Nicht nur bei Digitalfotos werden im Hintergrund die sogenannten Metadaten abgespeichert. Auch bei Office-Dokumenten von Word, Excel und Powerpoint werden diese Daten gespeichert. Hier werden beispielsweise auch die Anzahl der Änderungen, die Namen der Personen die diese Dokumente bearbeitet haben, gespeichert. Dies sind nur zwei Beispiele die in den Metadaten zu finden sind. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Daten für Dritte einsehbar sind, dann sollten sie vor der Weitergabe gelöscht werden. Das geht am einfachsten mit dem kostenlosen Tool „Document Metadata Cleaner“ von Pointstone.
Generell benötigt man zwar keine Zusatzsoftware für die Löschung, da man über die „Dokument-Eigenschaften“ die Daten ebenfalls löschen kann. Der Nachteil ist, dass hier nur ein einziges Dokument bearbeitet werden kann.
Der „Document Metadata Cleaner“ analysiert auf Wunsch Ihren Computer nach den Office-Dateien, listet sie auf und löscht wahlweise die Metadaten einer, mehrerer oder aller Dokumente auf einen Schlag. Es ist aber auch möglich, nur einzelne Elemente der Metadaten zu entfernen.
Download und Installation
Zum Herunterladen des Cleaners rufen Sie die Webseite www.pointstone.com/products/metadata-cleaner auf, klicken auf den Button „Download Now!“ und folgen dann den Installationsanweisungen.
Löschung der Metadaten aller Dokumente eines Ordners
Starten Sie das Programm und klicken Sie im Bereich „Analyze“ auf „Next“ um alle Office-Dokumente von Word, Excel und Powerpoint aufzulisten und die Daten zu löschen.
Im nächsten Dialogfenster wählen Sie die gewünschte Option aus und legen den Speicherpfad der Dokumente fest. Sicherheitshalber sollten Sie auch den Haken bei „include sub-folders“ setzen, um eventuelle Unterordner in die Analyse mit einzubeziehen.
Mit „Next“ wird die Liste mit den gefundenen Dokumenten erstellt und angezeigt. Klicken Sie auf „Clean Files“ um zum nächsten Schritt zu gelangen.
In der Spalte „Clean Settings“ legen Sie fest, welche Metadaten aus den Dokumenten entfernt werden sollen. Klicken Sie nun auf „Next“ um den Löschvorgang zu starten.
Löschung der Metadaten einzelner oder mehrerer Dokumente
Möchten Sie nur die Daten einzelner, ausgewählten Dateien löschen, dann wählen Sie im Startbildschirm des „Document Metadata Cleander“ im Bereich „Clean“ den Button „Next“ aus. Wählen Sie dann die Option „Clean selected documents in a specific folder“ und legen Sie dann den Speicherpfad des betreffenden Ordners fest.
Wählen Sie nun ein oder mehrere Dokumente aus, deren Metadaten entfernt werde sollen und klicken Sie auf „Next“.
Im nachfolgenden Auswahlfenster legen Sie die zu löschenden Elemente fest und bestätigen ebenfalls mit „Next“ um den Löschvorgang zu starten.
Danach sind alle Metadaten aus dem/den Dokument(en) entfernt.
