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Excel-, Word- und PowerPoint-Dokumente in PDF-Dokumente umwandeln – auch ohne Excel, Word oder PowerPoint

Excel-Diagramme, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen werden gerne und häufig weitergegeben. Doch was tun, wenn der Empfänger kein Excel, Word oder PowerPoint hat, das Dokument aber trotzdem sehen möchte? Dann verwenden Sie statt des Excel-, Word- oder PowerPoint-Formats einfach das PDF-Format. Das Standardformat PDF lässt sich auf nahezu allen Rechnern problemlos öffnen und betrachten. Das klappt sogar nachträglich. Wenn Sie zum Beispiel eine Excel-Datei erhalten, aber auf Ihrem Rechner kein Excel installier ist, lässt sich aus der XLS-Datei online eine PDF-Datei machen.

Excel-Diagramme, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen werden gerne und häufig weitergegeben. Doch was tun, wenn der Empfänger kein Excel, Word oder PowerPoint hat, das Dokument aber trotzdem sehen möchte? Dann verwenden Sie statt des Excel-, Word- oder PowerPoint-Formats einfach das PDF-Format. Das Standardformat PDF lässt sich auf nahezu allen Rechnern problemlos öffnen und betrachten. Das klappt sogar nachträglich. Wenn Sie zum Beispiel eine Excel-Datei erhalten, aber auf Ihrem Rechner kein Excel installier ist, lässt sich aus der XLS-Datei online eine PDF-Datei machen.

Um ein Excel-, Word- oder PowerPoint-Dokument als PDF zu speichern, gibt es zwei Möglichkeit: direkt in Excel, Word bzw. PowerPoint oder – wenn Office nicht installiert ist – über einen kostenlosen Online-Dienst.

Excel-/Word-/PowerPoint-Dateien direkt in Offfice als PDF speichern

Um Excel-Dokumente direkt in Excel, Word oder PowerPoint als PDF zu speichern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das gewünschte Excel-, Word- oder PowerPoint Dokument, und rufen Sie den Befehl „Datei | Speichern unter“ auf. Bei Office 2007 versteckt sich das Datei-Menü hinter dem runden Office-Button in der oberen linken Fensterecke.

2. Im Speichern-Dialogfenster wählen Sie im Feld „Dateityp“ den Eintrag „PDF (*.pdf)“.

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3. Im unteren Teil des Dialogfensters können Sie anschließend noch die PDF-Optionen festlegen, etwa die Optimierung für eine möglichst kleine Dateigröße. Per Klick auf „Optionen“ stehen weitere PDF-Einstellungen zur Auswahl, zum Beispiel welche Seiten gespeichert oder ob nicht druckbare Zeichen mit einbezogen werden sollen. Nach einem Klick auf „Speichern“ wird das Office-Dokument als PDF-Datei abgelegt.

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Excel-, Word- und PowerPoint-Dokumente ohne Excel, Word oder PowerPoint online in PDFs umwandeln

Sie haben eine Excel-, Word- oder PowerPoint Datei erhalten, auf Ihrem Rechner ist aber kein Excel installiert? Macht nichts. Office-Dokumente lassen sich auch ohne die Office-Programme Word, Excel oder PowerPoint ins PDF-Format umwandeln; und zwar so:

1. Rufen Sie die Webseite www.exceltopdfonline.com auf.

2. In der oberen Zeile stellen Sie anschließend das Konvertierungsformat ein, etwa von Excel zu PDF.

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3. Anschließend klicken Sie auf „Datei auswählen“, wählen die gewünschte Office-Datei aus und klicken auf Öffnen. Noch einfacher geht’s, indem Sie die Datei vom Explorer per Drag-and-Drop ins Dateifeld ziehen.

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4. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die PDF-Version geschickt werden soll. Per Klick auf „Convert it“ wird die Datei hochgeladen, ins PDF-Format umgewandelt und per E-Mail an Sie zurückgeschickt. Je nach Dateigröße dauert der Vorgang zwischen wenigen Sekunden und mehreren Minuten. In der kostenlosen Version können Sie pro E-Mail-Adresse und Rechner maximal 5 Office-Dokumente umwandeln.

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Nicht vergessen: Da Sie die Original-Office-Dateien über das Internet an den Anbieter versenden, sollten Sie keinesfalls sensible Dokumente wie Versicherungsunterlagen, Verträge oder andere persönliche Dateien online umwandeln lassen. Schließlich weiß man bei Online-Diensten nie, wo die Dateien landen und wer sie zu Gesicht bekommt.

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