Fußnoten sollten zur besseren Übersicht vom Text durch einen Abstand und eine Trennlinie getrennt werden. Word bietet Ihnen voreingestellt zwei Trennlinien, die automatisch beim Satz der Fußnoten verwendet werden. Die eine der beiden Trennlinien grenzt die Fußnoten der aktuellen Seiten vom Text durch einen fünf Zentimeter langen Strich ab. Die andere Trennlinie reicht von Seitenrand zu Seitenrand und macht kenntlich, daß eine Fußnote der Vorseite fortgesetzt wird. Gerade bei längeren Fußnoten, deren Text häufig nicht ganz zwischen Fußnotenzeichen und Seitenrand paßt, ist es mitunter sinnvoll, auf die Fortsetzung des Fußnotentextes auf der nächsten Seite zu verweisen. Word verwaltet diese drei optischen Helfer automatisch. Wie das Layout im Endeffekt ausschaut, überläßt Word Ihnen.
Im geöffnetem Fußnotenabschnitt können Sie im Listenfeld Fuß-/Endnoten zwischen Fußnotentrennlinie, Fußnoten-Fortsetzungstrennlinie und Fußnoten-Fortsetzungshinweis wählen und so festlegen, wie Word im Verlauf Ihres Dokuments beim Ausdruck die Fußnoten vom Text abgrenzt. Das gleiche gilt natürlich auch für Endnoten. Sofern Sie im Dokument sowohl Fuß- als auch Endnoten eingefügt haben, können Sie über die Dropdown-Liste Fuß-/Endnoten zudem zwischen den beiden Anzeigen wechseln. Dort lauten die drei Gestaltungselemente Endnotentrennlinie, Endnoten-Fortsetzungstrennlinie undEndnoten-Fortsetzungshinweis.
Wenn Sie eines der drei Gestaltungselemente auswählen, wird dieses im Fuß- bzw. Endnotenabschnitt angezeigt, und Sie können nun Ihre Änderungen eingeben.
Falls Sie die Vorgaben der Trennlinien von Word nicht gebrauchen können, markieren Sie diese und löschen sie. Der Raum ist nun frei für eigene Definitionen. Selbstverständlich können Sie auf die Trennlinien auch ganz verzichten. Das Feld Zurücksetzen der Steuerleiste ermöglicht es Ihnen, später wieder zur Originaleinstellung zurückzukehren.
Auch die vorgegebenen Trennlinien können formatiert werden, wenn Sie z.B. mit dem einzeiligen Abstand zwischen Trennlinie und Text oder Trennlinie und Fußnote nicht einverstanden sind. Positionieren Sie die Einfügemarke auf der Trennlinie, aktivieren Sie das Dialogfeld Absatz, und geben Sie die gewünschten Abstände vor und nach der Trennlinie ein. Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben und kehren ins Eingabefenster für die Trennlinie zurück, die nun gemäß Ihrer Formatierung gestaltet ist.
Experimenten mit eigenen Eingaben und Formatierungen steht also nichts im Wege. Nachdem Sie Ihre eigene Trennlinie definiert haben, Schließen Sie das Eingabefenster oder wechseln über die Liste Fuß-/Endnoten zum nächsten Gestaltungselement oder der Anzeige aller Fuß- bzw. Endnoten.
Von Word wird kein Fortsetzungshinweis vorgegeben. Wenn Sie das Bearbeitungsfenster Fußnoten-Fortsetzungshinweis bzw. Endnoten-Fortsetzungshinweis also nicht aufrufen, um eine eigene Definition einzugeben, wird auf die Fortsetzung einer Fußnote auch nicht besonders verwiesen. Solch ein Verweis ist aber durchaus zweckmäßig.
Nicht immer ist aus dem Zusammenhang des Fußnotentextes ersichtlich, daß eine Fußnote auf der nächsten Seite weitergeführt wird, vor allem dann nicht, wenn der Text auf der Seite zufällig mit einem Punkt endet. In solchen Fällen erweist sich ein Fortsetzungsvermerk als ausgesprochen hilfreich. Ein deutliches Zeichen für eine Fortsetzung ist z.B. „/…“; hierdurch wird der Leser ausreichend über den Fortgang der Information auf einem folgenden Blatt informiert.
Um einen Fortsetzungshinweis einzugeben, aktivieren Sie das entsprechende Eingabefenster und geben einfach den Hinweis ein, durch den Word in der letzen Zeile der unterbrochenen Fußnote auf die nächste Seite verweisen soll. Nach der Eingabe Schliessen Sie das Fenster oder wechseln die Anzeige über die Liste Fuß-/Endnoten. Mit Vorgabe entfernen Sie Ihre Eingabe wieder.
Words Ressourcen erschöpfen sich bei einer Numerierung, die 16383 überschreitet.
Wenn Ihre Fußnoten im Dokument nicht mit einer „1“, sondern mit einer höheren Zahl beginnen sollen, so legen Sie dies fest, indem Sie im Dialogfeld Fußnote und Endnote die Optionen aktivieren und dort die Startnummer ins Feld Beginnen mit eintragen. Es ist dabei unerheblich, ob Sie die Startnummer wirklich als arabische Zahl oder als Buchstabe bzw. römische Ziffer eingeben; selbst ein Wechsel zwischen den Formaten wird vom Programm kompensiert.
Die Nummer, die Sie hier eingeben, wird im Dokument jeweils für den Neubeginn einer Fußnotenfolge benutzt. Sinnvoll ist dies, wenn Sie ein umfangreiches Schriftstück in mehreren Dateien speichern. Sie können dann für jedes Dokument die Folgenummer zum vorherigen festlegen, so daß die Fußnoten Ihres Manuskripts kontinuierlich durch alle Kapitel hindurch numeriert sind.
Wenn Sie von der Option Gebrauch machen, für Fußnoten Nummernfolgen vorzugeben, die sich über Dateien hinweg aufeinander beziehen, sollten Sie folgendes beachten: Die Startnummern, die Sie im Dialogfenster Optionen für Fuß- und Endnoten festgelegt haben, müssen jedesmal manuell geändert werden, wenn sich in der vorhergehenden Datei die Zahl der Fußnoten ändert. Dies ist bei Ergänzungen oder Löschungen rasch der Fall. Daher sollte eine durchgängige Numerierung dieser Art erst dann erstellt werden, wenn das Dokument im letzten Stadium vor der Drucklegung ist und keine Änderungen im Fußnotenbereich mehr zu erwarten sind. Bedenken Sie außerdem, daß als Position Ihrer Fußnoten das Ende des Dokuments nicht in Frage kommt, wenn Sie Ihr Manuskript in mehrere Dateien aufteilen und durchnumerieren.
Wenn Sie Ihre Fußnoten aber nicht über das ganze Manuskript hinweg kontinuierlich numerieren möchten – dies bewirkt die Option Fortlaufend -, sondern im Gegenteil abschnittsweise zählen, können Sie die Arbeit dem Programm übertragen. Markieren Sie hierfür im Dialogfenster Optionen für Fuß- und Endnoten das Kontrollfeld jeden Abschnitt neu beginnen. Word wird dann jede erste Fußnote eines Abschnitts wieder mit der Zahl beginnen, die Sie als Startnummer im darüberliegenden Feld angegeben haben. Daß in diesem Fall die „1“ eine sehr sinnvolle Anfangsnummer ist, versteht sich von selbst. Nützlich ist diese Option vor allem, wenn Sie kapitelweise Abschnitte einrichten. So können Sie Ihre Fuß- bzw. Endnoten nicht nur pro Kapitel wieder mit „1“ beginnen lassen, sondern zudem entscheiden, ob sie am Fuß der Seite oder am Abschnittsende positioniert werden sollen.
Für Fußnoten bietet sich zudem in der Registerkarte Alle Fußnoten die Option jede Seite neu beginnen. Hierbei beginnt die Fußnotenzählung auf jeder Druckseite wieder mit der Nummer, die unter Beginnen mit eingetragen ist.
Insgesamt kennt Word vier Möglichkeiten, um Fußnoten bzw. Endnoten im Dokument zu positionieren. Wählen Sie die Position im Dialogfeld Optionen für Fuß- und Endnoten aus der Liste Position aus.
Eintrag – Wirkung
Seitenende -Positioniert die Fußnoten so, daß sie bündig mit dem unteren Seitenrand abschließen. Der Text wird so gesetzt, daß sich die Fußnotenzeichen auf die Fußnoten am Ende der Seite beziehen. Nach Möglichkeit werden die Fußnoten vollständig auf die Seite übernommen. Ist dies nicht möglich, erfolgt die Fortsetzung der Fußnote auf der nächsten Seite. Im Ausdruck lassen sich Text- und Fußnotenbereich durch Zeichen, z.B. eine Linie, voneinander trennen. Sollte der Text die Druckseite nicht füllen, hält Word den Bereich zwischen Textende und Fußnotenbeginn frei.
Textende – Positioniert die Fußnoten direkt unter dem Text. Hierdurch schließen die Fußnoten nicht bündig mit dem Seitenende ab, wodurch gerade bei sehr kurzen Texten „Löcher“ im Seitenlayout vermieden werden.
Abschnittsende – Positioniert die Endnoten am Ende eines jeden Abschnitts. Falls ein Abschnitt ohne Endnoten belassen werden soll, aktivieren Sie hierzu im Dialogfeld Seite einrichten in der Registerkarte Seitenlayout das Kontrollkästchen Endnoten unterdrücken. Die Endnoten werden dann im Anschluß an den nächsten Absatz ausgegeben, bei dem diese Option nicht aktiv ist.
Ende des Dokuments -Positioniert die Endnoten am Ende des Dokuments. Hierbei werden Seiten oder Abschnitte nicht berücksichtigt. Diese Formatierung setzt voraus, daß Sie die Endnoten durchgängig numerieren oder die Zuordnung der einzelnen Fußnotengruppen zu bestimmten Kapiteln durch Überschriften kenntlich machen.
Wenn Sie im Text Abschnitte fortlaufend umbrochen haben, sollten Sie die Fußnoten am Abschnittsende, unter dem Text oder am Ende des Dokuments positionieren.
Sollten Sie die Fußnotenzeichen für Fußnoten ändern wollen, so aktivieren Sie mit Einfügen > Fußnote wie gewohnt das Dialogfeld Fußnote und Endnote und rufen von hier aus Optionen für die Eingabe Ihrer Änderungen auf. Wenn Sie die Änderungen mit OK bestätigt haben, müssen Sie das Fenster mit Abbrechen schließen, da Sie sonst eine weitere Fußnote an der aktuellen Position im Text einfügen.
Benutzerdefinierte Fuß- bzw. Endnotenverweis können bis zu zehn Zeichen lang sein.
Um die Verweiszeichen im Text zu verändern, den Text der Fußnote aber unberührt zu lassen, markieren Sie das Zeichen im Text und aktivieren dann das Dialogfenster Fußnote und Endnote. Dort geben Sie unter Benutzerdefiniert die gewünschten Zeichen ein. Hierbei bietet sich Ihnen die Möglichkeit, über Symbol eine Sonderzeichen-Tabelle zu aktivieren. Im Dropdown-Feld Schriftart wählen Sie den Zeichensatz, aus dem Sie das Sonderzeichen entnehmen möchten. Der Eintrag (normaler Text) gestaltet das Sonderzeichen im Zeichensatz der Einfügestelle. Das Zeichen, das Sie mit der Maus anwählen, wird vergrößert dargestellt. Sie bestätigen Ihre Auswahl mit einem Doppelklick auf das Zeichen oder OK. Der Abbruch erfolgt wie üblich über Abbrechen. Das gewählte Zeichen wird nun automatisch in das FeldBenutzerdefiniert übernommen.
Auch die Umschaltung von selbstdefinierten Zeichen auf die automatische Verwaltung ist problemlos. Aktivieren Sie einfach unter Numerierung die Option Automatisch. Hier haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Zeichenfolgen, die bei der Fuß- oder Endnotennumerierung automatisch weitergezählt werden. Mit Optionen öffnen Sie das Dialogfeld Optionen für Fuß- und Endnoten, in dem Sie in den beiden Registerkarten Alle Fußnoten und Alle Endnoten festlegen, wie die das Zahlenformat ausschauen soll. Sechs verschieden formatierte Folgen stehen Ihnen im Dropdown-Feld Zahlenformat zur Verfügung, wobei neben arabischen Ziffern, großer und kleiner Buchstabenfolge sowie römischen Zahlen in Groß- und Kleinschreibung auch eine Symbolsequenz enthalten ist. Voreingestellt ist, daß die Fußnotenzählung mit arabischen Ziffern und die Endnotenzählung mit kleinen römischen Zahlen erfolgt.
Wenn Sie die Änderung mit OK bestätigen, erhält die Fußnote die neue Nummer oder Kennung, und das Bearbeitungsfenster wird aktiviert, so daß Sie eventuelle Änderungen direkt eingeben können.
Bei jeder dieser Aktionen müssen die Fußnotenzeichen im Dokumenttext markiert werden oder die Einfügemarke im Dokumenttext stehen. Den Fußnotentext können Sie zwar im Fußnotenfenster oder in der Layoutansicht löschen; hierbei bleibt aber das Verweiszeichen im Text unverändert.
Wenn Sie Ihre Fußnoten am Ende des Dokuments ausgeben möchten, wandeln Sie die Fußnoten in Endnoten um. Umgekehrt lassen sich auch Endnoten in Fußnoten wandeln, um sie direkt auf den entsprechenden Seiten des Dokuments plaziert zu bekommen, auf die sie Bezug nehmen. Der einfachste Weg hierzu besteht darin, sämtliche Fußnoten des Fußnotenausschnitts zu markieren, die in Endnoten gewandelt werden sollen, und danach mit der rechten Maus das Kontext-Menü für Fußnoten aufzurufen. Im Kontext-Menü wählen Sie den Befehl In Endnote wandeln. Das Pendant In Fußnote Wandeln finden Sie auf die gleiche Weise im Kontext-Menü, wenn Sie die Aktion im Endnotenausschnitt vollziehen.
Im normalen Textausschnitt des Dokuments läßt sich dieses Kontext-Menü nicht aktivieren. Allerdings haben Sie auch hier die Möglichkeit, en bloc Fußnoten in Endnoten – oder umkehrt – zu wandeln.
Um alle Fußnoten in Endnoten umzuwandeln, öffnen Sie im Dialogfeld Fußnote und Endnote das Fenster Optionen, und wählen Sie die Registerkarte Alle Endnoten. Nun können Sie über die SchaltflächeKonvertieren ein weiteres Fenster öffnen. In diesem Fenster haben Sie nun die Möglichkeit, die Umwandlungsrichtung zu wählen. Möglich sind folgende Umwandlungen: Alle Fußnoten in Endnoten umwandeln,Alle Endnoten in Fußnoten umwandeln und Fußnoten und Endnoten vertauschen. Um die Fußnoten am Ende des Dokuments gesammelt ausgedruckt zu können, wandeln Sie nun alle Fußnoten in Endnoten um und markieren in der Registerkarte im Listenfeld Position > Ende des Dokuments. Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben im Dialogfeld mit OK, und schließen Sie es.
Damit die Endnoten auf einer separaten Seite ausgegeben werden, positionieren Sie die Einfügemarke am Ende des Dokumenttextes ([Strg][Ende]), also noch vor den angehängten Fußnoten, und drücken Sie die Eingabetaste. Fügen Sie nun vor dem leeren Absatz, den Sie durch diese Aktion geschaffen haben, einen Seitenumbruch über den Befehl Einfügen > Manueller Wechsel > Seitenwechsel ein. Der separate Seitenumbruch am Ende des Dokuments ist notwendig, da die Fußnoten ansonsten am Ende des Dokuments direkt im Anschluß an den Text ausgedruckt würden.