Monat: April 2010

Die fertigen Formatvorlagen von Word sind eine praktische Sache, um schnell und unkompliziert perfekt gestaltete Briefe zu schreiben. Einfach die gewünschten Schnellformatvorlagen auswählen, und schon präsentiert sich der Brief im schicken Design. Für alle wichtigen Textbereiche wie Überschriften, Titel und den normalen Fließtext hat Word bereits fertige Formatvorlagen eingerichtet. Auch für spezielle Aufgaben wie das Hervorheben von Textpassagen sind bereits fertige Vorlagen vorhanden.

Mitunter ist es jedoch notwendig, komplett neue Formatvorlagen zu entwerfen. Wenn Sie beispielsweise Zitate gerne kursiv, einen Zentimeter eingerückt und mit einem einfachen Zeilenabstand formatieren möchten, können Sie hierfür eine eigene Zeichenvorlage anlegen. Diese können Sie dann in Zukunft per Mausklick bei allen Zitaten anwenden.

Um eine komplett neue Schnellformatvorlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Formatieren Sie die gewünschte Textpassage zunächst wie gewünscht, etwa mit der eigenen Schriftart, -größe und –farbe oder eigenen Absatzformaten. Verwenden Sie hierzu die normalen Formatierfunktionen der Multifunktionsleiste.

2. Setzen Sie die Einfügemarke innerhalb des formatierten Absatzes oder Wortes.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellformatvorlage. Es erscheint ein kleines Untermenü. Wenn Sie eine hohe Bildschirmauflösung verwenden, erscheinen statt der Schaltfläche Schnellformatvorlagen bereits die ersten drei, vier Vorlagen als Vorschau. Um das Untermenü einzublenden, klicken Sie auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil unten rechts in der Vorlagenliste.

4. Wählen Sie im Untermenü den Befehl Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern.

5. Geben Sie in das folgende Dialogfenster einen treffenden Namen für die Vorlage ein – etwa Zitate -, und klicken Sie auf OK.

6. Die neue Formatvorlage erscheint sofort in der Liste der verfügbaren Schnellformate. Sie können sie jetzt – wie jede andere Formatvorlage auch – beliebig vielen Absätzen zuweisen.

7. Die neu definierte Formatvorlage ist zunächst nur für das aktuell geöffnete Dokument verfügbar. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, fehlt die neu definierte Vorlage.

Möchten Sie die neue Vorlage auch in zukünftigen Dokumenten verwenden, klicken Sie in der Liste der Formatvorlagen auf den nach unten weisenden Pfeil rechts neben dem Vorlagennamen und wählen den Befehl Ändern.

Sollte die Liste der Formatvorlagen gerade nicht sichtbar sein, können Sie sie mit der Tastenkombination (Strg)(Shift/Umschalten)(Alt)(S) rasch ein- und später auch wieder ausblenden.

8. Aktivieren Sie anschließend im unteren Teil des folgenden Dialogfensters die Option Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente, und schließen Sie das Fenster mit OK. Die neue Formatvorlage ist ab sofort auch in allen neu erstellten Dokumenten verfügbar.

Für spezielle Formate können Sie auch eigene Formatvorlagen definieren und diese in die Liste der Schnellformatvorlagen aufnehmen. 

Mithilfe der Schaltfläche Formatvorlagen ändern lassen sich rasch die wichtigsten Designänderungen vornehmen. Auf Wunsch können Sie aber auch ins Detail gehen und das Aussehen jeder einzelnen Formatvorlage individuell bestimmen.

Um beispielsweise bei einer Vorlage – etwa für den normalen Fließtext – die Schriftgröße und andere Schriftparameter zu verändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Blenden Sie – falls nicht bereits geschehen – die Seitenleiste Formatvorlagen ein, indem Sie in der Multifunktionsleiste im Bereich Formatvorlagen in der unteren rechten Ecke auf den kleinen schrägen Pfeil klicken. Alternativ hierzu können Sie auch die Tastenkombination (Strg)(ª__)(Alt)(S) drücken.

2. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil rechts neben dem Namen der Formatvorlage, die Sie ändern möchten. Um beispielsweise die Standardschriftart oder –größe anzupassen, wählen Sie die Formatvorlage Standard.

3. Es erscheint ein kleines Untermenü. Wählen Sie hier den Befehl Ändern.

4. Im folgenden Dialogfenster stehen Ihnen zahlreiche Optionen zum Anpassen des Schriftformats zur Verfügung. Im Bereich Formatierung können Sie beispielsweise die Schriftart oder die Schriftgröße ändern.

5. Per Mausklick auf die Schaltfläche Format lassen sich zudem weitere Einstellungen für den Absatz oder die Sprache festlegen.

6. Sobald Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

Die vorgenommenen Änderungen werden sofort im Dokument umgesetzt. Dabei gilt: Alle Textabschnitte und Absätze, die mit der jeweiligen Vorlage versehen sind, ändern damit ihr Aussehen. Auf diese Weise können Sie im Handumdrehen das Aussehen des gesamten Dokuments ändern, ohne jeden Absatz manuell formatieren zu müssen.

Individuelle Änderungen an den einzelnen Formatvorlagen nehmen Sie im Dialogfenster Formatvorlage ändern vor. 

Die von Word vorgegeben Schnellformatvorlagen sind nur Vorschläge. In den meisten Fällen können Sie die Entwürfe auch gleich unverändert übernehmen und damit Ihr Dokument besonders schnell professionell formatieren. Auf Wunsch können Sie aber auch selbst Hand anlegen und einzelne Aspekte der Formate – etwa die Schriftgröße – anpassen.

Um eine Schnellformatvorlage zu verändern – um etwa eine andere Schriftart oder –farbe zu verwenden -, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Formatvorlagen ändern.

2. Es erscheint ein Untermenü, das verschiedene Optionen zum Verändern der aktuellen Formatvorlagen zur Verfügung stellt. Sie können jeweils unabhängig voneinander die Schriftarten, die Farben oder einen kompletten Stil (Farben und Schriftarten gleichzeitig) verändern.

3. Möchten Sie einen anderen Designstil verwenden, klicken Sie im Untermenü auf Formatvorlagensatz. Wählen Sie anschließend den gewünschten Stil aus, etwa Modern. Word tauscht daraufhin alle Vorlagen entsprechend dem neu gewählten Designstil aus. Möchten Sie wieder zurück zu den ursprünglichen Formaten, wählen Sie in der Liste den Befehl Auf die Schnellformatvorlagen aus der Vorlage/des Dokuments zurücksetzen.

4. Sie können auch lediglich die verwendeten Farben verändern und Schriftart und –stil unverändert lassen. Wählen Sie hierzu aus dem Untermenü den Befehl Farben, und wählen Sie anschließend das gewünschte Farbeschema aus. In der Schnellvorlagenliste ändern sich daraufhin lediglich die verwendeten Farben, alle anderen Formatierungen wie Schriftarten bleiben erhalten.

5. Möchten Sie lediglich die verwendeten Schriftarten in der Vorlage verändern, wählen Sie im Untermenü den Befehl Schriftarten. Es erscheint eine umfangreiche Liste von Schriftarten-Paketen, die gleich mehrere Schrifttypen – etwa für Überschriften und Fließtexte – enthalten. Wählen Sie per Mausklick das gewünschte Schriftdesign aus. Word tauscht anschließend in der Vorlagenliste und im Dokument die Schriftarten entsprechend aus. Alle anderen Einstellungen wie die Schriftfarben bleiben unangetastet.

Über die Schaltfläche Formatvorlagen ändern wählen Sie im Handumdrehen einen neuen Vorlagenstil oder andere Farben und Schriftarten aus.

So bitte alle neuen Dokumente formatieren

Mit den Designs und vorgefertigten Vorlagen ist es ein Leichtes, ein Dokument optisch ansprechend zu gestalten. Wenn Sie ein schönes Design gefunden haben, können Sie es als Standarddesign für alle zukünftigen neuen Dokumente festlegen. Klicken Sie hierzu auf Formatvorlage ändern, und wählen Sie den Befehl Als Standard festlegen. Alle neuen leeren Dokumente verwenden ab sofort diese Vorlagen. 

Bei der Textgestaltung kommt es oft auf den ersten Eindruck an. Besonders die Auswahl der Schriften und Farben spielt beim Textlayout eine große Rolle. Bevor Sie Überschriften und andere Texte manuell formatieren, lohnt ein Blick in die vorgefertigten Designs von Word. Hier stehen bereits zahlreiche professionell gestalteter Formatvorlagen zur Verfügung.

Um das aktuelle Dokument mit professionell gestalteten Schnellformaten zu gestalten, verwenden Sie am besten die vorgefertigten Designs von Word. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die fertige Vorlagen anhand von Designs einzusetzen:

1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Seitenlayout.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Designs, um eine Liste bereits vorgefertigter Designs einzublenden. Eine kleine Vorschau zeigt, welche Schriftarten und Farben zum Designvorschlag gehören.

Wenn Sie mit der Maus auf eines der Designs zeigen (nicht klicken), formatiert Word das Dokument im Hintergrund schon einmal probehalber mit dem aktuell markierten Design. Über den Befehl Office Online durchsuchen am Ende der Designliste können Sie kostenlos weitere Designs aus dem Internet herunterladen.

3. Wählen Sie per Mausklick das gewünschte Design aus.

Das Besondere an Designs: Bei jedem Design sind die verfügbaren Schnellformate von professionellen Designern optimal aufeinander abgestimmt. Jedes Design ist in sich stimmig und harmonisch.

Besonders praktisch: Mit der Auswahl eines anderen Designs ändern Sie auch gleich das Layout der Schnellformate. 

Wenn Sie häufig mit den Schnellformatvorlagen arbeiten, ist der Weg über die Schaltfläche Schnellformatvorlagen bzw. die Liste der Vorlagen recht mühsam. Wesentlich schneller geht es, wenn Sie die Vorlagenliste dauerhaft sichtbar machen. Mit folgenden Schritten können Sie die Liste der Vorlagen als ständig sichtbare Zusatzleiste einblenden:

1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste im Bereich Formatvorlagen in der unteren rechten Ecke auf den kleinen schrägen Pfeil. Alternativ hierzu können Sie auch die Tastenkombination (Strg)(Umschalten)(Alt)(S) drücken.

2. Am rechten Rand des Word-Fensters erscheint daraufhin die Zusatzleiste Formatvorlagen, in der alle verfügbaren Vorlagen übersichtlich aufgelistet sind.

3. Kreuzen Sie am unteren Rand der Liste das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen an. In der Liste erscheinen jetzt nicht nur die Namen der Vorlagen, sondern für jede Vorlage auch eine kleine Vorschau. Damit können Sie sofort erkennen, wie ein so formatierter Text später aussehen wird.

4. Mit der eingeblendeten Formatvorlagenliste ist das Formatieren besonders einfach. Platzieren Sie die Einfügemarke in den gewünschten Absatz bzw. markieren Sie die gewünschte Textpassage, und klicken Sie anschließend in der Liste auf die gewünschte Vorlage.

Für den schnellen Zugriff auf die Formatvorlagen empfiehlt es sich, die Liste der Formate – inklusive Vorschau – am rechten Fensterrand einzublenden.

Absatz- und Zeichenformate in der Formatliste

Auch in der Liste der Formatvorlagen können Sie Absatz- und Zeichenformate leicht unterscheiden. Das Absatzzeichen ¶ kennzeichnet Absatzformate, während Zeichenformate mit einem kleinen a versehen sind. Erscheinen beide Zeichen (¶a), kann das Format sowohl für Absätze als auch für einzelne Textpassagen verwendet werden. 

Um bei der Textgestaltung möglichst viel Zeit zu sparen, verfügt Word über eine Vielzahl von bereits fertig eingerichteten Schnellformatvorlagen. Damit dauert die Formatierung des Dokuments nur wenige Mausklicks. Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Word-Dokument auf der Basis der mitgelieferten Schnellformatvorlagen optisch ansprechend zu gestalten:

1. Word unterscheidet zwischen Absatz- und Zeichenvorlagen. Möchten Sie einen kompletten Absatz – etwa eine Überschrift – neu gestalten, genügt es, die Einfügemarke an eine beliebige Position innerhalb des Absatzes zu platzieren. Die nachfolgende Formatierung bezieht sich dann auf den kompletten Absatz.

Möchten Sie hingegen nur für einzelne Zeichen oder Wörter eine Vorlage auswählen – etwa für ein Zitat -, markieren Sie die gewünschten Wörter mit gedrückter Maustaste. Die nachfolgende Formatierung bezieht sich dann ausschließlich auf die markierte Textpassage

2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Schnellformatvorlagen. Es öffnet sich eine Liste aller Formatvorlagen, die für dieses Dokument zurzeit zur Verfügung stehen – inklusive Vorschau, wie der markierte Text bzw. der Absatz später aussehen wird.

Wenn Sie eine hohe Bildschirmauflösung verwenden, erscheinen statt der Schaltfläche Schnellformatvorlagen bereits die ersten drei, vier Vorlagen als Vorschau. Um die komplette Liste einzublenden, klicken Sie in diesem Fall auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil unten rechts in der Vorlagenliste.

3. Wenn Sie in der Liste der Schnellformatvorlagen auf eine der Vorlagen zeigen (nicht klicken), können Sie bereits im Dokument erkennen, wie der Absatz bzw. die markierte Textpassage mit dieser Vorlage aussehen wird.

4. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, um die Formatierung zu ändern.

Word formatiert anschließend den markierten Text bzw. den aktuellen Absatz im gewünschten Design. Möchten Sie wieder zurück zum „nackten“ Text ohne Formatierung, wählen Sie aus der Liste der Schnellformatvorlagen einfach den Befehl Formatierung löschen.

Mithilfe der Schnellvorlagen können Sie einzelne Textpassagen oder ganze Absätze blitzschnell in einem anderen Design formatieren.

Absatz- und Zeichenformate unterscheiden

In der Liste der Schnellformatvorlagen können Sie übrigens Absatz- und Zeichenvorlagen leicht voneinander unterscheiden. Absatzvorlagen, mit denen Sie komplette Absätze gestalten, sind mit einem Absatzzeichen ¶ gekennzeichnet. Alle anderen Vorlagen sind Zeichenvorlagen, die sich auch auf einzelne Zeichen, Wörter oder Sätze beziehen können. 

Wer immer wieder die gleichen Formatierungen verwendet, etwa für Überschriften, Zitate oder Aufzählungen, kann mit Formatvorlagen eine Menge Zeit sparen. Das gewünschte Aussehen – etwa Schriftgröße und Zeichenabstand – wird einfach als Vorlage gespeichert und lässt sich dann mit einem Mausklick auf andere Textpassagen übertragen – beliebig oft.

Fertige Formatvorlagen einsetzen

Wenn Sie sehr häufig mit Word arbeiten und viele Dokumente schreiben, werden Sie schnell sehen, dass sich die wichtigen Formatierungen stets wiederholen. Damit Sie nicht immer wieder die Formatbefehle wie Fettschrift, Unterstreichung oder Zeilenabstand erneut einstellen müssen, verfügt Word über ein elegantes Hilfsmittel: Die Formatvorlagen.

Eine Formatvorlage ist praktisch eine Sammlung verschiedener Zeichen- und Absatzformatierungen, die unter einem griffigen Namen zusammengefasst und immer wieder verwendbar sind. Alle Überschriften erhalten beispielsweise die Formatvorlage Überschrift, für wichtige Textpassagen dient die Formatvorlage Hervorgehoben. Die Formatvorlagen sind vergleichbar mit einem Stempel, mit dem Sie in einem Rutsch für ein Wort oder einem Absatz gleich mehrere Formatierungen auf einmal bestimmen. 

Wenn Sie das passende Bild zur Illustration gerade nicht parat haben, können Sie auch auf die umfangreiche Clipart-Bibliothek von Word zurückgreifen. Dort stehen hunderte kleine Grafikelemente zur Verfügung, mit denen Sie Ihr Word-Dokument schmücken können. Die Clipart-Bibliothek von Word umfasst zahlreiche fertige kleine Bildchen zu den verschiedensten Themengebieten. Weitere Gratisbildchen stehen kostenlos im Internet zur Verfügung.

Um das Word-Dokument um Clipart-Grafiken zu bereichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Platzieren Sie die Einfügemarke an die Position im Dokument, an der Sie die Clipart-Grafik einfügen möchten.

2. Klicken Sie auf Einfügen und anschließend auf die Schaltfläche Clipart.

3. Am rechten Rand des Word-Fensters erscheint daraufhin die Leiste ClipArt. Geben Sie in das Feld Suchen nach ein Stichwort oder Themengebiet ein, etwa Auto oder Telefonieren. Starten Sie die Suche mit eine Mausklick auf OK.

4. Im unteren Teil der ClipArt-Leiste erscheinen daraufhin die zum Thema passenden Minigrafiken. Klicken Sie auf die gewünschte Grafik, um sie auch gleich in das Dokument einzufügen.

5. Ist keine passende Clipartgrafik dabei, können Sie auch online auf der Microsoft-Seite stöbern. Per Mausklick auf den Link ClipArt auf Office Online haben Sie Zugriff auf über 150.000 kostenlose Clipartgrafiken. Hier werden Sie bestimmt fündig.

Zum Bearbeiten der eingefügten Cliparts stehen Ihnen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung wie bei eingefügten Bildern. Weitere Informationen zum Skalieren und Positionieren der Cliparts finden Sie weiter oben im Abschnitt Position und Größe bearbeiten.

Mit Cliparts lassen sich Word-Dokumente blitzschnell professionell illustrieren. Zu fast jedem Themengebiet hat Word die passenden Cliparts parat. Im Internet stehen 150.000 weitere kostenlose Cliparts zur Verfügung.