Word bietet eine einfache Möglichkeit, um Abbildungen mit einer Beschriftung zu versehen. Über die Beschriftungsfunktion sorgt das Programm auch direkt für eine fortlaufende Nummerierung der Abbildungen. Dies ist besonders dann interessant, falls Sie zusätzliche Abbildungen einfügen oder diese umstellen. Auf Wunsch kann Word zudem auch vor die Nummer der Abbildung auch noch die Kapitelnummer einfügen. Als Beispiel würde dann bei einer Abbildung „3-4“ stehen für die vierte Abbildung im dritten Kapitel. Damit dies jedoch einwandfrei funktioniert, müssen vorab einige Vorkehrungen getroffen werden.
Zunächst einmal ist es wichtig, die Überschriften zu nummerieren. In den Versionen Word 2007 und 2010 können Sie hierzu einfach auf „Start | Absatz“ gehen und bei der Option „Liste mit mehreren Ebenen“ die gewünschten Einstellungen festlegen. In früheren Word Versionen wählen Sie stattdessen „Format | Nummerierung und Aufzählungszeichen“ und wählen die entsprechenden Optionen unter der Registerkarte „Gliederung“. Zudem ist es erforderlich, die von Word vorgegebenen Formatvorlagen für Überschriften wie „Überschrift 1“ oder „Überschrift 2“ zu verwenden. Für die Abbildungsbeschriftungen bringen selbst erstellte Formatvorlagen mit individuellen Gliederungsebenen keinen Nutzen.
Sind alle Voraussetzungen geschaffen, gehen Sie mit dem Cursor an die Position, an der Sie eine Abbildungsbeschriftung erstellen möchten. Falls Sie Word 2007 oder 2010 verwenden, gehen Sie nun auf „Verweise | Beschriftungen | Beschriftung einfügen“. In den Vorgängerversionen gehen sie stattdessen im Menü „Einfügen“ direkt auf „Beschriftung“ und wählen hier „Referenz | Beschriftung aus. Machen sie nun einen Klick auf „Nummerierung“ und setzen Sie bei der Option „Kapitelnummer einbeziehen“ einen Haken. Nun können Sie noch die Überschriftenebene einstellen, bei der mit der Nummerierung jeweils neu begonnen werden soll. Zudem besteht noch die Möglichkeit ein Trennzeichen festzulegen, mit dem Kapitelnummer und die Nummer der Abbildung getrennt werden. Anschließend können Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „OK“ übernehmen. Anschließend können Sie auch das Dialogfeld für die Beschriftungen mit „OK“ schließen. Word fügt die entsprechenden Beschriftungen nun automatisch für die Abbildungen ein.
