Eine Tabellenkalkulation eignet sich immer dann, wenn Zahlen ins Spiel kommen und Berechnungen durchgeführt werden sollen. Gut geeignet sind Tabellenkalkulationen beispielsweise für Haushalts- und Kassenbücher, zum Protokollieren und Ausrechnen von Energie- oder Benzinverbräuchen, zur Kalkulation von Krediten und Hypothekendarlehen oder zur Arbeitszeiterfassung und –berechnung. Auf den folgenden Seiten zeigen wir, wie Sie mit der kostenlosen Tabellenkalkulation OpenOffice Calc bzw. LibreOffice Calc den Benzinverbrauch Ihres Autos protokollieren, automatisch berechnen und als Diagramm darstellen.
Eine neue Tabelle anlegen
Im ersten Schritt legen Sie eine neue Tabelle an und füllen sie mit den wichtigsten Anfangswerten und Bezeichnungen für die Zellen, Spalten und Zeilen. So geht’s:
1. Rufen Sie in Calc den Befehl „Datei | Neu | Tabellendokument“ auf.
3. Es erscheint eine neue Tabelle. Jede Tabelle ist in Zeilen, Spalten und einzelnen Tabellenzellen aufgeteilt, in die Sie Texte, Zahlen oder Formen eingeben können. Um einzelne Zellen mit Inhalt zu füllen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die entsprechende Zelle und geben den gewünschten Inhalt ein. Zur nächsten Zelle wechseln Sie mit der Taste [Return] oder [Tabulator]. Um Änderungen an einer bestehenden Zelle vorzunehmen, klicken Sie doppelt auf die entsprechende Zelle.
4. Für das Beispiel einer Benzinkostenberechnung füllen Sie die Tabelle wie der untenstehenden Abbildung gezeigt aus.
Bei der Eingabe ist vermutlich die Spalte A für die langen Texte zu schmal. Um sie zu verbreiten, bewegen Sie die Maus auf den senkrechten Trennstrich zwischen A und B. Sobald der Mauszeiger die Form eines Doppelpfeils annimmt, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Maus – mit weiterhin gedrückter Maustaste – nach rechts. Sobald die gewünschte Breite erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los. Übrigens: Wenn Sie mit der linken Maustaste doppelt auf den Trennstrich klicken, passt Calc die Spaltenbreite automatisch so an, dass der bislang eingegeben Text genau in die Spalte passt.
Eine weitere Änderung ist in der Zeile 11 notwendig. Damit die eingegebenen Texte automatisch umbrochen (auf zwei Zeilen aufgeteilt) werden, markieren Sie zunächst die komplette Zeile, indem Sie auf die Zeilennummer 11 klicken. Anschließend rufen Sie den Befehl „Format | Zellen“ auf, wechseln in das Register Ausrichtung und kreuzen das Kontrollkästchen „Automatischer Zeilenumbruch“ an. Schließen Sie das Fenster mit OK.
5. Sobald das Grundgerüst der Tabelle steht, füllen Sie die ersten Werte ein. Dabei werden nur die Werte eingetragen, die sich nicht automatisch berechnen lassen, hierzu gehören zum Beispiel der Anfangskilometerstand sowie für jeden Tankvorgang die Felder Kilometerstand beim Tanken, Datum, Liter getankt und Betrag. Die restlichen Felder werden später durch Formeln automatisch berechnet. Wie die Tabelle nach der Eingabe der ersten Daten aussieht, erkennen zeigt die nachstehende Abbildung.
Formeln und Funktionen einfügen
Das Faszinierende an der Tabellenkalkulation sind Formeln. Damit können Sie automatisch Berechnungen durchführen und andere Zellen mit dem Rechenergebnis ausfüllen. Im Beispiel der Benzinkostentabelle werden Literpreis, gefahrene Kilometer pro Liter, der Verbrauch und viele weitere Werte anhand der anderen Werte berechnet. Sie müssen der Tabellenkalkulation nur sagen, was mit welcher Formel berechnet werden soll.
Um Werte mit Formeln automatisch auszurechnen, sind folgende Schritte notwendig:
1. Um beispielsweise in der Benzintabelle den Preis pro Liter auszurechnen, klicken Sie zunächst in die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll, zum Beispiel in die Zelle E11 (Spalte E und Zeile 11).
2. Fügen Sie ein Gleichheitszeichen (=), um Calc mitzuteilen, dass Sie eine Formel eingeben möchten. Hinter dem Gleichheitszeichen geben Sie die Formel ein. Dabei können Sie generell die üblichen Rechenzeichen zum Addieren (+), Subtrahieren (-), Dividieren (/) und Multiplizieren (*) verwenden. Um der Tabellenkalkulation mitzuteilen, mit welchen Werten Sie rechnen möchten, geben Sie die Zellkoordinaten in der Form SpalteZeile an, zum Beispiel C4 für die Zelle im Schnittpunkt der Spalte C und Zeile 4.
Um im Benzinbeispiel den Preis pro Liter zu berechnen, klicken Sie in die Zelle E11 und geben folgende Formel ein:
=D11/C11
Damit teilen Sie den Betrag in Zelle D11 durch die getankten Liter C11. Durch Drücken der [Return]-Taste erscheint das Ergebnis der Berechnung.
Die Angabe der Zellkoordinate lässt sich übrigens vereinfachen. Statt die Zellkoordinaten einzutippen, können Sie auch mit der Maus auf die entsprechende Zelle tippen. Calc fügt dann automatisch die richtige Koordinate ein. Die angeklickte Zelle wird zudem rot markiert.
Ergänzen Sie auf diese Weise die restlichen Felder der Tabelle mit den passenden Formeln. Im obigen Beispiel verwenden Sie zur Berechnung der übrigen Werte folgende Formeln:
- Gefahrene Kilometer (Kilometerstand beim Tanken minus Anfangskilometer):
=A11-B3
- Kilometer pro Liter (Gefahrene Kilometer durch getankte Liter):
=F11/C11
- Verbrauch auf 100 Kilometer (100 geteilt durch Kilometer pro Liter):
=100/G11
- Kosten pro 100 Kilometer (Verbrauch mal Literpreis):
=H11*E11
3. Im nächsten Schritt müssen Sie die Formeln auf die Zeilen 12, 13, 14 usw. ausdehnen, damit auch bei den zukünftig eingetragenen Tankquittungen die Werte automatisch ausgerechnet werden. Das „Verlängern“ der Formeln auf weitere Zellen ist einfach: Klicken Sie zuerst auf die Zelle mit der Formel, etwa für den Literpreis. In der rechten unteren Ecke der schwarzen Zellmarkierung erkennen Sie ein kleines schwarzes Quadrat. Klicken Sie auf das kleine Quadrat, halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Maus – bei weiterhin gedrückter Maustaste – nach unten bis zur Zeile 30. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ergänzt Calc die Formel in den darunterliegendenen Zellen.
Wenn Sie in einer der neu gefüllten Zellen klicken, erkennen Sie in der Eingabezeile am oberen Rand, die angepasste Formel. Hier erkennen Sie, dass das Programm auch automatisch die entsprechenden Zellbezüge (Verweise auf die Zellen in der Formel) angepasst hat. In Zelle E13 lautet die Formel zum Beispiel jetzt =D13/C13.
Allerdings erscheint mitunter statt des Ergebnisses die Fehlermeldung #DIV0. Der Grund: Calc kann die Berechnung noch nicht durchführen, wenn in der entsprechenden Zeile bzw. Zelle noch kein Wert für getankte Liter eingetragen ist. Das können Sie verhindern, indem Sie die Formel anpassen und eine Bedingung einfügen. Calc soll das Ergebnis nur anzeigen, wenn passende Werte vorhanden sind. Hierzu klicken Sie doppelt in die Zelle mit der ersten #DIV0 Fehlermeldung, etwa D13. Ändern Sie die Formel folgendermaßen ab:
=WENN(D13=““;““;D13/C13)
Mit der Wenn-Anweisung wird zuerst geprüft, ob die Zelle D13 leer ist (=““). Falls das der Fall ist, wird nichts ausgegeben („“), ansonsten die Berechnung D19/C13 ausgeführt.
Anschließend müssen Sie die geänderte Formel wieder nach unten „verlängern“. Hierzu markieren Sie erneut die Zelle E18, klicken auf das kleine schwarze Quadrat in der Markierung und ziehen es mit gedrückter Maustaste nach unten. Die Fehlermeldungen werden jetzt durch die geänderten Formeln überschrieben. In den Zellen erscheint zunächst noch nichts, da laut Bedingung das Ergebnis erst angezeigt wird, wenn die Grunddaten wie Betrag und Liter getankt eingegeben wurden.
4. Wiederholen Sie den Schritt 3 für die Formeln für Gefahrene Kilometer, Kilometer pro Liter, Verbrauch auf 100 km und Kosten pro 100 km. Passen Sie auch hier die Formel mit den entsprechenden Wenn-Bedingungen an.
Eine wichtige Ausnahme: In der Zelle F12 zur Berechnung der gefahrenen Kilometer setzen Sie die Formel
=WENN(A12=““;““;A12-A11)
ein, um ab der zweiten Eingabezeile die gefahrenen Kilometer anhand des aktuellen Kilometerstands (A12) abzüglich des zuletzt notierten Kilometerstands (A11) zu berechnen.
5. Im Grunde können Sie die Tabelle jetzt schon zum Berechnen des Benzinverbrauchs nutzen. Sie müssen nur in der entsprechenden Zeile den Kilometersand beim Tanken, das Tankdatum, die getankten Liter und den Betrag eintragen. Alle übrigen Werte rechnet Calc automatisch aus.
Die Tabelle sieht dann zum Beispiel wie folgt aus:
6. Im nächsten Schritt berechnen Sie die Gesamtwerte (Gefahrene Kilometer, Gesamtverbrauch, Gesamtkosten) sowie Durchschnittswerte (Durchschnittlicher Benzinpreis und Durchschnittlicher Verbrauch).
Zum Berechnen der gefahrenen Kilometer, geben Sie in das Feld rechts neben Gefahrene Kilometer die Formel
=SUMME(F11:F30)
ein. Damit berechnen Sie die Summe aller Werte in der Spalte F von der Zelle F11 bis zur Zelle F30. Für den Gesamtverbrauch lautet die Formel
=SUMME(C11:C30)
und für die Gesamtkosten
=SUMME(D11:D30)
*** marginal-01-29.psd ***
Zur Berechnung der Durchschnittswerte verwenden Sie die Funktion MITTELWERT. Geben Sie in die Zelle rechts neben Durchschnittlicher Benzinpreis die Formel
=MITTELWERT(E11:E30)
ein. Damit wird der Mittelwert aller Wert in der Spalte für den Literpreis von E11 bis E30 berechnet. Die Formel für den Durchschnittsverbrauch lautet
=MITTELWERT(H11:H30)
Tabellen formatieren
Dank der eingefügten Formeln können Sie die Beispieltabelle zwar sofort einsetzen und zur Berechnung des Benzinverbrauchs verwenden – schön sieht die Tabelle aber noch nicht aus. Das lässt sich ändern. Alle Bereiche der Tabelle können Sie optisch anpassen und zum Beispiel Schriftarten, Farben, Hintergründe und Rahmen verändern.
Mit folgenden Mitteln können Sie eine Tabelle optisch ansprechend gestalten:
1. Um die Schrift in einer Zelle zu verändern, klicken Sie auf die entsprechende Zelle. Sie können mit gedrückter Maustaste auch einen ganzen Zellebereich markieren und gleichzeitig anpassen. Rufen Sie anschließend den Befehl „Format | Zellen“ auf. Im folgenden Fenster können Sie das Aussehen der Zelle anpassen. Im Register Schrift und Schrifteffekt legen Sie Schriftart, Größe und Aussehen fest. Wählen Sie zum Beispiel für die Überschrift den Schriftgrad 16 und den Schriftschnitt Fett. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.
Die wichtigsten Änderungen können Sie übrigens auch über die Symbolleiste vornehmen. Hier finden Sie für Schriftart, Schriftgröße und die Formate Fett, Kursiv und Unterstrichen entsprechende Schaltflächen.
2. Für die Übersichtstabelle können Sie den Tabellenkopf und den Datenbereich unterschiedlich darstellen. Markieren Sie zunächst mit gedrückter Maustaste die Zellen in Zeile 10. Hierzu markieren Sie die entsprechenden Zellen – etwa die Zeile 10 – und klicken in der Symbolleiste auf die Schaltfläche für die Hintergrundfarbe. Anschließend wählen Sie per Mausklick die gewünschte Hintergrundfarbe aus, etwa ein helles Grün.
3. Im nächsten Schritt können Sie die Zahlenformate einiger Zellen ändern, zum Beispiel der Spalte „Betrag“. Damit hier automatisch das Euro-Zeichen ergänzt wird, markieren Sie zunächst die gesamte Spalte, indem Sie am oberen Tabellenrand auf den Spaltenkopf D klicken. Rufen Sie anschließend den Befehl „Format | Zelle“n auf, und wechseln Sie in das Register „Zahlen“. Wählen Sie den Eintrag „Währung“, und bestätigen Sie mit OK.
Nach der Formatierung und Änderung der Zahlenformate könnte die fertige Tabelle zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
Diagramme einfügen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – diese sprichwörtliche Weisheit gilt vor allem für lange Zahlenkolonnen. Die Entwicklung des Benzinverbrauchs oder der Benzinpreise lässt sich am besten anhand eines Diagramms verdeutlichen. Die bestehenden Zahlenkolonnen um ein aussagekräftiges Diagramm zu ergänzen ist einfach:
1. Klicken Sie in der Tabelle an die Position an der das Diagramm erscheinen soll.
2. Rufen Sie den Befehl „Einfügen | Objekt | Diagramm“ auf.
3. Im ersten Fenster wählen Sie den Diagrammtyp, zum Beispiel „Liniendiagramm“ und „Nur Linien“. Bestätigen Sie die Auswahl mit „Weiter“.
4. Im nächsten Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem nach oben gerichteten Pfeil. Anschließend markieren Sie mit gedrückter Maustaste den Datenbereich, der im Diagramm dargestellt werden soll, etwa von Zelle B10 bis I18. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
5. Im nächsten Fenster sind alle Datenreihen aufgeführt, die im Diagramm dargestellt werden. Nicht benötigte Datenreihen können Sie wieder entfernen, indem Sie den Namen markieren und auf „Entfernen“ klicken. Für die Beispieltabelle sind die Datenreihen „Liter getankt“, „Betrag“ und „Gefahrene Kilometer“ überflüssig. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu beenden.
Summen über die Monate bilden mit dem Datenpiloten
Mitunter ist es noch interessant zu wissen, wie viel man pro Monat fürs Tanken ausgegeben hat. Das lässt sich ebenfalls ermitteln, allerdings nicht mit normalen Formeln, da in der Spalte „Datum“ ja jeweils unterschiedlich viele Einträge je Monat stehen. Hier hilft der Datenpilot (in anderen Tabellenprogramme auch Pivottabelle oder Kreuztabelle genannt), mit dem Sie Daten aus der Tabelle zusammenfassen und pro Monat anzeigen lassen können. Das geht folgendermaßen:
1. Zuerst stellen Sie sicher, dass die Spalte „Datum“ auch als Datum formatiert ist. Dazu markieren Sie die Spalte „Datum“, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen „Zellen formatieren“. Wählen Sie das Format „Datum“, und bestätigen Sie mit OK.
2. Markieren Sie die Tanktabelle. Sie können auch einen zu großen Bereich markieren, etwa die Zeilen für alle zukünftigen Eintragungen. Danach rufen Sie den Befehl „Daten | Datenpilot | Erstellen“ auf.
3. Im nächsten Fenster markieren Sie die Auswahl „Aktuelle Selektion“ und bestätigen mit OK.
4. Anschließend gestalten Sie die Auswertungstabelle. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Feld „Datum“ in den Bereich „Zeilenfelder“ und das Feld „Betrag“ in den Bereich „Datenfelder“. Im Bereich „Datenfelder“ sollte jetzt „Summe – Betrag“ stehen; falls nicht, klicken Sie doppelt auf das Feld und wählen die Berechnungsvorschrift „Summe“.
5. Sie erhalten eine neue Tabelle mit dem Namen „Datenpilot_Tabelle1“; diese enthält aber noch nicht die gewünschte Gruppierung nach Monaten.
Um nur die Monate anzuzeigen, klicken Sie in ein beliebiges Feld innerhalb der Datumsspalte. Dann rufen Sie den Befehl „Daten | Gruppierung und Gliederung | Gruppierung“ auf.
6. Im nächsten Fenster wählen Sie „Intervallen“ sowie Monate“ und bestätigen mit OK.
Fertig ist die Datenpilot-Tabelle, die alle eingetragenen Tankungen je Monat summiert. Wichtig: Wenn Sie die Haupttabelle (die Sie unten im Register „Tabelle 1“ finden) um weitere Einträge erweitern, müssen Sie die Datenpilot-Tabelle aktualisieren. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen den Befehl „Aktualisieren“ – schon ist die Monatstabelle auf dem neuesten Stand.
