehl bewirkt das Verschieben der markierten Passage um einen angezeigten Absatz nach oben oder unten. Solange keine Markierung gesetzt ist, bezieht sich die Umstellungsaktion stets auf den Absatz, in dem die Einfügemarke positioniert ist.

    Wenn unter einer Überschrift, die versetzt wird, Unterebenen reduziert sind, werden diese mit der Überschrift zusammen verschoben. Überschriften, unter denen weitere Ebenen reduziert sind, werden samt der nicht angezeigten Ebenen in einem Schritt übersprungen. So haben Sie die Möglichkeit, ganze Kapitel auf einmal zu verschieben, indem Sie die Gliederungsansicht durch Anklicken der Nummer der Ebene auf den Level des Kapitels reduzieren und dann die Kapitelüberschrift an den neuen Standort verschieben.

    Auch für diese Aktion bietet sich mit der Maus eine vereinfachte Eingabemöglichkeit:

    1. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Gliederungssymbol des Absatzes, so daß der Zeiger das Kompaßsymbol anzeigt.

    2. Drücken Sie nun die linke Maustaste. Der aktuelle Absatz und alle ihm untergeordneten Absätze werden markiert.

    3. Bei gedrückter linker Maustaste können Sie den Mauspfeil nach oben oder unten an eine neue Position ziehen. Mögliche Zielpunkte werden hierbei durch eine waagerechte gestrichelte Linie gekennzeichnet.

    4. Geben Sie die linke Maustaste am gewünschten Einfügeort wieder frei.

    Der gesamte markierte Bereich ist damit an die neue Position verschoben.

    Sowohl in der expandierten als auch in der reduzierten Gliederungsansicht funktionieren „Drag and Drop“ und die Kopier- und Verschiebeaktionen in der gewohnten Weise.

    Falls Sie also mit diesen Befehlen besonders gut zurechtkommen und sich nicht erst mit den speziellen Verschiebeoptionen der Gliederungsansicht beschäftigen möchten, steht dem Einsatz nichts im Wege. Auch mit diesen Eingaben können Sie reduzierte Gliederungsebenen in einem Schritt verschieben und sogar kopieren. Daher bietet sich das Kopieren besonders dann an, wenn Sie eine Überschrift samt Unterebenen in eine andere Datei übertragen möchten.

    Mit den Möglichkeiten, ein Dokument auf Überschriften zu reduzieren und die Unterebenen dieser Überschriften wieder auszuweiten, ist nicht nur die Möglichkeit der leichten Umstrukturierung gegeben. Auch der Orientierung und dem gezielten Zugriff auf einzelne Kapitel, Unterkapitel und sogar Absätze eines Schriftstücks dient die Gliederungsansicht in besonderer Weise. Anstatt ganze Dokumente sukzessive durchzublättern, bis Sie an die richtige Stelle kommen, können Sie in der reduzierten Gliederungsansicht über die betreffende Überschrift präzise auf einen Bereich des Dokuments zugreifen. Weiten Sie den Text der gewünschten Passage einfach aus, oder schalten Sie wieder in den normalen Erfassungsmodus um, sobald Sie die Einfügemarke an der gesuchten Stelle positioniert haben. Die Einfügemarke behält bei diesem Wechsel ihre Position bei. Der Wechsel wird initiiert, indem Sie im Menü Ansicht eine andere Darstellungsart aktivieren. Sämtliche reduzierten Absätze werden in der normalen Textansicht wieder in voller Länge angezeigt.

    Die gute Zusammenarbeit zwischen Erfassungsmodus und Gliederungsfunktion wird nicht zuletzt durch die automatischen Formatvorlagen Überschrift gewährleistet. Da den Absätzen, die als Überschriften definiert wurden, gleichzeitig die Formatvorlage Überschrift n zugeteilt ist, wobei „n“ der jeweiligen Gliederungsebene entspricht, können Sie im Dialogfeld Formatvorlage die Überschriftenformate verändern. So erhalten Sie direkt die richtige Formatierung für die Druckausgabe. Andererseits können Sie Überschriften im normalen Eingabemodus die jeweils passende Formatvorlage zuweisen und so Ihre Überschriften mit den richtigen Gliederungsebenen versehen.

    Mitunter ist es sinnvoll, die Gliederung eines Dokuments ohne den zugehörigen Text auszudrucken. Diesen Ausdruck können Sie in der Gliederungsansicht initiieren. Reduzieren Sie die Gliederungsebenen auf den Level, den Sie im Ausdruck wiedergeben möchten. Aktivieren Sie dann den Druck des Dokuments mit dem Befehl Datei > Drucken. Ausgedruckt werden nun nur jene Gliederungsebenen, die auch auf dem Monitor dargestellt werden. So können Sie präzise den Level bestimmen, bis zu dem Sie einem anderen Einblick in die Struktur eines Dokumentes geben möchten.

  • Word: Gliederungsebenen zuordnen

    Wenn Sie ein neues Dokument anlegen und ohne Texteingabe direkt in den Gliederungsmodus wechseln, formatiert das Programm den ersten, einzigen und leeren Absatz als Überschrift der Gliederungsebene 1 (Formatvorlage: Überschrift 1). Sie haben nun die Möglichkeit, Konzeptüberlegungen direkt in die Gliederungsansicht einzutragen. Betätigen Sie nach jeder Sentenz die [Return]-Taste. So werden alle Vermerke und Ideen untereinander als Überschriften der ersten Gliederungsebene aufgenommen und können mit der Gliederungsfunktion anschließend geordnet und bearbeitet werden, so daß sich das Inhaltsverzeichnis eines neuen Dokuments herauskristallisiert. Hierbei handelt es sich wohl um den direktesten Weg von der Gedankensammlung zum Manuskript. Wenn Sie allerdings ein Dokument, in dem bereits Texteingaben stattgefunden haben, in der Gliederungsansicht anzeigen, übernimmt Word die Textstruktur des Dokuments.

    Um einen Textabsatz in eine Überschriftsebene umzuwandeln, positionieren Sie die Einfügemarke im Absatz und klicken das Symbol Höherstufen in der Symbolleiste an. Der Absatz wird ausgerückt und gilt jetzt als Überschrift. Der folgende ungegliederte Text wird dieser Überschrift untergeordnet. Ein Absatz einer Überschriftsebene wird höhergestuft – aus Überschrift 2 wird beispielsweise Überschrift 1.

    Wenn Sie die Überschrift eine Ebene herabstufen möchten, klicken Sie das Symbol Tieferstufen an. Hierdurch wird auch der nachfolgende Text eine Ebene abgestuft.

    Mit dem Symbol Umwandeln in Textkörper stufen Sie eine Überschriftsebene zurück zu einem regulären Textabsatz. Seine Ebene richtet sich nach der nächsten vorhergehenden Überschrift, der er zugeordnet ist.

    Das Auf- und Abstufen können Sie statt mit den Symbolen der Befehlszeile auch direkt im Text der Gliederungsansicht vornehmen. Hierfür gibt es spezielle Mausaktionen. Sie stufen Absätze direkt im Text um, indem Sie den Mauszeiger auf dem Symbol plazieren, das dem jeweiligen Absatz vorangestellt ist. An dieser Stelle stellt der Mauszeiger einen Vierfachpfeil dar.

    Wenn Sie die linke Maustaste drücken, können Sie das Symbol ziehen. Durch die Bewegung nach links und rechts stufen Sie eine Überschrift auf bzw. ab. Während der Bewegung nimmt der Mauszeiger das Symbol eines waagerechten Doppelpfeils an. An den möglichen Zielpunkten erscheint bei der Bewegung eine gepunktete Linie mit Zielquadrat. Lassen Sie an einer dieser Stellen die Maustaste los, um eine Überschrift der markierten Ebene zu erstellen. Die Aktion wirkt sich hierbei auf alle Ebenen aus, die dem bewegten Absatz untergeordnet sind. Diese Ebenen werden automatisch markiert. Ob einem Absatz Ebenen untergeordnet sind, erkennen Sie am Absatzsymbol +.

    Beim Auf- oder Abstufen wird dem jeweiligen Absatz direkt die automatische Formatvorlage Überschrift der jeweiligen Ebene zugeordnet. Das heißt, Überschriften der Ebene 1 erhalten die Formatvorlage Überschrift 1, Überschriften der Ebene 2 die Formatvorlage Überschrift 2 usw. Durch diese Formatvorlagen gilt Ihre Gliederungsstruktur auch in den normalen Erfassungsmodi.

    Wenn Sie ein Dokument im Gliederungsmodus darstellen, dessen Überschriften bereits die automatischen Formatvorlagen Überschrift zugeordnet wurden, übernimmt Word diese Gliederungsstruktur. Sie können diese Gliederung, die im normalen Erfassungsmodus vorgegeben wurde, im Gliederungsmodus beliebig nachbearbeiten und verändern. Word paßt die Formatvorlagen dem aktuellen Stand an. Außerdem haben Sie auch in der Gliederungsansicht Zugriff auf die Formatvorlagen. Sie können also hier auch über die Vergabe von Formatvorlagennamen einen Text strukturieren.

    Bei der Markierung kann einzelner Text nur innerhalb eines Absatzes markiert werden. Überschreitet die Markierung die Grenzen eines Absatzes, ist im weiteren nur noch die absatzweise Markierung möglich. Bis auf diese Besonderheit funktioniert das Markieren des Textes mit den üblichen Befehlen.

    Wenn Sie eine Überschrift samt allen untergeordneten Überschriften und Textabsätzen markieren möchten, bietet Ihnen die Maus hierfür eine besondere Möglichkeit. Positionieren Sie den Mauszeiger in der Markierungsleiste links des Textes. Hier wird das Maussymbol zu einem nach oben rechts gerichteten Pfeil. Klicken Sie nun die Überschrift mit der linken Maustaste doppelt an. Hierdurch wird die Überschrift samt allen ihr untergeordneten Absätzen markiert. Umstufungen beziehen sich nun auf den gesamten markierten Bereich.

  • Word: Dokumente gliedern – Die Gliederungsansicht

    Gut gegliederte Texte ermöglichen nicht nur dem Leser eine bessere Orientierung, sondern geben auch bei der Erstellung des Textes eine nicht zu unterschätzende Hilfestellung. In Word existiert daher ein eigener Gliederungsmodus, dessen Anwendungsbereich jedoch weit über die einfache Strukturierung hinausgeht. Der Gliederungsmodus gewährt dem Anwender neben dem schnellen Überblick über Dokumente auch den schnellen und direkten Zugriff auf einzelne Kapitel oder Abschnitte eines Textes. Diese Funktion macht den Gliederungsmodus vor allem für umfangreiche Schriftstücke interessant. Erreicht wird dies durch eine Gliederungsfunktion, in der Überschriften auf neun hierarchische Ebenen abgestuft werden können.

    Jeder Überschriftsebene können Sie Texte zuordnen, so daß sich ein komplexer Gliederungsbaum ergibt. In der Gliederungsansicht können Sie von der obersten Ebene des Gesamtkonzeptes sukzessive in einzelne Gliederungsebenen hinabverzweigen. Sie können sich aber auch die Gesamtstruktur aller Gliederungsebenen und auf Wunsch sämtliche Texte, die den einzelnen Überschriftsebenen zugeordnet sind, anzeigen lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihr Dokument schnell anders zu organisieren, Prioritäten und Hierarchien zu verändern und Reihenfolgen zu modifizieren.

    Die Gliederungsansicht

    Um die Bandbreite des Gliederungsmodus von Word zu nutzen, schalten Sie in die Darstellung der Gliederung um:

    • Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Gliederung, oder

    • klicken Sie in der horizontalen Bildlaufleiste auf das Symbol Gliederungsansicht.

    Die Darstellungsweise der Gliederungsansicht unterscheidet sich von allen anderen Dokumentansichten. Der Text ist nicht länger in Entsprechung oder Anlehnung an das Layout aufgebaut, sondern der Aufbau folgt einer hierarchischen Struktur. Je tiefer eine Ebene des Dokuments abgestuft wird, um so weiter wird sie in der Gliederungsdarstellung nach rechts verschoben. Diese optische Gliederung eines Dokuments dient auch der direkten Bearbeitung. Das heißt, je weiter Sie eine Überschrift nach rechts verschieben, um so tiefer wird diese Überschrift in der Hierarchie des Textes abgestuft.

    Textabsatz

    Minuszeichen Überschrift ohne Unterebenen

    Pluszeichen Überschrift mit Unterebenen

    Die Entsprechung zwischen Darstellung und Aufbau des Textes erleichtert die strukturierte Arbeit in der Gliederungsansicht. Um diese Struktur möglichst konsequent umzusetzen, wird in der Anzeige auf die Absatzformatierung verzichtet. Während sich die Funktions- und Formatierungsleiste in der Gliederungsansicht einschalten lassen, kann das Lineal nicht aktiviert werden. Auch die Dialogfelder Absatz undTabulatoren lassen sich nicht öffnen. Die Zeichenformatierung wird dargestellt, sofern Sie in der Gliederungsansicht den normalen Anzeigemodus benutzen.

    Die Gliederungsansicht verfügt über eine eigene Symbolleiste, mit der Sie die Gliederungsstruktur des Dokuments auf einfache Art und Weise modifizieren können. Über die Symbolleiste Gliederung können Sie auch die Anzeige der Zeichenformatierungen aus- und anschalten. Wenn Sie auf die Anzeige der Zeichenformatierung verzichten möchten, schalten Sie sie mittels des Symbols Formatierung anzeigen aus.

    Mit dem Symbol Nur erste Zeile beschränken Sie die Darstellung der Absätze auf die erste Zeile. Die Fortsetzung des Textes ist am Ende der Zeile durch drei Punkte gekennzeichnet. Dieses Anfangszitat erleichtert die Suche nach einem bestimmten Textabsatz innerhalb der Gliederungsansicht. Ist der Textkörper bereits auf die ersten Zeilen reduziert, erweitert das Symbol Nur erste Zeile die Anzeige wieder auf den gesamten Text. Das Feld zeigt seine Schalterwirkung nur, wenn mit dem Symbol Alle der Textkörper eingeblendet wurde.

    Falls Sie mehrere Gliederungsebenen definiert haben, können Sie über diese Zahlensymbole bestimmen, bis einschließlich welcher Ebene alle Überschriften angezeigt werden sollen. Der Textkörper wird hierbei ausgeschaltet.

    Der gesamte Textkörper mit allen Überschriften wird dargestellt, wenn Sie das Symbol Alle einschalten. Umgekehrt wird der Textkörper ausgeblendet, wenn Sie das Symbol ausschalten.

    Neben diesen Befehlen, die sich grundsätzlich auf das gesamte Dokument auswirken, können Sie mit den beiden Symbolen Erweitern (+) und Reduzieren (-) die Darstellung für den aktuellen Absatz verändern. Falls Sie einer Überschrift mehrere Gliederungsebenen untergeordnet haben, die zur Zeit nicht angezeigt werden, können diese mit Erweitern sukzessive eingeblendet werden. Jede Aktivierung des Pluszeichens schaltet hierbei die Darstellung der nächsten Unterebene ein. Falls Sie einer Überschrift mehrere Gliederungsebenen untergeordnet haben, können Sie die untergeordneten Ebenen, die zur Zeit angezeigt werden, sukzessive ausblenden. Jede Bestätigung des Minuszeichens schaltet hierbei die Darstellung der aktuell tiefsten Unterebene aus