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Outlook: Arbeitserleichterung dank Vorlagen

Wer regelmäßig immer wiederkehrende Aufgaben erledigt und zum Beispiel wieder und wieder E-Mails mit gleichem Inhalt an immer die gleichen Empfänger verschickt, kennt die Arbeitsabläufe in- und auswendig: Neue E-Mail öffnen, Empfänger auswählen, Betreff eintragen, Grußformel eingeben, Nachrichtentext eintippen und so weiter. Warum sparen Sie sich nicht die Sisyphusarbeit und verwenden statt dessen Vorlagen?

Neue Elemente mit vordefiniertem Inhalt

Sie können sich Vorlagen wie bereits bedrucktes Papier vorstellen, auf dem bereits all das eingetragen ist, was Sie sowieso immer brauchen: Absender, Grußformel, Schlußformel, Signatur, Bankverbindung und ähnliches. Sie brauchen in der Vorlage nur noch den individuellen Text einzutragen und schon ist die E-Mail fertig. Gleiches gilt für Termine, Kontakte, Aufgaben, Journale und Notizen: Wenn Sie regelmäßig immer wieder ähnliche Elemente erstellen, beispielsweise Besprechungen mit immer wieder der gleichen Teilnehmerliste oder Aufgaben mit immer wieder gleichen Beschreibungen, erstellen Sie einfach eine Vorlage, die alle Textpassagen und Einstellungen enthält, die Sie regelmäßig benötigen.

Neue Vorlagen zaubern

Um eine neue Vorlage zu erstellen, öffnen Sie zunächst ein neues Element, beispielweise eine E-Mail, und füllen die Dialogfelder des Elements so aus, wie die Vorlage später aussehen soll. Sie legen also die Standardeinstellungen und –texte fest, die später bei jedem neuen Element voreingestellt sein sollen. Sobald Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen gestaltet haben, rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Speichern unter“ auf und wählen im Listenfeld „Dateityp“ den Eintrag „Outlook-Vorlage (*.oft)“. Geben Sie den gewünschten Namen für die Vorlage ein, und bestätigen Sie mit „Speichern“.

Wo die Vorlagen schlummern

Alle Outlook-Vorlagen befinden sich in der Regel im VORLAGENOUTLOOK-Ordner von Microsoft Office.

Vorlagen einsetzen

Nachdem Sie die gewünschte Vorlage gespeichert haben, können Sie sie jederzeit für neue Elemente, beispielsweise für neue E-Mail-Nachrichten oder Aufgaben, verwenden. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Datei > Neu > Vorlage wählen“ auf und wechseln in das Register „Outlook“. Markieren Sie die gewünschte Vorlage, und bestätigen Sie mit „Öffnen“. Outlook öffnet anschließend die gewünschte Vorlage, die bereits mit den vordefinierten Texten, Optionen und Einstellungen versehen ist.

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Outlook-Elemente suchen

Wer suchet, der findet. Diese sprichwörtliche Weisheit hat sich auch Outlook zu Herzen genommen und stellt Ihnen ein mächtiges Suchwerkzeug zur Verfügung, daß sich wie ein digitales Trüffelschwein auf die Suche nach verschollenen Daten macht.

Digitales Trüffelschwein

Um die digitale Spürnase auf die Suche nach bestimmten Informationen zu schicken, rufen Sie einfach den Menübefehl „Extras -> Elemente suchen “ auf oder klicken in der Symbolleiste auf die Suchen-Schaltfläche. Bestimmen Sie im nachfolgenden Dialogfenster im Listenfeld „Suchen nach((MENU ENDE)) welchen Daten Sie suchen möchten, beispielsweise Kontakte oder Termine. Im ersten Register des Dialogfensters definieren Sie dann die allgemeinen Suchkriterien des gesuchten Elements. Der Clou: Das erste Register ist nicht immer gleich aufgebaut; es hängt davon ab, welchen Eintrag Sie im Listenfeld „Suchen nach“ gewählt haben.

Nicht übertreiben

Beim Suchen ist weniger manchmal mehr. Outlook stellt zahlreiche Suchkriterien zur Verfügung. Es empfiehlt sich aber nicht, sofort alle Optionen gleichzeitig anzuwenden, das wäre einfach des Guten zuviel. Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Kriterien, die die gesuchten Informationen genügend ausführlich beschreiben.

Die Suchkriterien, die Sie im ersten Register eingeben können, genügen in der Regel, um ein bestimmtes Element ausfindig zu machen. Auf Wunsch können Sie die Suche jedoch weiter einschränken und zusätzliche Suchkriterien definieren. Wechseln Sie hierzu in das Register „Weitere Optionen“. Hier können Sie die Suche beispielsweise auf bestimmte Kategorien beschränken oder nur Elemente berücksichtigen, die eine gewisse Bedingung erfüllen – zum Beispiel alle Nachrichten, die noch ungelesen sind oder alle Elemente, die eine bestimmte Größe überschreiten.

Bitte nur hier suchen

Möchten Sie die Suche gleich in einem ganz bestimmten Ordner beginnen, beispielsweise in den Kontakten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Elemente suchen“ aus. Sie können die Suchfunktion von Outlook sogar aktivieren, ohne daß Outlook gestartet sein muß. Klicken Sie hierzu auf die (MENU))Start“-Schaltfläche von Windows, und rufen Sie den Befehl „Suchen > Mit Microsoft Outlook “ auf.

Erweiterte Suche

Sollten Ihnen die Suchkriterien der ersten beiden Register noch immer nicht ausreichen, können Sie selbst Hand anlegen und im Register „Erweitert“ eigene Suchkriterien definieren. Das Prinzip ist einfach: Im unteren Teil des Dialogfensters formulieren Sie die gewünschten Suchkriterien und fügen sie in die Liste der erweiterten Kriterien ein. Hierzu klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche „Feld“ und wählen aus den nachfolgenden Untermenü das gewünschte Feld aus, das eine bestimmte Bedingung erfüllen oder nicht erfüllen soll. Wählen Sie anschließend aus dem Feld „Bedingung“ die gewünschte Bedingung aus, die das Feld erfüllen soll, und tragen Sie in das nebenliegende Feld „Wert“ – sofern erforderlich – den gewünschten Wert ein.

Sobald Sie alle Suchkriterien bestimmt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Starten“, um mit der Suche zu beginnen. Sofern die Suche erfolgreich war, listet Outlook im unteren Teil des Dialogfenster alle Fundstellen auf. Von hier aus können Sie die gefundenen Elemente mit der rechten(!) Maustaste oder über die Befehle des Datei-Menüs direkt weiterbearbeiten und beispielsweise öffnen, löschen, drucken oder auf den Desktop ziehen. 

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Outlook: Fax-Nachrichten mit Omnipage bearbeiten

Trotz Internet und E-Mail gehört das klassische Fax noch immer zu den beliebtesten Kommunikationswerkzeugen. Mit Microsoft Fax von Windows 95 ist es ein leichtes, auch Outlook das Faxen beizubringen. Die per Facsimilie übermittelte Nachricht hat jedoch einen Nachteil: Die Informationen liegen lediglich in grafischer Form vor und können nicht ohne weiteres in der Textverarbeitung oder anderen Anwendungen weiterverarbeitet werden.

Doch halt, wozu gibt es OCR-Programme, die mittels optischer Zeichenerkennung aus Fax-Grafiken wieder editierbare Texte zaubern? Mit dem OCR-Programm OmniPage Pro für Windows 95 arbeitet Outlook sogar Hand in Hand. So können Sie Ihre eingehenden Faxe per Mausklick direkt von Omnipage analysieren lassen.

Outlook-Faxe in Omnipage

Der Weg von Outlook zu Omnipage ist nicht weit: Um ein Outlook-Fax in Omnipage zu öffnen, klicken Sie innerhalb von Omnipage auf den nach unten weisenden Pfeil der Bildschaltfläche (das ist die zweite große Schaltfläche der unteren Symbolleiste) und wählen aus dem nachfolgenden Menü den Befehl „Exchange-Fax laden“. Klicken Sie anschließend auf die Bildschaltfläche, oder rufen Sie den Befehl „Verarbeiten -> Echange-Fax laden“ auf. Omnipage blendet daraufhin den Hierarchiezweig Ihrer Outlook-Ordner ein. Jetzt brauchen Sie nur noch in den gewünschten Outlook-Ordner zu wechseln – beispielsweise in den Posteingang -, das gewünschte Fax zu markieren, und auf die Schaltfläche „Öffnen“ zu klicken – voilá, das Outlook-Fax steht zur optischen Zeichenerkennung bereit.

Faxe ruckzuck in Omnipage öffnen

Outlook kennt noch eine schnellere Möglichkeit, Faxe mit Omnipage zu bearbeiten. Im „Extras“-Menü von Outlook erscheint zusätzlich der Befehl „Fax mit Omnipage Pro ansehen“. Sofern Sie die Option aktiviert haben (vor dem Menübefehl erscheint in diesem Fall ein Häkchen), können Sie eingehende Faxnachrichten direkt in Omnipage öffnen. Klicken Sie hierzu einfach doppelt auf das Fax, oder rufen Sie den Befehl „Datei -> Öffnen((ENDE MNEU)) auf. Outlook startet daraufhin das OCR-Programm und öffnet die Faxgrafik. Der optischen Zeichenerkennung steht nun mehr im Wege. 

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Outlook: Internet-, MSN- und CompuServe-Mails im Microsoft Exchange Rich-Text-Format verschicken

Die E-Mail ist tot, es lebe die E-Mail. Die Zeiten, in der eine E-Mail lediglich aus einer einfachen Botschaft im Textformat bestand, sind vorbei. Spätestens seit Outlook sind E-Mails viel mehr als nur reine Textnachrichten. So können Sie Ihre E-Mails nicht nur optisch ansprechend gestalten, sondern auch Umfragen durchführen, per E-Mail Aufgaben übertragen und Besprechungen einberufen, verschickte E-Mails wieder zurückrufen oder Nachrichten kennzeichnen.

Das Zauberwort für die neue Vielfalt heißt: Rich Text Format. Um die neuen Funktionen nutzen zu können, müssen die elektronischen Nachrichten im Microsoft Exchange Rich Text Format (RTF) verschickt und wieder empfangen werden. Und genau da liegt der Hase im Pfeffer: Gehen die Nachrichten beispielsweise nicht im RTF-, sondern im einfachen ASCII-Textformat auf die Reise, oder kann der Empfänger das RTF-Format nicht lesen, sind alle Mühen umsonst; die Nachricht erscheint lediglich als simpler Text.

Rich Text Format aktivieren

Um sicherzustellen, daß Ihre Nachrichten auch tatsächlich als „reicher Text“ den Postausgang verlassen, sollten Sie einen Blick auf die Empfänger-Adresse und die Sendeoptionen werfen; das gilt vor allem für Internet-Mail-Adressen. Das Nachrichtenformat – RTF oder ASCII – können Sie bereits bei der Eingabe einer E-Mail-Adresse festlegen. Wenn Sie beispielsweise im Kontakt-Register eine neue Internet-Adresse eingeben, ist das Rich-Text-Format zunächst deaktiviert. Klicken Sie daher im Kontaktfenster mit der rechten Maustaste auf die neu eingegebene E-Mail-Adresse, und wählen Sie den Befehl „Eigenschaften“. Kreuzen Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Kontrollkästchen „An diese Adresse immer im Rich Text Format (RTF) senden “ an. Gleiches gilt, wenn Sie im persönlichen Adreßbuch eine Internet-Mail-Adresse eingeben. Auch hier sollten Sie darauf achten, daß das RTF-Kontrollkästchen aktiviert ist.

Sofern es sich um eine Internet-Adresse handelt, können Sie das Nachrichtenformat auch beim Verfassen einer neuen Nachricht überprüfen. Klicken Sie hierzu im Feld „An“ mit der rechten Maustaste auf die eingegebene Empfänger-Adresse, und wählen Sie den Befehl „Eigenschaften“. Handelt es sich dabei um eine Adresse aus dem persönlichen Adreßbuch, landen Sie direkt im Eigenschaftsfenster des Empfängers und können das RTF-Format ein- bzw. ausschalten. Stammt die E-Mail-Adresse jedoch aus dem Kontakt-Register von Outlook, müssen Sie im Kontaktfenster erneut mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse klicken, um in das Eigenschaftsfensters zu gelangen.

MSN und CompuServe

Auch bei CompuServe-Nachrichten haben Sie die Wahl zwischen dem RTF- und dem ASCII-Format. Allerdings legen Sie das Format nicht für jede einzelne E-Mail-Adresse fest, sondern bestimmen es global bzw. separat für jede einzelne Nachricht.

Sofern Sie den CompuServe-Mail-Client für Exchange/Outlook installiert haben, können Sie Outlook anweisen, alle CompuServe-Nachrichten standardmäßig im RTF-Format zu verschicken. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf, markieren Sie den Informationsdienst „CompuServe Mail“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Wechseln Sie anschließend in das Register „Default Send Options“, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Send using Microsoft Exchange richt-text format“. Ab sofort gehen alle CompuServe-Nachrichten im RTF-Format auf die Reise.

Alternativ zur globalen Einstellungen können Sie das Format auch für jede einzelne Mail festlegen. Rufen Sie hierzu im Nachrichtenfenster der neuen Mail den Befehl „Datei -> Eigenschaften“ auf, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Sendeoptionen“. Im Register „CompuServe Mail – Message Options“ bestimmen Sie über das Kontrollkästchen „Send using Microsoft Exchange richt-text format“, ob Sie die Nachricht im Richt-Text- oder im einfachen ASCII-Format verschicken möchten.

Die wenigsten Sorgen brauchen Sie sich übrigens beim Microsoft Network (MSN) zu machen. Wenn Sie eine Nachricht via MSN verschicken, geht die E-Mail automatisch im Rich Text Format auf die Reise. 

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Outlook: Zusätzliche Import-Filter für Symantec Act, NetManage Ecco und Starfish Sidekick installieren

Outlook ist keineswegs eigennützig. Im Gegenteil: Im Kalender und Kontaktregister von Outlook sind auch die Termine und Adressen der Konkurrenz gerne gesehen. Wenn Sie Ihre Daten bereits mit anderen Organizern – beispielsweise mit Schedule+ – verwaltet haben, zaubert der Import-Assistent von Outlook im Handumdrehen aus dem „alten“ Datenbestand neue, moderne Outlook-Daten.

Bislang kamen jedoch nur Anwender von Microsoft-Produkten, wie Schedule+ oder Access in den Genuß der Importfilter. Wer Daten aus den Terminplanern von Symantec, NetManage oder Starfish importieren wollte, mußte bis dato den beschwerlichen Weg über manuell exportierte ASCII-Tabellen gehen. Die Zeit der Umwege ist jedoch vorbei: Microsoft stellt im Internet auf den Outlook-Webseiten zusätzliche Import-Filter zur Verfügung. Damit können jetzt auch Anwender von Symantec Act 2.0, NetManage Ecco Pro 3.0x und Starfish Sidekick 1.0/95 ihre Daten nahtlos nach Outlook überführen.

Download nur per Paßwort

Bevor Sie die zusätzlichen Filter herunterladen können, müssen Sie sich auf der Microsoft-Seite anmelden. Erst nachdem Sie sich ein Paßwort ausgesucht und die nachfolgenden Formulare ausgefüllt haben, gewährt Microsoft freien Zugriff auf alle Dateien des Outlook-Bereichs.

Neue Filter braucht das Land

http://www.microsoft.com/officefreestuff/outlook/default.htm

Klicken Sie auf der Outlook-Seite auf den Eintrag „Additional Microsoft Outlook Converters“, um mit der Datenübertragung bzw. der Anmeldung zu beginnen.

Die neuen Filter sind schnell installiert: Nachdem Sie die Datei OUTCVT.EXE von der Microsoft-Webseite (siehe links) heruntergeladen haben, starten Sie die Installation per Doppelklick auf die Datei OUTCVT.EXE. Nach der erfolgreichen Installation stehen die neuen Filter sofort im Importieren/Exportieren-Assistenten zur Verfügung, den Sie mit dem Menübefehl „Datei -> Importieren/Exportieren“ aufrufen. Wählen Sie im ersten Dialogfenster des Assistenten den Eintrag „Import aus Schedule+ oder anderen Programmen/Dateien“, um die neuen Filter einzusetzen.

Dank des Assistenten erfolgt der Import der Act-, Ecco- und Sidekick-Daten nun genauso komfortabel, wie die Übernahme von Schedule+- oder Access-Daten. Je nach verwendetem Filter erfolgt der Import nahezu automatisch oder erfordert lediglich kleinere Eingriffe, beispielsweise zur eindeutigen Zuordnung der einzelnen Datenfelder des Kontaktregisters.

Einziger Wermutstropfen: Die neuen Filter sind eine Einbahnstraße; Sie können die „fremden“ Daten lediglich importieren, das Exportieren Ihrer Outlook-Kontakte oder Termine in das Act-, Sidekick- oder Ecco-Format ist leider nicht möglich.