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Word: Englische Zitate

Formatvorlagen dienen nicht nur zum Gestalten des Textes, sondern sie verstehen sich auch auf fremde Sprachen. Wenn Sie beispielsweise häufig komplette Absätze in Englisch eingeben, können Sie den Absätzen direkt die richtige Sprache zuweisen.

Word verwendet bei Rechtschreibkontrolle und Trennhilfe automatisch die korrekten Wörterbücher. Ein Beispiel für solche Absätze sind Zitate. Um eine Formatvorlage zu erzeugen, die die Sprache berücksichtigt, formatieren Sie zunächst den Absatz so, wie das Zitat erscheinen soll – beispielsweise eingerückt und in einer kleineren Schriftgröße. Markieren den gesamten Absatz und weisen Sie ihm dann mit dem Menübefehl „Extras -> Sprache“ das englische Wörterbuch zu. Definieren Sie nun eine neue Formatvorlage namens „Zitat Englisch“, indem Sie in der Symbolleiste „Standard“ in das Feld „Formatvorlage klicken“ und den Namen „Zitat Englisch“ eintippen.

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Word: Formatvorlagen

Wer Dokumente optisch ansprechend gestalten möchte, findet in Word eine Vielzahl von Einstellungen, mit denen sich Zeichen und Textabsätze in Form bringen lassen. Bei der Formatierung des Textes kommt es vor allem auf die übersichtliche und geschmackvolle Auswahl an. Solche Formatkombinationen lassen sich festlegen, in sogenannten Formatvorlagen speichern und später mit einem Mausklick zuweisen. Gerade bei wichtigen Gestaltungen reduziert es den Zeitaufwand, wenn Sie die Zusammenstellung in Formatvorlagen bereit halten.

Auf der Basis bestehender Absätze lassen sich Formatvorlagen am schnellsten erstellen. Formatierten Sie den Absatz zunächst wie gewünscht und klicken Sie dann in das Dropdown-Feld „Formatvorlage“ in der „Standard“-Symbolleiste. Geben Sie hier der Formatvorlage einen neuen Namen. Abschließend beenden Sie die Kreation der Formatvorlage mit [Eingabe]. So wird die neue Formatvorlage in der aktuellen Dokumentvorlage aufgenommen.

Über den Namen, den Sie der Formatvorlage gegeben haben, können Sie mit einem Klick einem ganzen Absatz die Kombination der gespeicherten Formatierungen zuweisen. Hierfür genügt es, die Einfügemarke in einen Absatz zu setzen und in der Symbolleiste „Standard“ im das Feld „Formatvorlage“ den Namen der Vorlage zu markieren.

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Word: Zeilen- und Seitenwechsel

Damit alle Zeilen immer automatisch gefüllt werden, sollten Sie auf das Drücken der „Eingabe“-Taste am Zeilenende verzichten. Anders als die Schreibmaschine braucht die Textverarbeitung ja keinen Wagenrücklauf. Daher sollten Sie nur am Ende von Absätzen die „Eingabe“-Taste drücken. Word sorgt innerhalb von Absätzen selbst dafür, daß der Text am Zeilenende automatisch in die nächste Zeile umbrochen wird.

Auch das Einspannen eines neuen Bogens am Seitenende erübrigt sich. Bei längeren Texten, die durchgängig eingegeben werden, verwaltet Word automatisch den Seitenwechsel, legt sozusagen von selbst ein weiteres virtuelles Blatt ein. Paßt eingegebener Text nicht mehr auf eine Seite wird er automatisch auf eine neue Seite umbrochen.

Benötigen Sie einen Seitenwechsel „außerhalb der Reihe“ sollten Sie diesen nicht durch mehrfaches Drücken der Eingabetaste einfügen. Ein derart verschobener Seitenwechsel führt bei nachträglichen Änderungen im Text fast immer zu einer ungewollten Veränderung des Layouts. Die Absatzschaltungen enden nicht mehr exakt am Seitenanfang und wirbeln somit die Struktur Ihres Dokuments durcheinander. Statt dessen entsteht eine Leerfläche, die am Anfang der neuen Seite erscheint.

Benötigen Sie einen Seitenwechsel, erzwingen Sie diese mit dem Befehl „Einfügen -> Manueller Wechsel -> Seitenwechsel“. Statt dessen können Sie den Seitenumbruch auch mit der Tastenkombination [Strg][Eingabe] einfügen.

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Word: Die Standardschrift festlegen

Entscheidend für die Lesbarkeit und das persönliche Erscheinungsbild eines Textes ist nicht nur sein Stil, sondern auch die Schrifttype, in der er auf dem Papier erscheint. Word setzt den Text zunächst in seiner Standardschrift „Times New Roman“ in der Schriftgröße „10 Punkt“. Diese Vorgabe ist in der Dokumentvorlage „NORMAL.DOT“ gespeichert.

Selbstverständlich können Sie die Schriftart und –größe über die Symbolleiste „Format“ oder mit dem Menübefehl „Format -> Zeichen“ immer wieder ändern. Wenn Sie aber grundsätzlich eine andere Schriftart verwenden möchten, können Sie eine neue Standard-Schriftart und -größe definieren. Sie ersparen sich dann die lästige nachträgliche Gestaltung, Formatierung genannt. Möchten Sie beispielsweise die Schriftart „Arial“ und den Schriftgrad „11“ einstellen, können Sie diese folgendermaßen als Standardschriftart einstellen:

Öffnen Sie das Dialogfenster „Format -> Zeichen“ und wählen Sie die gewünschte „Schriftart“ und den „Schriftgrad“ aus. Im Bereich „Vorschau“ können Sie stets die Wirkung Ihrer Änderungen verfolgen. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie im Dialogfenster „Zeichen“ auf die Schaltfläche „Standard…“ Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit „Ja“ bestätigen, stellt Word beim nächsten Dokument die gewünschten Schriftart und -größe von Anfang an bereit.

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Hardware & Software Word

Word: Drucker nicht vergessen

Zur sinnvollen Arbeit mit Word benötigen Sie einen Drucker. Erst wenn ein Drucker installiert wurde, können Sie die Gestaltungsmöglichkeiten von Word ausnutzen. So ändert sich beispielsweise die Liste der verfügbaren Schriften je nach ausgewähltem Drucker. Auch Fehlfunktionen sind mitunter darauf zurückzuführen, daß für Word kein passender Druckertreiber verfügbar ist.

Daher sollten Sie für die Arbeit in Word auf jeden Fall mit dem Menübefehl „Datei -> Drucken“ im Dialogfenster „Drucken“ einen Drucker aktivieren.  Auch wenn Sie keinen Drucker an Ihrem Computer angeschlossen haben, können Sie auf nahezu jeden Drucker zugreifen, der in Ihrem Freundes- oder Kollegenkreis existiert. Sie müssen lediglich den entsprechenden Druckertreiber installieren, auch wenn der Drucker nicht an Ihren eigenen PC angeschlossen ist. Jeden installierten Drucker können Sie in Word im Dialogfenster „Drucken“ im Feld „Name“ auswählen. Word kann das Dokument dann weitgehend so darstellen, wie es auf dem ausgewählten Drucker ausgedruckt würde.

Der einfachste Weg, ein Dokument später auf einem anderen PC auszudrucken, ist einfach die Dokumentdatei von Word weiterzugeben. Jedoch setzt dies voraus, daß der andere PC ebenfalls über Word verfügt, was nicht immer vorausgesetzt werden kann.

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Outlook

Outlook optimieren: Mehr Übersicht durch Gruppierung

Mitunter ist gar nicht so leicht, herauszufinden, welcher Mitarbeiter in welcher Firma bzw. Abteilung arbeitet, welche Kunden in einer bestimmten Region wohnen oder welche E-Mail-Nachrichten eines bestimmten Betreffs eingetroffen sind. Um das Auffinden von Outlook-Elementen zu erleichtern, die gewisse Kriterien erfüllen – quasi bestimmten Zielgruppen angehören oder in eine bestimmte „Schublade“ passen – können Sie die Outlook-Daten nach beliebigen Gesichtspunkten gruppieren. Bei Kontakten wird z. B. besonders häufig die Gruppierung nach Kategorien, Wohnorten oder Firmen gewünscht, um etwa alle Kontakte aus Köln oder alle Mitarbeiter einer Firma im Blick zu haben.

In Gruppen antreten

Die Gruppierung bietet handfeste Vorteile: Nachdem Outlook den gesamten Datenbestand in die gewünschten Gruppen eingeteilt hat, können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kontakte zum Beispiel in einer bestimmten Firma arbeiten, welche Kunden in Ihrer Nähe wohnen oder wer für welche Aufgaben zuständig ist.

Um die Outlook-Daten zu gruppieren, wechseln Sie in das gewünschte Register, deren Daten Sie gruppieren möchten, beispielsweise in das Kontakt-Register. Wechseln Sie hier zunächst zu einer tabellarischen Ansicht, indem Sie den Befehl „Ansicht -> Aktuelle Ansicht“ aufrufen und eine der tabellarischen Ansichten wählen, beispielsweise die „Telefonliste“. Der Hintergrund: Gruppierungen sind nur in Ansichten möglich, die die Daten in tabellarischer Form darstellen; in der Adreßkarten-Ansicht der Kontakte oder Zeitskala der Journaleinträge können Sie die Daten beispielsweise nicht gruppieren.

Rufen Sie anschließend den Menübefehl „Ansicht -> Gruppieren“ auf. Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie in den einzelnen Listenfeldern bis zu vier Gruppierungskriterien festlegen. Bestimmen Sie zunächst aus der Liste „Verfügbare Felder“, welche Felder in den einzelnen Listenfeldern des Dialogfensters zur Auswahl stehen sollen, beispielsweise „Adressfelder“ oder „Namensfelder“. Öffnen Sie dann das Listenfeld „Elemente gruppieren nach“, und wählen Sie das gewünschte Gruppierungskriterium, beispielsweise „Beginn, Betreff“ oder „Organisation“. Bestimmen Sie zudem, ob Sie die Termine aufsteigend oder absteigend gruppieren möchten.

Auf die gleiche Weise können Sie insgesamt bis zu vier Gruppierungskriterien bestimmen, um Ihre Adressen zum Beispiel primär nach Firmennamen und sekundär nach dem Nachnamen zu gruppieren. Bestimmen Sie abschließend im Listenfeld „Ein- und ausblenden“, wie Outlook die gruppierten Daten darstellen soll. Schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“.

Übersicht ist Trumpf

Microsoft Outlook sortiert Ihre Daten anschließend in die gewünschten Gruppen ein. Die Bedienung der Gruppenansicht ist einfach: Outlook listet zunächst alle Gruppen auf, zum Beispiel alle Kategorien, Organisationen (Firmen) oder Orte, und stellt darunter alle Daten dar, die den jeweiligen Kategorien, Firmen bzw. Orten angehören. Um die Übersicht zu wahren, können Sie einzelne Gruppen ausblenden, indem Sie links neben dem Gruppennamen auf das Minuszeichen klicken. Per Mausklick auf das Pluszeichen bzw. mit dem Befehl „Ansicht -> Gruppen ein-/ausblenden -> Diese Gruppe einblenden“ werden die Mitglieder der jeweiligen Gruppe wieder angezeigt.

Aktuelles Feld inklusive

Übrigens: Wenn das Kontrollkästchen „Feld in Ansicht zeigen“ aktiv ist, bezieht Outlook das jeweilige Feld in die aktuelle Ansicht mit ein. Das erleichtert vor allem bei mehrfachen Gruppierung das Verständnis. Bleibt das Kontrollkästchen deaktiviert, werden die Daten zwar nach dem jeweiligen Kriterium sortiert, das Feld erscheint aber nicht(!) auf dem Bildschirm.

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Outlook

Outlook Datenbankfelder: Im Kontaktregister über 100 verschiedene Datenbankfelder nutzen

Die Eingabe der Adsressinformatione erfolgt im Kontakt-Dialogfenster in der Regel im Register „Allgemeines“. Das optisch ansprechende Formular für die wichtigsten Kontaktinformationen entsprechende Eingabefelder bereit. Mitunter kommt es jedoch vor, daß das Standardformular von Outlook nicht ausreicht, und Sie zusätzliche Informationen eingeben möchten, beispielsweise den Namen des Ehepartners, die Initialen oder den Geburtstag. Für derartige Zusatzinformationen verfügt Outlook zwar über entsprechende Datenbankfelder.

Alle Felder

Um zusätzliche Informationen einzugeben, können das Register „Alle Felder“ verwenden. Das Register eignet sich auch hervorragend zur Eingabe umfangreicher Daten. Beispielsweise könnten Sie die Kategorie „Telefonnummernfelder“ wählen und nacheinander die bis zu 14 Rufnummern der Kontaktperson eingeben.

Wechseln Sie hierzu im Kontakt-Dialogfenster in das Register „Alle Felder“. Hier stellt Outlook alle internen Datenbankfelder zur Verfügung. Öffnen Sie das Listenfeld „Auswählen aus“, und wählen Sie die gewünschte Feldkategorie aus. Folgende Kategorien stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

* „Benutzerdefinierte Felder“ – Selbstdefinierte Datenbankfelder, z. B. Verheiratet Ja/Nein

* „Häufig Verwendete Felder“ – Besonders gebräuchliche Felder, wie Adresse, Telefon und E-Mail-Adresse

* „Adreßfelder“ – Private, geschäftliche und weitere Adressen

* „E-Mail-Felder“ – E-Mail 1, E-Mail 2 und E-Mail 3

* „Fax- und weitere Nummernfelder“ – Fax-, ISDN- und Telex-Nummern sowie Computer-Namen

* „Verschiedene Felder“ – Benutzerdefinierte Felder und zusätzliche Felder, wie Netzwerkname, FTP-Site, Konto, Kunden-Nummer oder Organisations-Nummer.

* „Namensfelder“ – Namensfelder, wie Ehepartner, Empfohlen von, Kinder oder Vorgesetzter.

* „Persönliche Felder“ – Persönliche Informationen, wie Beruf, Hobbies, Jahrestag oder Kinder.

* „Telefonnummernfelder“ – Rufnummern, wie C-Netz, Funkruf, Mobilfunk oder TTY/TDD-Telefon.

* „Alle Kontaktfelder“ – Übersicht aller verfügbaren Outlook-Datenbankfelder.

* „Benutzerdef. Felder in Ordner“ – Selbstdefinierte Datenbankfelder, z. B. Verheiratet Ja/Nein

Sobald Sie die gewünschte Kategorie ausgewählt haben, können Sie in der Tabelle in der Spalte „Wert“ den entsprechenden Wert eintragen. Die Eingabe ist zwar nicht ganz so komfortabel wie im den übrigen Registern, dafür können Sie jedoch auf sämtliche 104 Datenbankfelder zugreifen.

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Outlook

Outlook Erinnerungen: Nie wieder Termine versäumen

Das kann jedem mal passieren: Sie haben einen wichtigen Termin zwar in den Kalender eingetragen, ihn aber dennoch versäumt. Damit so etwas in Zukunft nicht mehr geschieht und Sie keinen Termin versehentlich übersehen, können Sie Outlook anweisen, Sie kurz vor dem Termin noch einmal daran zu erinnern – beispielsweise 15 Minuten vorher. Outlook blendet dann zum gewünschten Zeitpunkt ein Dialogfenster ein und läßt eine Klangdatei ertönen. Versäumte Termine gehören somit der Vergangenheit an.

Eine Viertelstunde Vorwarnzeit

Um Microsoft Outlook mitzuteilen, daß Sie kurz vor dem Termin an den wichtigen Zeitpunkt erinnert werden möchten, aktivieren Sie im Dialogfenster „Termin“ das Kontrollkästchen „Erinnerung“. Bestimmen Sie im nebenliegenden Listenfeld, wie lange vor dem Termin oder dem Ereignis die Erinnerung an den Termin angezeigt werden soll. Sollte die gewünschte Zeitspanne nicht in der Liste auftauchen, geben Sie den gewünschten Wert – zum Beispiel „22 Minuten“ – direkt in das Eingabefeld ein.

Standardwarnung

Ob und mit welcher Vorwarnzeit neue Termine gleich von Hause aus ausgestattet werden sollen, können Sie selbst bestimmen. Öffnen Sie das Dialogfenter „Extras -> Optionen“, und wechseln Sie in das Register „Kalender“. Im Feld „Einstellungen für Termine“legen Sie die gewünschte Standardzeit für neue Termine fest.

Microsoft Outlook blendet auf Wunsch zum gegebenen Zeitpunkt nicht nur ein Dialogfenster ein, sondern läßt zusätzlich auch ein akustisches Signal ertönen. Ob und welche Tondatei ertönt, bestimmen Sie per Mausklick auf die kleine Lautsprecher-Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld. Aktivieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Kontrollkästchen „Zur Erinnerung diese Audio-Datei abspielen“, und geben Sie im darunterliegenden Feld den Pfad sowie den Dateinamen der Klangdatei an.

Daß ein Termin mit einer Erinnerung versehen ist, erkennen Sie im Kalenderblatt übrigens an dem kleinen Glockensymbol links neben dem Termintext. Sobald der Zeitpunkt für die Erinnerung gekommen ist, blendet Windows das Dialogfenster „Erinnerung“ ein und läßt gleichzeitig die gewünschte Klangdatei ertönen. Im Dialogfenster können Sie folgende Entscheidungen treffen:

* Wenn Sie keine weitere Gedächtnisstütze benötigen, da Sie selbst an den Termin gedacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schliessen“. Outlook betrachtet die Sache dann als erledigt und erinnert Sie nicht weiter an den Termin.

* Möchten Sie den Termin oder die Erinnerung weiter nach hinten schieben, können Sie Outlook mitteilen, Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu erinnern. Wählen Sie hierzu zunächst aus dem Listenfeld am unteren Rand des Dialogfensters, wann Outlook Sie erneut erinnern soll, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Erneut erinnern“.

* Um direkt zum jeweiligen Termin-Dialogfenster zu gelangen und eventuell Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Element öffnen“.

Vorsicht Falle

Achtung: Sollte Outlook zu dem Zeitpunkt, an dem die Erinnerung erfolgen sollte, nicht aktiv sein, werden Sie auch nicht an den Termin erinnert. Erst wenn Sie Microsoft Outlook starten, erscheint das Dialogfenster „Überfällig“, daß Sie – gemäß dem Motto „Besser spät als gar nicht“ – an bereits verstrichene Termine erinnert. Wenn Sie die Erinnerung-Funktion von Outlook nutzen möchten, sollten Sie das Programm also stets mit Windows 95 automatisch starten lassen.