Sie müssen eine umfangreiche Excel-Tabelle mit unzähligen Daten füllen? Dann haben Sie eine Menge Arbeit vor sich. Und jede Menge überflüssige Mausklicks, da Sie nach jedem Datensatz die Schreibmarke per Mausklick wieder an den Anfang der neuen Zeile setzen müssen. Das macht bei hundert oder mehr Datensätze nur wenig Spaß. Gut, dass es eine Möglichkeit gibt, große Datenmengen einfacher einzugeben. Mit der Datenmaske.
Weniger Fehler dank Datenbankmaske
Dank Datenmaske lassen sich selbst riesige Tabellen ohne viel Mühe und vor allem ohne Fehlklicks eingeben. So funktioniert die Eingabe per Datenmaske:
1. Im ersten Schritt geben Sie die erste Zeile mit den Spaltentiteln der Tabelle ein.
2. Danach markieren Sie die Spaltentitel und die erste leere Zeile darunter. Sollten bereits Daten existieren, markieren Sie alle bisherigen Einträge plus die erste Leerzeile.
3. Dann rufen Sie bei Bei Excel bis zur Version 2003 den Befehl „Daten | Maske“ auf.
Bei Excel 2007/2010 fehlt der Befehl „Maske“ leider im Menüband und muss zuerst in die Schnell-Symbolleiste integriert werden. Dazu klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den nach unten weisenden Pfeil und rufen den Befehl „Weitere Befehle“ auf. Wählen Sie aus der Liste „Befehle auswählen“ den Eintrag „Alle Befehle“ aus, markieren Sie in der Befehlsliste den Eintrag „Maske“, und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Schließen Sie das Fenster mit OK.
In der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken Sie auf die neue Schaltfläche „Maske“.
4. Im folgenden Dialogfenster können Sie die Daten wie bei einer Datenbank über eine Maske eintragen oder durch die bisherigen Einträge blättern.
Dank der Maske sind neue Daten blitzschnell hinzugefügt. Mit „Neu“ legen Sie einen neuen Datensatz an. Jetzt können Sie mit der [Tab]-Taste zum nächsten Eingabefeld springen und mit [Return] den Datensatz speichern. Sofort erscheint eine leere Maske und die Eingabe des nächsten Datensatzes kann beginnen. Sobald es mehrere Einträge gibt, können Sie mit den Tasten [Bild rauf] und [Bild runter] durch die bestehenden Einträge blättern.
Der Vorteil der Maske: Fehleingaben sind kaum möglich, da nur die relevanten Felder mit Inhalten gefüllt werden können.