Outlook speichert sämtliche Daten in einer einzigen Datei. In dieser PST-Postfachdatei stecken alle E-Mails, Termine, Kontakte und was Outlook sonst noch speichert. Daher ist es sinnvoll, regelmäßig, auf jeden Fall aber vor Operationen, die den Datenbestand gefährden könnten, Sicherheitskopien anzulegen. Das geht rasch und ganz ohne Hilfsmittel.
Wo ist die PST-Postfachdatei? Pfad und Speicherort der Datendatei ermitteln
Um zu erfahren, wo die Datei mit den Benutzerdaten gespeichert ist, klicken Sie in der Navigationsspalte von Outlook mit der rechten Maustaste Ihren obersten Benutzerordner an. Im Menü wählen Sie „Datendateieigenschaften“.
Im nächsten Fenster klicken Sie in der Registerkarte „Allgemein“ auf „Erweitert“.Wenn Sie mit einem Exchange-Server arbeiten, müssen Sie im Dialogfenster auf die Registerkarte „Erweitert“ und dort auf „Outlook-Datendateieinstellungen“ klicken.
Markieren Sie den Pfadeintrag im Feld „Datei“, klicken Sie den markierten Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen „Kopieren“. Schließen Sie nun alle Dialogfenster von Outlook beenden Sie das Programm vollständig.
Ordner der Datendatei (PST-Postfachdatei) öffnen
Öffnen Sie den Windows Explorer und markieren Sie den kompletten Inhalt der Adresszeile mit einem Mausklick in den freien Bereich neben der Pfadangabe. Mit einem rechten Mausklick und dem Befehl „Einfügen“ überschreiben Sie die aktuelle Pfadangabe mit dem zuvor kopierten Pfad.
Merken Sie sich nun den Dateinamen, der am Ende des Pfades steht (also dem letzten Backslash () folgt. Dann drücken Sie die Rück-Taste so oft, bis der Dateiname gelöscht ist, also nur noch die Pfadangabe bis zum letzte Backslash in der Adresszeile des Explorer steht. Aus dem Pfad
C:UsersMirkoAppDataLocalOutlookpostfach.pst
wird dann zum Beispiel
C:UsersMirkoAppDataLocalOutlook
Bestätigen Sie diese Pfadangabe einem Druck auf die Eingabetaste. Und voilá: schon befinden Sie sich im Ordner, in dem Ihre PST-Postfachdatei ist. Das funktioniert sogar, wenn der Postfachordner eigentlich versteckt und unsichtbar ist.
Datendatei kopieren
Jetzt ist es ein Leichtes, eine Sicherheitskopie der PST-Datei anzulegen. Markieren Sie den Dateinamen, den Sie sich zuvor gemerkt haben, in der Dateiliste und wählen Sie im Menü „Organisieren | Kopieren“ und anschließend „Organisieren | Einfügen“. Nun haben Sie eine Sicherheitskopie Ihrer Outlookdatendatei. Kopieren Sie Datei zum Beispiel auf eine USB-Stick, oder brennen Sie sie auf eine DVD.
Datendatei wiederherstellen
Sobald es nötig ist, können Sie mit der Sicherungskopie der Datendatei den gesicherten Stand von Outlook wieder herstellen. Sofern die defekte oder unvollständige Outlook-Datendatei noch vorhanden ist, löschen Sie sie, indem Sie sie markieren, die Taste [Entf] drücken und die Sicherheitsabfrage bestätigen.
Sobald die aktuelle Datendatei gelöscht ist, können Sie die Kopie der Datendatei wieder ins Original umbenennen. Klicken Sie die Kopiedatei mit der rechten Maustaste an, wählen Sie „Umbenennen“ und klicken Sie dann hinter den markierten Dateinamen ins Eingabefeld. Hier entfernen Sie mit der Rücktaste „ – Kopie“ und bestätigen die Umbenennung mit der Eingabetaste.