Eine im Berufsleben erteilte Abmahnung muss nicht mehr zwingend nach drei Jahren aus der Personalakte genommen werden. Sie darf solange in den Akten verbleiben, bis sie für das Arbeitsverhältnis bedeutungslos geworden ist.
Durch eine rechtmäßig erteilte Abmahnung wird der Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten aufmerksam gemacht. Gleichzeitig dient eine Abmahnung dazu, den Mitarbeiter darauf hinzuweisen, sich in Zukunft an die Regeln zu halten und sich nichts mehr zu Schulden kommen zu lassen.
Fallbeispiel
Das Bundesarbeitsgericht hatte sich jüngst mit einem Fall auseinanderzusetzen, wobei die Rücknahme einer Abmahnung und die Löschung des Verweises aus der Personalakte gefordert waren. Im konkreten Fall hatte eine Angestellte der Landkreisverwaltung geklagt. Die mit dem Zahlungsverkehr betraute Mitarbeiterin hatte während ihres Urlaubes das Kassenbuch einer Kollegin übertragen. Das Kassenbuch kam währenddessen abhanden. Die Klägerin gab an, die Unterlagen von der Kollegin nicht zurückbekommen zu haben. Das Arbeitsgericht sah die Angestellte als alleinverantwortlich für die Kasse an und sprach eine Abmahnung aus. Die Klägerin bekam vor dem Landesarbeitsgericht zunächst recht. Das Bundesarbeitsgericht jedoch widersprach der Entscheidung (Aktenzeichen 2 AZR 782/11).
Wann dürfen Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden?
In die Personalakte sollten alle Informationen einfließen, welche ein lückenloses und reelles Bild über den Mitarbeiter vermitteln. Sind Abmahnungen ungenau und nicht wahrheitsgemäß, haben sie in einer Personalakte nichts verloren. Nach bisheriger Rechtssprechung genügten maximal drei Jahre, um die Warnfunktion der Abmahnung aufrecht zu erhalten. Kam es zu keinen weiteren Vorkommnissen, durfte die Abmahnung nach Ablauf dieser Frist aus der Akte gelöscht werden. Nach der aktuellen Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts dürfen Abmahnungen erst aus der Akte verschwinden, wenn jegliche Bedeutsamkeit für das Arbeitsverhältnis verloren gegangen ist. Ob Abmahnungen in die Entscheidung für die Kündigung einfließen dürfen, wird von den Gerichten im Sinne der Kündigungsschutzklage individuell geprüft. Das Bundesarbeitsgericht machte zudem deutlich, dass Abmahnungen nicht nur für die Frage der etwaigen Kündigung relevant sind sondern auch bei der Entscheidung betreffs Versetzungen und Beförderungen herangezogen werden.