Kategorien
Excel Hardware & Software Office Word

Microsoft Excel: Postleitzahlen mit führender Null für Serienbriefe richtig einbinden

Wenn in Excel geführte Adresslisten für Serienbriefe verwendet werden, dann steht man ziemlich schnell vor dem Problem mit den deutschen Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen. Die werden von Excel nicht an Word übergeben. In der Excel-Liste kann man das zwar mit einer entsprechenden Formatierung ausgleichen, aber die Formatierung wird natürlich auch nicht an Word übergeben, da die Textverarbeitung nur Zahlen erkennt. Je nach Größe der Adressliste gibt es zwei Lösungen.

Wenn in Excel geführte Adresslisten für Serienbriefe verwendet werden, dann steht man ziemlich schnell vor dem Problem mit den deutschen Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen. Die werden von Excel nicht an Word übergeben. In der Excel-Liste kann man das zwar mit einer entsprechenden Formatierung ausgleichen, aber die Formatierung wird natürlich auch nicht an Word übergeben, da die Textverarbeitung nur Zahlen erkennt. Je nach Größe der Adressliste gibt es zwei Lösungen.

Internationale Adressen

Ein weiteres Problem stellt eine Adress-Liste mit ausländischen Postleitzahlen dar. Auch hier gibt es vier- und fünfstellige Postleitzahlen, die aber nicht geändert werden sollen. Die Schweiz und Österreich haben vierstellige, Frankreich zum Beispiel haben auch fünfstellige Postleitzahlen. Adresslisten mit nationalen und internationalen Adressen sollten von Anfang an mit Länderkennzeichen erstellt werden (siehe Bild).

Um die richtigen Postleitzahlen an Word zu übergeben, müssen die Zahlenwerte entweder per Formel oder als Textformat in Excel erfasst werden.

Erfassung in Excel als Textfomat

Bei der Neuerfassung, oder bei kleinen Adresslisten empfiehlt sich, ein Apostroph ‚ (Taste [‚], Tastenkombination [Shift/Umschalten][#]) an den Anfang deutscher Postleitzahlen die mit einer Null beginnen, zu setzen (z. B. ‚06237 für Leuna). Damit erkennt Excel die Postleitzahl als Text. Auf diese Weise kann man auch kleine Adresslisten nachträglich noch ändern. Hier ist es sogar egal, ob die Adressen mit Länderkennzeichen erfasst werden.

Erfassung mit Formel

Sind die Adresslisten zu umfangreich um sie nachträglich zu ändern, dann ist eine Formel und eine Hilfsspalte erforderlich. Diese Spalte sollte direkt hinter dem Ort positioniert werden. Am Beispiel des oberen Bildes wäre es die Spalte „D“. Geben Sie also in das Feld „D1″ folgende Formel ein:

=WENN(A1=“D“;TEXT(B1;“00000″);B1)

Mit der Tastenkombination [Strg][U] übernehmen Sie die Formel in die darunterliegenden Zellen, also auch für die Zellen, die internationale Adressen enthalten. Die Formel orientiert sich nur an der in Spalte A eingetragenen Länderkennzeichen.

Nun können Sie die Hilfsspalte als Quelle für die Serienbrief-Erstellung in Word nutzen.

Hinweis:  Alternativ können die Werte aus der Hilfsspalte in die Orginal-Postleitzahlenspalte hineinkopiert werden. Das geht mit „Bearbeiten | Inhalte einfügen | Werte“ und mit „OK“ bestätigen. Bei Excel 2007 klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Start“ und im Bereich „Zwischenablage“ auf den Pfeil neben „Einfügen“. Wählen Sie hier den Eintrag „Werte einfügen“.

Eine Antwort auf „Microsoft Excel: Postleitzahlen mit führender Null für Serienbriefe richtig einbinden“

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.