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Outlook speichert sämtliche Daten in einer einzigen Datei. In dieser PST-Postfachdatei stecken alle E-Mails, Termine, Kontakte und was Outlook sonst noch speichert. Daher ist es sinnvoll, regelmäßig, auf jeden Fall aber vor Operationen, die den Datenbestand gefährden könnten, Sicherheitskopien anzulegen. Das geht rasch und ganz ohne Hilfsmittel.

Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese „serienmäßige“ Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool „Safe PST Backup“ lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.

Google Mail ist eine feine Sache. Da die E-Mails allesamt auf den Google-Servern gespeichert werden, können Sie überall und jederzeit darauf zugreifen. Von jedem Rechner aus. Eine Internetverbindung genügt. Ein mulmiges Gefühl bleibt aber doch: was ist, wenn die Google-Server mal abstürzen, nicht erreichbar sind oder wichtige Mails versehentlich gelöscht werden. Dann ist alles weg. Wem das Speichern aller Mails in der Cloud zu heikel ist, kann mit dem Gratisprogramm „MailStore Home“ eine Sicherheitskopie anlegen. Von Google-Mail-Konten genau so wie von klassischen Mail-Postfächern von Outlook, Thunderbird & Co.

Schnell mal eine Mail ausdrucken ist manchmal schwierig, wenn Outlook ausgerechnet dann streikt, wenn man es sehr eilig hat. In diesem Fall hat man nicht viel Auswahlmöglichkeiten, wenn der Ausdruck dringend gebraucht wird: Termin verschieben und die drei nachfolgenden Lösungsansätze testen.

Der E-Mail-Client Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office-Paketes und somit eines der bekanntesten und am häufigsten genutzten E-Mail-Programme. Outlook enthält viele zusätzliche Funktionen wie Kalender- und Terminverwaltung. Natürlich werden auch Kontaktdaten gespeichert. In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir beschrieben, wie diese Daten als Backup gesichert werden können. Das Wiedereinfügen (importieren) der Kontakte in eine neue, oder neu aufgesetzte Outlook-Version ist ebenso einfach.

Hin und wieder wird es mal erforderlich, den E-Mail-Client Outlook auf eine aktuellere Version zu bringen. Die meiste Arbeit machen die Kontakte, die in die neue Version übertragen werden müssen. Aus diesem Grund lassen diese sich mit ein paar Mausklicks in einer Datei auslagern. Diese Export-Datei kann wahlweise auf der Festplatte oder auf einem Wechseldatenträger gespeichert werden.

Bei dem E-Mail-Client Outlook ist es, genauso wie bei anderen sensiblen Daten, sehr wichtig, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen. Im Gegensatz zu den auf der Festplatte befindlichen Dateien ist bei Outlook keine zusätzliche Backupsoftware erforderlich, die die Daten komprimiert und sichert. Mit ein paar Mausklicks ist der gesamte Outlook-Datenbestand blitzschnell an einem beliebigen Ort gesichert.

Um zu vermeiden dass E-Mail-Versender bei Ihnen im Spam-Ordner landen, werden diese als „sichere Absender“ in Outlook gespeichert. Das kann manuell geschehen, oder man erstellt eine Regel, die den Absender automatisch in dieser Liste speichert. Diese Liste kann in wenigen Monaten sehr umfangreich werden. Umso mühsamer ist es im Falle einer Neuinstallation von Outlook, die Liste wieder herzustellen. Da dies kaum möglich ist, sollte man die Liste vorsichtshalber regelmäßig separat speichern.

Erstaunlich: In E-Mails wird munter über intime und sensible Themen geplaudert. Und das, obwohl die elektronischen Nachrichten nicht mehr sind als digitale Postkarten. E-Mails wandern auf ihrem Weg zum Empfänger über Dutzende Postverteiler und können dort von jedermann gelesen werden. Es gibt keinen Briefumschlag, der vor neugierigen Blicken schützt. Wer in E-Mails vertrauliche Daten und Informationen auf die Reise schicken möchte, sollte sie verschlüsseln. Das geht am sichersten mit dem PGP-Verfahren. Wie das Schritt für Schritt für Webmailer wie Google Mail funktioniert, zeigt unser Workshop.

Sicherheit ist Trumpf, oder sollte es zumindest sein. Denn Termine, Adressen und Read more