Möchte man bei Outlook E-Mails bestimmter Versender auf einen Blick erkennen, wird normalerweise eine Regel erstellt. Die sorgt dafür, dass diese E-Mails in einem separaten Ordner verschoben werden. Das Anlegen einer solchen Regel ist bei Outlook ist nicht ganz so einfach und erfordert etliche Arbeitsschritte. Die einfachere Möglichkeit, die E-Mails eines bestimmten Absenders zu markieren ist das Einfärben. So sieht man direkt im Posteingang wer sie gesendet hat.
Firma rot, privat grün und superwichtig violett
Das Einfärben hat noch einen weiteren Vorteil. Da die E-Mail direkt im Posteingang erscheint, wird sie kaum übersehen. Wird sie dagegen durch eine Regel in einen Ordner verschoben, ist das nicht sonderlich auffällig. Außerdem kann man die farbig markierte E-Mail später immer noch in einen Ordner verschieben.
Um eingehende E-Mails farblich zu markieren gehen Sie wie folgt vor:
1. Starten Sie Outlook, und markieren Sie im Posteingang eine E-Mail des betreffenden Absenders mit einem einfachen Mausklick. Danach wählen Sie in der Menüleiste „Extras | Organisieren“.
2. Oberhalb der E-Mail erscheint die Leiste „Organisieroptionen Posteingang“. Klicken Sie hier auf „Farben verwenden“.
3. Ganz rechts in der Option „Einfärben“ ist bereits die Farbe „Rot“ voreingestellt. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil um das Aufklappmenü mit weiteren Farben anzuzeigen, und wählen Sie sich eine passende Farbe aus.
4. Im nächsten Arbeitsschritt klicken Sie auf den Button „Automatische Formatierung“ und entfernen im gleichnamigen Dialogfenster gegebenenfalls einen oder mehrere Haken. Die Option „Ungelesene Nachrichten“ sollte jedoch aktiviert bleiben. Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“, anschließend klicken Sie in den „Organisieroptionen Posteingang“ auf „Farbe übernehmen“.
5. Ab sofort erscheinen alle E-Mails dieses Absenders in der gewählten Farbe. Die „Orgnisieroptionen Posteingang“ kann nun mit dem Schließen-Button „X“ geschlossen werden.
Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte um weitere Absender farblich zu markieren.
Tipp: Zu viele farblich markierte E-Mails sind für eine bessere Übersicht kontraproduktiv. Das Einfärben sollte nur für die wichtigsten Absender erfolgen.