„Eierlegende Wollmilchsau“ – so (oder ähnlich) könnte man mit wenigen Worten den Informations- und Kontakt-Manager von Microsoft umschreiben. Microsoft Outlook ist das ultimative Instrument zur Verwaltung Ihrer persönlichen Dateien und Informationen. Wozu früher mehrere Anwendungen nötig waren, genügt nur noch ein einziges Programm, um sämtliche E-Mail-Nachrichten, Termine, Ereignisse, Besprechungen, Kontaktadressen, Aufgaben, Journale, Notizen und sogar Dateien zu verwalten.
Microsoft Outlook ersetzt seit der Version Outlook 97 die beiden bis dahin eingesetzten Mail-Produkte Microsoft Exchange Client von Windows 95 sowie Microsoft Schedule+ von Office 95 und vereint die Funktionalitäten beider Anwendungen unter einer einheitlichen Oberfläche. Outlook ist jedoch nicht nur ein einfacher Zusammenschluß von Exchange Client und Schedule+, sondern hat zudem zahlreiche Zusatzfunktionen und Arbeitserleichterungen zu bieten, die Sie in Zukunft sicher nicht mehr missen möchten.
Keine Sorge: Microsoft macht den Umstieg auf den Informations-Manager leicht. Wenn Sie bereits vorher mit dem Exchange Client von Windows 95 und Schedule+ von Office gearbeitet haben, können Sie sofort auf Microsoft Outlook umsteigen und mit den bisherigen Einstellungen weiterarbeiten. Outlook übernimmt automatisch und ohne Konvertierung Ihre „alten“ Mail-Einstellungen, so daß Sie wie gewohnt E-Mail-Nachrichten verschicken und verwalten können. Lediglich Ihre Schedule+-Daten müssen Sie importieren, doch Outlook stellt hierzu einen leistungsfähigen Assistenten zur Verfügung, der für eine reibungslose Übernahme der Daten sorgt. Und auch wenn Sie zuvor bereits mit Outlook 97 oder mit Outlook 98 gearbeitet haben, fällt der Umstieg auf Outlook 2000 leicht. Die neue 2000er Version übernimmt automatisch sämtliche Einstellungen, E-Mail, Adressen und andere Daten von Outlook 97 und Outlook 98.
Ein weiterer Vorteil von Outlook: Da alle persönlichen Daten „unter einer Haube stecken“, geht auch der Datenaustausch leicht von der Hand. So können Sie beispielsweise blitzschnell Kontaktadressen per E-Mail verschicken oder aus der Kontaktliste heraus direkt Briefe schreiben oder Besprechungstermine planen.
Outlook-Funktionen
Die Funktionsvielfalt von Outlook ist auf den ersten Blick überwältigend. Es ist schon erstaunlich, wie es die Microsoft-Entwickler geschafft haben, derart viele Funktionen und Möglichkeiten unter einen Hut zu bringen, ohne daß die leichte Bedienbarkeit des Programms darunter leidet. Um einen ersten Einblick über die Möglichkeiten von Outlook zu erhalten, erfahren Sie in nachfolgender Tabelle, in welche Bereiche Outlook aufgeteilt ist und was Sie alles damit erledigen können.
Outlook Heute – Damit Sie auf einen Blick erfahren, was am heutigen Tag ansteht, präsentiert Ihnen Outlook im Bereich Outlook Heute die Termine, Aufgaben und neu eingetroffenen E-Mails des Tages.
Posteingang – Verwalten Sie im Posteingang Ihre eingehenden E-Mail-Nachrichten und Faxe. Die AutoVorschau-Funktion sorgt dafür, daß Sie bereits im Posteingangsfenster einen Blick auf den Inhalt der Nachricht werfen können. Der Clou: Auf Wunsch können Sie via E-Mail Umfragen durchführen und den E-Mail-Text – wie in einer Textverarbeitung – optisch ansprechend gestalten. Wenn Sie mit Microsoft Exchange Server arbeiten, können Sie zudem Nachrichten zurückrufen und mit dem Posteingangs-Assistenten automatisch sortieren.
Kalender – Tragen Sie in den Kalender alle Termine, Ereignisse und Besprechungen ein, und lassen Sie sich akustisch und optisch an wichtige Termine erinnern. Dank des Datumsnavigators wechseln Sie blitzschnell zum gewünschten Datum; der Aufgabenblock zeigt stets eine Liste der aktuellen Aufgaben. Für wiederkehrende Termine erzeugen Sie eine Terminserie.
Kontakte – Verwalten Sie alle persönlichen und geschäftlichen Adressen in der umfangreichen Kontaktdatenbank. Neben den üblichen Adreßinformationen können Sie auch mehrere E-Mail-Adressen und sogar World Wide Web-Adressen speichern.
Aufgaben – Behalten Sie in der Aufgabenliste den Überblick über die anstehenden Aktivitäten. Via E-Mail können Sie Aufgaben auch auf andere E-Mail-Empfänger übertragen und stets den Status der übertragenen Aufgabe verfolgen.
Journal – Lassen Sie Outlook über Ihre Aktivitäten ein digitales Logbuch führen. Hier vermerkt Outlook zum Beispiel, wann Sie von wem welche E-Mail erhalten haben und sogar wann Sie welches Office-Dokument geöffnet und bearbeitet haben.
Notizen . Kleben Sie digitale Notizzettel auf den Bildschirm, um blitzschnell kurze Notizen, Bemerkungen oder Ideen zu notieren.
Um die Arbeit mit Outlook so einfach wie möglich zu gestalten, stellt Ihnen Outlook zahlreiche automatische Funktionen und Assistenten zur Verfügung, die Ihnen bereits im Vorfeld ein Gros der Kleinarbeit abnehmen. Wie Ihnen Outlook bei der täglichen Arbeit unter die Arme greift, erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten.
Auto-Funktionen und Assistenten
Dank der sogenannten „Auto-Funktionen“ nimmt Ihnen Outlook eine Menge Arbeit ab, vor allem Routinearbeiten. Beispielsweise brauchen Sie sich bei Datumsangaben nicht an die Konventionen für Datumsformate zu halten, sondern können das Datum so angeben, wie Sie es im täglichen Sprachgebrauch gewohnt sind, etwa Nächste Woche Mittwoch statt 22. März 2013.
AutoVorschau
Im Posteingang kommt die AutoVorschau-Funktion zum Einsatz; sie zeigt Ihnen bereits im Posteingangsfenster unterhalb der Betreffzeile die ersten Textzeilen der neu eingetroffenen E-Mail-Nachrichten, so daß Sie in den meisten Fällen sofort erkennen können, was Ihnen der Absender mitzuteilen hat. Auf diese Weise können Sie bereits im Vorfeld wichtige von unwichtigen Nachrichten unterscheiden. Sobald Sie die Nachricht geöffnet, also gelesen haben, blendet Outlook die AutoVorschau-Zeilen wieder aus.
AutoDatum
Zur Eingabe des Datums sowie der Uhrzeit hält Microsoft Outlook einen ganz besonderen Leckerbissen bereit: die sogenannte „AutoDatum-Funktion“. Das Prinzip ist einfach: Anstatt das Datum oder die Uhrzeit aus den Listenfeldern auszuwählen oder als Zahlenwerte einzutragen, können Sie diese Angaben auch – wie im täglichen Sprachgebrauch üblich – in Worten eintragen, beispielsweise Nächsten Montag, Heute in einer Woche oder In zwanzig Minuten. Outlook wandelt die Worte dann wie von Geisterhand in das richtige Datum bzw. die richtige Uhrzeit um.
Dank der Auto-Funktionen wird die Arbeit mit Outlook zum Vergnügen: Die AutoVorschau-Funktion gewährt z.B. Einblick in eine E-Mail, die AutoDatum-Funktion erlaubt auch sprachliche Datumsangaben, und die AutoName-Funktion weist eingegebene Namen und Adressen automatisch den richtigen Datenbankfeldern zu
AutoName
Dank der AutoName-Funktion brauchen Sie den Namen und die Adresse einer Kontaktperson nicht mühsam in die einzelnen Felder der Datenbank einzugeben, sondern können sie ohne Rücksicht auf die Datenbankfelder angeben, zum Beispiel in der Form Herr Raymond Wiseman Jr. Outlook ordnet die eingegebenen Namen und Adressen anschließend automatisch den internen Feldern für Anrede, Vorname, Nachname, Straße und Ort zu.
AutoArchivierung
Damit die Outlook-Datei nicht zu groß wird, sorgt die AutoArchivierung-Funktion für das automatische Archivieren alter Datenbestände. Sie brauchen die Datenbestände also nicht manuell zu durchforsten und die veralteten Daten von Hand zu löschen, sondern können der AutoArchivierung-Funktion von Outlook vertrauen. Das Prinzip der AutoArchivierung ist einfach: Zunächst bestimmen Sie für jeden Outlook-Ordner separat, was mit Daten passieren soll, die ein bestimmtes Alter erreicht haben. Sie können die veralteten Daten automatisch in eine Archivdatei verschieben oder einfach löschen. Anschließend teilen Sie Outlook mit, in welchen regelmäßigen Abständen die AutoArchivierung gestartet und alle Elemente, die das jeweilige „Verfallsdatum“ überschritten haben, in das Archiv verschoben oder gelöscht werden sollen.
AutoErstellen
Mit der AutoErstellen-Funktion können Sie aus einem bereits bestehenden Outlook-Element blitzschnell ein anderes Element erstellen. Wenn Sie beispielsweise einen Kontakt per Drag-and-Drop (mit gedrückter Maustaste) auf den Kalender ziehen, erzeugt Outlook einen neuen Besprechungseintrag, trägt die Kontaktperson automatisch in die Teilnehmerliste für die Besprechung ein und fügt die E-Mail-Adresse der Kontaktperson in das E-Mail-Feld ein.
Regel-Assistent
Damit Sie von der täglichen E-Mail-Flut nicht regelrecht überschwemmt werden, stellt Ihnen Outlook auf Wunsch eine hilfreiche Funktion zur Seite: den Regel-Assistenten. Das Prinzip des Assistenten ist simpel: Teilen Sie ihm einfach in Form von Regeln mit, was beim Eintreffen welcher Nachrichten zu tun ist. Beispielsweise können Sie den Assistenten anweisen, Nachrichten eines bestimmten Empfängers automatisch weiterzuleiten, zu löschen, in einen bestimmten Ordner zu verschieben oder eine Antwort-Nachricht zurückzuschicken. Sie brauchen nur die gewünschten Regeln zu definieren, und ab sofort übernimmt der Regel-Assistent die wichtigsten Routinearbeiten.
Stellen Sie sich beispielsweise folgende Situation vor: Sie empfangen täglich mit Outlook mehrere E-Mail-Nachrichten, fahren nun aber für einige Wochen in den Urlaub. Sie ahnen es sicherlich: Bei Ihrer Rückkehr quillt Ihr Posteingang regelrecht über, und Sie sind einige Stunden, wenn nicht Tage, damit beschäftigt, die E-Mail-Nachrichten der vergangenen Wochen zu bearbeiten. Um Ihnen nach Ihrer Rückkehr soviel Arbeit wie möglich zu ersparen, können Sie den Regel-Assistenten anweisen, während Ihrer Abwesenheit praktisch Ihre Urlaubsvertretung zu übernehmen und sich in dieser Zeit um die Verwaltung der eingehenden Nachrichten zu kümmern. Sie können die digitale Vertretung zum Beispiel anweisen, allen Absendern eingehender Nachrichten eine Mitteilung über Ihre Abwesenheit zukommen zu lassen oder neue Post automatisch in die richtigen Ordner zu sortieren.