Der große und fast unschlagbare Vorteil von Google Docs ist die effektive, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Google Docs ist aber noch nicht effektiv genug. Eine Zuteilungsfunktion für die einzelnen Aufgaben der Team-Mitglieder sucht man vergebens. Dieses Problem wird durch eine Erweiterung für den Chrome-Browser gelöst.
Bei der Aufgabenverteilung mit der Chrome-Erweiterung Action lässt sich eine Aufgabenverteilung schnell und einfach erstellen. Damit entfallen zukünftig zeitraubende Meetings. Leider funktioniert Action derzeit nur mit Google Docs.
Die Extension Action kannst du im Chrome Web Store kostenlos herunterladen und installieren.
Auch wenn die Erweiterung Action ausschließlich in englischer Sprache verfügbar ist, kann sie recht einfach bedient werden.
Nach der Installation wird der Google-Docs-Toolbar die Action-Schaltfläche hinzugefügt. Klicke auf diesen Button um ein neues Dokument zu erstellen, oder öffne vorher ein bestehendes Dokument.
Mit der Schaltfläche Manage Attendees gelangst du zur Erfassung der Mitarbeiter. Fülle das Namensfeld aus und gib die E-Mail-Adresse dieser Person an. Mit +Add Attendees wird diese Person gespeichert.
Um einem Teammitglied eine Aufgabe zu erteilen, klickst du auf die Zahl in der Klammer hinter dem Namen und tippst in das Textfeld die Arbeitsanweisung ein. Mit der Taste [Enter] wird sie gespeichert und ermöglicht dann über das Kalendersymbol noch zusätzlich eine Terminierung für die Erledigung.
Abschließend klickst du noch auf den Button Send Emails um die Aufgaben an die betreffenden Personen zu versenden.
Die Schaltfläche Export to Spreadsheet erzeugt eine Übersicht, mit der du den Fortschritt aller Tätigkeiten gut kontrollieren kannst.
