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  • Outlook Backup: Sicherheitskopie der PST-Datendatei mit allen E-Mails, Kontakten und Terminen anlegen

    Outlook speichert sämtliche Daten in einer einzigen Datei. In dieser PST-Postfachdatei stecken alle E-Mails, Termine, Kontakte und was Outlook sonst noch speichert. Daher ist es sinnvoll, regelmäßig, auf jeden Fall aber vor Operationen, die den Datenbestand gefährden könnten, Sicherheitskopien anzulegen. Das geht rasch und ganz ohne Hilfsmittel.

    Wo ist die PST-Postfachdatei? Pfad und Speicherort der Datendatei ermitteln

    Um zu erfahren, wo die Datei mit den Benutzerdaten gespeichert ist, klicken Sie in der Navigationsspalte von Outlook mit der rechten Maustaste Ihren obersten Benutzerordner an. Im Menü wählen Sie „Datendateieigenschaften“.

    Im nächsten Fenster klicken Sie in der Registerkarte „Allgemein“ auf „Erweitert“.Wenn Sie mit einem Exchange-Server arbeiten, müssen Sie im Dialogfenster auf die Registerkarte „Erweitert“ und dort auf „Outlook-Datendateieinstellungen“ klicken.

    Markieren Sie den Pfadeintrag im Feld „Datei“, klicken Sie den markierten Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen „Kopieren“. Schließen Sie nun alle Dialogfenster von Outlook beenden Sie das Programm vollständig.

    Ordner der Datendatei (PST-Postfachdatei) öffnen

    Öffnen Sie den Windows Explorer und markieren Sie den kompletten Inhalt der Adresszeile mit einem Mausklick in den freien Bereich neben der Pfadangabe. Mit einem rechten Mausklick und dem Befehl „Einfügen“ überschreiben Sie die aktuelle Pfadangabe mit dem zuvor kopierten Pfad.

    Merken Sie sich nun den Dateinamen, der am Ende des Pfades steht (also dem letzten Backslash () folgt. Dann drücken Sie die Rück-Taste so oft, bis der Dateiname gelöscht ist, also nur noch die Pfadangabe bis zum letzte Backslash in der Adresszeile des Explorer steht. Aus dem Pfad

    C:UsersMirkoAppDataLocalOutlookpostfach.pst

    wird dann zum Beispiel

    C:UsersMirkoAppDataLocalOutlook

    Bestätigen Sie diese Pfadangabe einem Druck auf die Eingabetaste. Und voilá: schon befinden Sie sich im Ordner, in dem Ihre PST-Postfachdatei ist. Das funktioniert sogar, wenn der Postfachordner eigentlich versteckt und unsichtbar ist.

    Datendatei kopieren

    Jetzt ist es ein Leichtes, eine Sicherheitskopie der PST-Datei anzulegen. Markieren Sie den Dateinamen, den Sie sich zuvor gemerkt haben, in der Dateiliste und wählen Sie im Menü „Organisieren | Kopieren“ und anschließend „Organisieren | Einfügen“. Nun haben Sie eine Sicherheitskopie Ihrer Outlookdatendatei. Kopieren Sie Datei zum Beispiel auf eine USB-Stick, oder brennen Sie sie auf eine DVD.

    Datendatei wiederherstellen

    Sobald es nötig ist, können Sie mit der Sicherungskopie der Datendatei den gesicherten Stand von Outlook wieder herstellen. Sofern die defekte oder unvollständige Outlook-Datendatei noch vorhanden ist, löschen Sie sie, indem Sie sie markieren, die Taste [Entf] drücken und die Sicherheitsabfrage bestätigen.

    Sobald die aktuelle Datendatei gelöscht ist, können Sie die Kopie der Datendatei wieder ins Original umbenennen. Klicken Sie die Kopiedatei mit der rechten Maustaste an, wählen Sie „Umbenennen“ und klicken Sie dann hinter den markierten Dateinamen ins Eingabefeld. Hier entfernen Sie mit der Rücktaste „ – Kopie“ und bestätigen die Umbenennung mit der Eingabetaste.

  • Outlook PST-Backup: Regelmäßige Sicherung der Outlook-Postfachdatei

    Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese „serienmäßige“ Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool „Safe PST Backup“ lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.

    Zum Sichern beenden Sie Outlook, bevor Sie das Programm herunterladen und installieren.Das Programm von „4 Team Corporation“ wird auf der Webseite www.safepstbackup.com gratis als Download angeboten.  Tragen Sie dort Ihre Email-Adresse in das entsprechende Feld ein , klicken Sie auf den Button „Download now“, und folgen Sie anschließend den Download- und Installationsanweisungen.

    Nach dem Download und erfolgreicher Installation starten Sie das Programm. Legen Sie im Eingabefeld von „Backup destination folder“ den Speicherort des Backup-Ordners fest. Idealerweise sollte dieser Ordner auf einer anderen, ständig verfügbaren Festplatte liegen. Dabei ist es egal, ob es eine externe Festplatte, eine interne HDD oder ein Netzwerkordner ist.

    Um die automatischen Intervalle der Backups einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Options“.

    Auf der Registerkarte „Schedule“ aktivieren Sie als erstes die Option „Automatically“. Standardmäßig ist eine vierstündliche Sicherung über „Hourly“ eingestellt.

    Insgesamt stehen vier Sicherungs-Varianten zur Verfügung:

    • Hourly (Stündlich)
    • Daily (Täglich)
    • Weekly (Wöchentlich)
    • Monthly (Monatlich)

    Für jede dieser Varianten sind mehrere Zeiteinstellungen möglich. Nachdem Sie den gewünschten Rhythmus festgelegt haben, bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.

    Das Fenster „Options“ schließt sich und Sie kehren zum Startbildschirm zurück. Mit der Schaltfläche „Start Backup“ wird die erste Basis-Sicherung durchgeführt. Diese kann etwas länger dauern, die folgenden Backups starten entsprechend nach den von Ihnen festgelegten Zeiten und dauern nicht mehr so lange.

    Der für diese häufigen Backups benötigte Speicherplatz ist unkritisch, da die Speicherung inkrementell erfolgt. Bei der inkrementellen Speicherung werden nur Änderungen berücksichtigt, beziehungsweise neue Daten den bereits bestehenden hinzugefügt.

  • Google Mail Backup: Mit „MailStore Home“ das Google-Mail-Konto und die Postfächer von Outlook, Thunderbird & Co. sichern

    Google Mail ist eine feine Sache. Da die E-Mails allesamt auf den Google-Servern gespeichert werden, können Sie überall und jederzeit darauf zugreifen. Von jedem Rechner aus. Eine Internetverbindung genügt. Ein mulmiges Gefühl bleibt aber doch: was ist, wenn die Google-Server mal abstürzen, nicht erreichbar sind oder wichtige Mails versehentlich gelöscht werden. Dann ist alles weg. Wem das Speichern aller Mails in der Cloud zu heikel ist, kann mit dem Gratisprogramm „MailStore Home“ eine Sicherheitskopie anlegen. Von Google-Mail-Konten genau so wie von klassischen Mail-Postfächern von Outlook, Thunderbird & Co.

    Google Mail, Outlook, Thunderbird & Co. sichern

    Mit der Zeit sammeln sich im Postfach tausende E-Mails an. Teils unwichtige, aber auch wichtige. Und jeder sollte sich fragen: Was passiert eigentlich, wenn alle E-Mail auf einen Schlag verschwunden wären? Das geht oft schneller als einem lieb ist. Ein Blitzeinschlag, eine Überspannung, ein Festplattenausfall, Diebstahl oder Fehlbedienung – die Liste der Ursachen für Datenausfall ist lang. Umso wichtiger, dass das E-Mail-Postfach regelmäßig gesichert wird. Eine der besten Programme dazu ist die Freeware „MailStore Home„. Damit können Sie sogar Ihr Google-Mail- oder Yahoo!-Mail-Konto offline sichern.

    Mit MailStore Home können Sie Backups von folgenden E-Mail-Postfächern anlegen:

    • Internet-Postfächer wie Google Mail oder Yahoo! Mail
    • Beliebige Postfächer über POP3 oder IMAP
    • Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010
    • Microsoft Outlook Express und Windows Mail
    • Microsoft Exchange Server 2003, 2007 und 2010 Postfächer
    • Microsoft Office 365 (Exchange Online)
    • Hosted Exchange Postfächer
    • Mozilla Thunderbird und SeaMonkey
    • .eml und andere E-Mail-Dateien

    Ein Beispiel: So funktioniert das Google-Mail-Backup

    Die Bedienung des Mail-Backupprogramms ist simpel. Um zum Beispiel alle Mails und Anhänge aus dem Google-Mail-Konto zu sichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Beim ersten Start legen Sie ein E-Mail-Archiv fest, in dem alle E-Mails inklusive Anhängen gesichert werden.

    2. Dann klicken Sie auf „E-Mails archivieren“ und wählen die E-Mail-Quelle aus, zum Beispiel „Google Mail“. Mit „Testen“ prüfen Sie die Richtigkeit der Eingaben. Fahren Sie anschließend mit „Weiter“ fort.

    Wichtig ist bei Google Mail, dass im Bereich „Einstellungen | Weiterleitungen und POP/IMAP“ die Funktion „IMAP aktivieren“ eingeschaltet ist.

    3. Im nächsten Fenster entscheiden Sie, was alles gesichert werden soll.

    4. Im letzten Schritt müssen Sie nur noch einen passenden Namen für das Profil wählen und die Einstellungen mit „Fertig stellen“ speichern. Das war’s. Sofort beginnt „MailStore Home“ mit der Datensicherung. Das kann je nach Postfachgröße einige Minuten dauern.

    Zum Schluss gibt’s eine Zusammenfassung. Hier steht genau, wie viele neue E-Mails archiviert und welche als Duplikate erkannt wurden. Weitere Informationen zu Fehlern, Problemen und doppelten Mails finden Sie per Klick auf „Debugprotokoll“.

    Hier gibt’s die Freeware „MailStore Home“ kostenlos für Windows 2000, XP, Vista, 7, Server 2003 und 2008: www.mailstore.com/de/mailstore-home.aspx

  • Outlook stürzt beim Drucken plötzlich ab? Daran kann es liegen.

    Schnell mal eine Mail ausdrucken ist manchmal schwierig, wenn Outlook ausgerechnet dann streikt, wenn man es sehr eilig hat. In diesem Fall hat man nicht viel Auswahlmöglichkeiten, wenn der Ausdruck dringend gebraucht wird: Termin verschieben und die drei nachfolgenden Lösungsansätze testen.

    Druckertreiber aktuell?

    Einer der üblichen Verdächtigen ist immer der Druckertreiber, der aktuell gehalten werden sollte. Für eine Aktualisierung besuchst du am besten die Webseite des Druckerherstellers. Im Zweifelsfall hilft hier eine Neuinstallation des Druckers.

    Beschädigte OutlPrnt-Datei

    Eine weitere Ursache von Druckproblemen bei Outlook stellt die Datei OutlPrnt dar. Ist sie beschädigt, kann das ebenfalls zum Absturz des E-Mail-Clients führen.

    Diese Datei findest du am schnellsten über das Dialogfenster Ausführen. Starte es mit der Tastenkombination [Windows-Taste][R], gibt den Befehl %appdata% ein, und bestätige mit [Eingabe] oder dem Button Ok.

    Anschließend navigierst du im Windows-Explorer zu Microsoft | Outlook und löschst die Datei OutlPrnt. Dann führst du einen Computer-Neustart durch, damit diese Datei wieder korrekt durch Outlook angelegt werden kann. Dies geschieht automatisch.

    Outlook-Add-Ins

    Beschädigte Outlook-Add-Ins beteiligen sich auch gerne an den Programmabstürzen. Wie auch bei der Datei OutlPrnt bemerkt man eine Beschädigung erst dann, wenn Outlook Probleme macht. Über Datei | Optionen öffnest du die Add-Ins.

    Bei älteren Versionen, wie zum Beispiel Outlook 2007, findest du die Add-Ins über Extras | Vertrauensstellungscenter.

    Dann wählst du in der Kategorie Add-Ins ganz unten die Option  COM Add-Ins aus und bestätigst die Auswahl mit Los oder Gehe zu.

    Deaktiviere in der Dialogbox alle ausgewählten Add-Ins, klicke dann auf OK, und startest dein Outlook neu.

    Letzter Ausweg

    Sollten alle Lösungsansätze zu keinem Erfolg führen, dann wirst du vermutlich um eine Neuinstallation von Outlook nicht herumkommen.

    In diesem Fall solltest du vorher ein Backup deiner Outlook-Daten vornehmen. Eine Auswahl passender Artikel zum Thema Outlook-Datensicherung findest du hier.

  • Mit wenigen Mausklicks Kontaktdaten in Outlook einfügen

    Der E-Mail-Client Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office-Paketes und somit eines der bekanntesten und am häufigsten genutzten E-Mail-Programme. Outlook enthält viele zusätzliche Funktionen wie Kalender- und Terminverwaltung. Natürlich werden auch Kontaktdaten gespeichert. In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir beschrieben, wie diese Daten als Backup gesichert werden können. Das Wiedereinfügen (importieren) der Kontakte in eine neue, oder neu aufgesetzte Outlook-Version ist ebenso einfach.

    Bei Outlook 2003/2007 klickst du in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Bei den Outlook-Versionen 2010/2013 und 2016 klickst du auf Datei | Optionen | Erweitert | Exportieren.

    Dadurch wird der Import/Export-Assistent gestartet. Wähle die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und bestätige mit Weiter.

    In der Anzeige Zu importierender Dateityp legst du Kommagetrennte Werte (Windows), beziehungsweise Durch Trennzeichen getrennte Werte fest.

    Mit dem Button Weiter geht es zum Speicherort der Backup-Datei. Über die Schaltfläche Durchsuchen kannst du den Speicherpfad recht komfortabel finden und festlegen. Im darunterliegenden Bereich Optionen stellst du ein, ob Kontaktduplikate erstellt werden dürfen, oder nicht. Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:

    • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen
    • Erstellen von Duplikaten zulassen (ist standardmäßig voreingestellt)
    • Keine Duplikate importieren

    Wähle jetzt die passende Option aus und bestätige wieder mit Weiter.

    Im nächsten Fenster legst du im Outlook-Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte als Zielordner für die Speicherung fest. Diese Aktion bestätigst du mit Weiter und das nächste Dialogfenster mit Fertig stellen.

    Nach ein paar Sekunden sind alle Daten in die neue Outlook-Version importiert und können wie gewohnt verwendet werden.

    Extra-Tipp:

    Im ersten Anzeigefenster des Import/Export-Assistenten kannst du auch iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Dateien (VCS) einfügen. Es lassen sich je nach Outlook-Version auch noch andere Daten wie RSS-Feeds, VCARD-Dateien oder Internet-Mail-Adressen und -Kontoeinstellungen auf Wunsch importieren.

  • Outlook-Kontakte für die neue Version erfolgreich extrahieren

    Hin und wieder wird es mal erforderlich, den E-Mail-Client Outlook auf eine aktuellere Version zu bringen. Die meiste Arbeit machen die Kontakte, die in die neue Version übertragen werden müssen. Aus diesem Grund lassen diese sich mit ein paar Mausklicks in einer Datei auslagern. Die Export-Datei kann wahlweise auf der Festplatte oder auf einem Wechseldatenträger gespeichert werden.

    Der Datenexport ist schnell erledigt. Die erforderlichen Arbeitsschritte für die Extrahierung unterscheiden sich von den Versionen 2003/2007 zu 2010/2013 nur Anfangs ein wenig.

    Outlook 2010/2013

    Vor dem Wechsel zur neuen Outlook-Version, klickst du in deinem bestehenden Outlook auf Datei | Optionen | Erweitert. Im Bereich Exportieren klickst du auf den Button mit gleichem Namen.

    Outlook 2003/2007

    Bei diesen älteren Versionen reicht ein Klick auf Datei und Importieren/Exportieren. Ab hier ist die Vorgehensweise mit Outlook 2010 und 2013 identisch.

    Im Dialogfenster Import/Export-Assistent wählst du die Option In Datei exportieren und bestätigst die Auswahl mit der Schaltfläche Weiter.

    Anschließend klickst du im nächsten Fenster auf den Eintrag Kommagetrennte Werte (Windows) und dann wieder auf Weiter.

    In der nachfolgenden Anzeige wählst du im Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte aus, klickst auf Weiter und legst dann noch den Speicherpfad fest. Mit den beiden Buttons Weiter und Fertig stellen werden nun alle Kontaktdaten in die Speicherdatei exportiert.

    Tipp

    Die Outlook-Export-Funktion eignet sich übrigens auch hervorragend als Kontaktdaten-Backup. Regelmäßig durchgeführt, bist du immer auf der sicheren Seite wenn sie mal verloren gehen.

  • Outlook: Mit dem Daten-Export gespeicherte E-Mails, Termine und Kontakte sichern

    Outlook: Mit dem Daten-Export gespeicherte E-Mails, Termine und Kontakte sichern

    Bei dem E-Mail-Client Outlook ist es, genauso wie bei anderen sensiblen Daten, sehr wichtig, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen. Im Gegensatz zu den auf der Festplatte befindlichen Dateien ist bei Outlook keine zusätzliche Backupsoftware erforderlich, die die Daten komprimiert und sichert. Mit ein paar Mausklicks ist der gesamte Outlook-Datenbestand blitzschnell an einem beliebigen Ort gesichert.

    Exportieren der Outlook Datendatei (pst)

    Starte Office Outlook und klicke auf Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren.

    outlook-import-export-backup-datensicherung-office-2013-leicht-schnell-gemacht

    Im Outlook Assistenten wählst du anschließend In Datei exportieren aus und gelangst mit Weiter zum nächsten Arbeitsschritt.

    outlook-backup-datensicherung-in-datei-sichern-assistent

    Im nächsten Fenster klickst du auf den Eintrag Outlook-Datendatei (.pst) und auf Weiter

    outlook-assistent-export-datendatei-pst-auswahl-erstellen-backup-datensicherung

    …um den Hauptordner, sowie die Unterordner für das Backup auszuwählen.

    outlook-assistent-export-daten-hauptordner-unterordner-einstellung-aktivieren

    Mit der Schaltfläche Weiter wird im nächsten Fenster der Speicherort der Datensicherung festgelegt. Außerdem kann man auf Wunsch in den Optionen die Erstellung von Duplikaten zulassen.

    outlook-assistent-speicher-verzeichnis-backup-festlegen-duplikat-zulassen-verhindern

    Mit dem Button Fertig stellen gelangst du abschließend noch zur Kennwortvergabe. Soll kein Passwort das Backup zusätzlich sichern, dann klicke sofort auf OK um die Dateisicherung zu starten. Nach ein paar Sekunden ist der ganze Vorgang beendet.

    outlook-assistent-export-datensicherung-kennwort-passwort-erstellen

    Import und Wiederherstellung der gesicherten Outlookdateien

    Die Wiederherstellung der Backup-Daten ist ebenso einfach. Klicke wieder in Outlook auf Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren und im Outlook-Assistenten anschließend auf Aus anderen Programmen oder Dateien importierten.

    outlook-assistent-import-pst-datei-suchen-wieder-herstellen-email-termin-kalender-kontakte

    Mit Weiter gelangst du zur Auswahl der Outlook-Datendatei (.pst).

    outlook-assistent-import-datendatei-pst-wiederherstellen-datenbestand-retten

    Folgen dann dem Assistenten weiter bis zum Abschluß des Import-Vorgangs.

  • Die Liste sicherer Absender für die Neuinstallation von Outlook speichern

    Um zu vermeiden dass E-Mail-Versender bei Ihnen im Spam-Ordner landen, werden diese als „sichere Absender“ in Outlook gespeichert. Das kann manuell geschehen, oder man erstellt eine Regel, die den Absender automatisch in dieser Liste speichert. Diese Liste kann in wenigen Monaten sehr umfangreich werden. Umso mühsamer ist es im Falle einer Neuinstallation von Outlook, die Liste wieder herzustellen. Da dies kaum möglich ist, sollte man die Liste vorsichtshalber regelmäßig separat speichern.

    Outlook sichert zwar die PST-Dateien, allerdings ohne die Liste der sichern Absender. Daher wird sie in eine Textdatei exportiert.

    Export der „Sicheren Absender“

    So führen Sie den Export der Liste durch:

    1. Starten Sie Outlook und klicken Sie im Register „Start“ der Menüleiste auf „Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen“. Wahlweise geht das auch mit einem Rechtsklick auf eine beliebige E-Mail.

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    2. Im nächsten Fenster wechseln Sie zur Ansicht „Sichere Absender“. Dort sind alle als sicher eingestuften E-Mail-Adressen aufgelistet. Mit dem Button „Exportieren“ gelangen Sie zum nächsten Arbeitsschritt.

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    3. Im dritten Arbeitsschritt öffnet sich der Windows-Explorer. Hier navigieren Sie zu dem Speicherort in dem die „sicheren Absender“ abgelegt werden sollen. Im Feld „Dateiname“  vergeben Sie der Liste einen Namen und betätigen die Schaltfläche „Speichern“. Die Liste wird nun als Textdokument in dem gewählten Ordner abgelegt.

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    Importieren der gespeicherten Liste

    Sollen die sicheren Absender nach der Outlook Neuinstallation wieder importiert werden, dann wiederholen Sie die ersten beiden Arbeitsschritte und wählen auf der Registerkarte „Sichere Absender“ den Button „Importieren“. Navigieren Sie dann zum Speicherort der Liste, markieren Sie diese, und bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“. Schon sind die sicheren Absender wieder verfügbar.

    Fast noch wichtiger: Die blockierten Absender

    Auf die gleiche Weise funktioniert der Export und Import der Liste „Blockierte Absender“.

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    Da nach einer Neuinstallation von Outlook auch diese Liste fehlt, ist es mindestens genauso wichtig, die blockierten Absender zu speichern. Andernfalls erhalten Sie wieder eine Menge an Spam-E-Mails, die erneut als Junk-E-Mail markiert werden müssen.

  • Workshop E-Mails sicher verschlüsseln mit PGP – So funktioniert es mit Google Mail, Yahoo, GMX oder Outlook.com

    Erstaunlich: In E-Mails wird munter über intime und sensible Themen geplaudert. Und das, obwohl die elektronischen Nachrichten nicht mehr sind als digitale Postkarten. E-Mails wandern auf ihrem Weg zum Empfänger über Dutzende Postverteiler und können dort von jedermann gelesen werden. Es gibt keinen Briefumschlag, der vor neugierigen Blicken schützt. Wer in E-Mails vertrauliche Daten und Informationen auf die Reise schicken möchte, sollte sie verschlüsseln. Das geht am sichersten mit dem PGP-Verfahren. Wie das Schritt für Schritt für Webmailer wie Google Mail funktioniert, zeigt unser Workshop.

    E-Mails sicher verschlüsseln

    Für jede per E-Mail verschickte Nachricht gilt das Postkartenprinzip: Jede Mailstation kann den Inhalt der Nachricht im Klartext lesen. Wenn Sie E-Mails für Unbefugte unlesbar verschicken möchten, können Sie die Nachrichten verschlüsseln. Die Nachricht wird dabei vor dem Versenden chiffriert und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt. Damit spielt es keine Rolle, ob die Nachricht unterwegs abgefangen wird; ohne die Schlüssel und das zugehörige Kennwort lässt sich der Inhalt nicht entziffern.

    PGP, das sicherste Verschlüsselungsverfahren

    Zum sicheren Verschlüsseln reichen einfache Verfahren mit Kennwörtern nicht aus. Zwar können sich Absender und Empfänger auf ein gemeinsames Kennwort einigen und damit alle Nachrichten damit verschlüsseln. Damit tauchen allerdings zwei wichtige Fragen auf: Über welchen sicheren Kanal tauschen Absender und Empfänger das Kennwort aus und was passiert, wenn E-Mails mit zwei, fünf oder zehn Empfängern verschlüsselt werden sollen? Alleine die Frage, wie das Kennwort ausgetauscht werden soll – per E-Mail im Klartext, per Telefon, per Brief? – stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Wer das Kennwort belauscht, kann alle damit chiffrierten Nachrichten entziffern.

    Das normale Kennwortverfahren fällt damit für eine sichere Verschlüsselung aus. Mit dem PGP-Verfahren (Pretty Good Pricacy) gibt es aber eine Methode, die beide Probleme elegant löst. Die Verschlüsselung per PGP funktioniert im Prinzip folgendermaßen:

    • Beide Kommunikationspartner erzeugen mit einem speziellen Programm je zwei Schlüssel, einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel. Die Schlüssel bestehen aus einer langen Folge von Zahlen und Buchstaben.
    • Beide Kommunikationspartner tauschen die öffentlichen Schlüssel aus. Das Praktische am PGP-Verfahren: Es keine Rolle, ob die öffentlichen Schlüssel abgehört werden; der öffentliche Schlüssel kann sogar auf einer Webseite veröffentlicht oder im Klartext per E-Mail verteilt werden. Mit dem öffentlichen Schlüssel alleine können Angreifer nichts anfangen. Lediglich die privaten Schlüssel bleiben geheim und beim ursprünglichen Besitzer.
    • Der öffentliche Schlüssel hat eine wichtige Aufgabe: er dient der Verschlüsselung von Nachrichten an den Besitzer des öffentlichen Schlüssels. Die E-Mail wird also mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers kodiert.
    • Nur der richtige Empfänger kann die E-Mail wieder entschlüsseln. Er verwendet dazu seinen eigenen privaten Schlüssel. Grundsätzlich gilt: Mit dem privaten Schlüssel lassen sich alle E-Mails entschlüsseln, die mit dem eigenen öffentlichen Schlüssel kodiert wurden.

    pgp-verfahren-skizze

    Das Prinzip der öffentlichen und privaten Schlüssel ist im Grunde simpel. Auf jeder Seite gibt es je einen öffentlichen und privaten Schlüssel (1). Die öffentlichen Schlüssel werden untereinander ausgetauscht (2). Verschlüsselt wird mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers (3), entschlüsselt mit dem eigenen privaten Schlüssel (4).

    Auch wenn es auf den ersten Blick ungewöhnlich anmutet, dass aus dem öffentlichen Schlüssel kein Geheimnis gemacht wird und er sogar auf Webseiten veröffentlicht werden darf; die Kombination aus öffentlichem und privatem Schlüssel macht das Verfahren sicher. Bislang gibt es kein praktikables Verfahren, um die PGP-Verschlüsselung ohne den privaten Schlüssel zu knacken.

    OpenPGP für GMail, Yahoo, GMX, Outlook & Co.

    Das sichere PGP-Verfahren können Sie auch für Ihren Rechner nutzen. Die passende Software gibt es kostenlos im Internet. Im ersten Schritt müssen Sie die PGP-Erweiterung „Mailvelope“ für den Browser installieren und die Schlüssel generieren – das müssen Sie nur einmalig durchführen. Für Google Mail und den Chrome-Browser funktioniert das zum Beispiel folgendermaßen:

    1. Rufen Sie die Webseite

    chrome.google.com/webstore/detail/mailvelope/kajibbejlbohfaggdiogboambcijhkke

    auf, und installieren Sie die kostenlose Erweiterung „Mailvelope“.

    2. Dann generieren Sie Ihr persönliches Schlüsselpaar aus öffentlichem und privatem Schlüssel, indem Sie oben rechts auf das Schlosssymbol sowie „Options“ klicken.

    3. Klicken Sie auf „Generate Keys“, und füllen Sie das Formular aus. Die „Passphrase“ ist das Kennwort, mit dem Sie Ihren privaten Schlüssel schützen. Wählen Sie hier ein möglichst sicheres Kennwort. Wie sichere Passwörter aussehen, steht zum Beispiel in unserem Tipp „Unknackbare und sichere Passwörter„.

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    4. Nach einem Klick auf „Submit“ werden die beiden Schlüssel generiert und in den digitalen Schlüsselbund des Mailvelope-Add-Ons eingebunden.

    5. Die beiden Schlüssel sind enorm wichtig. Alle damit verschlüsselten E-Mails können Sie später nur noch mit diesem Schlüssel entschlüsseln. Sie sollten daher unbedingt eine Sicherheitskopie anlegen, indem Sie auf „Display Keys“ klicken, das Schlüssel markieren und dann auf „Export“ sowie „Display key pair“ klicken.

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    6. Dann klicken Sie auf „Create file“ sowie „Download key“, um das Schlüsselpaar herunterzuladen. Speichern Sie das Backup zum Beispiel auf einen USB-Stick, und verwahren Sie ihn sicher auf. Speichern Sie die Sicherheitskopie nicht auf der Festplatte des Rechners, da ansonsten im Falle eines Hackerangriffs oder Rechnerdiebstahls die Schlüssel in falsche Hände gelangen können. Mit dem Backup können Sie die Schlüssel weiterverwenden, falls Sie den Rechner neu installieren oder die Verschlüsselung auf einem anderen PC nutzen möchten.

    Die Einrichtung der beiden Schlüssel ist damit abgeschlossen. Sie besitzen jetzt einen einmaligen und sicheren digitalen Schlüssel. Die Schlüsselgenerierung müssen Sie nur einmal durchführen; die beiden Schlüssel sind praktisch lebenslang gültig.

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    Öffentliche Schlüssel austauschen

    Im nächsten Schritt müssen Sie allen E-Mail-Partnern, mit denen Sie verschlüsselt kommunizieren möchten, Ihren eigenen öffentlichen Schlüssel mitteilen. Nur dann können Ihnen die E-Mail-Partner verschlüsselte Nachrichten schicken. Umgekehrt benötigen Sie die öffentlichen Schlüssel der E-Mail-Partner, um selbst Nachrichten an diese verschlüsseln zu können. Erst der gegenseitige Austausch der öffentlichen Schlüssel ermöglicht einen sicheren E-Mail-Verkehr. Wichtig: Ausgestauscht wird nur der öffentliche Schlüssel; der private Schlüssel bleibt geheim und gehört nur in Ihre Hände.

    Um mit dem E-Mail-Partner die öffentlichen Schlüssel auszutauschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie in Chrome oben rechts auf das Schlosssymbol und auf „Options“.

    2. In der linken Spalte klicken Sie auf „Display Keys“.

    3. Markieren Sie Ihr Schlüsselpaar, klicken Sie auf „Export“ und dann auf „Send public key by mail“.

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    4. Damit wird automatisch eine neue E-Mail erzeugt und der öffentliche Schlüssel (den ruhig jedermann sehen und haben kann) eingefügt. Sollte es nicht funktionieren, können Sie mit dem Befehl „Display private key“ den Schlüssel auch in einem Extrafenster anzeigen. Von hier aus können Sie ihn dann mit „Copy to clipboard“ in die Zwischenablage einfügen und mit [Strg][V] manuell in eine E-Mail einfügen.

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    5. Mit einem Klick auf „Senden“ schicken Sie den öffentlichen Schlüssel an den Empfänger. Diese Schritte sollte auch Ihr E-Mail-Partner wiederholen, damit Sie dessen öffentlichen Schlüssel erhalten.

    Öffentliche Schlüssel von Freunden importieren

    Sobald Sie von Ihrem E-Mail-Partner dessen öffentlichen Schlüssel erhalten, müssen Sie ihn ebenfalls in Ihren Schlüsselbund einbinden.

    1. Dazu markieren Sie in der E-Mail den Part zwischen „BEGIN PGP PRIVATE KEY BLOCK“ und „END PGP PRIVATE KEY BLOG“. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und rufen den Befehl „Kopieren“ auf.

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    2. Dann klicken Sie oben rechts auf das Schlosssymbol und „Options“.

    3. Wechseln Sie zu „Import Key“, klicken Sie ins Eingabefeld, und fügen Sie mit [Strg][V] den kopierten öffentlichen Schlüssel ein. Bestätigen Sie den Import mit „Submit“.

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    Dieselben Schritte sollte Ihr E-Mail-Partner mit Ihrem öffentlichen Schlüssel durchführen. Der Austausch der öffentlichen Schlüssel ist nur einmal notwendig. Sobald beide Seiten über die jeweils anderen öffentlichen Schlüssel verfügen, kann die verschlüsselte Kommunikation beginnen.

    E-Mails verschlüsseln

    Nachdem die öffentlichen Schlüssel ausgetauscht wurden und jeder im Besitz der öffentlichen Schlüssel der Kommunikationspartner ist, kann die verschlüsselte Kommunikation beginnen. Um zum Beispiel mit Google Mail eine verschlüsselte Mail zu verschicken, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Schreiben Sie wie gewohnt mit Google Mail eine neue E-Mail, klicken Sie aber noch nicht auf „Senden“.

    2. Um die Nachricht zu verschlüsseln, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf das gelbe Schloss-Symbol.

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    3. Es erscheint ein kleines Fenster, aus dem Sie den Empfänger (und damit den richtigen Schlüssel zum Verschlüsseln) auswählen. Markieren Sie den Empfänger aus der Liste, und klicken Sie auf „Add“. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

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    4. Die Nachricht wird daraufhin mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt. Zu sehen ist nur noch ein unlesbarer Zahlen- und Buchstabensalat. Standardmäßig kann nur der Empfänger die Nachricht wieder entschlüsseln.

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    5. Klicken Sie auf „Senden“, um die verschlüsselte Nachricht auf die Reise zu schicken. Jetzt spielt es keine Rolle, ob die E-Mail unterwegs abgefangen wird. Nur der Empfänger kann aus dem Buchstabensalat wieder die lesbare Nachricht machen.

    Verschlüsselte E-Mails wieder entschlüsseln

    Sobald Ihr E-Mail-Partner die verschlüsselte Nachricht erhält, kann er sie nur mit seinem eigenen privaten Schlüssel wieder entschlüsseln. Das geht zum Beispiel bei Google Mail folgendermaßen:

    1. Öffnen Sie die verschlüsselte E-Mail.

    2. Im Nachrichtenfenster erscheint die verschlüsselte E-Mail, über die ein Briefumschlag mit Schloss gelegt wurde; der Mauszeiger nimmt die Form eines Schlüssels an. Klicken Sie damit auf den Briefumschlag.

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    3. Geben Sie das Kennwort für Ihren eigenen privaten Schlüssel ein, und bestätigen Sie mit OK. Sofern Sie das richtige Kennwort eingegeben haben, erscheint die Mail in entschlüsselter Form.

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  • Outlook Safety first: Sie Sicherheitskopien Ihrer Outlook-Daten anlegen

    Sicherheit ist Trumpf, oder sollte es zumindest sein. Denn Termine, Adressen und E-Mail-Nachrichten gehören zu den wichtigsten Daten eines Computers. Sollte es zu einem GAU kommen, ist das manuelle Restaurieren der Daten in den meisten Fällen ein mühsames Unterfangen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, empfiehlt sich das regelmäßige Anlegen von Sicherheitskopien.

    Alles oder nichts?

    Die einfachste Möglichkeit, die Outlook-Daten für den Fall der Fälle in Sicherheit zu bringen, ist das Kopieren der Postfachdatei auf einen externen Datenträger. In der Postfachdatei speichert Outlook sämtliche Daten; Sie finden die Datei namens OUTLOOK.PST bzw. POSTFACH.PST zumeist im EXCHANGE oder WINDOWS-Ordner. Wo genau sich die Datei befindet, erfahren Sie im Dialogfenster Extras -> Dienste. Wenn Sie den Eintrag Persönlicher Ordner markieren und auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken, verrät Ihnen Outlook im Feld Pfad, wo Sie die PST-Datei finden. Jetzt brauchen Sie sie nur noch im Windows-Explorer oder mit einem Backup-Programm auf einen anderen Datenträger zu kopieren.

    Weniger ist mehr

    Nicht immer ist es notwendig, gleich den gesamten Datenbestand zu sichern. Wer beispielsweise lediglich seine Adressen oder Termine extern speichern möchte, kann auf die Exportfunktion von Outlook zurückgreifen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster des Assistenten den Eintrag Export in einen persönlichen Ordner (PST-Datei), und klicken Sie auf Weiter.

    Im nächsten Fenster können Sie den Ordner bestimmen, dessen Daten Sie exportieren möchten. Soll Outlook alle untergeordneten Ordner einbeziehen, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Untergeordnete Ordner einbeziehen. Geben Sie im nächsten Fenster den gewünschten Dateinamen an, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. Outlook kopiert anschließend den Inhalt des gewünschten Ordner in eine andere PST-Datei. Im Falle eines Falles können Sie die exportierten Daten dann wieder über den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren in Outlook importieren.

    Nicht nur für Sicherheitskopien

    Die Exportfunktion eignet sich nicht nur zum Anlegen von Sicherheitskopien einzelner Ordner. Sie können auf diese Weise auch Daten austauschen und beispielsweise einem Freund oder Mitarbeiter Ihren Adreßbestand zukommen lassen.