Besonders in Unternehmen wird oftmals mit großen Excel-Tabellen gearbeitet, die zumeist auch von mehreren Personen bearbeitet werden. In diesen Fällen ist es sinnvoll, wenn man den Inhalt von zwei Tabellenblättern miteinander vergleichen kann, um Unterschiede zu finden.
Am einfachsten lässt sich diese Aufgabe über eine dritte Tabelle realisieren. Dadurch kann Excel alle Zellen selbst miteinander vergleichen. Als Weiteres wird dadurch auch die Möglichkeit geboten, am Ergebnis des Vergleichs weitere Veränderungen vorzunehmen. Damit dies auch funktioniert, müssen beide Tabellen denselben Aufbau besitzen und im gleichen Ordner abgelegt sein.
Legen Sie nun als Erstes eine neue Excel Tabelle mit derselben Struktur an. Setzen Sie dann den Cursor in das linke ober Feld des zu vergleichenden Bereiches. In dieses Feld kommt dann folgende Formel:
=WENN([DATEI1.XLS]Tabelle1!B2=[DATEI2.XLS]Tabelle2!B2;0;1)
Diese Formel vergleicht den Inhalt der Zellen B2 in den entsprechenden Tabellenblättern mit den Bezeichnungen Tabelle 1 und Tabelle 2, welche zu den Excel Dateien Datei 1 und Datei 2 gehören. Haben die beiden Zellen den identischen Inhalt, dann gibt die Formel den Wert 0 aus.
Bei unterschiedlichen Inhalten wird der Wert 1 ausgegeben. Um eventuelle Unterschiede schneller zu erkennen, können die jeweiligen Zellen anhand der bedingten Formatierung rot unterlegt werden. Führen Sie hierzu einfach den Befehl „Format | Bedingte Formatierung“ aus und wählen Sie im zweiten Kombinationsfeld des folgenden Dialoges die Option „“größer als“ aus. Im Eingabefeld geben Sie den Wert 0 ein. Unter der Schaltfläche „Format“ finden Sie das Register „Muster. In diese können Sie die gewünschte Hintergrundfarbe für die betreffende Zelle auswählen.
Jetzt müssen Sie den Vergleich nur noch auf den gewünschten Bereich ausdehnen. Hierzu können Sie in der ersten Zelle den Datenbereich markieren und anschließend den Befehl „Bearbeiten | Ausfüllen | Rechts“ ausführen. Nun setzen Sie den Cursor nach und nach in den obersten Datenbereich einer Spalte und führen jeweils den Befehl „Bearbeiten | Ausfüllen | Unten“ aus. Die Stellen, an welchen sich die Tabelle unterscheidet, sind nun sofort ersichtlich.