Die Kalender – ob in täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Variante – bietet sich immer dann an, wenn Sie die Arbeit mit klassischen Terminplanern gewohnt sind und auch am Computer-Monitor in gewohnter Manier mit den Terminen arbeiten möchten.
Standardmäßig finden Sie die Ansicht Tag/Woche/Monat lediglich im Kalender von Microsoft Outlook. Wie Sie neben Terminen und Besprechungen auch andere Outlook-Daten im Kalender darstellen können, erfahren Sie weiter unten im Abschnitt „Eigene Ansichten definieren“.
Um innerhalb des Kalenders zwischen der täglichen, wöchentlichen und monatlichen Darstellung zu wechseln, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Tagesansicht, Arbeitswoche, Wochenansicht bzw. Monatsansicht oder rufen den entsprechenden Befehl des Ansicht-Menüs auf, z.B. Ansicht > Wochenansicht.
Tageskalender
Der Tageskalender zeigt pro Tag eine eigene Kalenderseite. Im Kalenderblatt sind die täglichen Arbeitsstunden weiß, die freie Zeit grau dargestellt. Am linken Rand finden Sie eine Zeitskala vor, anhand der Sie Beginn und Ende der Termine ablesen können. Die Ereignisse des Tages erscheinen – sofern welche existieren – als grauer Balken am oberen Rand, direkt unterhalb der Datumsangabe. Die tägliche Anzeige ist besonders praktisch, da Sie sofort erkennen können, wenn sich Termine überlappen. In diesem Fall erscheinen die eingegebenen Termine in der gleichen Zeitzeile nebeneinander. Um zum nächsten bzw. vorhergehenden Tag zu springen, drücken Sie die W– bzw. I-Taste. Um zu einem anderen Tag zu wechseln, können Sie auch auf das entsprechende Datum innerhalb der Monatsblätter in der rechten oberen Ecke klicken.
Besonders praktisch: Um Termine zeitlich zu verschieben, ziehen Sie sie einfach mit gedrückter Maustaste auf den neuen Zeitbereich. Wenn Sie den unteren oder oberen Rahmen des Termins mit gedrückter Maustaste verschieben, können Sie die End- bzw. Anfangszeit des Termins verändern.
Wochenkalender
Im wöchentlichen Kalenderblatt haben Sie alle Termine einer Woche im Blick, das Wochenende erhält aus Platzgründen kleinere Felder. In den einzelnen Bereichen der Wochentage erkennen Sie die Ereignisse, Besprechungen und Termine des jeweiligen Tages. Leider können Sie in der Wochenansicht nicht auf Anhieb erkennen, ob sich Termine überschneiden oder nicht; hier hilft nur ein genauer Blick auf die angegebenen Anfangs- und Endzeiten. Um innerhalb der Wochenansicht zu einem anderen Tag zu wechseln, klicken Sie entweder mit der Maus auf den gewünschten Tag – im Wochenblatt oder innerhalb der kleinen Monatskalender in der oberen rechten Ecke – oder verwenden die Tasten I und W.
Besonders praktisch: Existieren für einen Tag mehr Termine, als im Wochenkalender dargestellt werden können, erscheint in der unteren rechten Ecke des jeweiligen Tages ein kleines Pfeilsymbol mit drei Fortsetzungspunkten (…). Per Mausklick auf das kleine Symbol wechseln Sie zur Tagesansicht des jeweiligen Tages und können somit alle Termine des Tages einsehen. Sie können übrigens auch zur Tagesansicht des jeweiligen Tages wechseln, indem Sie die Titelzeile des Tages (also z.B. Donnerstag, 17. Oktober) mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Diesen Tag anzeigen wählen.
Um Termine innerhalb der Wochenanzeige auf einen anderen Tag zu verschieben, ziehen Sie den gewünschten Termin einfach mit gedrückter Maustaste auf den betreffenden Tag und lassen dort die Maustaste wieder los. Ein kleiner Tip am Rande: Um den Termin nicht zu verschieben, sondern zu kopieren, halten Sie zusätzlich die S-Taste gedrückt. Zeitliche Veränderungen können Sie jedoch nur vornehmen, wenn Sie den Termin doppelt anklicken oder in die Tagesansicht wechseln.
Monatskalender
Die Monatsansicht zeigt alle Termine des jeweiligen Monats. Der Aufbau und die Bedienung ähnelt der Wochenansicht: In den einzelnen Bereichen der Monatstage erkennen Sie die Ereignisse, Besprechungen und Termine des jeweiligen Tages. Leider können Sie auch in der Monatsansicht nicht auf Anhieb erkennen, ob sich Termine überschneiden oder nicht; hier hilft nur ein genauer Blick auf die angegebenen Anfangs- und Endzeiten. Um innerhalb der Monatsansicht zu einem anderen Tag zu wechseln, klicken Sie entweder mit der Maus auf den gewünschten Tag oder verwenden die Tasten I und W.
Besonders praktisch: Existieren für einen Tag mehr Termine, als im Monatskalender dargestellt werden können, erscheint in der unteren rechten Ecke des jeweiligen Tages ein kleines Pfeilsymbol mit drei Fortsetzungspunkten (…). Per Mausklick auf das kleine Symbol wechseln Sie zur Tagesansicht des jeweiligen Tages und können somit alle Termine des Tages einsehen. Sie können übrigens auch zur Tagesansicht wechseln, indem Sie die Titelzeile des Tages (also z.B. die 17) mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Diesen Tag anzeigen wählen.
Um Termine innerhalb der Monatsanzeige auf einen anderen Tag zu verschieben, ziehen Sie den gewünschten Termin einfach mit gedrückter Maustaste auf den betreffenden Tag und lassen dort die Maustaste wieder los. Ein kleiner Tip am Rande: Um den Termin nicht zu verschieben, sondern zu kopieren, halten Sie zusätzlich die S-Taste gedrückt. Zeitliche Veränderungen können Sie jedoch nur vornehmen, wenn Sie den Termin doppelt anklicken oder in die Tagesansicht wechseln.
Damit Sie sich innerhalb des Kalenders schnell fortbewegen können, finden Sie in der Tages- und Wochenansicht in der oberen rechten Ecke Kalenderblätter, die beispielsweise den aktuellen und den nächsten Monat zeigen. Klicken Sie einfach auf den gewünschten Tag, um automatisch die Tagesansicht des jeweiligen Tages zu aktivieren. Möchten Sie einen Monat vor- oder zurückblättern, klicken Sie innerhalb der Monatsschaltfläche auf den nach rechts bzw. nach links weisenden Pfeil. Alternativ hierzu können Sie auch auf den aktuellen Monatsnamen klicken, die Maustaste gedrückt halten und den gewünschten Monat aus dem nachfolgenden Untermenü auswählen. Der Clou: Wenn Sie die Maustaste gedrückt halten und aus dem kleinen Fenster nach oben oder unten herausfahren, blättert Outlook die Liste automatisch weiter. Eine weitere Sonderfunktion der Monatsblätter: Alle Tage, die mit einem oder mehr Terminen gespickt sind, erscheinen fett gedruckt. Somit erkennen Sie auf einen Blick, welche Tage bereits mit Terminen belegt und welche Tage noch frei sind.
Wie viele Monatsblätter auf dem Bildschirm erscheinen, hängt davon ab, wie Sie die Ansicht aufgeteilt haben. Standardmäßig zeigt Outlook in der Tages- und Wochenansicht am rechten Rand zwei Monatsblätter und darunter die Aufgabenliste. Sie können die Aufteilung jedoch jederzeit mit der Maus verändern:
1. Plazieren Sie den Mauszeiger genau auf die Trennlinie zwischen Monatsblätter und Aufgabenliste oder auf die Trennlinie zwischen den Monatsblättern und dem Tages-/Wochenkalender. Der Mauszeiger nimmt daraufhin die Form eines Doppelpfeils an.
2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie den Trennstrich – mit weiterhin gedrückter Maustaste – an die gewünschte Position. Der Trennstrich „springt“ dabei an die jeweils nächste mögliche Position.
3. Lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Position wieder los, um den Bildschirm neu aufzubauen.