Während eines Arbeitstages erhält man ziemlich viele E-Mails. Diese verbleiben meist im Posteingang, bis sie abgearbeitet wurden. Nach zwei bis drei Tagen wird es aber ziemlich unübersichtlich. Benötigt man dann mal eine spezielle E-Mail, muss man im Posteingang oder einem anderen Ordner suchen. In der Regel erfolgt die Suche erst mal über die einzelnen Spalten, wie zum Beispiel „Von“ oder „Erhalten“. Wenn diese Suche erfolglos ist, dann nutzt man die Suchfunktion, bei der man Suchbegriffe eingeben kann. Wichtig ist daher, den Posteingang und die Ablageordner vernünftig zu strukturieren. Outlook ist in der Lage, eingehende E-Mails nach mehreren Kriterien zu sortieren.
So legen Sie die Sortierkriterien fest:
1. Starten Sie Microsoft Outlook 2003/2007.
2. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, z. B. „Von“.
3. Drücken und halten Sie die Taste [Umschalt] und klicken mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschriften, die Sie den Sortierkriterien hinzufügen wollen. An den kleinen Pfeilen in der Spaltenüberschrift erkennen Sie , welche Spalten zu der Sortierung gehören. Bei Outlook 2007 sind die Pfeile in blauer Farbe, bei der Version 2003 sind sie farblos.
Ein nach unten gerichteter Pfeil zeigt eine aufsteigende Sortierung, ein nach oben gerichteter Pfeil weist auf eine absteigende Reihenfolge hin.
Hinweis: Die Sortierung muss für jeden Ordner separat eingerichtet werden und kann dann natürlich den Bedürfnissen angepasst werden.