Beim Verfassen von E-Mails machen sich die wenigsten Menschen Gedanken über das Aussehen von Texten. Auch wenn die elektronische Nachricht für einen schnellen Informationsaustausch gedacht ist, so ist eine versendete E-Mail ein persönliches Aushängeschild wie auch ein „normaler“ Brief. Hier macht man sich eher Gedanken über Schriftbild und Gliederung des Textes. Nichts ist im Schriftverkehr ermüdender, wenn man lange Texte ohne Absätze lesen muss. Auf diese (Word-) Funktionen muss man aber bei E-Mails in Outlook nicht verzichten. Das Menüband von Outlook enthält nahezu die gleichen Funktionen wie Word auch.
Möchten Sie also bei einer neuen Nachricht beispielsweise die Absätze formatieren, dann klicken Sie in der Menüleiste auf „Text formatieren“. Dann öffnen Sie in der Bearbeitungsleiste über den kleinen Pfeil der Rubrik „Absatz“ das gleichnamige Dialogfenster.
In diesem Fenster finden Sie alle aus Word bekannten Funktionen vom Zeilenabstand, über Absatzformatierung, bis hin zum Zeilen- und Seitenumbruch.
Auch wenn die Funktionen wie Schriftgröße, -farbe, -abstand u.s.w. auch in früheren Outlook-Versionen bereits enthalten waren, die Absatzformatierung ist erst seit Outlook 2007 integriert.