Excel-Diagramme, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen werden gerne und häufig weitergegeben. Doch was tun, wenn der Empfänger kein Excel, Word oder PowerPoint hat, das Dokument aber trotzdem sehen möchte? Dann verwenden Sie statt des Excel-, Word- oder PowerPoint-Formats einfach das PDF-Format. Das Standardformat PDF lässt sich auf nahezu allen Rechnern problemlos öffnen und betrachten. Das klappt sogar nachträglich. Wenn Sie zum Beispiel eine Excel-Datei erhalten, aber auf Ihrem Rechner kein Excel installier ist, lässt sich aus der XLS-Datei online eine PDF-Datei machen.
Um ein Excel-, Word- oder PowerPoint-Dokument als PDF zu speichern, gibt es zwei Möglichkeit: direkt in Excel, Word bzw. PowerPoint oder – wenn Office nicht installiert ist – über einen kostenlosen Online-Dienst.
Excel-/Word-/PowerPoint-Dateien direkt in Offfice als PDF speichern
Um Excel-Dokumente direkt in Excel, Word oder PowerPoint als PDF zu speichern, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das gewünschte Excel-, Word- oder PowerPoint Dokument, und rufen Sie den Befehl „Datei | Speichern unter“ auf. Bei Office 2007 versteckt sich das Datei-Menü hinter dem runden Office-Button in der oberen linken Fensterecke.
2. Im Speichern-Dialogfenster wählen Sie im Feld „Dateityp“ den Eintrag „PDF (*.pdf)“.
3. Im unteren Teil des Dialogfensters können Sie anschließend noch die PDF-Optionen festlegen, etwa die Optimierung für eine möglichst kleine Dateigröße. Per Klick auf „Optionen“ stehen weitere PDF-Einstellungen zur Auswahl, zum Beispiel welche Seiten gespeichert oder ob nicht druckbare Zeichen mit einbezogen werden sollen. Nach einem Klick auf „Speichern“ wird das Office-Dokument als PDF-Datei abgelegt.
Excel-, Word- und PowerPoint-Dokumente ohne Excel, Word oder PowerPoint online in PDFs umwandeln
Sie haben eine Excel-, Word- oder PowerPoint Datei erhalten, auf Ihrem Rechner ist aber kein Excel installiert? Macht nichts. Office-Dokumente lassen sich auch ohne die Office-Programme Word, Excel oder PowerPoint ins PDF-Format umwandeln; und zwar so:
1. Rufen Sie die Webseite www.exceltopdfonline.com auf.
2. In der oberen Zeile stellen Sie anschließend das Konvertierungsformat ein, etwa von Excel zu PDF.
3. Anschließend klicken Sie auf „Datei auswählen“, wählen die gewünschte Office-Datei aus und klicken auf Öffnen. Noch einfacher geht’s, indem Sie die Datei vom Explorer per Drag-and-Drop ins Dateifeld ziehen.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die PDF-Version geschickt werden soll. Per Klick auf „Convert it“ wird die Datei hochgeladen, ins PDF-Format umgewandelt und per E-Mail an Sie zurückgeschickt. Je nach Dateigröße dauert der Vorgang zwischen wenigen Sekunden und mehreren Minuten. In der kostenlosen Version können Sie pro E-Mail-Adresse und Rechner maximal 5 Office-Dokumente umwandeln.
Nicht vergessen: Da Sie die Original-Office-Dateien über das Internet an den Anbieter versenden, sollten Sie keinesfalls sensible Dokumente wie Versicherungsunterlagen, Verträge oder andere persönliche Dateien online umwandeln lassen. Schließlich weiß man bei Online-Diensten nie, wo die Dateien landen und wer sie zu Gesicht bekommt.