Tipps, Tricks & Kniffe

Monat: Januar 2017

  • Große Word-Dokumente in lesefreundlichem Layout

    Bei Word werden Dokumente oft ganzseitig auf dem Bildschirm angezeigt. Für eine bessere Lesbarkeit ist die Gliederung des Textes nicht ganz unerheblich. Lange Texte sollten Absätze enthalten, um für eine Auflockerung und/oder inhaltliche Abgrenzung zu sorgen. Eine weitere Funktion die das Lesen langer Texte einfacher macht, ist der Spaltensatz, der mit wenigen Mausklicks eingerichtet ist.

    Öffne in Word das gewünschte Dokument und klicke in der Menüleiste auf das Register Layout. Hier findest du in der Gruppe Seite einrichten den Button Spalten. Über das Kontextmenü kannst hier schon Layouts bis zu drei Spalten auswählen.

    Mit der Option Weitere Spalten lassen sich die Spalten des Dokuments frei gestalten. Die Breite, auch einzelner Spalten, kann genauso eingestellt werden wie der Abstand zueinander.

    Zur besseren Abgrenzung gibt es zusätzlich noch die Option der Zwischenlinie (Trennlinie) und du kannst auswählen, ob die Spaltenansicht für das gesamte Dokument erfolgen soll, oder erst nach der aktuellen Cursorposition.

    Im Übrigen verwenden auch Tageszeitungen und Magazine den Spaltensatz, weil der einfach besser zu lesen ist.

    Tipp

    Wenn du die Spaltenansicht in einem Dokument verwendest, dann solltest du die Änderungen wieder rückgängig machen, wenn der Ausdruck nicht in diesem Format gewünscht ist.

  • Outlook-Ordner weg? So findest du ihn wieder.

    Nach einem System- oder Outlook-Absturz kann es bei dem E-Mail-Client zu ungewollten Einstellungsänderungen kommen. Sie können das Verschwinden von Outlook-Ordnern zur Folge haben. In diesem Fall kannst du mit den zwei folgenden Tricks die vermissten Ordner schnell wiederfinden.

    Starte dein Outlook und rufe die Registerkarte Ansicht auf. In der Gruppe Layout des Menübandes öffnest du den Ordnerbereich und kontrollierst, ob die Einstellung auf Normal steht. Wenn nicht, dann ändere die Einstellung entsprechend.

    Sollte dies deinen vermissten Ordner nicht wieder sichtbar machen, dann liegt der Fehler wahrscheinlich in falschen Filtereinstellungen.

    Öffne im Bereich Aktuelle Ansicht (ebenfalls im Register Ansicht) die Ansichtseinstellungen. Im nachfolgenden Dialogfenster sollte die Funktion Filtern auf Aus stehen. Wenn nicht, dann überprüfe mit einem Klick auf die Option Filtern, deren Einstellungen und korrigiere sie gegebenenfalls. Abschließend speicherst du die Änderungen mit dem Button OK.

    Danach sollte der vermisste Ordner wieder angezeigt werden.

  • PowerPoint 2016: Konzentration durch separates Einblenden von Inhalten erhöhen

    Nichts ist bei einem Vortrag störender, wenn ein paar Teilnehmer unkonzentriert sind, weil sie beim Lesen der Folien schon viel weiter sind als Andere. Dabei kann man schon bei der Anfertigung von PowerPoint-Folien für eine stärkere Konzentration des Publikums sorgen.

    Ein probates Mittel um die Konzentration auf die aktuelle Folie zu lenken, ist das separate Einblenden von Inhalten. Man startet die Folie mit der Titelzeile und fügt ihr per Mausklick nacheinander die restlichen Stichworte oder Elemente hinzu. So lesen die Teilnehmer nur das aktuelle Thema.

    Für das Einblenden der Präsentations-Elemente werden Animationen verwendet. Um sie einer Folie hinzuzufügen, markierst du das betreffende Element und klickst in der Menüleiste auf die Registerkarte Animationen.

    Dann wählst du aus dem Animations-Bereich Eingang den gewünschten Effekt aus. Wiederhole diesen Vorgang mit allen Folien-Elementen, die bei der späteren Präsentation per Mausklick auf dem Bildschirm erscheinen sollen.

    Mit der Taste [F5] startest du die aktuelle Präsentation, um die Effekte zu überprüfen. Gefällt dir dann eine der Animationen nicht, dann ändere den Effekt wieder nach obigem Vorbild.

  • Excel: Ermittlung von Zufallszahlen per Formel

    Zufallszahlen in Excel einzugeben ist eigentlich nicht besonders schwer. Bei wildem Herumtippen auf dem Zahlenblock erzeugt man zufällige Zahlen, die aber nicht immer in eine bestimmte Zahlengruppe passen. Wie zum Beispiel die Lottozahlen. Hier wäre eine Zahlengruppe von 1 bis 49 erforderlich. Die Formel für Zufallszahlen ist nicht besonders kompliziert und gut zu merken.

    Die Grundformel für die zufällige Zahlenermittlung ist =Zufallszahl() und wird für benötigte Zahlenbereiche entsprechend ergänzt. Durch die Eingabe dieser Grundformel zeigt Excel eine beliebige Zahl zwischen Null und eins an.

    Um beispielsweise die Lottozahlen für die kommende Ziehung zu ermitteln, gibst du folgende Formel ein:

    =Zufallszahl()*(49-1)+1

    Mit dieser Formel erzeugt Excel eine beliebige Zahl zwischen 1 und 49. Wird aber ein Zahlenbereich größer gleich Null benötigt, dann heißt die Formel entsprechend =Zufallszahl()*X. Der Platzhalter X ist hierbei durch die Zahl der Obergrenze zu ersetzen.

    Um mehrere Zufallszahlen gleichzeitig zu ermitteln, klickst du in der Zelle auf die rechte untere Ecke und ziehst sie um die benötigte Anzahl von Zellen nach unten.

  • Windows 10: Die Systemzeit permanent von der Atomuhr beziehen

    Die Systemzeit bezieht ein Windows-Rechner standardmäßig von einem entsprechenden Microsoft Internet-Zeitserver (time.windows.com) und synchronisiert die Uhrzeit einmal pro Woche. Kommt es bei dem voreingestellten Zeitserver zu Problemen, dann kann die Uhrzeit auf dem eigenen Rechner schon mal falsch angezeigt werden. Aber man kann ja auch die Atomuhr als Bezugsquelle für die Systemzeit verwenden. Die weicht zwar auch etwas ab, aber mit einer Sekunde pro eine Million Jahre kann man gut leben.

    Zeitserver der PTB-Atomuhr

    Um den Internet-Zeitserver zu ändern, öffnest du per Rechtsklick auf den Startbutton das Poweruser-Menü und startest die Systemsteuerung. Danach klickst du auf Zeit, Sprache und Region | Datum und Uhrzeit.

    In der Dialogbox Datum und Uhrzeit wechselst du in das Register Internetzeit und klickst auf den Button Einstellungen ändern. Im nächsten Dialogfenster gibst du im Server-Feld ptbtime1.ptb.de ein und klickst auf Jetzt aktualisieren. Gegebenenfalls musst du erneut auf diese Schaltfläche klicken, wenn eine Fehlermeldung erscheinen sollte.

    Bei einer erfolgreichen Synchronisierung erfolgt eine entsprechende Statusmeldung. Dann bestätige den Vorgang mit OK, damit der neue Zeitserver gespeichert wird.

    Synchronisierungsintervall ändern

    Nachdem du den Internet-Zeitserver erfolgreich geändert hast, wird dein PC die Zeiteinstellung mit der Atomuhr trotzdem nur einmal pro Woche aktualisieren. Dieser wird bei Bedarf über die Registry geändert.

    Dazu rufst du im Registrierungseditor folgenden Schlüssel auf:

    HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\ControlSet001\Services\W32Time\TimeProviders\NtpClient

    Dann öffnest du im rechten Anzeigebereich den Eintrag SpecialPollInterval mit einem Doppelklick. Im Bereich Basis aktivierst du die Einstellung Dezimal und gibst im Feld Wert zum Beispiel 86400 ein. Mit OK speicherst du die Änderung. Der Wert 86400 steht für die tägliche Aktualisierung (24 Std. = 86400 Sek.).

    Der Standardwert 604800 bezeichnet den wöchentlichen Intervall von sieben Tagen in Sekunden. Normalerweise reicht eine tägliche Synchronisierung vollkommen aus. Man kann aber auch zweimal pro Tag die Zeit überprüfen lassen. Gib dann einfach den Wert 43200 ein.

  • Ordner im Windows Explorer vor neugierigen Blicken verstecken

    Verzeichnisse mit sensiblen Daten müssen geschützt werden. Das wird in der Regel durch einen Passwort-Schutz und/oder einer Verschlüsselung erreicht. Neugierige Angehörige oder auch Arbeitskollegen werden durch gesicherte Ordner oft angestachelt, das Passwort oder die Verschlüsselung zu umgehen. Wer andere Personen aber erst gar nicht mit der Nase auf „geheime“ Daten stoßen will, der kann mit Bordmitteln seine wichtigen Ordner im Explorer verstecken. Getreu nach dem Motto: Was der nicht weiß, macht ihn nicht heiß.

    Verzeichnis unsichtbar machen

    Das Verstecken ist sehr leicht. Öffne den Windows Explorer und navigiere zum Verzeichnis, das vor fremden Blicken geschützt werden soll. Per Rechtsklick auf diesen Ordner öffnest du das Kontextmenü und wählst die Eigenschaften aus.

    Im Register Allgemein des nachfolgenden Dialogfensters aktivierst du im Bereich Attribute einfach nur die Option Versteckt und bestätigst die Änderung mit OK. In der nächsten Dialogbox Änderungen der Attribute bestätigen, kannst du jetzt noch festlegen ob die Änderung auch auf untergeordnete Dateien und Ordner übertragen werden soll.

    Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK wird der ausgewählte Ordner unsichtbar und verschwindet aus der Explorer-Ansicht.

    Unsichtbares Verzeichnis wiederfinden

    Unter Windows 7 klickst du links oben im Explorer auf Organisieren | Ordner- und Suchoptionen. Im Dialogfenster der Ordneroptionen wechselst du in das Register Ansicht und aktivierst bei Erweiterte Einstellungen die Option Versteckte Dateien und Ordner | Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen.

    Bei Windows 10 findest du die Ordner- und Suchoptionen im Explorer auf der Registerkarte Ansicht | Optionen.

    Wenn der versteckte Ordner wieder sichtbar ist, kannst du ihn wie gewohnt öffnen. Ist er zusätzlich noch mit einem Passwort oder einer Verschlüsselung gesichert, musst du dich natürlich mit den erforderlichen Daten legitimieren.

  • Office Word: Symbole für Telefon oder E-Mail in ein Dokument einfügen

    Bei der Erstellung von Word-Dokumenten kann es von Vorteil sein, für gewisse Angaben ein entsprechendes Symbol zu verwenden. Wer beispielsweise einen Abreiß-Zettel für das schwarze Brett im Büro oder dem Discounter anfertigen will, kann auf diese Weise den knappen Platz für die Telefonnummer besser und übersichtlicher gestalten.

    Dazu klickst du im aktuellen Dokument auf Einfügen in der Menüleiste. Danach wählst du die Schaltfläche Symbol gefolgt von Weitere Symbole aus.

    Auf der Registerkarte Symbol der Symboltabelle stellst du die Schriftart Wingdings oder Wingdings 2 ein, damit die zusätzlich verfügbaren Symbole angezeigt werden.

    Hier findest du neben Telefon- und E-Mail-Icons, weitere Zeichen wie Scheren, Disketten, Richtungsweiser und Smileys. Wähle das gewünschte Icon per Doppelklick aus, damit es an der Stelle des Cursors im Dokument eingefügt wird.

    Tipp:

    Bei der Erstellung von E-Mails per Microsoft Outlook, funktioniert das Einfügen der Symbole auf die gleiche Art und Weise.

  • Outlook: Im Lesebereich angezeigte Nachrichten nicht als gelesen markieren

    Der Outlook Lesebereich ist eine sehr praktische Angelegenheit. In einem individuell festzulegenden Bereich werden angewählte E-Mails in einem Vorschaufenster angezeigt. Besonders vorteilhaft ist der Lesebereich, wenn man am Tag viele Nachrichten bekommt und nicht alle sofort öffnen will. Bei der Nutzung dieser Funktion besteht aber die Gefahr, den Überblick über gelesene und ungelesene Elemente zu verlieren. Mit ein paar Mausklicks ist diese Gefahr schnell gebannt.

    Der Lesebereich erlaubt einen Vorabblick auf den Inhalt einer E-Mail und du kannst entscheiden, ob die Nachricht sofort oder später zu bearbeiten ist.

    Der Nachteil: Das für den Lesebereich ausgewählte Element wird dann im Posteingang automatisch als gelesen markiert.

    Outlook 2016/365

    Um diese Standardeinstellung bei Outlook 2016 zu ändern, klickst du im Menüband auf Datei | Optionen. In der Kategorie E-Mail wählst du bei Outlook-Bereiche den Button Lesebereich aus. In der nachfolgenden Dialogbox entfernst du dann das Häkchen bei der Einstellung Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt und speicherst die Änderung mit OK.

    Ältere Outlook Versionen

    Bei der Nutzung der älteren Outlook-Varianten wie beispielsweise Outlook 2007, ist der Weg ein wenig anders. Hier klickst du in der Menüleiste auf Extras | Optionen. Hier findest du auf der Registerkarte Weitere die Outlook-Bereiche und den Button Lesebereich. Dann nur noch, wie bereits oben beschrieben, das Häkchen entfernen und speichern.

    Als „gelesen“ markiert

    Ab sofort werden für den Lesebereich ausgewählte Elemente nicht mehr als gelesen gekennzeichnet. Sie sind erst dann als gelesen markiert, wenn sie per Doppelklick geöffnet werden oder mit einem Rechtsklick über das Kontextmenü die entsprechende Markierung ausgewählt wurde.

  • Windows 10: Die Taskleiste unsichtbar machen

    Unter Windows 10 lässt sich das Design des Betriebssystems über Einstellungen | Personalisierung anpassen. Farben, Hintergründe und Menüs können hier individuell eingestellt werden. Auch die Transparenz des Taskleiste wird hier vorgenommen. Eine komplette Durchsichtigkeit kann mit diesen Bordmitteln aber nicht erreicht werden. Dazu ist eine ganz kleines Zusatz-Tool notwendig.

    Das erforderliche Tool TranslucentTB benötigt keine Installation, belegt nur 2 MB RAM und verbraucht nur minimale Prozessorleistung. Es ist als kostenlose ZIP-Datei auf Github erhältlich.

    Lade TranslucentTB herunter, entpacke es in einem beliebigen Verzeichnis und starte das Programm mit einem Doppelklick auf TranslucentTB.exe.

    Durch den Programmstart wird das TranslucentTB-Icon im Infobereich der Taskleiste angezeigt. Mit einem Mausklick auf dieses Symbol, kannst du über das Kontextmenü aus zwei Taskleisten-Einstellungen auswählen.

    Die Option Blur erzeugt eine transparente, verschwommene Taskleiste und Clear macht die Taskbar komplett durchsichtig. Die dritte Option – Exit – beendet das Tool TranslucentTB.

    In der heruntergeladenen ZIP-Datei befinden sich noch zwei Dateien im Markdown-Format (,md). Zum Öffnen der Usage- und Readme-Datei benötigst du einen MD-Editor den es, ebenfalls kostenlos, im Windows-Store gibt.

    In der Datei Usage.md wird beschrieben, dass man beim Programmstart über die Eingabeaufforderung TranslucentTB durch Eingabe weiterer Parameter auch andere Farben einstellen kann.

    Persönlich halte ich diese Variante für nicht besonders komfortabel. Das geht mit den Windows-10-Bordmitteln besser.

    TranslucentTB ist leider nur mit Windows 10 kompatibel. Wer seine Taskleiste unter Windows 7 und 8 verschwinden lassen möchte, der nutzt am besten Classic Shell. Kostet nichts und bietet zusätzliche Features, auch für das Startmenü.

  • Windows 10: Die Uhr in der Taskleiste wieder komplett sichtbar machen

    Etliche Windows-10-User berichten über einen Fehler, der die Taskleisten-Uhr nur teilweise anzeigt. Bis dieser Bug von Windows behoben wird, kannst du mit ein paar unterschiedlichen Lösungsansätzen das Problem beheben.

    Am einfachsten kann der Darstellungsfehler durch Anklicken eines der anderen Systemschaltflächen, wie beispielsweise dem Lautsprecher, behoben werden.

    Fixierung der Taskleiste

    Wenn das keinen Erfolg bringt, liegt der Fehler eventuell an der Funktion der Taskleistenfixierung. Schalte die Funktion aus, indem du einen Rechtsklick auf eine freie Stelle in der Taskleiste durchführst und im Kontextmenü das Häkchen vor dem Feature entfernst. Dann änderst du die Taskleistenhöhe, was oftmals schon den gewünschten Erfolg bringt.

    Fehlerhafte Skalierung

    Wenn die Skalierungseinstellung verantwortlich für den Darstellungsfehler ist, dann öffnest du per Rechtsklick auf den Desktop die Anzeigeeinstellungen. Stelle dann den Schieberegler Größe von Text, Apps und anderen Elementen ändern wieder zurück auf 100 Prozent.

    Sollte der Schieber schon auf 100 Prozent stehen, dann ändere die Skalierung beliebig und stelle sie nach kurzer Zeit wieder auf 100 Prozent zurück.